Die Lösung für Support und Helpdesk
Ticketsystem mit Abrechnung
Managen Sie Ihre Kundenanfragen schnell und effektiv – egal ob Mail oder Telefon.
Dokumentieren Sie alle Vorgänge und rechnen Sie Servicezeiten direkt ab.
So sieht Ihre Vorgangsverwaltung mit teamspace aus
- Alle zu einer Kundenanfrage gehörigen Vorgänge werden unter einer Ticket-ID gesammelt.
- Ein klarer Workflow gibt die einzelnen Bearbeitungsschritte vor und zeigt den aktuellen Status an.
- Tickets werden vorab nach Thema kanalisiert und landen so bei den richtigen Ansprechpartnern.
- Support- und Servicezeiten lassen sich Tickets zuordnen und beim Kunden abrechnen.
- Alle Kundenanfragen sind jederzeit online einsehbar, auch wenn Kollegen krank oder im Urlaub sind.
- teamspace unterstützt Sie dabei, Ihre Service Level Agreements (SLAs) einzuhalten.
So hilft teamspace Ihrem Team
Mitarbeiter
- Mitarbeiter sehen Ihre Anfragen und alle wichtigen Daten dazu (z. B. CRM-Kontakt).
- Auch bei Urlaub oder Krankheit bleiben Anfragen nicht liegen, sondern werden von Kollegen übernommen.
- Servicezeiten können zum Ticket erfasst und für die Abrechnung freigegeben werden.
Teamleiter
- Teamleiter haben den vollen Überblick über alle eingehenden Kundenanfragen.
- Der Ticketstatus lässt sich aktiv verfolgen und Bearbeiter zuweisen.
- SLA-Zeiten können digital abgebildet und eingehalten werden.
Vorgesetzte
- Vorgesetzte managen Support und Helpdesk effektiv, aber mit minimalem Aufwand.
- Das Ticketsystem erhöht die Verrechnungsquote der Mitarbeiter.
- Die Servicequalität lässt sich bestimmen und optimieren.
Eingehende Anfragen effektiv bearbeiten
Das teamspace Ticketsystem ist ein ideales Tool zur Vorgangsverwaltung. Damit bündeln Sie eingehende Anfragen, ordnen sie den richtigen Ansprechpartnern zu, managen eine zügige Abwicklung und stellen Servicezeiten in Rechnung. Sie behalten dabei stets den Überblick über alle Anfragen und Ihr Team kann sich auf Service und Support konzentrieren.
Ticketkanäle und Berechtigungen
Mit Ticketkanälen sortieren Sie eingehende Kundenanfragen effektiv vor. Damit landen technische Anfragen direkt in der Technikabteilung, Rechnungsfragen in der Buchhaltung und so weiter. Sie können Ticketkanäle nach außen öffnen oder Sie nehmen die Zuteilung intern vor. Berechtigungen tragen dafür Sorge, dass in jedem Kanal die richtigen Ansprechpartner benachrichtigt werden.
Mails und Telefonate dokumentieren
Ihr Helpdesk ist per Mail und Telefon zu erreichen? Kein Problem. teamspace dokumentiert beide Kontaktwege automatisch für Sie. Mailadressen lassen sich direkt als Postfächer im System anlegen. Eingehende Mails landen dann automatisch im teamspace. Landet mal eine Mail in Ihrem persönlichen Postfach, können Sie diese per Outlook Add-in auf Knopfdruck übertragen.
Auch Ihre Telefonanlage binden wir auf Wunsch ein. Eingehende Anrufe werden so automatisch angezeigt und dokumentiert. Das Beste daran: Kann die Nummer einem ihrer Kunden zugeordnet werden, sehen Sie beim Anruf direkt den passenden CRM-Kontakt. So wissen Sie schon, wer dran ist, bevor Sie den Hörer abgenommen haben.
Die Dokumentation funktioniert übrigens auch für Microsoft Teams Anrufe und Besprechungen.
- Telefonschnittstelle für ein- und ausgehende Anrufe
- Systempostfächer und Outlook Add-in für Mails
- Microsoft Teams Calls und Meetings dokumentieren
Servicezeiten erfassen und Tickets abrechnen
Dank integrierter Zeiterfassung können Sie mit teamspace Arbeitszeiten einfach Ihren Tickets zuweisen. Dazu reicht bei eingehenden Anrufen ein Klick und schon können Sie Ihre Zeit buchen. Die Stoppuhr hilft auf Wunsch, wenn es ganz genau sein soll.
Zeiten lassen sich im nächsten Schritt in Rechnung stellen, z. B. im Rahmen eines Servicevertrags. Das System berücksichtigt dabei automatisch Abrechnungsregeln, Stundensätze und Pauschalen. Die Kontaktdaten des Kunden werden automatisch aus der CRM-Datenbank übernommen, ebenso wie die verrechenbaren Zeiten. Ein paar Klicks genügen dann, um die Rechnung zu versenden.
- Servicezeiten online dokumentieren
- Zeiten direkt beim Kunden abrechnen
Ticketstatus und Workflows
Der Ticketstatus gibt Bearbeitern und Teamleitern an, in welchem Zustand sich eine Kundenanfrage gerade befindet (z. B. Offen, In Arbeit oder Abgeschlossen). Darüber hinaus zeigt das Ticket an, wie viel Zeit seit Eingang der Anfrage bereits vergangen ist. So verschaffen Sie sich schnell einen Überblick.
Ticketstatus lassen sich außerdem zu Workflows kombinieren. Dadurch geben Sie Ihrem Team vor, welche Bearbeitungsschritte nacheinander zu erledigen sind. So sind neue Mitarbeiter schnell eingearbeitet und die Ticketabwicklung gelingt fehlerfrei und effektiv.
- Alle Tickets immer im Überblick
- Einfache Workflows für die Ticketbearbeitung
Ihre Vorteile mit teamspace
Alles in einem System
Mit teamspace vereinen Sie alles, was Sie für Ihren Kundenservice brauchen, in einem System: Verwalten Sie Ihre Kunden, managen Sie Anfragen und rechnen Sie Servicezeiten direkt ab. Keine Schnittstellen oder Doppelarbeiten.
Smarte Verknüpfungen
Statt in Silos arbeiten Sie mit teamspace vernetzt. Die Kundenakte dokumentiert alle Ticket-Vorgänge für Sie. Springen Sie nahtlos zu Projekten oder Rechnungen. So bewegen Sie sich smart durch das System und haben alles im Blick.
Service, der sich bezahlt macht
Das Self Service Portal, der SLA-Support und vieles mehr unterstützen Sie dabei, Ihren Kunden den besten Service zu bieten. Zugleich helfen sie Ihnen, Service-Prozesse effizient und kostengünstig abzuwickeln.
Kundenservice auf einem neuen Level
teamspace bietet mehr: für große Tickets, besondere Kunden und besten Service. Mit dem Self Service Portal erlauben Sie Kunden eingeschränkten Zugriff auf ihre Tickets. Die Unterstützung von SLAs hilft Ihnen dabei, Ihre Servicezeiten im Blick zu behalten. Bei größeren Anfragen haben Sie zudem die Möglichkeit, ein eigenes Ticketprojekt anzulegen.
Ticketprojekte erstellen
Es kommt häufig vor, dass sich eine Kundenanfrage nicht auf die Schnelle lösen lässt. Für solche Fälle sind Sie mit Ticketprojekten bestens gewappnet. Die Idee: Wandeln Sie umfangreiche Tickets einfach in ein eigenes Projekt um. Dadurch stehen Ihnen alle Möglichkeiten des teamspace Projektmanagements offen. Folgetickets ordnen Sie einfach dem Projekt zu. Der Kunde wird automatisch benachrichtigt, sobald das Projekt abgeschlossen ist, und zugeordnete Zeiten lassen sich abrechnen.
Service Level Agreements (SLAs) managen
Service Level Agreements sind mittlerweile in vielen Dienstleistungsbranchen üblich. Kern der Vereinbarung sind in der Regel Qualitätsstandards und Reaktionszeiten. Mit dem Ticketsystem hilft Ihnen teamspace dabei, Kundenanfragen immer rechtzeitig zu beantworten. Dazu markiert das System SLA-Kunden automatisch, zeigt die bereits verstrichene Zeit an und wie viel Zeit noch übrig ist.
Damit keine Anfrage versehentlich liegen bleibt, lässt sich eine automatische Ticketeskalation einrichten. Dabei wird das Ticket nach Ablauf einer bestimmten Zeit innerhalb eines Status automatisch freigegeben bzw. in einen anderen Kanal verschoben. Damit stellen Sie sicher, dass sich immer jemand um dringende Anfragen kümmert – auch dann, wenn Kollegen krank oder im Urlaub sind.
- SLA-Reaktionszeiten anzeigen und einhalten
- Zeitgebundene Ticketeskalation z. B. bei Urlaub oder Krankheit
Self Service Portal für Kunden
Auf Wunsch können Sie Ihr Ticketsystem auch nach außen öffnen. Kunden bekommen dann eingeschränkten Zugriff auf ihre Tickets und können den aktuellen Status selbst einsehen oder neue Tickets erstellen. So reduzieren Sie Rückfragen, schaffen einen Mehrwert für Ihre Kunden und arbeiten partnerschaftlich mit Ihren Key Accounts zusammen.
Funktionen des Ticketsystems im Überblick
Bereit für eine einfache und effiziente Vorgangsverwaltung?
Jetzt Testaccount anfordern
Testen Sie teamspace 14 Tage lang kostenlos. Wir besprechen gemeinsam, wie Sie Ihre Prozesse mit teamspace optimieren können.
Menü
Alles Wichtige auf einen Blick
l=light, o= office, e=enterprise
light
l
office
o
enterprise
e
Standardticketsystem
Automatische Antworten
Kanalaufteilung
Eskalation
Ticketalarme
SLAs nutzen