Agentursoftware: Projekte, Stunden und Abrechnung in einem System
teamspace ist eine Software, die Projekte, Zeiten, Fremdleistungen und Abrechnung zusammenführt. Als Agentursoftware unterstützt sie Agenturen im dynamischen Tagesgeschäft. Jeder Auftrag ist ein Projekt, die Arbeitspakete darin sind Jobs, und aus den gebuchten Stunden entsteht die Rechnung.
- Aufgaben, Status und Zeiten je Projekt an einem Ort
- Sie sehen, welche Mitarbeiter wie ausgelastet sind
- Unterschiedliche Stundensätze und Pauschalleistungen flexibel abrechnen
teamspace für Agenturen
Tagesgeschäft, Abrechnung und Steuerung an einem Ort
Projekte, Aufgaben und Status im Blick
Jeder Auftrag wird ein Projekt, jedes Arbeitspaket darin ein Job. Wer zuständig ist, was bis wann fertig sein muss und wie weit es ist, steht am Job selbst.
Fremdleistungen im Projekt führen
Mediaplätze, Druck, Lizenzen und freie Mitarbeit erfassen Sie als Fremdleistungen im Projekt. Sie zählen dort mit und gehen in den Deckungsbeitrag ein.
Projekte profitabel steuern
Eigene Stunden, Pauschalen und Fremdleistungen können in einer Kundenrechnung integriert werden, die Sie nur noch prüfen und freigeben. Status, Umsatz, Kosten und Marge sehen Sie jederzeit je Projekt.
Die Funktionen
Die acht Kernbereiche im Überblick
Die acht Bereiche reichen von der Anfrage bis zur Rechnung: Projekte und Jobs, Tagesgeschäft, Fremdleistungen, Auslastung, Tätigkeitsnachweis, Controlling, wiederkehrende Abrechnung und CRM. Alle arbeiten am selben Projekt, deshalb muss niemand Zahlen zwischen ihnen übertragen.
Projekte und Jobs
Vom Auftrag zum einzelnen Arbeitspaket
Ein Auftrag wird bei Ihnen ein Projekt, die einzelnen Arbeitspakete darin sind Jobs. Ein Job kann zwei Stunden dauern oder mehrere Wochen, das entscheiden Sie beim Anlegen. Gebucht wird auf den Job, ausgewertet auf das Projekt.
- Stundensätze je Funktion, Person oder Projekt, jeweils mit dem Zeitraum, in dem sie gelten.
- Festpreis und Abrechnung nach Aufwand lassen sich im selben Projekt führen.
- Plan und Ist je Projekt und je Job.
Tagesgeschäft
Aufgaben, Termine und Zwischenstände am Projekt
Das Projekt ist der Ort, an dem gearbeitet wird, nicht nur der, an dem abgerechnet wird. Daran hängen die offenen Aufgaben mit Bearbeiter, Fristen und Status. Zeiten, Tickets, Termine und Belege liegen in derselben Projektansicht.
- Offene Aufgaben mit Bearbeiter, Frist und Status.
- Wiederkehrende Themen lassen sich einplanen, statt sie jeden Monat neu anzulegen.
- Anfragen des Kunden laufen als Ticket ein und lassen sich direkt darauf buchen.
- Ein eigener Kundenzugang zeigt dem Kunden seine Tickets, Rechnungen und freigegebenen Dateien.
Fremdleistungen
Fremdleistungen im Projekt, mit Einkaufs- und Verkaufspreis
In Projekten kaufen Sie fast immer etwas dazu: Mediaplätze, Druck, Lizenzen, manchmal einen freien Texter. Diese Aufwände erfassen Sie am Projekt und rechnen sie mit dem Kunden ab. Damit stehen sie in derselben Nachkalkulation wie die eigenen Stunden.
- Einkaufs- und Verkaufspreis je Position, damit der Deckungsbeitrag stimmt.
- Eins zu eins weiterverrechnet, in einer Pauschale enthalten oder mit Aufschlag, je nach Vereinbarung.
- Getrennt von den eigenen Stunden auf derselben Rechnung ausgewiesen.
- E-Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung, aus derselben Abrechnung.
Ressourcenplanung
Auslastung und Einplanung Ihrer Mitarbeiter
Wie stark Ihre Mitarbeiter ausgelastet sind, sehen Sie je Person, Team und Woche. Beim Einplanen meldet teamspace Konflikte über alle Projekte hinweg, bevor die Woche beginnt. Jede Person hat dabei ihren eigenen Stundensatz.
- Grob je Monat oder Woche einplanen, bei Bedarf detailliert je Tag.
- Urlaub, Krankheit und Abwesenheit sind vorher abgezogen.
- Neben den Stunden sehen Sie die offenen Aufgaben, die noch auf einer Person liegen.
In 30 Minuten
Ihre Anforderungen im Gespräch prüfen
Bringen Sie Ihre Anforderungen mit. Wir gehen sie im Gespräch durch und prüfen gemeinsam, wie sich Ihre Planung und Ihre Abrechnung in teamspace abbilden lassen.
Tätigkeitsnachweis
Nachweis je Rechnung, direkt an den Kunden
Wer nach Stunden abrechnet, muss zeigen, wofür der Kunde zahlt. Der Tätigkeitsnachweis zeigt die gebuchten Zeiten Ihrer Mitarbeiter mit Datum und Tätigkeit, je nach Bedarf vor oder bei der Rechnungstellung.
- Bei der Rechnungstellung wird automatisch ein Tätigkeitsnachweis erzeugt.
- Zeiten und Beschreibungen können bei Bedarf angepasst werden.
- Freigabe der Zeiten vor der Rechnungstellung durch Projektleiter oder Kunden.
Projektmanagement
Budget, Deckungsbeitrag und Warnstufen je Projekt
teamspace rechnet laufend mit, was ein Auftrag einbringt. Dafür stellt es die gebuchten Stunden und die Fremdleistungen gegen das, was Ihr Team selbst kostet. Was danach übrig bleibt, heißt Deckungsbeitrag.
- Warnstufen richten Sie selbst ein und werden benachrichtigt, sobald eine Schwelle erreicht ist.
- Auftrag, gebuchter Aufwand und Rechnung stehen zum Nachrechnen nebeneinander.
- Geleistet, aber noch nicht abgerechnet: verrechenbare Buchungen ohne Auftragsposition werden sichtbar.
- Das Projekt lässt sich flexibel anpassen, Nachbeauftragungen fließen automatisch mit ein.
Monatspauschale
Wiederkehrende Abrechnung fester Monatspauschalen
Viele Agenturen haben Kunden, die jeden Monat denselben Betrag zahlen und dafür eine feste Stundenzahl bekommen. In der Branche heißt das Retainer. In teamspace hinterlegen Sie ihn einmal als Vertrag, danach schreibt niemand die Rechnung jeden Monat neu.
- Monatlich, quartalsweise oder jährlich, je nach Vereinbarung.
- Preisänderungen greifen wahlweise erst ab dem nächsten Abrechnungszeitraum.
- Stunden über die vereinbarte Zahl hinaus werden nach Aufwand abgerechnet.
CRM und Vertrieb
Kontakte, Angebote und offene Chancen am Kunden
In teamspace hängen Kontakte, Mails, Angebote, Projekte und Rechnungen als Zeitleiste am Kunden. Aus einem Gespräch wird eine Vertriebschance mit Wert und Wahrscheinlichkeit, aus dem angenommenen Angebot der Auftrag und daraus das Projekt.
- Organisationen, Abteilungen und Ansprechpartner auf einen Blick.
- Die Kundenhistorie bleibt vollständig, auch wenn ein Kollege den Kunden übernimmt.
- Offene Vorgänge melden sich zur Wiedervorlage, sobald der Termin da ist.
- Vertriebschancen zeigen Ihre Umsatzpotenziale auf.
„Die Zeiterfassung ist wesentlich einfacher und komfortabler als in Excel."
Alle Module im Überblick
teamspace besteht aus neun Modulen. Eine Agentur startet meist mit Projekten, Zeiterfassung, Abrechnung und CRM.
Erstgespräch
Anforderungen besprechen, Eignung prüfen
In rund 30 Minuten gehen wir Ihre Anforderungen durch und prüfen gemeinsam, ob teamspace zu Ihrem Haus passt. Wenn es nicht passt, sagen wir Ihnen das im Gespräch.
Auf den Punkt
Welche Software brauchen Agenturen?
Eine Agentursoftware führt Projekte, Stunden, Fremdleistungen und Abrechnung in einem System zusammen. teamspace deckt diese Bereiche ab, ist aber keine reine Agentursoftware: Agenturen sind eine von sechs Branchen, die damit arbeiten. Entwickelt seit 1999 von der 5 POINT AG in Darmstadt, betrieben in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, ab 19 Euro pro Nutzer und Monat in drei Editionen.
Wer eine Budget-Tabelle, ein Zeit-Tool und ein Rechnungsprogramm nebeneinander betreibt, überträgt dieselben Zahlen mehrfach von Hand. In teamspace bucht eine Texterin ihre Stunde einmal. Daraus entstehen der Stand der Kampagne, der Nachweis für den Kunden und die Rechnung. Rechnungen gehen als ZUGFeRD oder XRechnung nach der Norm EN 16931 raus und über eine zertifizierte Schnittstelle an DATEV Unternehmen online.
Anforderungen
Was muss eine Agentursoftware können?
Drei Dinge kann ein allgemeines Projektwerkzeug nicht. Erstens muss eine Agentursoftware den Auftrag eines Kunden als Projekt führen, mit Jobs für die einzelnen Arbeitspakete, nicht als Tabellenblatt. Zweitens muss sie Fremdleistungen wie Mediaplätze, Druck und Lizenzen mit Einkaufs- und Verkaufspreis neben den eigenen Stunden führen. Drittens muss aus denselben Buchungen sowohl die Honorarrechnung als auch der Tätigkeitsnachweis entstehen.
Der Grund ist, dass eine Agentur auf zwei verschiedene Arten Geld verdient. Auf der Schlussrechnung stehen die eigenen Stunden neben dem, was Sie eingekauft und nur weitergereicht haben. Wer beides zu einer Summe addiert, sieht nicht mehr, wie viel die eigene Arbeit eingebracht hat.
Dazu wechselt in fast jeder Agentur der Kreis der Freien. Der Motion-Designer und die Texterin buchen ihre Stunden mit eigenem Satz neben den Festangestellten, sobald sie eine eigene Lizenz haben. Damit stehen sie auch in der Ressourcenplanung. Sie gehört zur enterprise-Edition.