Eine HR-Software führt Vertragsdaten, Konten und Personalakte am Mitarbeiter zusammen. In teamspace leben Arbeitszeit, Stundensatz, Urlaub und Bonus auf einem Zeitstrahl; Krankmeldungen liegen mit Bescheinigung an der digitalen Personalakte. Die FiBu geht an DATEV, die Lohnabrechnung bleibt im externen Lohnsystem.
Anbieter
HR-Abteilungen im Mittelstand stehen vor derselben Herausforderung: zu viele Insellösungen, manuelle Prozesse und fehlende Transparenz. teamspace bündelt die zentralen Personalprozesse in einem integrierten System – von der Urlaubsplanung über Personal- und Gehaltsdaten bis zu HR-Kennzahlen und Auswertungen. Excel-Listen, E-Mails und Einzellösungen kosten Zeit, erzeugen Fehler und bremsen Wachstum; ein integriertes System schafft Klarheit, automatisiert wiederkehrende Abläufe und hält die Personaldaten an einer Stelle zusammen.
Personalakte und Konten
Eine moderne HR-Software führt Vertragsdaten, Stundensatz, Urlaubsanspruch und Bonus zeitversioniert pro Mitarbeitendem. Wer eine Tatsache ändert, rechnet Zeiterfassung, Projektkosten und Lohnübergabe automatisch mit. Alle Module teilen sich denselben Mitarbeitenden.
Zur digitalen PersonalakteVolker Vorstand
Nr 042 · Personalreferat · seit 2019
Wochenzeit
40h00
ab 2026-09
Stundensatz
115 €
ab 2025-01
Urlaub
28,5 Tage
ab 2024
Zeitleiste
Drei Aspekte am Mitarbeiter
Was teamspace im HR-Bereich auszeichnet: nicht ein digitaler Aktenschrank, sondern die zeitversionierte Wirklichkeit pro Mitarbeitendem und die saubere Trennung, wer was davon sieht.
Personalakte
Stammdaten aus dem CRM-Kontakt, Aktivitäten, HR-Daten auf dem Zeitstrahl, geschützte Dateien, Mitarbeiter-Gespräche und ein Forum-Reiter, sechs Tabs an einer Person.
Konten
Arbeitszeit, Stundensatz, Urlaubsanspruch und Gehalt sind keine heutigen Werte, sondern Folgen von Zeiträumen. Rückwirkende Änderung rechnet alles Abhängige neu.
Sicht
Wer Urlaub freigibt, wer Krankmeldungen sieht, wer geschützte Dokumente öffnet, regeln Benutzergruppen. Datei-Verzeichnisse pro Mitarbeitendem sind zugriffsgeschützt; nur die berechtigte Gruppe sieht sie.
Eine Monatsschwelle sagt, ab wann Mehrarbeit als Überstunden zählt. Eine Monats-Obergrenze schneidet ab. Eine absolute Obergrenze deckelt das Konto, damit es nicht ins Endlose wächst. Pro Mitarbeiter ist die Basis konfiguriert: Anwesenheit, Projektzeit oder Vertrauensarbeit.
Überstundenkonto · K. Schreiner
Stand 30. MaiKonto
+18,5 h
Beim Auswählen eines Datumsbereichs zeigt das System sofort den verbleibenden Resturlaub. Vorgesetzte geben mit grünem Haken frei oder lehnen mit rotem Kreuz ab. Wer wen genehmigt, regelt die Benutzergruppe. Eine Urlaubs-Kategorie kann „bei Krankheit zurückgeben“ schalten. Dann schreibt das System Tage zurück, wenn jemand im Urlaub krank wird.
Urlaubsplaner · KW 24
K. SchreinerMitarbeitende melden sich im System krank, wenn die Berechtigung das vorsieht, und laden die ärztliche Bescheinigung als PDF hoch. Im Vorgang wird festgehalten, ob eine AU vorliegt; die Krankheitshistorie pro Mitarbeitendem ist in der Personalakte abrufbar. Mitarbeiter-Gespräche und Schulungen funktionieren nach demselben Muster: Notiz mit Einschätzung, Zertifikat als Anhang, chronologisch.
Krankmeldung · Vorgang
KM-2026-11822.05 → 26.05
3 Arbeitstage · Vertretung J. Linke
Ärztliche Bescheinigung
214 KB
Stammdaten, Konten und Nachweise hängen am selben Mitarbeitenden, statt verteilt in Excel und Aktenschrank.
Highlight 1
Stammdaten, Verträge, Urlaub, Krankheit und Gespräche hängen am selben Mitarbeitenden, chronologisch, mit Anhang, nicht über Postfach, Aktenschrank und Tabelle verteilt.
Highlight 2
Stunden-, Überstunden-, Erholungs- und Belohnungskonto führen sich aus der erfassten Zeit. Jede Schwelle nachvollziehbar, jeder Stand mit Beleg.
Highlight 3
Befristungen, Probezeiten und Verfallsdaten melden sich rechtzeitig. Die Mitarbeiter-Abrechnung übergibt termingerecht an DATEV, ohne dass jemand den Kalender im Kopf behält.
Konten am Mitarbeiter
Zeit, Mehrarbeit, Erholung und Belohnung als getrennte Konten. Jeder Stand mit Beleg, jede Schwelle nachvollziehbar.
Stundenkonto
Stand heute, Differenz im laufenden Monat
Überstundenkonto
Monatsschwelle 8 · Max-Monat 25 · Max-absolut 80
Erholungs-Urlaub
Übertrag aus Vorjahr 3 · Verfall 31-03
Belohnungs-Urlaub
Bonus-Tage für 2025 manuell gewährt
Warnsysteme
Neben dem reinen Konto-Stand melden drei Systeme früh, wenn etwas aus dem Rahmen läuft: die Stundenampel, die Auslastung und die Zielerreichung. Jedes lässt sich pro Mitarbeitendem eigen einstellen.
Überstundenampel
Mitarbeitende und Vorgesetzte sehen den aktuellen Stundenstand auf einen Blick. So bleibt im Blick, dass die Gleitzeit nicht übermäßig ausgenutzt wird.
Auslastung & Einplanung
Über frei definierbare Zeitfenster prüft das System die Auslastung – etwa, ob jemand die nächsten drei Wochen verplant ist oder die letzten zwei Wochen gut ausgelastet war.
Zielerreichung
Pro Mitarbeitendem lässt sich ein Ziel für die verrechenbare Zeit hinterlegen, geprüft monetär oder in Zeit über die Leistungszeit.
Im Überblick
In wenigen Minuten gezeigt, wie Personalakte, Konten und Berechtigungen im Personalbereich zusammenspielen.
Stammdaten, Konten und Nachweise an einer Detailansicht statt in verteilten Listen.
Stunden-, Überstunden- und Urlaubskonto führen sich aus den erfassten Zeiten.
Wer Urlaub freigibt und geschützte Dateien öffnet, regelt die Benutzergruppe.
Zielgruppen
Dienstleister, die Personal führen statt nur verwalten, branchenübergreifend.
Zertifikate mit Ablaufdatum und Schulungsnachweise an der Personalakte, abrufbar für die berechtigte Gruppe.
BranchenseiteSkills für die Projektbesetzung und Reisetage am Mitarbeitenden, nicht verstreut in HR-Tabellen.
BranchenseiteStammdaten, Konten für Urlaub und Überstunden und Zertifikate am selben Mitarbeitenden, abrufbar für die berechtigte Gruppe.
BranchenseiteQualifikationsnachweise, Zertifikate mit Ablaufdatum und Reisezeiten zwischen Baustellen an der Personalakte hinterlegt.
BranchenseiteFeste und freie Mitarbeitende, flexible Modelle, Überstunden in Spitzenzeiten. Jede Stunde sauber kontiert.
BranchenseiteSkills und Zertifizierungen je Berater am Profil. Sie bleiben an der Person und werden für die Kapazitätsplanung sichtbar.
BranchenseitePraxisbeispiel
Hypothetisches Praxisbeispiel zur Veranschaulichung. Konkrete Werte hängen von Ausgangslage, Branche und Umsetzung ab und werden nicht garantiert.
Ausgangssituation
Eine Beratung mit 50 Mitarbeitenden führt Urlaube in einer Excel-Liste, Krankmeldungen kommen telefonisch ins HR-Postfach, Personalakten liegen im Aktenschrank, Personio steht parallel für die Bewerber-Pipeline. Beim Monatsabschluss baut HR aus drei Quellen die Übergabe an den Steuerberater zusammen.
Mit teamspace
Die Beratung zieht Stamm- und Vertragsdaten in eine Detailansicht pro Mitarbeitendem. Urlaubsanträge laufen per Self-Service, Krankmeldungen mit PDF-Anhang an der Personalakte, Überstundenkonten rechnen aus der Anwesenheitszeit. Am Monatsende stehen Verpflegungspauschalen und Auszahlungen in der Mitarbeiter-Abrechnung; der Steuerberater bekommt die Finanzbuchhaltung über die zertifizierte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online.
−1 Tag
HR-Monatsabschluss, statt aus drei Quellen zusammenzusuchen
1
Digitale Personalakte statt drei Listen und Aktenschrank
termingerecht
Vertrags- und Befristungsfristen automatisch erinnert
Hypothetisches Praxisbeispiel zur Veranschaulichung. Konkrete Werte hängen von Ausgangslage und Umsetzung ab.
Weitere Module
HR liegt im Zusammenspiel mit Zeit, Projekt und Rechnung. Hier die Nachbarn, mit denen die Personaldaten täglich rechnen.
„Unsere Mitarbeiter schätzen die Simplizität des Systems."
Funktionsumfang
Drei natürliche Bereiche: die Personalakte am Mitarbeitenden, die Konten und Zeit-Logik, die Sicht und die Brücken nach außen.
Vergleich
Wer von Excel-Liste, Standalone-HR-Tool, separatem Lohn-Programm und Aktenschrank kommt, kennt die Diskrepanz zwischen den vier Quellen. teamspace zieht das auf eine digitale Personalakte zusammen und bleibt ehrlich, was es nicht selbst macht.
Funktion
Excel + Standalone-HR + Lohn-Tool + Aktenschrank
teamspace
Die Grundfunktionen liegen in der light-Edition. HR+ in der office-Edition ergänzt die Mitarbeiter-Abrechnung, die Kapazitätsplanung kommt mit enterprise. Jede höhere Edition enthält die kleinere.
| Funktion | light | office | enterprise |
|---|---|---|---|
| Grundfunktionen (light) | |||
| Personalakte und Stammdaten | ✓ | ✓ | ✓ |
| Vertragsdaten auf dem Zeitstrahl | ✓ | ✓ | ✓ |
| Urlaubskonto im Self-Service | ✓ | ✓ | ✓ |
| Überstundenkonto mit Schwellen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Krankmeldung mit Bescheinigung | ✓ | ✓ | ✓ |
| Mitarbeiter-Gespräche und Schulungen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Abrechnung (HR+, ab office) | |||
| Mitarbeiter-Abrechnung | — | ✓ | ✓ |
| Verpflegungspauschalen | — | ✓ | ✓ |
| Provisions-Konfiguration | — | ✓ | ✓ |
| Überstunden-Auszahlung | — | ✓ | ✓ |
| Steuerung (ab enterprise) | |||
| Kapazitätsplanung nach Skill | — | — | ✓ |
Vorteile
Erstgespräch
Eine halbe Stunde reicht, um Vertragsdaten, Konten-Regeln, Berechtigungen und die DATEV-Übergabe durchzusprechen. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob teamspace zu Ihrer HR passt.
Zusammenspiel
Aus der HR-Funktion kommen Wochensoll-Zeit, Feiertagskalender, Stundensatz und Urlaubsanspruch. Die Zeiterfassung schreibt die Anwesenheits- und Projektzeit auf dieselbe Person. Aus beidem entsteht das Stundenkonto, der Tätigkeitsnachweis und, über den versionierten Stundensatz, die interne Projektkosten-Rechnung. Es gibt keinen Schnittstellen-Vertrag zwischen den beiden, weil sie sich denselben Mitarbeiter teilen.
Praktisch bedeutet das: Wer im HR einen Stundensatz rückwirkend ändert, bekommt eine neu berechnete Marge auf alten Projekten. Wer eine Wochenarbeitszeit anpasst, sieht den Effekt im Zeitkonto-Ampelsystem. Wer eine Vertragsart auf Vertrauensarbeit setzt, schaltet das Überstundenkonto für diese Person ab.
Skills
Pro Mitarbeitendem lassen sich Kompetenzen pflegen, in den Kategorien Fach-, Sprach- und Sozialkompetenz, mit Bewertung. Diese Skills bleiben am Personal-Profil, werden aber sichtbar, wenn das Projektmanagement nach Skill plant: wer ist verfügbar, wer hat die nötige Qualifikation, wer liegt im richtigen Auslastungs-Fenster für die Kapazitätsplanung.
Es gibt kein eigenes Recruiting-Modul, keine Bewerber-Pipeline und keine Stellenbörsen-Anbindung. Wer Bewerbungen führen will, nutzt das CRM dafür; wer Kompetenz-Reportings für die gesamte Belegschaft braucht, baut sie über die REST-API.
Aufbauorganisation
Die eigene Aufbauorganisation lässt sich als Baum führen: Tochterunternehmen, Abteilungen, Standorte als untergeordnete Organisationen mit eigenen Stammdaten oder vererbter Adresse. Wer mehrere Mandanten betreut, sieht im selben Baum auch die Strukturen der Kunden-Organisationen. Kontakte und Aktivitäten erscheinen am richtigen Knoten.
Praktisch dient das Organigramm zwei Zwecken: die eigene Hierarchie für Genehmigungs-Wege, die Kunden-Hierarchie für die Aktivitäts-Sicht in der Kundenbetreuung.
Plattform
FiBu-Brücke
teamspace hat eine zertifizierte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online für die Finanzbuchhaltung. Rechnungen, Belege und Kontierungen gehen dort hinüber. Eine eigene DATEV-Lohn-Schnittstelle, etwa LODAS, gibt es nicht. teamspace führt auch keine eigene Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das ist die ehrliche Klärung, die jeder GF beim Auswahl-Gespräch sofort hören sollte.
Was die HR-Funktion stattdessen bereitstellt: die vorbereitenden Daten. Überstunden-Auszahlungen, Krankheitstage, Verpflegungspauschalen und Provisionen wandern als Posten in die Mitarbeiter-Abrechnung (HR+, office) und werden dort zur Auszahlung freigegeben. Lohn-Steuer, SV-Beiträge und die eigentliche Abrechnung passieren im externen Lohnsystem oder beim Steuerberater. teamspace bereitet die Daten vor, die eigentliche Abrechnung bleibt im Lohnsystem.
Arbeitszeit-Aufzeichnung
Anwesenheits- und Projektzeiten lassen sich pro Mitarbeitendem aufzeichnen, mit Pausenregeln, Tagesgrenze, Korrektur-Workflow und Festschreibung. Damit unterstützt teamspace eine Zeiterfassung im Sinne des EuGH-Urteils C-55/18 zur Arbeitszeit-Aufzeichnung.
Ob die Konfiguration für ein konkretes Unternehmen vollständig den Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes entspricht, hängt von der betrieblichen Umsetzung ab: von den hinterlegten Pausenregeln, vom Genehmigungsverfahren, von der Aufbewahrungspraxis. Das prüfen wir im Erstgespräch zusammen mit Ihrer HR und gegebenenfalls Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Mitarbeiter-Abrechnung
In der Konfiguration liegen Vorlagen mit länderspezifischen Sätzen für die Verpflegungspauschale. Mitarbeitende setzen beim Erfassen einer Reise eine Pauschale aus der Vorlage; das System rechnet die korrekte Höhe, je nach Reisedauer und Zielland. Die Pauschale läuft als Posten in die Mitarbeiter-Abrechnung und wird im selben Prozess geprüft, genehmigt und zur Auszahlung freigegeben.
Diese Funktion ist Teil von HR+ (office). Wer noch Reisekosten dazu führt, findet die Hauptmenge dort im Faktura-Bereich. Verpflegungspauschalen sind das HR-eigene Stück, weil sie Mitarbeitenden zugeordnet werden und in die Auszahlung gehen, nicht in die Kundenrechnung.
Erstgespräch
DATEV-Brücke, Vertragsmodelle und Arbeitszeit-Aufzeichnung: drei Themen, die wir gemeinsam klären.
Sicht
Berechtigungen sitzen in teamspace nicht an einzelnen Personen, sondern an Benutzergruppen. Wer Urlaub freigibt, wer Krankmeldungen sieht, wer geschützte Schutzdokumente öffnet, regelt die Gruppe. Wer Mitglied einer Gruppe ist, bekommt deren Rechte; wer ausscheidet, verliert sie automatisch.
Datei-Verzeichnisse pro Mitarbeitendem lassen sich zusätzlich zugriffsgeschützt führen. Mitarbeitende sehen ihre eigenen Konten, ihre eigenen Stammdaten und ihre eigene Personalakte. Vorgesetzte und HR sehen das, was die jeweilige Gruppe erlaubt. Was niemand öffnen darf, taucht in der Ansicht erst gar nicht auf.
Migration
Stammdaten lassen sich über Excel-Import an den CRM-Kontakt holen. Das ist die schnellste Brücke aus Excel-Listen, Outlook-Exporten und den meisten HR-Tools. Vertragsdaten, Konten-Anfangsstände und die Berechtigungs-Gruppen setzt das Customer-Success-Team aus Darmstadt im Einführungs-Workshop gemeinsam mit Ihrer HR.
Einen dedizierten Connector zu Personio, sage HR oder hr-works gibt es nicht. Der Import läuft über Excel-Exporte aus diesen Tools und Standard-Werkzeuge. Wie lange das in der Praxis dauert, hängt davon ab, wie sauber die Vor-Daten vorliegen; das klären wir vor der Einführung, mit einer konkreten Schätzung statt einer pauschalen Wochenzahl.
Verwandte Module
Wer die HR-Funktion einführt, berührt fast immer auch die Zeit, das Projekt und die Rechnung. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Anwesenheit und Projektzeit am selben Mitarbeitenden. Aus den Buchungen rechnen Stundenkonto und Überstundenkonto.
Skills und Vertragszeiten aus dem HR fließen in die Kapazitätsplanung. Der versionierte Stundensatz rechnet in jeder Phase die interne Kostenstellung.
Aus freigegebenen Projektzeiten wird die Honorarrechnung, mit dem zum Buchungstag gültigen Stundensatz aus dem HR-Zeitstrahl.
HR-Begriffe
Was die Funktions-Sprache meint, wenn sie auf Vertragsdaten, Konten und Schwellen zeigt.
Was eine HR-Software ist
Eine HR-Software bündelt Personaldaten, Vertragszeiten, Konten und Personalakte an einer Stelle, aus der andere Module rechnen: die Zeiterfassung holt die Wochensoll-Zeit, die Projektkostenrechnung holt den Stundensatz, die Lohnübergabe holt Bonus, Provision und Verpflegungspauschale. Wer die Personalakte einmal pflegt, ändert die Wirklichkeit für alle nachgelagerten Vorgänge.
teamspace löst das nicht über ein eigenes Personalakten-Modul, sondern über eine zusammengesetzte Detailansicht pro Mitarbeitendem. Stammdaten kommen aus dem CRM-Kontakt, Aktivitäten aus den verknüpften Vorgängen, HR-Daten aus dem zeitversionierten Zeitstrahl, Dateien aus geschützten Verzeichnissen. Sechs Reiter, vier Konten, eine Wahrheit pro Person.
Erstgespräch
30 Minuten für Vertragsmodelle, Konten-Regeln, Berechtigungen und die FiBu-Übergabe. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, kein Verkaufsdruck.
