Eine Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG, für Stunden oder Pauschalen. Die Excel-Datei rechnet auf den Cent, kennt den Hinweis für Kleinunternehmer und bringt eine Checkliste mit. Dazu Word und ein PDF zum Ausfüllen am Bildschirm.
Kostenlos, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Stand Oktober 2026. Alle 3 Dateien ansehen
Kurz erklärt
Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder Leistung abgerechnet wird, gleich wie es heißt (§ 14 Abs. 1 UStG). Sie fordert die Zahlung ein und ist für Geschäftskunden die Grundlage des Vorsteuerabzugs. Welche Angaben hineingehören, regelt § 14 Abs. 4 UStG.
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Die Excel-Fassung rechnet selbst und kostet am wenigsten Nerven. Die Rechnungsvorlage Word nehmen Sie für Ihren eigenen Briefbogen, das PDF für die schnelle Rechnung zwischendurch. Die Datei selbst verschicken Sie nie, sondern immer als PDF.
Rechnungsvorlage (Excel)
Rechnet Positionen, Umsatzsteuer und Fälligkeit cent-genau. Mit Kleinunternehmer-Option, Pflichtangaben-Checkliste und Beispiel.
Excel · 23 KB · 4 Blätter
Rechnungsvorlage (PDF, ausfüllbar)
Am Bildschirm ausfüllen. Seite 2 ist eine Checkliste der Pflichtangaben zum Abhaken, Seite 3 ein ausgefülltes Beispiel.
PDF · 170 KB · 3 Seiten
Rechnungsvorlage (Word)
Briefform mit Platzhaltern für Ihr eigenes Layout. Beträge rechnen Sie selbst oder übernehmen sie aus der Excel-Fassung.
Word · 13 KB
Die Excel-Dateien funktionieren auch in LibreOffice, Apple Numbers und Google Tabellen (dort über Datei, Importieren). Die Word-Dateien öffnen auch LibreOffice und Google Docs. Die PDFs lassen sich im Browser oder in jedem PDF-Programm am Bildschirm ausfüllen. Kein Blattschutz, kein Passwort: Sie können alles an Ihr Unternehmen anpassen.
An Privatkunden, für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und als Kleinunternehmer: ja, auch dauerhaft. Für diese Rechnungen gilt die Pflicht zur E-Rechnung nicht.
An Unternehmen im Inland: ja, bis zum Ende der Übergangsfristen. Seit Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab Januar 2027 gilt die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab Januar 2028 für alle. Bis dahin dürfen kleinere Unternehmen weiter Papier verschicken und, wenn der Kunde zustimmt, PDF.
Eine Rechnung aus Excel oder Word ist auch als PDF keine E-Rechnung. Gefordert ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, in der Praxis XRechnung oder ZUGFeRD. Ob eine Datei die Anforderungen erfüllt, zeigt unser kostenloser XRechnung- und ZUGFeRD-Prüfer.
Beispiel
Die Müller Consulting GmbH stellt der Bauer KG ihre Leistungen für Oktober 2026 in Rechnung: 18,5 Stunden Beratung zu 145 Euro, einen ganztägigen Workshop als Pauschale, Datenaufbereitung nach Stunden und die Fahrtkosten. Die grauen Spalten rechnet die Datei.
| Pos. | Leistung | Menge | Einheit | Einzelpreis netto | Gesamt netto |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Beratung Controlling-Konzept, Senior Consultant | 18,50 | Std. | 145,00 € | 2.682,50 € |
| 2 | Workshop Kennzahlen vor Ort am 14.10.2026, ganztägig | 1,00 | Pauschal | 1.200,00 € | 1.200,00 € |
| 3 | Datenaufbereitung und Berichtsentwurf, Consultant | 12,25 | Std. | 95,00 € | 1.163,75 € |
| 4 | Fahrtkosten Darmstadt nach Offenbach und zurück, 2 Fahrten | 168,00 | km | 0,50 € | 84,00 € |
| Summe netto | 5.130,25 € | ||||
| Umsatzsteuer 19 % | 974,75 € | ||||
| Rechnungsbetrag brutto | 6.105,00 € |
Warum die Umsatzsteuer auf die Summe gerechnet wird: 19 % von 5.130,25 Euro sind 974,7475 Euro. Die Vorlage rundet einmal, mit ROUND auf zwei Stellen, und kommt auf 974,75 Euro. Wer in Excel nur das Zahlenformat auf zwei Stellen stellt, sieht zwar 974,75, rechnet aber mit 974,7475 weiter. In der Summe kann dann ein Cent fehlen, und genau den sucht später die Buchhaltung.
In vier Schritten
Rechnungsempfänger und Ihre Angaben mit vollständiger Anschrift, dazu Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum und Steuernummer oder USt-IdNr. Diese Felder sind Pflicht.
Nach Aufwand: Stunden als Menge, Einheit „Std.“, Stundensatz als Einzelpreis. Pauschal: Menge 1, Einheit „Pauschal“. Beschreiben Sie die Leistung so, dass der Kunde sie ohne Rückfrage zuordnen kann.
19 % ist der Regelsatz. Als Kleinunternehmer wählen Sie „0 % Kleinunternehmer“, dann setzt die Datei den Hinweis nach § 19 UStG. Zahlungsziel in Tagen eintragen, das Datum rechnet die Datei.
Das Blatt Pflichtangaben einmal durchgehen, als PDF speichern und verschicken. Für die nächste Rechnung das Blatt kopieren und die Rechnungsnummer hochzählen.
Grundwissen
Pflichtangaben, Sonderfälle, Fristen und die E-Rechnung, so knapp wie möglich und mit den Paragrafen zum Nachlesen.
Zuletzt aktualisiert:
Ob das Dokument „Honorarnote“ oder „Abrechnung“ heißt: Auf die Überschrift kommt es nicht an, nur darauf, dass über eine Leistung abgerechnet wird (§ 14 Abs. 1 UStG). Für Geschäftskunden hängt daran auch der Vorsteuerabzug, deshalb schauen sie bei den Pflichtangaben genau hin.
Rechnungen an andere Unternehmen müssen Sie innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG).
Zwei Sonderfälle, die Angabe „Gutschrift“ und ein Hinweis bei Grundstücksleistungen an Privatkunden, stehen in der Checkliste der Vorlage. Für GmbH und eingetragene Kaufleute kommen die Angaben für Geschäftsbriefe dazu, etwa Registergericht und Handelsregisternummer (§ 35a GmbHG, § 37a HGB).
Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto genügen Name und Anschrift des Rechnungsstellers, das Datum, Menge und Art der Leistung, der Bruttobetrag und der Steuersatz (§ 33 UStDV).
Kleinunternehmer ist, wer im Vorjahr nicht mehr als 25.000 Euro und im laufenden Jahr nicht mehr als 100.000 Euro Umsatz hat (§ 19 UStG, Stand Oktober 2026). Er weist keine Umsatzsteuer aus und schreibt stattdessen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer auf die Rechnung (§ 34a UStDV). Die Vorlage setzt: „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG, daher wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“
Fortlaufend und nur einmal vergeben, das ist alles, was das Gesetz verlangt. Ein Schema aus Jahr und laufender Nummer, etwa 2026-0142, hat sich bewährt, weil man sofort sieht, wo man steht. Eine stornierte Rechnung behält ihre Nummer, die Korrektur bekommt eine neue.
Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung ausstellen, ab Januar 2028 alle (§ 27 Abs. 38 UStG). Maßgeblich ist der Umsatz des Vorjahres, für den Stichtag 2027 also der Umsatz 2026.
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, keine PDF. Die Vorlage bleibt deshalb richtig für Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmer, im Geschäft mit Unternehmen bis zum Ende Ihrer Übergangsfrist. Mehr dazu auf der Seite zur E-Rechnungspflicht.
Acht Jahre, für ausgestellte wie für erhaltene Rechnungen (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO). Früher waren es zehn, das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege verkürzt. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom November 2026 heben Sie also bis Ende 2034 auf.
Ein fehlender Leistungszeitraum, eine doppelt vergebene Nummer und Umsatzsteuer, die auf einen krummen Betrag nicht gerundet wurde. Teuer wird es, wenn ein Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweist: Er schuldet sie dann dem Finanzamt, obwohl er sie gar nicht berechnen darf (§ 14c Abs. 2 UStG).
Und bei Stundenabrechnungen: Der Kunde will sehen, wofür die Stunden angefallen sind. Ein Tätigkeitsnachweis als Anhang erspart die Rückfrage.
Ehrlich gesagt
Für ein paar Rechnungen im Monat, vor allem an Privatkunden oder als Kleinunternehmer, ist eine saubere Vorlage völlig ausreichend. Eng wird es, wenn die Stunden aus einem anderen System kommen und die E-Rechnung näher rückt.
In teamspace entsteht die Rechnung aus den erfassten Stunden. Zuordnungsregeln legen sie auf die richtigen Auftragspositionen, Kontingente und Freistunden werden verrechnet, und der Tätigkeitsnachweis fährt als Anhang mit. Beim Versand entsteht die E-Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung in der jeweils aktuellen Version.
Angebot mit Positionen nach Stunden oder pauschal, Rabatt und optionalen Leistungen. Excel rechnet Summe und Umsatzsteuer.
ExcelPDFWord
Stunden, Tage, Pauschalen, Material und Kilometer mit Satz und Betrag, bestätigt vom Kunden. Dazu ein Arbeitsnachweis für Einsätze vor Ort.
ExcelPDF
Erste, zweite und letzte Mahnung mit Verzugszinsen und 40-Euro-Pauschale. Der Excel-Rechner rechnet Zinsen auf den Cent.
WordExcelPDF
Abschläge und Schlussrechnung nach dem Prinzip „kumuliert minus bereits berechnet“, mit Umsatzsteuer, Zahlungen und Einbehalt.
ExcelPDF
Nächster Schritt
Wir zeigen Ihnen in einem kurzen Gespräch, wie in teamspace aus erfassten Stunden die Rechnung und daraus die E-Rechnung wird. Ob sich das bei Ihrer Zahl an Rechnungen schon lohnt, sagen wir Ihnen ehrlich.
