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Ohne Anmeldung
Kein Formular, keine E-Mail-Adresse, kein Konto. Sie klicken und haben die Datei.
Kostenlose Vorlagen für Excel, PDF und Word
Stundenzettel, Tätigkeitsnachweis, Projektplan, Angebot und mehr, gebaut für Dienstleister. Die Excel-Dateien rechnen mit, wo es hilft, und zu jeder Vorlage gibt es ein ausgefülltes Beispiel.
- Ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse
- Excel mit Formeln, PDFs zum Ausfüllen am Bildschirm, Word zum Anpassen
- Zu jeder Vorlage Grundwissen mit Quellen und Stand
Zeit und Nachweise
Stundenzettel, Arbeitszeit und Nachweise für Kunden.
Stundenzettel
Monat und Woche auf einem Blatt, mit Pause, Saldo und Unterschrift. Die Excel-Fassung rechnet Stunden und Feiertage selbst.
ExcelPDF
Arbeitszeiterfassung
Die Jahresmappe: zwölf Monatsblätter, Zeitkonto mit Übertrag, Urlaub und Krankheitstage. Mit Jahresübersicht als PDF.
ExcelPDF
Tätigkeitsnachweis
Wer hat wann was für den Kunden getan, mit Stunden und Unterschrift. Als Excel mit Summen je Projekt, als PDF und Word.
ExcelPDFWord
Leistungsnachweis
Stunden, Tage, Pauschalen, Material und Kilometer mit Satz und Betrag, bestätigt vom Kunden. Dazu ein Arbeitsnachweis für Einsätze vor Ort.
ExcelPDF
Projektzeiterfassung
Stunden je Projekt und Kunde, abrechenbar oder intern, mit Budget-Verbrauch und Wert. Dazu ein Wochenblatt als PDF.
ExcelPDF
Urlaub und Abwesenheit
Urlaubsanträge und die Planung fürs ganze Team.
Urlaubsantrag
Antrag mit Vertretung, Resturlaub und Genehmigung. Die Excel-Fassung zählt die Arbeitstage ohne Wochenenden und Feiertage Ihres Bundeslands.
PDFExcelWord
Urlaubsplaner
Urlaubsplaner 2027 für bis zu 25 Personen, mit Feiertagen je Bundesland und Urlaubskonto. Dazu ein Jahreskalender als PDF.
ExcelPDF
Projekte
Vom Projektauftrag über den Plan bis zur Abnahme.
Projektplan
Phasen, Aufgaben und Meilensteine mit Gantt-Diagramm, das sich aus Start und Ende selbst zeichnet. Excel und PDF quer.
ExcelPDF
Projektstrukturplan
Projekt, Teilprojekte und Arbeitspakete mit Code, Ergebnis und Aufwand. Excel nummeriert und summiert selbst, das PDF zeigt den Baum.
ExcelPDF
Projektsteckbrief
Ziel, Nicht-Ziele, Umfang, Meilensteine, Budget und Team auf einer Seite. Mit Unterschrift wird daraus der Projektauftrag.
PDFWord
Projektstatusbericht
Ampeln mit Begründung, Meilensteine, Budget und Risiken auf einer Seite. Excel rechnet Abweichungen und schlägt die Ampel vor.
ExcelPDF
Lastenheft
Gliederung mit Ausfüllhinweisen je Kapitel, Anforderungsliste mit IDs und Prioritäten und ein durchgehendes Beispiel.
WordExcelPDF
Pflichtenheft
Vom Lastenheft zur Umsetzung: Lösung, Aufwand und Testfall je Anforderung, dazu Projektplan und Change-Request-Verfahren.
WordExcelPDF
Abnahmeprotokoll
Für Projekte, Software und Dienstleistungen: geprüfte Leistungen, Mängel mit Frist und das Ergebnis zum Ankreuzen.
PDFWordExcel
Ressourcenplanung
Kapazität und Auslastung je Person über 26 Wochen, mit Ampel, Teamsumme und Stunden je Projekt. Dazu ein Wochen-Einsatzplan als PDF.
ExcelPDF
Angebot und Kunden
Angebote, Kundenlisten und was dazwischen liegt.
Angebot
Angebot mit Positionen nach Stunden oder pauschal, Rabatt und optionalen Leistungen. Excel rechnet Summe und Umsatzsteuer.
ExcelPDFWord
Auftragsbestätigung
Bestätigte Leistungen, Preise, Termin und Abweichungen vom Angebot auf einen Blick. Excel rechnet Rabatt, Umsatzsteuer und Summe.
WordExcelPDF
Kundenliste
Kunden, Kontakte und Wiedervorlagen in Excel, mit ABC-Klassen, Aktivitäten und Auswertung. Dazu ein Kundenstammblatt als PDF.
ExcelPDF
Abrechnung und Kalkulation
Rechnungen, Mahnungen, Reisekosten und Stundensätze.
Rechnung
Rechnung für Dienstleister mit allen Pflichtangaben: nach Stunden oder pauschal, mit Kleinunternehmer-Hinweis und Checkliste.
ExcelPDFWord
Kumulierte Rechnung
Abschläge und Schlussrechnung nach dem Prinzip „kumuliert minus bereits berechnet“, mit Umsatzsteuer, Zahlungen und Einbehalt.
ExcelPDF
Zahlungserinnerung
Freundlich oder bestimmt, als Brief und als E-Mail. Dazu eine Excel-Liste, die offene Posten und Tage über der Frist zählt.
WordPDFExcel
Mahnung
Erste, zweite und letzte Mahnung mit Verzugszinsen und 40-Euro-Pauschale. Der Excel-Rechner rechnet Zinsen auf den Cent.
WordExcelPDF
Reisekostenabrechnung
Verpflegungspauschalen 2026 mit Kürzung für Mahlzeiten, Kilometergeld und Belege mit Umsatzsteuer. Die Excel-Fassung rechnet alles selbst.
ExcelPDF
Stundensatz-Kalkulation
Vom Gehalt oder Unternehmerlohn zum Stundensatz: Kosten, produktive Stunden und Aufschläge, für Angestellte und Selbstständige.
ExcelPDF
Was unsere Vorlagen anders machen
Vorlagen, mit denen man wirklich arbeiten kann
Wir haben uns angesehen, was es an kostenlosen Vorlagen schon gibt, und das gebaut, was uns gefehlt hat.
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Excel rechnet mit
Stunden, Summen, Überstunden, Feiertage je Bundesland: Was sich berechnen lässt, berechnet die Datei. Grau hinterlegt, damit niemand versehentlich die Formel überschreibt.
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PDFs zum Ausfüllen
Die PDFs haben echte Formularfelder. Sie füllen sie am Bildschirm aus oder drucken sie leer für den Stift.
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Mit ausgefülltem Beispiel
Jede Vorlage zeigt an einem Beispiel, wie sie gemeint ist. Das spart die Frage, was in welches Feld gehört.
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Das Datum bleibt stehen
Unsere Nachweise rechnen nicht mit HEUTE(). Wer einen Stundenzettel nach zwei Jahren wieder öffnet, sieht den richtigen Monat.
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Kein Blattschutz
Kein Passwort, keine Makros. Passen Sie Spalten, Texte und Logo an Ihr Unternehmen an.
Ehrlich gesagt
Für kleine Teams reicht eine gute Vorlage. Irgendwann nicht mehr.
Wir verkaufen Software und geben trotzdem Vorlagen heraus. Der Grund ist einfach: Wer mit drei Leuten arbeitet, braucht oft noch kein System. Wer wächst, merkt selbst, wann die Tabellen anfangen, Arbeit zu machen statt zu sparen.
Die Vorlage reicht, wenn
- wenige Personen eintragen und jeder seine eigene Datei pflegt,
- eine Vorlage für sich allein steht, etwa der Stundenzettel für das Lohnbüro,
- einmal im Monat jemand die Zahlen zusammenführt und das gut schafft.
Eng wird es, wenn
- dieselbe Information in drei Tabellen steht: Stunden, Projekt und Rechnung,
- Freigaben per E-Mail laufen und niemand weiß, welche Fassung gilt,
- Kunden Nachweise verlangen, die zur Rechnung passen müssen,
- ab 2027 und 2028 E-Rechnungen fällig werden, die aus einer Excel-Rechnung nicht entstehen.
teamspace verbindet, was in Vorlagen getrennt bleibt
In teamspace hängen Zeiterfassung, Projekte, CRM und Abrechnung an denselben Daten. Aus gebuchten Stunden wird der Tätigkeitsnachweis, aus dem Auftrag die Rechnung, aus beidem die Auswertung. Die meisten Vorlagen auf dieser Seite haben dort ihr Gegenstück, nur ohne Abtippen.
- Zeiten einmal erfassen, für Lohn, Projekt und Rechnung
- Angebot, Auftrag und Rechnung in einer Kette
- E-Rechnung als XRechnung und ZUGFeRD
- Gehostet in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main
Häufige Fragen
Sind die Vorlagen wirklich kostenlos?
Ja. Alle Vorlagen laden Sie ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse und ohne Konto herunter. Sie dürfen sie im Unternehmen nutzen, anpassen und weitergeben.
Warum verschenkt ein Softwarehersteller Vorlagen?
Weil viele kleine Teams noch keine Software brauchen und trotzdem ordentlich arbeiten wollen. Wenn die Tabellen später nicht mehr reichen, erinnern Sie sich hoffentlich an uns. Mehr steckt nicht dahinter.
Brauche ich Microsoft Excel?
Nein. Die Excel-Dateien nutzen nur Standardfunktionen und keine Makros und lassen sich auch in LibreOffice, Apple Numbers und Google Tabellen öffnen. Die PDFs füllen Sie im Browser oder in jedem PDF-Programm aus.
Darf ich die Vorlagen an mein Unternehmen anpassen?
Ja. Es gibt keinen Blattschutz und kein Passwort. Ändern Sie Spalten, Texte und Farben und setzen Sie Ihr Logo ein.
Sind die Vorlagen rechtlich geprüft?
Wir haben die Vorlagen sorgfältig erstellt und nennen auf jeder Seite die Rechtsgrundlagen mit Stand. Eine Rechts- oder Steuerberatung ersetzen sie nicht. Für Sonderfälle, etwa aus einem Tarifvertrag, fragen Sie im Zweifel Ihre Beratung.
Wie aktuell sind die Vorlagen?
Jede Vorlage trägt ihren Stand in der Datei und auf der Seite. Ändert sich eine Rechtsgrundlage, etwa eine Pauschale, aktualisieren wir die Vorlage und den Stand.
Wenn die Tabellen nicht mehr reichen
Schauen wir gemeinsam, ob Ihr Team schon ein System braucht?
Im Erstgespräch gehen wir durch, welche Vorlagen bei Ihnen heute im Einsatz sind und was davon teamspace übernehmen würde. Wenn es noch zu früh ist, sagen wir das auch.