Das Budget trägt seine Phasen
Pro Kunde ein Budget mit Kampagnen und Phasen, Stunden buchen direkt darauf. Plan-Ist je Kampagne entsteht aus den Buchungen, nicht aus einer zweiten Liste.
Agentursoftware: Honorar, Fremdkosten und Marge auf einem Budget.
Agenturen leben von Honorar und fremdem Geld, das durch die eigenen Bücher läuft. teamspace führt beides am Budget: Stunden, Fremdkosten und Honorarrechnung an einer Stelle, mit der Marge pro Kunde tagesaktuell statt erst im Quartalsabschluss.
Die Agenturrechnung
Honorar und fremdes Geld stehen auf einer Rechnung.
Keine andere Branche rechnet so: Auf der Schlussrechnung an den Kunden stehen die eigenen Honorarstunden neben dem fremden Geld, das durch die Bücher läuft. Media, Druck und Lizenzen, jede Position mit ihrem Aufschlag oder als Durchlauf.
Honorar eigene Stunden
Konzept
38 h × 95 €
Design
52 h × 85 €
Text
16 h × 80 €
Honorar netto 9.310 €
Fremdkosten fremdes Geld
Druck · Plakate
Aufschlag
+ 12 % 4.704 €
Mediabudget
ohne Aufschlag
Durchlauf 12.000 €
Bildlizenzen
Aufschlag
+ 15 % 920 €
Fremdkosten 17.624 €
Honorar und fremdes Geld stehen auf einer Schlussrechnung, jede Position mit ihrem Aufschlag oder als Durchlauf.
Der Agenturalltag
Am Monatsende zählt nicht, ob gearbeitet wurde, sondern ob sich das Budget gerechnet hat.
- „Wir reagieren nur noch, statt zu planen.“ Engpässe fallen erst kurz vor der Abgabe auf, die Freelancer sind dann längst woanders verplant.
- „Wir verwalten die Agentur, statt an ihr zu arbeiten.“ Das Budget liegt in Excel, die Stunden im einen Tool, die Rechnungen im nächsten.
- „Wir wissen zu spät, ob sich ein Budget gerechnet hat.“ Die Marge pro Kunde taucht erst Wochen nach Monatsende auf.
- Fremdkosten verlieren sich in Belegen, der vereinbarte Aufschlag bleibt liegen.
teamspace führt Honorar, Fremdkosten und Stunden am Budget zusammen und zeigt die Marge tagesaktuell.
Funktionsumfang
Was Agentursoftware von einem Stundenzähler unterscheidet.
Ein Budget-Sheet und ein Zeit-Tool zusammen leisten drei Dinge nicht, auf die es in der Agentur ankommt.
Honorar plus fremdes Geld
Media, Druck, Lizenzen und Freelancer laufen als Auslagen am Budget, mit Aufschlag je Position oder als reiner Durchlauf, sauber von den eigenen Stunden getrennt.
Marge, bevor das Budget schließt
Aus Stunden, internen Sätzen und Fremdkosten entsteht der Deckungsbeitrag laufend. Die Marge pro Kunde steht tagesaktuell, nicht erst im Abschluss.
Honorar plus fremdes Geld
Ein Budget ist Honorar plus fremdes Geld, am Ende steht die Marge.
Das Budget trägt zwei Welten: die eigenen Honorarstunden und das fremde Geld, das durch Ihre Bücher läuft. Über die Kampagnen-Phasen brennt es ab, und was am Ende bleibt, ist die Marge.
Budget 2026 · Beta GmbH
180.000 € Honorar 91.000 €
Stunden am Budget
Fremdkosten 66.000 €
Media · Druck · Lizenzen · Freelancer
Marge 23.000 €
was am Ende bleibt
Konzept
Honorar
24.000 €
Fremdkosten
4.000 €
Produktion
Honorar
34.000 €
Fremdkosten
22.000 €
Media
Honorar
14.000 €
Fremdkosten
38.000 €
Reinzeichnung
Honorar
19.000 €
Fremdkosten
2.000 €
Rechnet sich das Budget? Die Marge steht am Ende der Kampagne, nicht erst im Quartalsabschluss.
Einordnung
Warum kein reines Projekt-Tool?
Reines Projekt- oder Aufgaben-Tool
- Führt Aufgaben, Boards und Deadlines, kennt aber kein Budget
- Stundensätze, Fremdkosten und Marge leben in Excel daneben
- Die Honorarrechnung schreibt jemand am Monatsende von Hand
- Ob sich ein Kunde rechnet, zeigt sich erst im Quartalsabschluss
teamspace
- Budget mit Kampagnen und Phasen als Projektstruktur
- Stundensätze, Fremdkosten und Marge am selben Budget
- Aus den freigegebenen Stunden entsteht die Honorarrechnung
- Marge pro Kunde tagesaktuell, nicht erst zum Quartalsende
Die Budget-Struktur
Das Budget ist die Projektstruktur, kein Tabellenblatt.
Pro Kunde ein Budget, pro Budget die Kampagnen und Phasen, pro Phase die Aufgaben und Stundensätze. Diese Struktur liegt dort, wo auch die Stunden gebucht werden, also fließt jede gebuchte Stunde sofort in das Plan-Ist der Kampagne.
- Buchen auf Budget, Kampagne oder Phase, jede Stunde mit ihrem Satz und ihrer Aufgabe.
- Plan-Ist je Kampagne entsteht live aus den Buchungen, nicht erst zum Quartalsende.
- Aus der Struktur wird die Abrechnung: dieselben Buchungen tragen Honorarrechnung, Nachweis und Marge.
„Wir arbeiten hauptsächlich mit der Budgetspalte."
Was Agenturen gewinnen
Vom Budget bis zur Marge, alles an einer Stelle.
Honorar und fremdes Geld auf einer Basis: das Budget als Einheit, die Fremdkosten mit Aufschlag oder als Durchlauf, und die Marge pro Kunde sichtbar, solange sich noch etwas drehen lässt.
Budget
Das Budget als Einheit.
Stunden buchen direkt am Budget, pro Kampagne und Phase, mit Stundensätzen pro Person und Rolle.
- Kampagnen und Phasen als Projektstruktur
- Stundensätze pro Person, Rolle und Budget
- Festpreis und Aufwand nebeneinander
Fremdkosten
Honorar plus fremdes Geld.
Media, Druck, Lizenzen und Freelancer als Auslagen am Budget, mit Einkaufs- und Verkaufspreis.
- Aufschlag je Position oder reiner Durchlauf
- Sortiert als eigene Posten auf der Schlussrechnung
- Fremdkosten fließen in die Marge pro Kunde
Marge
Die Marge steht, solange sie noch zählt.
Plan-Ist und Nachkalkulation pro Budget zeigen den Deckungsbeitrag tagesaktuell, nicht erst im Quartalsabschluss.
- Plan-Ist tagesaktuell pro Kampagne
- Nachkalkulation: Budget gegen Ist gegen Rechnung
- Deckungsbeitrag aus Stunden und Sätzen automatisch
Der Weg eines Budgets
Vom Briefing bis zur Schlussrechnung.
Ein durchgängiger Weg, ohne Export zwischen Budget-Sheet, Zeit-Tool und Buchhaltung: aus dem Pitch wird ein Budget, aus den gebuchten Stunden die Honorarrechnung.
- 1
Pitch und Budget anlegen
Aus dem angenommenen Pitch wird ein Budget mit Phasen, Stundensätzen und Pauschalen. Vorlagen für typische Kampagnentypen beschleunigen den Aufbau.
- 2
Kreativ-Team verteilen
Texter, Designer, Strategie und Produktion einplanen, nach vorhandenem Fachgebiet gefiltert. Konflikte über alle Budgets meldet das System, die Projektleitung wählt.
- 3
Stunden während der Kampagne
Stunden buchen auf die Budget-Phase oder die Aufgabe, im Browser und in der App, direkt nach dem Meeting.
- 4
Fremdkosten am Budget
Druck, Mediabudget, Lizenzen und Reisekosten landen als Auslagen am Budget, mit Aufschlag je Position oder als Durchlauf.
- 5
Abrechnen und auswerten
Schlussrechnung mit angehängtem Tätigkeitsnachweis, Marge pro Kunde tagesaktuell, ZUGFeRD und XRechnung ohne Zusatztool.
Worauf es ankommt
Drei Dinge, die den Unterschied machen.
Highlight 1
Buchen am Budget, direkt nach dem Meeting.
Kreative buchen im Browser oder in der App, auf Budget, Kampagne oder Aufgabe. Jede Stunde trägt ihren Satz und ihre Rubrik, abrechenbar oder intern.
Highlight 2
Fremdkosten mit Aufschlag oder Durchlauf.
Auslagen tragen Einkaufs- und Verkaufspreis. Der Aufschlag je Position macht die Marge sichtbar, der Durchlauf läuft ohne Aufschlag durch.
Highlight 3
Ein Kunde, ein Budget, eine Historie.
Budget, Stunden, Fremdkosten, Pitches und Rechnungen hängen am selben Kunden, einmal gepflegt und im ganzen Haus geteilt.
Fremdkosten
Fremdkosten am Budget: mit Aufschlag oder als Durchlauf.
Die Agenturrechnung hat eine eigene Anatomie: Honorar plus fremdes Geld. Druck, Mediabudget, Lizenzen und Freelancer-Honorare führen Sie als Auslage am Budget, jede Position mit Einkaufs- und Verkaufspreis.
- Aufschlag je Position, etwa auf Druckkosten, macht die Marge sichtbar.
- Reiner Durchlauf, wenn vertraglich vereinbart, läuft ohne Aufschlag durch die Bücher.
- Eigene Posten auf der Schlussrechnung, sortiert und nachvollziehbar, und in der Marge pro Kunde verrechnet.
Im System gesehen
Feste und freie Köpfe in einem Plan.
Eine Agentur liefert selten allein mit Festangestellten. Die Ressourcenplanung zeigt das Kreativ-Team und die Freelancer Woche für Woche, mit Auslastung pro Budget. Eine Überbuchung wird sichtbar, bevor die Abgabe brennt. Mehr zur [Kapazitätsplanung](/kapazitaetsplanung/).
Einsatzplan Auslastung Budgets
Kreativ-Team · Mai 2026
verplant verfügbar überbucht
KW 18KW 19KW 20KW 21
Art-Direktion
70%
90%
80%
60%
Text
50%
70%
95%
80%
Design
85%
100%
120%
90%
Produktion
40%
60%
75%
85%
Motion-Design extern
frei
50%
80%
70%
Feste und freie Köpfe in einem Plan; die Überbuchung fällt auf, bevor die Abgabe brennt.
Erstgespräch
Rechnen wir eines Ihrer Budgets einmal durch.
Bringen Sie ein typisches Budget mit Honorar und Fremdkosten mit. Im Erstgespräch sehen Sie, wie aus Stunden, Auslagen und Aufschlag die Marge entsteht und wo Ihre Abrechnungslogik abgebildet ist.
Zielgruppe
Welche Agenturen hier am meisten herausholen.
teamspace passt zu Häusern, die kreativ liefern und am Budget sauber rechnen wollen. Drei Profile, die wir besonders oft sehen.
Full-Service- und Werbeagenturen
- Mehrere Budgets parallel mit einer Margen-Sicht
- Konzept-, Produktions- und Media-Phasen pro Kampagne
- Fremdkosten mit Aufschlag sauber am Budget
Digital-, Performance- und Marketingagenturen
- Laufende Kampagnen mit Plan-Ist pro Budget
- Mediabudgets als Fremdkosten geführt
- Externe Kreative mit eigenem Stundensatz
PR-, Kommunikations- und Content-Agenturen
- Retainer mit monatlichem Stundenkontingent
- Tätigkeitsnachweis pro Mandant auf Knopfdruck
- Wiederkehrende Rechnung über Serienverträge
Retainer
Tätigkeitsnachweis pro Retainer-Mandant, auf Knopfdruck.
PR- und Kommunikationsbüros arbeiten oft mit einem monatlichen Stundenkontingent. Der Tätigkeitsnachweis ist Pflicht, und in teamspace entsteht er von selbst.
- Automatisch zu jeder Rechnung aus den gebuchten Zeiten, mit Datum, Stunden, Tätigkeit und Summe.
- Online prüfbar und dem Kunden zur Unterschrift versendbar, vor dem Versand bearbeitbar.
- Passt zu Retainer und Pauschale, wo das Kontingent monatlich abgerechnet wird.
Funktionsumfang
Funktionen für Agenturen im Überblick.
Im Tarif enthalten, ohne Modul-Aufpreis.
Budget und Kampagne
- Budget-Strukturen mit Phasen und Kampagnen
- Stundensätze pro Person, Rolle und Budget
- Festpreis und Aufwand nebeneinander
- Pauschal-Retainer pro Monat
- Vorlagen für Kampagnentypen
Team und Externe
- Externe Köpfe mit eigenem Stundensatz
- Einplanen nach Fachgebiet mit Konfliktmeldung
- Auslastung pro Kreativ-Team
- Abwesenheiten in der Planung berücksichtigt
- Buchen im Browser und in der App
Auswertung und Abrechnung
- Marge pro Kunde und Budget
- Tätigkeitsnachweis pro Mandant
- Fremdkosten mit Aufschlag oder Durchlauf
- ZUGFeRD und XRechnung ohne Zusatztool
- Nachkalkulation pro Auftrag
Für jede Art von Agentur
Werbe-, Design-, PR- und Eventagenturen, alle rechnen am Budget.
Ob Kampagne, Kommunikation, Branding oder Veranstaltung, am Ende steht überall die Frage nach Honorar, Fremdkosten und Marge. teamspace passt sich der Art Ihrer Arbeit an.
Werbeagenturen
Kampagnen-Budgets mit Konzept-, Produktions- und Media-Phasen.
Designstudios
Branding und Gestaltung mit Festpreis- und Aufwand-Anteilen am Budget.
Marketingagenturen
Laufende Kampagnen mit Plan-Ist pro Budget und Mediabudgets als Fremdkosten.
PR-Agenturen
Retainer-Mandate mit Stundenkontingent und Tätigkeitsnachweis.
Eventagenturen
Veranstaltungen mit vielen Fremdkosten: Locations, Dienstleister, Gewerke.
Produktionsagenturen
Foto-, Video- und Filmproduktion mit Drittkosten pro Produktion.
Verlage und Redaktionen
Wiederkehrende Ausgaben mit Honorarverwaltung und Autoren-Honoraren.
Full-Service-Agenturen
Mehrere Disziplinen unter einem Dach, mehrere Budgets mit einer Margen-Sicht.
Vergleich
Excel und Einzel-Tools gegen teamspace.
Wo sich ein durchgängiges System von einem Budget-Sheet in Excel, einer getrennten Zeiterfassung und der separaten Buchhaltung unterscheidet.
Funktion
Excel, Zeit-Tool, Buchhaltung
teamspace
Empfohlen Stunden direkt am Budget gebucht
manuell
Fremdkosten mit Aufschlag am Budget
Excel
Festpreis und Aufwand auf einem Budget
Externe mit eigenem Stundensatz
extern gepflegt
Marge pro Kunde tagesaktuell
Quartalsende
Tätigkeitsnachweis automatisch zur Rechnung
manuell
ZUGFeRD und XRechnung ohne Zusatztool
Hosting im ISO-27001-Rechenzentrum in Frankfurt
variiert
Wiederkehrend
Retainer, der sich von selbst weiterrechnet.
Monatliche Retainer sind das ruhige Rückgrat vieler PR- und Content-Agenturen. In teamspace laufen sie als Serienvertrag, statt jeden Monat von Hand erstellt zu werden.
- Wiederkehrende Rechnung über eine Zeitdauer-Position: monatlich, quartalsweise oder jährlich, im festen Rhythmus.
- Automatische Verlängerung, Pausieren und Kündigung stehen am Vertrag; eine Preisänderung greift wahlweise erst ab der nächsten Periode.
- Pauschale und Aufwand nebeneinander: das Stundenkontingent läuft pauschal, alles darüber wird nach Aufwand abgerechnet.
Erstgespräch
Wir schauen auf Ihre Budgets und Ihre Abrechnung.
Zeigen Sie uns ein Budget mit Honorar und Fremdkosten. Wir zeigen, wo teamspace die Marge sichtbar macht und wo Ihr heutiges Setup genügt.
Warum teamspace
Was hinter der Software steht.
Seit 1999 aus Darmstadt
Wir entwickeln teamspace seit 1999 in Darmstadt, eigenfinanziert und ohne fremdes Kapital, spezialisiert auf Software für projektbasierte Dienstleister.
Hosting in Frankfurt
Betrieb in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Datenverarbeitung ausschließlich in der EU. Zertifiziert ist das Rechenzentrum, nicht teamspace selbst.
Ein System für das ganze Budget
Vom Pitch über die Stunde und die Fremdkosten bis zur Honorarrechnung läuft alles auf einem Bestand. Kein Budget-Sheet daneben, und ein Ansprechpartner, der Ihre Abrechnung kennt.
Case Study
Vom Tool-Wirrwarr zur Marge pro Budget.
Hypothetisches Praxisbeispiel zur Veranschaulichung der Wirkungsweise. Konkrete Werte hängen von Ausgangslage, Größe und Umsetzung ab und werden nicht garantiert. Ein typisches Umstiegs-Szenario: eine Full-Service-Agentur mit 25 Mitarbeitenden und einem Kranz an Freelancern, die Budgets in Excel führt, Stunden in einem Zeit-Tool und Rechnungen in der Buchhaltung.
Ausgangssituation
Budgets lebten in Excel, Stunden in einem separaten Tool, Fremdkosten in Belegen, Rechnungen in der Buchhaltung. Am Monatsende führte jemand die Zahlen von Hand zusammen. Der vereinbarte Aufschlag auf Druck und Media blieb manchmal liegen, und ob sich ein Kunde gerechnet hatte, zeigte sich erst Wochen später.
Lösung
Stunden werden jetzt direkt am Budget gebucht, Fremdkosten als Auslagen mit Einkaufs- und Verkaufspreis geführt, der Aufschlag je Position ist hinterlegt. Plan-Ist und Nachkalkulation zeigen die Marge pro Kunde tagesaktuell, der Tätigkeitsnachweis entsteht mit der Rechnung, und Retainer laufen als Serienvertrag.
1
System statt fünf getrennter Tools
0
Fremdkosten ohne hinterlegten Aufschlag
Plan-Ist live
Marge pro Kunde, nicht erst im Quartalsabschluss
Von der Stunde zur Rechnung
Aus geprüften Stunden entsteht die Honorarrechnung.
Am Ende der Periode gibt die Projektleitung die Stunden des Budgets frei. Aus den freigegebenen, abrechenbaren Stunden, den Pauschalen und den Fremdkosten entsteht die Honorarrechnung, ohne dass jemand etwas zwischen Tools hin- und herträgt.
- Freigabe pro Budget oder Periode: erst geprüft, dann fixiert, dann zur Honorarrechnung freigegeben.
- Der Tätigkeitsnachweis hängt automatisch an der Rechnung, in die die Zeiten einfließen, fertig als Anlage für den Kunden.
- ZUGFeRD und XRechnung entstehen direkt im System, die Übergabe an DATEV läuft über die zertifizierte Schnittstelle.
Was an einem Budget zusammenkommt.
Stunden, Fremdkosten und Abrechnung hängen am selben Bestand. Auswertungen entstehen aus denselben Vorgängen, nicht aus parallelen Listen.
- 1
- Budget statt vier Tools
- 2
- Welten am Budget
- 1999
- in Darmstadt entwickelt
- Frankfurt
- Hosting in der EU
Stunden, Fremdkosten, CRM und Rechnung
eigenes Honorar und fremdes Geld
5 POINT AG, eigenfinanziert
ISO-27001-zertifiziertes Rechenzentrum
Sicherheit
Kundendaten bleiben in Frankfurt.
In den Budgets und Kampagnen einer Agentur stehen vertrauliche Dinge: Strategien, Budgets, ungesehene Entwürfe. teamspace verarbeitet diese Daten ausschließlich in der EU.
- Hosting in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Zertifiziert ist das Rechenzentrum, nicht teamspace selbst.
- DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag; Verschlüsselung per TLS, Storage im Rechenzentrum verschlüsselt.
- Im GoBD-Modus bleiben freigegebene Rechnungen und Belege revisionssicher über zehn Jahre erhalten.
- Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft mit Sitz in Darmstadt.
Kurz erklärt
Welche Software brauchen Agenturen?
Agenturen brauchen eine integrierte Software für Agenturen statt vier Einzel-Tools nebeneinander. Sie führt Projekte, Zeiterfassung, Ressourcenplanung und Abrechnung in einem System, sodass die Marge pro Kunde tagesaktuell steht und Honorar, Fremdkosten und Stunden an einer Stelle liegen. Für ein kleines Team oder eine Agentur, die aus dem Freelancer-Betrieb wächst, ersetzt ein solches Agentur-Management-System die Excel-Budgets und das getrennte Zeit-Tool. teamspace deckt diese Bereiche mit einem ERP-Kern ab, von der Projektsteuerung über die abrechenbaren Stunden bis zur Abrechnung.
Was eine Agentursoftware können muss
Budget, Stunden und Fremdkosten auf einer Datenbasis.
Eine Agentursoftware ist eine Anwendung, die Budget, Stunden, Fremdkosten und Honorarrechnung einer Agentur auf einer Datenbasis führt, damit am Monatsende die Marge pro Kunde sichtbar ist statt drei Wochen später. Honorar entsteht aus Stunden auf Kreativ-, Strategie- und Produktions-Aufgaben, dazu kommen Pauschalen und das fremde Geld, das durch die Bücher läuft.
Dazu gehört der wechselnde Kranz an Externen: die Texterin, der Motion-Designer und der Illustrator buchen ihre Stunden mit eigenem Satz neben den Festangestellten, im Browser, ohne Einblick in interne Zahlen. So zeigt die Marge, wie viel aus eigener Leistung kommt und wie viel aus zugekaufter. teamspace ist dabei kein Warenwirtschaftssystem; geführt wird das Budget, nicht ein Lager.
Bereiche im Überblick
Was eine Software für Agenturen an einem Ort verbindet.
Sieben Bereiche greifen auf einer Datenbasis ineinander, vom Pitch über die Stunde bis zur bezahlten Rechnung.
Projektmanagement
Budget, Kampagnen und Phasen als Projektstruktur, mit Plan-Ist pro Kampagne.
Mehr erfahrenZeiterfassung online
Stunden direkt am Budget oder an der Kampagnen-Phase, im Browser und in der App.
Mehr erfahrenRechnungssoftware
Honorar, Pauschalen und Fremdkosten als Positionen, ZUGFeRD und XRechnung.
Mehr erfahrenTätigkeitsnachweis
Pro Retainer-Mandant automatisch aus den gebuchten Stunden, mit Summen.
Mehr erfahrenCRM-Software
Kunden, Budgets und die Kontakthistorie an einer Stelle, vom Pitch bis zum Auftrag.
Mehr erfahrenMultiprojektmanagement
Mehrere Budgets parallel, Auslastung und Marge über alle Kunden.
Mehr erfahrenTicketsystem
Kundenanfragen und Korrekturschleifen als Tickets, der Aufwand direkt am Kunden gebucht und abgerechnet.
Mehr erfahrenVerwandte Bereiche
Drei Bereiche, mit denen die Agenturleitung steuert.
Wer mehrere Budgets parallel führt, braucht den Blick über alle Kunden: Auslastung, Marge und freie Köpfe. Diese drei Bereiche greifen für die Steuerung direkt ineinander.
Multiprojektmanagement
Mehrere Budgets parallel, Auslastung und Marge über alle Kunden in einer Sicht.
Mehr lesenProjektcontrolling Software
Plan-Ist, Deckungsbeitrag und Nachkalkulation pro Budget, tagesaktuell aus den Stunden.
Mehr lesenKapazitätsplanung
Kreativ-Team und Freelancer einplanen, Engpässe Wochen vorher sehen.
Mehr lesenErstgespräch
Rechnen wir eines Ihrer Budgets einmal durch.
Bringen Sie ein typisches Budget mit. Im Termin sehen Sie, wie aus Stunden, Fremdkosten und Aufschlag die Marge entsteht und wo Ihre Abrechnungslogik abgebildet ist.
Begriffe
Sechs Begriffe aus dem Agenturalltag.
Begriffe, die am Budget immer wieder vorkommen.
- Budget
- Das Budget eines Kunden für einen Zeitraum, in teamspace die Projektstruktur mit Kampagnen und Phasen. Stunden und Fremdkosten laufen direkt darauf.
- Retainer
- Eine monatliche Pauschale für ein festes Stundenkontingent. Verbrauchte Zeit ist gedeckt, der Überlauf wird nach Aufwand abgerechnet, der Tätigkeitsnachweis entsteht automatisch.
- Fremdkosten
- Geld, das durch die Bücher der Agentur läuft: Media, Druck, Lizenzen, Freelancer. In teamspace als Auslage am Budget geführt, mit Einkaufs- und Verkaufspreis.
- Durchlauf
- Eine Fremdkostenposition ohne Aufschlag, einfach weiterberechnet. Im Gegensatz zur Position mit Aufschlag, die eine Marge trägt.
- Pitch und Briefing
- Der Wettbewerb um ein Budget und die Aufgabenstellung des Kunden. Aus dem angenommenen Pitch wird in teamspace per Klick ein Budget.
- Deckungsbeitrag
- Was vom Honorar nach Abzug der Arbeitskosten und Fremdkosten bleibt, die Marge pro Kunde und Budget. In teamspace tagesaktuell aus den gebuchten Stunden.
Weitere Branchen
Lösungen für andere Dienstleister.
teamspace gibt es für fünf Branchen. Hier sind die vier neben den Agenturen.
Ehrliche Einordnung
Für welche Agenturen teamspace passt, und für welche nicht.
Passt weniger gut
- Reine Aufgaben- oder Board-Teams ohne Budget- und Margenlogik.
- Warenwirtschaft und Handel mit Lager und Bestand.
- Produktion und Fertigung mit Materialdisposition.
- Einzelplatz ohne Team, Etat oder Abrechnung.
Passt gut
- Agenturen, die Honorar und Fremdkosten wie Media, Druck und Lizenzen auf einem Budget führen.
- Kreativ-, Digital-, Performance- und PR-Agenturen mit Etat- und Retainer-Modellen.
- Häuser mit einem Pool aus Festen und Freien, Stundensätzen pro Rolle und Marge pro Kunde.
- Agenturen vom kleinen Team bis zu mehreren hundert Mitarbeitenden.
Häufige Fragen zur Agentursoftware
Wie führen wir Budgets mit unterschiedlichen Abrechnungslogiken?
Pro Budget laufen mehrere Modelle nebeneinander: Festpreis pro Kampagne, Abrechnung nach Aufwand für Änderungen, Pauschal-Retainer pro Monat. Jede Position trägt ihr Modell, die Schlussrechnung verrechnet alle Komponenten korrekt.
Können wir Mediabudgets und Fremdkosten am Budget führen?
Ja. Mediabudget, Druck, Lizenzen und Reisekosten werden als Auslagen am Budget erfasst, jede Position mit Einkaufs- und Verkaufspreis. Auf die einen kommt ein Aufschlag je Position, die anderen laufen ohne Aufschlag durch. Die Marge pro Kunde rechnet diese Kosten von selbst mit ein. Mehr zur Rechnungssoftware.
Wie arbeiten wir mit externen Freelancern?
Externe Mitarbeitende führen Sie mit eigenem Stundensatz neben den Festangestellten. Sie buchen ihre Stunden über den Browser, ohne Einblick in interne Zahlen. Mehr auf Multiprojektmanagement Software.
Wie kalkulieren wir Stundensätze pro Rolle?
Stundensätze hinterlegen Sie pro Person, Rolle und Budget, jeweils mit Gültigkeitszeitraum. Bei der Honorarrechnung ziehen die richtigen Sätze von selbst, und der Deckungsbeitrag entsteht aus den internen Sätzen und den gebuchten Stunden.
Sehen wir die Auslastung des Kreativ-Teams?
Ja. Der Einsatzplan zeigt feste und freie Köpfe über alle Budgets, mit Urlaub und Abwesenheit verrechnet. Engpässe und Überbuchungen werden Wochen vorher sichtbar. Das Einplanen filtert nach vorhandenem Fachgebiet und meldet Konflikte; die Auswahl trifft die Projektleitung. Mehr zur Kapazitätsplanung.
Können wir mehrere Kunden und Marken parallel führen?
Pro Kunde ein Budget, pro Budget mehrere Kampagnen und Marken als Phasen oder Teilprojekte. Mehrere Budgets laufen parallel mit einer gemeinsamen Margen-Sicht. Bestehende Budget-Tabellen lassen sich beim Umstieg per Excel-Import übernehmen. Mehr zum Projektcontrolling.
Brauchen wir neben teamspace noch ein Budget-Sheet und ein Zeit-Tool?
Nein. teamspace deckt Budget, Stunden, Pauschalen, Fremdkosten und Honorarrechnung in einer Anwendung ab. Bestehende Budget-Tabellen lassen sich beim Umstieg per Excel-Import übernehmen.
Wie sieht der Tätigkeitsnachweis bei Retainer-Mandaten aus?
Zu jeder Rechnung, mit der Stunden verrechnet werden, entsteht der Tätigkeitsnachweis automatisch aus den gebuchten Zeiten, mit Datum, Stunden, Tätigkeit und Summen. Vor dem Versand ist er prüf- und unterschriftsfähig. Mehr auf Tätigkeitsnachweis.
Wo werden die Daten gespeichert, und wie steht es um ISO 27001?
teamspace läuft in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, die Verarbeitung ausschließlich in der EU. Zertifiziert ist das Rechenzentrum, nicht teamspace selbst. Vertragspartner ist die 5 POINT AG mit Sitz in Darmstadt; freigegebene Belege bleiben im GoBD-Modus revisionssicher erhalten.
Ab welcher Agenturgröße lohnt sich teamspace?
Sinnvoll ab etwa fünf Mitarbeitenden. teamspace wächst mit der Agentur mit, von der Boutique mit eigener Marke bis zur Mittelstand-Agentur mit mehreren Standorten, ohne Datenmigration beim Edition-Wechsel.
Was unterscheidet teamspace von PM-Tools wie Asana oder Trello?
PM-Tools decken Aufgaben, Boards und Deadlines ab, aber keine Budget-Strukturen, Stundensätze, Fremdkosten, Margen und Rechnungen. teamspace verbindet Projekte, Zeiten, Ressourcen, Abrechnung und Auswertung in einem System, mit den Bausteinen, die eine Agentur für die Steuerung braucht.
Ist teamspace als Software für Werbeagenturen geeignet?
Ja. Werbeagenturen führen ihre Kampagnen-Budgets mit Konzept-, Produktions- und Media-Phasen, buchen Stunden pro Phase und legen Fremdkosten wie Druck und Media mit Aufschlag ans Budget. Als Software für Werbeagenturen zeigt teamspace die Marge pro Kunde tagesaktuell, auch wenn feste und freie Kreative parallel an mehreren Etats arbeiten.
Ersetzt teamspace unser Agentur-Tool und die Projektmanagement-Software?
In der Regel ja. Statt einem Agentur-Tool für Aufgaben, einer Projektmanagement-Software für Agenturen und einem getrennten Zeit-Tool führt teamspace Budgets, Kampagnen, Ressourcenplanung und Abrechnung auf einer Datenbasis. Ein Agentur-Management-System an einer Stelle, aus dem die Honorarrechnung direkt entsteht.
Ist teamspace ein ERP-System oder eine Agentursoftware?
Beides. teamspace ist eine Agentursoftware mit integriertem ERP-Kern: die operative Arbeit (Budgets, Stunden, Kampagnen, Fremdkosten) und die kaufmännische Auswertung (Marge, Deckungsbeitrag) leben auf einer gemeinsamen Datenbasis. Als ERP für Agenturen bleibt Warenwirtschaft mit Lager und Bestand bewusst außen vor.
Können einzelne Module genutzt werden oder nur alles zusammen?
Modular aufgebaut. Sie starten mit Kernfunktionen wie Projekten, Zeit und Rechnung und ergänzen später CRM oder das Ticketsystem. Lizenz pro aktiviertem Modul und Nutzer, ohne dass spätere Erweiterungen eine Datenmigration auslösen.
Erstgespräch
Agentursoftware in 15 Minuten geprüft.
In 15 bis 30 Minuten besprechen wir Ihre Budget-Struktur, Ihren Kreativ-Ablauf und Ihre Abrechnung. Sie hören eine klare Einschätzung, ob teamspace zu Ihrem Honorar- und Fremdkosten-Geschäft passt.