Stundenzettel Vorlage für Excel und PDF, kostenlos

Im Kern ist der Stundenzettel eine Tabelle mit einer Zeile je Arbeitstag: wann die Arbeit begann und endete, wie lange die Pause dauerte und wie viele Stunden das ergibt. Er heißt auch Stundennachweis, Arbeitszeitnachweis oder Zeiterfassungsbogen. Aus den Tageszeilen ergeben sich am Ende die Summe und der Saldo gegenüber der vereinbarten Arbeitszeit.

Geht es nicht um die Arbeitszeit, sondern darum, was für einen Kunden erledigt wurde, ist ein Tätigkeitsnachweis das passende Papier.

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Mindestens gehören dazu Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.

Das Arbeitszeitgesetz verlangt außerdem seit Langem, Arbeitszeit über acht Stunden pro Werktag aufzuzeichnen (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz bisher nicht vor: Papier, Excel und Software sind zulässig, solange die Zeiten vollständig und verlässlich festgehalten werden.

Für Minijobs und für die Branchen aus § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, etwa Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung oder Spedition, gilt § 17 Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeit aufgezeichnet sein.

Der Stundenzettel aus dieser Vorlage enthält genau diese Angaben. Wichtig ist, ihn zeitnah zu führen und nicht am Monatsende aus dem Gedächtnis.

Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und nach § 16 Abs. 2 ArbZG bewahren Sie mindestens zwei Jahre auf. Dienen die Stundenzettel zugleich als Grundlage für Lohn oder Rechnung, können steuerliche Aufbewahrungsfristen hinzukommen. Das klärt im Zweifel Ihre Steuerberatung.

Ein Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes sieht vor, die Arbeitszeit künftig elektronisch und am Tag der Arbeit aufzuzeichnen, mit nach Betriebsgröße gestaffelten Übergangsfristen und Ausnahmen für Kleinbetriebe. Beschlossen ist das noch nicht (Stand Oktober 2026). Bis dahin bleibt ein sorgfältig geführter Stundenzettel zulässig.

Den aktuellen Stand fasst unsere Seite zur Zeiterfassungspflicht zusammen.

Das Gesetz verlangt keine Unterschrift. Üblich ist sie trotzdem, weil beide Seiten damit bestätigen, dass die Zeiten stimmen. Gerade wenn aus den Stunden Lohn oder eine Rechnung entsteht, erspart das spätere Diskussionen.