Frühwarnung statt Nachbericht
Abweichungen werden sichtbar, bevor sie eskalieren.
- Soll-Ist und Earned Value laufen tagesaktuell mit.
- Die Ampel schlägt an der selbst gesetzten Schwelle an.
- Gegensteuern, solange es noch wirkt.
Projektabwicklungsprozess: Wie liefern wir zuverlässig und profitabel?
Im Projekt wird die Marge eines Dienstleisters verdient oder verbrannt. teamspace hält Plan, Stunden und Marge tagesaktuell zusammen und meldet die Abweichung früh, statt sie erst im Abschlussbericht zu zeigen.
Der Alltag in der Lieferung
Erst zum Projektende wissen, ob es sich gelohnt hat?
- Der Plan steht in MS Project, die Stunden in einem zweiten Tool, die Marge in einer dritten Excel-Tabelle.
- Ob ein Projekt getragen hat, zeigt sich erst beim Abschluss, wenn niemand mehr gegensteuern kann.
- Die Ressourcenplanung läuft nebenher in Excel, ohne Bezug zum Plan, und Engpässe fallen erst auf, wenn sie schon da sind.
- Eskalation entsteht spät, oft erst durch die Beschwerde des Kunden.
Ein gesteuerter Projektabwicklungsprozess dreht das um: Plan, Stunden und Marge liegen zusammen, und die Abweichung meldet sich früh genug, um zu reagieren.
Worauf es ankommt
Drei Disziplinen trennen Steuern vom Abarbeiten
Ressourcen vor Aufgaben
Wer macht was, mit welcher Kapazität, bis wann?
- Kapazität wird im Voraus geplant, nicht im Nachgang berichtet.
- Urlaub, Krankheit und Vertragsarbeitszeit sind eingerechnet.
- Konflikte meldet das System schon beim Einplanen.
Marge als Leitkennzahl
Projekte werden nach Wirkung gesteuert, nicht nach Aktivität.
- Der Deckungsbeitrag läuft automatisch aus Sätzen, Zeiten und Kosten.
- Marge je Projekt, je Kunde und je Projektleitung.
- Sichtbar im Tab „Analyse", ohne Nacharbeit.
Warum die Lieferung zählt
Im Projekt wird die Marge verdient oder verbrannt
Bei einem Dienstleister entsteht die Wertschöpfung im Projekt. Hier werden Termine gehalten, Stunden gebucht und am Ende Geld verdient oder liegen gelassen. Trotzdem ist genau diese Lieferung in vielen Häusern am schwächsten gesteuert: Der Plan lebt im einen Tool, die Stunden im nächsten, die Marge in einer Tabelle daneben.
teamspace rechnet den Deckungsbeitrag laufend aus den internen Sätzen, den gebuchten Stunden und den Projektkosten. Sie sehen je Projekt, Kunde oder Auftragstyp, was hängen bleibt, ohne dass am Monatsende jemand Zahlen zusammensucht. Und eine saubere Lieferung ist die Voraussetzung dafür, dass der [Abrechnungsprozess](/prozesse/abrechnungsprozess/) stimmt und die [Unternehmenssteuerung](/prozesse/unternehmenssteuerung/) verlässliche Zahlen bekommt.
So läuft die Projektabwicklung, Schritt für Schritt
Von der Übernahme aus dem Vertrieb bis zur Soll-Ist-Bilanz am Ende, über vier Module hinweg, ohne dass Daten doppelt erfasst werden.
- 1
Vertrieb → Projekt
Projekt aus dem Auftrag
Aus der gewonnenen Vertriebschance entsteht per Klick ein Projekt mit Budget, Team und Abrechnungsmodell. Auftragspositionen werden zu Teilprojekten oder Arbeitspaketen.
CRM/FakturaProjektanlage - 2
Projektmanagement
Strukturieren und planen
Hauptprojekt, Teilprojekte, Arbeitspakete, Phasen und Meilensteine werden gesetzt, Termine und Budgets definiert. Vorlagen beschleunigen gleichartige Projekte.
ProjektstrukturGanttVorlagen - 3
Kapazitätsplanung
Kapazität einplanen
Mitarbeiter werden eingeplant, mit Urlaub, Krankheit und Vertragsarbeitszeit. Der Einplanungs-Assistent meldet Konflikte, bevor sie zum Engpass werden.
AuslastungKonfliktanzeige - 4
Zeiterfassung → Controlling
Tagesaktuell steuern
Stunden werden auf die Arbeitspakete gebucht und laufen ohne Medienbruch in Soll-Ist, Deckungsbeitrag und Earned Value. Abweichungen werden früh sichtbar.
Soll-IstEarned Value - 5
Ampelmethode
Gegensteuern bei Frühwarnung
Schlägt die Ampel an der selbst gesetzten Schwelle an, werden Termin, Scope oder Ressourcen angepasst, mit dokumentierter Begründung und transparenter Kommunikation.
drei WarnstufenEskalation - 6
Projekt → Abrechnung
Abschließen mit Soll-Ist-Bilanz
Restleistungen gehen als Rechnungsvorschlag in die Abrechnung, Erkenntnisse fließen in künftige Vorlagen, das Projekt wird mit einer Soll-Ist-Bilanz geschlossen.
NachkalkulationVorlage
Der Regelkreis
Tagesaktuell gegensteuern, bevor die Marge kippt
Planen, buchen, abgleichen, frühwarnen: Die Projektabwicklung ist kein gerader Weg, sondern ein Kreis. Schlägt die Ampel an, fließt die Anpassung zurück in den Plan.
Projektmanagement 1
Planen
Budget, Termine und Arbeitspakete
240 h Plan Zeiterfassung 2
Buchen
Stunden auf das Arbeitspaket
176 h Ist Projektcontrolling 3
Abgleichen
Soll-Ist, Marge und Leistungswert
+ 12 % DB Frühwarnung 4
Frühwarnen
Schwelle erreicht, Ampel springt
Schwelle erreicht
Anpassen : Termin, Scope oder Ressourcen ändern, mit dokumentierter Begründung, zurück in den Plan.
Steuern heißt gegensteuern: die Abweichung wird sichtbar, bevor die Marge kippt, nicht im Nachbericht.
Standortbestimmung
Wir ordnen Ihre Projektabwicklung in 30 Minuten ein
Im Erstgespräch schauen wir, an welcher Stelle Ihrer Lieferung Plan und Ist heute auseinanderlaufen und welcher Schritt am meisten bringt.
Wenige Kennzahlen machen die Lieferung steuerbar
Jede Kennzahl bekommt eine eigene Ampel mit selbst gesetzten Zielwerten in Grün, Gelb und Rot und eine klare Aussage.
Projektmarge
Projektumsatz minus Projektkosten, je Projekt, Kunde und Projektleitung. Den grünen Korridor legen Sie selbst fest. Zeigt sofort, welche Projekte tragen.
Realisierungsrate
Abrechenbare Stunden geteilt durch geleistete Stunden. Sinkt sie, entstehen versteckte Projektverluste.
Earned Value
Der Fertigstellungswert stellt den geleisteten Fortschritt in Geld neben Planwert und Istkosten. Daraus entstehen Termin- und Kostenabweichung.
Budgetverbrauch
Verbrauchtes Budget gegen Fortschritt. Deckt sich der Verbrauch mit dem Fortschritt, ist alles im Rahmen; läuft er voraus, wird es eng.
Terminabweichung
Verzug gegen Plan in Tagen oder Prozent. Steigt sie, wird Eskalation oder Neuplanung nötig.
Ressourcenauslastung
Auslastung der eingeplanten Mitarbeiter über die Projektlaufzeit. Den Zielkorridor definieren Sie selbst, je nach Modell.
Earned Value
Ein Wert, zwei Diagnosen: Termin und Kosten
Der Fertigstellungswert ist der Drehpunkt. Gegen den geplanten Wert gehalten zeigt er die Terminlage, gegen die Istkosten die Kostenlage. Beides aus denselben gepflegten Daten, sobald Plan, Fortschritt und Zeiten gepflegt sind.
Termin-Sicht Plan ↔ Wert
Geplanter Wert
zum Stichtag
Fertigstellungswert
geleistet
Planabweichung
− 34 k €
Zeit-Effizienz
0,74
derselbe Wert 96 k € Fertigstellungswert
Kosten-Sicht Ist ↔ Wert
Istkosten
angefallen
Fertigstellungswert
geleistet
Kostenabweichung
− 8 k €
Kosten-Effizienz
0,92
Ein Wert, zwei Diagnosen: derselbe Fertigstellungswert sagt Termin und Kosten in einem Stichtag.
Reifegrad: vom Ad-hoc-Projekt zur tagesaktuellen Steuerung
Welcher Level beschreibt Ihre Lieferung heute am ehrlichsten? Sechs Stufen von ad hoc bis vollständig automatisiert.
Level 0: ungeplant
Projekte werden ad hoc geführt. Kein Plan, kein Soll, keine Auswertung. Der Erfolg hängt am einzelnen Projektleiter.
Level 1: manuell
Projekte werden in Excel oder MS Project geplant, Stunden separat in einem anderen Tool erfasst. Auswertungen sind aufwendig.
Level 2: strukturiert
Phasen, Meilensteine und Aufgaben sind systematisch erfasst. Die Datenquellen sind aber noch nicht verbunden.
Level 3: assistiert
Plan, Ressourcen und Stunden liegen im selben System. Erste Soll-Ist-Auswertungen entstehen ohne Handarbeit.
Level 4: weitgehend automatisiert
Earned Value, Marge und Frühwarnung laufen automatisch. Auslastung und Forecast sind tagesaktuell.
Level 5: vollständig automatisiert
Nahezu vollständig automatisch, mit Hinweisen, automatischer Eskalation und integriertem Forecast bis zur Liquidität.
Projektabwicklung klassisch und mit teamspace
| Funktion | Klassisch: PM-Tool und Excel | teamspace |
|---|---|---|
| Datenmodell | Plan in MS Project, Zeiten separat, Rechnung im dritten System | Plan, Stunden, Aufwand und Rechnung in einem Modell |
| Soll-Ist | Manuell zusammengebaut, oft wochenalt | Tagesaktuell und automatisch aus den Buchungen |
| Frühwarnung | Eskalation entsteht spät, oft erst durch die Kundenbeschwerde | Termin- und Kostenabweichung plus Auslastung, mit Ampel an selbst gesetzten Schwellen |
| Ressourcenplanung | Nebenher in Excel, ohne Bezug zum Projektplan | Direkt am Aufgabenmodell, mit Prüfung auf freie Kapazität |
| Übergabe in die Abrechnung | Stundenliste exportieren, von Hand ins Rechnungssystem | Rechnungsvorschlag aus den Projektdaten, prüfen und versenden |
„Wir arbeiten hauptsächlich mit der Budgetspalte."
Die Module, die im Prozess zusammenspielen
Die Projektabwicklung spannt mehrere Module auf. Jede Karte führt zur Funktionsseite.
Projektmanagement
Planung, Struktur, Aufgaben, Meilensteine und Boards. Der zentrale Steuerungsraum.
Mehr erfahrenProjektcontrolling
Soll-Ist-Vergleich, Deckungsbeitrag, Warnstufen und Eskalationen.
Mehr erfahrenEarned Value Analyse
Planwert, Fertigstellungswert und Istkosten werden zu Abweichung und Effizienz.
Mehr erfahrenKapazitätsplanung
Mitarbeiter über alle Projekte einplanen, mit Auslastung und Konfliktanzeige.
Mehr erfahrenMultiprojektmanagement
Portfolio-Sicht über alle Projekte, mit Status, Fortschritt und globalen Meilensteinen.
Mehr erfahrenProjektzeiterfassung
Stunden auf Projekt und Arbeitspaket, mit direkter Übergabe an Abrechnung und Reporting.
Mehr erfahrenWas Reife heißt
Reife heißt: Plan, Stunden und Marge in einem Modell
Reife in der Projektabwicklung zeigt sich nicht am eingesetzten Werkzeug, sondern an der Verbindung. Ein Projekttool ohne Zeiterfassung bleibt auf einer mittleren Stufe stehen. Liegen Plan, Stunden, Ressourcen und Marge dagegen in einem gemeinsamen Modell, rechnet das System Soll-Ist, Auslastung und Forecast von selbst.
Der Unterschied ist im Alltag spürbar. Eine Stunde, die heute auf ein Arbeitspaket gebucht wird, ist morgen Teil der Auslastung und übermorgen Teil des Rechnungsvorschlags. Ein Datensatz, mehrere Sichten, ohne Export und ohne doppelte Erfassung. Wer hier steht, steuert nach Wirkung statt nach Aktivität.
- Werden alle Projekte vollständig geführt, nicht nur die, an die jemand gerade denkt?
- Sind Plan und Aufwand jederzeit aktuell, statt wochenalt?
- Laufen Frühwarnung und Forecast automatisch, oder prüft alles ein Mensch von Hand?
Häufige Fragen zur Projektabwicklung
Wir arbeiten mit Festpreisprojekten. Welche Kennzahlen helfen uns?
Bei Festpreisen ist die Projektmarge entscheidend. Sie zeigt sofort, ob der vereinbarte Preis die tatsächlichen Aufwände deckt. Ergänzend hilft die Earned Value Analyse, weil sie Termin- und Kostenabweichungen sichtbar macht, bevor die Marge zerbröselt.
Wie sinnvoll ist Earned Value bei kleinen Projekten?
Earned Value lohnt sich ab einer Größe, bei der mehrere Arbeitspakete oder Sprints parallel laufen und mehrere Beteiligte mitarbeiten. Bei einem einwöchigen Ticket ist die Methode überdimensioniert; dort reichen Soll-Ist und Marge.
Was unterscheidet Projektcontrolling von Projektmanagement?
Das Projektmanagement plant und führt das Projekt operativ. Das Projektcontrolling steuert es wirtschaftlich, also Marge, Aufwand, Budget und Frühwarnung. Beide arbeiten auf denselben Daten, stellen aber unterschiedliche Fragen.
Wie greift der Projektabwicklungsprozess in Abrechnung und Mitarbeiterprozess?
Gewonnene Vertriebschancen erzeugen Projekte, gebuchte Stunden gehen in den Rechnungsvorschlag und in die Auslastungsberechnung, freigegebene Stunden landen in der Lohnvorbereitung. Ein Datensatz, mehrere Sichten.
Können wir agile und klassische Projekte parallel führen?
Ja. Ein Arbeitspaket lässt sich auf ein Kanban- oder Scrum-Board übertragen und dort agil bearbeiten, während klassische Projekte über Projektstrukturplan, Meilensteine und Gantt-Sicht laufen. Die Wahl trifft das Projekt, das Datenmodell bleibt einheitlich.
Weitere Prozesse
Projektabwicklung ist nur einer von sieben Kernprozessen. Hier die anderen sechs:
Vertriebsprozess
Wie gewinnen wir kontinuierlich die richtigen Aufträge?
Abrechnungsprozess
Wie verwandeln wir Leistung schnell und vollständig in Umsatz?
Kostensteuerungsprozess
Wie behalten wir Kosten und Liquidität jederzeit im Griff?
Kundenbetreuungsprozess
Wie betreuen wir Kunden schnell, kompetent und wertorientiert?
Mitarbeiterprozess
Wie steuern wir Kapazität, Kompetenz und Motivation optimal?
Unternehmenssteuerung
Wie führen wir das Unternehmen auf Basis aktueller Daten?
Wie reif ist Ihre Projektabwicklung heute?
Im 15- bis 30-minütigen Erstgespräch ordnen wir Ihre Lieferung einem Reifegrad zu und zeigen den nächsten realistischen Schritt.