HR-Software und Personalverwaltung für Dienstleister

Im Alltag meinen beide Wörter meist dasselbe. Genau genommen ist die Personalverwaltungssoftware der Teil einer HR-Software (Human-Resources-Software, auch HRM-Software genannt), der Akte, Verträge, Urlaub, Krankmeldungen und Konten führt, eine HR-Software kann auch Recruiting, Entwicklung oder Lohnabrechnung umfassen. teamspace deckt die Personalverwaltung ab, dazu Recruiting über Bewerber-Boards, und bereitet die Lohnabrechnung vor.

Nein. teamspace bereitet die Lohnabrechnung vor: Zeiten, Überstunden und Zuschläge liegen am Monatsende gebündelt vor, Spesen, Pauschalen, Überstunden-Auszahlungen und Provisionen in der Mitarbeiterabrechnung. Die Abrechnung selbst macht Ihr Lohnbüro oder Ihre Steuerberatung, die Daten bekommt es als Excel.

Für die Lohnabrechnung gibt es keine Schnittstelle zu DATEV Lohn, die Daten gehen als Excel-Liste an Ihr Lohnbüro. Über DATEV läuft in der Edition enterprise die Finanzbuchhaltung: teamspace übergibt Ausgangs- und Eingangsrechnungen und Reisekosten als Buchungsstapel an Ihre Steuerberatung.

Ja, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Personalakte laufen in teamspace in einem System. Ihr Team bucht Arbeitszeit und Projektzeit im Browser, in der Web-App oder am Terminal, der Urlaub kommt als Antrag dazu, und das Arbeitszeitkonto rechnet Soll und Ist aus dem Vertrag selbst.

Ja. Wochenstunden und Arbeitstage stehen je Wochentag im Arbeitsvertrag, so ist Teilzeit ein Vertrag wie jeder andere. Je Person legen Sie fest, ob Anwesenheit, Projektzeit oder Vertrauensarbeitszeit die Grundlage ist. Bei Vertrauensarbeitszeit kann die Person ihre Zeiten weiter erfassen, ein Überstundenkonto führt teamspace dann nicht.

Ja, über Excel und in der Edition enterprise über die REST-API. Mitarbeiterlisten kommen per Excel-Import herein, jede Liste geht als Excel hinaus, etwa an das Lohnprogramm Ihres Lohnbüros. Für feste Verbindungen zu anderen Systemen gibt es die REST-API mit OpenAPI-Beschreibung.

Ja. Auf Wunsch prüfen zuerst die Projektbeteiligten einen Antrag, danach genehmigen die direkten Vorgesetzten oder eine Gruppe wie die Geschäftsführung. Der Genehmiger bekommt den Antrag als Benachrichtigung, und ist er selbst weg, entscheidet seine Vertretung mit seinen Rechten.

Resturlaub aus dem Vorjahr bleibt bis zu einem Stichtag erhalten, den Sie festlegen, etwa bis zum 1. April. Den Verfall können Sie für einzelne Personen abschalten. Vor dem Termin sieht Ihr Mitarbeiter beim Beantragen, wie viele Tage noch verfallen würden.

Mitarbeitende melden sich in der Web-App krank, oder Vorgesetzte und Berechtigte tragen die Meldung ein. Die Bescheinigung hängt als Scan oder als Link zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an der Meldung.

Die Mitarbeiterliste zeigt je Zeitraum, wie viele Stunden durch Krankheit ausgefallen sind, mit der Zahl der Meldungen und Bescheinigungen. Die Liste sehen nur Berechtigte, und sie geht wie jede Liste als Excel hinaus.

Ja. In ihrer Zeiterfassung im Browser oder in der Web-App sehen Mitarbeitende ihren Urlaubsstand mit Anspruch, genommenen Tagen und Rest, dazu ihr Überstundenkonto. Dort beantragen sie Urlaub, melden sich krank, reichen Reisekosten ein und sehen ihre eigene Abrechnung. Die Web-App ist teamspace im Browser, auf dem Handy installierbar, ohne App aus dem Store.

Das Arbeitszeitkonto zeigt mit einer Ampel, ob jemand im grünen Bereich liegt oder die Grenzen erreicht, die Sie festlegen. Bei einer Abteilung mit Mindestbesetzung erscheint der Hinweis schon beim Urlaubsantrag, und vor einem Verfallstermin sieht der Mitarbeiter seine offenen Tage.

Ja, mit Zuschlagsregeln und Gehaltsdaten je Zeitraum. Für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit legen Sie Zeitraum, Prozentsatz und eine Regel für zusammentreffende Zuschläge fest, teamspace rechnet die Zuschläge aus den gebuchten Zeiten. Grundgehalt, Bestandteile wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld und der interne Stundensatz gelten je Person ab einem Stichtag, so greift eine Tariferhöhung ab ihrem Monat. Die Lohnabrechnung selbst macht Ihr Lohnbüro, die Zuschläge bekommt es mit den übrigen Monatsdaten.

Ja, teamspace erfasst Arbeitszeit und Projektzeit getrennt, im Browser, in der Web-App oder am Terminal. Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit systematisch erfassen, Grundlage sind der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) und das Urteil des EuGH vom 14.05.2019 (C-55/18). Eine bestimmte Form ist bisher nicht vorgeschrieben, ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom Juni 2026 ist nicht beschlossen. Stand: November 2026, keine Rechtsberatung. Mehr auf der Seite zur Zeiterfassungspflicht.

Im Team regeln Rechte bis zum einzelnen Feld, wer Gehalt oder Krankmeldungen sieht. Gehostet wird in zwei Rechenzentren in Frankfurt am Main (ISO 27001), Vertragspartner ist die 5 POINT AG in Darmstadt mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Beides geht. teamspace läuft online im Browser, gehostet in zwei Rechenzentren in Frankfurt am Main, auf Wunsch auf einem eigenen Server, den wir für Sie betreiben, oder in Ihrem Haus. Die Varianten stehen auf der Preisseite.

teamspace ist in wenigen Wochen startklar, bei der B.B.S.M. waren es rund acht. Sie brauchen eine Liste Ihrer Mitarbeitenden mit Eintritt, Wochenstunden und Urlaubsanspruch, den Rest richtet Ihre feste Ansprechperson mit Ihnen ein.

Die Personalverwaltung kostet keinen Aufpreis, sie ist schon in der Edition office für 19 Euro je Nutzer und Monat enthalten, netto im Jahrestarif. Dazu gehören Personalakte, Urlaub und Krankheit, Arbeitszeit mit Überstunden und Teamkalender und HR+ mit Reisekosten, Provisionen und Personalentwicklung. Die Edition enterprise für 24 Euro bringt Kapazitätsplanung und DATEV dazu. Stand der Preise: Oktober 2026.

Zu den Grundfunktionen gehören Personalakte und Stammdaten, Urlaub und Krankheit, Arbeitszeit mit Überstunden, Teamkalender, Boards, Wiki, Dateien und die Buchung von Arbeitsplätzen. HR+ bringt Reisekosten, Provisionen und Personalentwicklung dazu und baut auf Funktionen der Edition office auf. Beides steckt ohne Aufpreis in office und enterprise.

Für kleine und mittlere Dienstleister passt eine Software, die Personal, Projekte und Abrechnung zusammen führt, ohne drei Programme nebeneinander. teamspace ist für den Mittelstand mit 10 bis 250 Mitarbeitenden gebaut und lohnt sich ab etwa fünf Nutzern. Größere Häuser arbeiten mit Abteilungen, Gruppenrechten und auf Wunsch einem eigenen Server.

Ja. Jede Person bekommt den Feiertagskalender ihres Bundeslandes, Vorlagen für alle deutschen Bundesländer liegen bereit. Abteilungen, Unterabteilungen und Tochtergesellschaften bilden Sie als Baum im Organigramm ab.

Ja. Freelancer und Subunternehmer laufen als externe Mitarbeitende mit, in Filtern und Auswertungen von der Stammbelegschaft getrennt. So stehen sie in Planung und Projekten, ohne die Zahlen des eigenen Teams zu verwischen.