Abnahmeprotokoll Vorlage für Projekte und Dienstleistungen

Im Abnahmeprotokoll steht, welche Leistungen auf welcher Grundlage geprüft wurden, welche Mängel aufgefallen sind, wie sie eingestuft werden und wie die Abnahme ausgeht: abgenommen, abgenommen mit Vorbehalt oder verweigert. Eine bestimmte Form schreibt das BGB nicht vor. Ein unterschriebenes Protokoll ist trotzdem der sicherste Nachweis, wann und mit welchem Ergebnis abgenommen wurde.

Nur wenn ein Ergebnis geschuldet ist. Gegenstand eines Werkvertrags kann auch ein durch Arbeit oder Dienstleistung herbeizuführender Erfolg sein (§ 631 Abs. 2 BGB), etwa eine eingerichtete Software, eine Website oder ein Gutachten. Beim Dienstvertrag (§ 611 BGB) schuldet man die Tätigkeit, nicht den Erfolg. Dort gibt es keine Abnahme nach § 640 BGB. Welche Vertragsart vorliegt, ergibt sich aus dem Vertrag und dem, was tatsächlich vereinbart ist.

• Vergütung: Sie ist bei der Abnahme zu entrichten. Bei Teilabnahmen mit eigener Vergütung je Teil wird jeder Teil mit seiner Abnahme fällig (§ 641 Abs. 1 BGB).
• Gefahr: Bis zur Abnahme trägt der Auftragnehmer die Gefahr (§ 644 Abs. 1 BGB).
• Beweislast: Bis zur Abnahme muss der Auftragnehmer beweisen, dass er vertragsgemäß geleistet hat (§ 632a Abs. 1 Satz 3 BGB). Danach muss in der Regel der Auftraggeber zeigen, dass die Leistung nicht stimmt (§ 363 BGB).
• Verjährung: Bei Bauwerken und bei Werken, die in der Herstellung, Wartung oder Veränderung einer Sache bestehen, beginnt mit der Abnahme die Verjährung der Mängelansprüche (§ 634a Abs. 1 Nr. 1 und 2, Abs. 2 BGB). Für andere Werke, etwa viele Software- und Beratungsleistungen, gilt die regelmäßige Verjährung nach §§ 195, 199 BGB, die nicht an die Abnahme anknüpft.

Wer ein Werk abnimmt, obwohl er einen Mangel kennt, behält seine Rechte auf Nacherfüllung, Selbstvornahme, Rücktritt und Minderung wegen dieses Mangels nur, wenn er sie sich bei der Abnahme vorbehält (§ 640 Abs. 3 BGB). Deshalb gehört jeder bekannte Mangel ins Protokoll. Dasselbe gilt für eine vereinbarte Vertragsstrafe: Sie kann nach der Abnahme nur verlangt werden, wenn sie bei der Abnahme vorbehalten wurde (§ 341 Abs. 3 BGB).

Wegen unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden (§ 640 Abs. 1 Satz 2 BGB). Sie kommen mit Frist in die Mängelliste.

Setzt der Auftragnehmer nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme und verweigert der Auftraggeber sie nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk als abgenommen (§ 640 Abs. 2 BGB). Ist der Auftraggeber Verbraucher, gilt das nur, wenn er mit der Aufforderung in Textform auf diese Folge hingewiesen wurde.