Bestätigen Sie Ihrem Kunden schwarz auf weiß, was er bestellt hat: Leistungen, Preise, Termin und Zahlungsbedingungen. Was vom Angebot abweicht, bekommt einen eigenen Abschnitt, damit später niemand über das Kleingedruckte streitet.
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Kurz erklärt
Eine Auftragsbestätigung ist die schriftliche Antwort eines Anbieters auf eine Bestellung: Sie hält fest, welche Leistungen er zu welchen Preisen, Terminen und Bedingungen erbringt. Vorgeschrieben ist sie nicht. Sinnvoll ist sie vor Beginn der Arbeit, weil Missverständnisse über Umfang und Preis dann noch einfach zu klären sind.
Download
Die Word-Datei ist der Brief an den Kunden. Die Excel-Datei rechnet die Positionen, deren Summen Sie in den Brief übernehmen. Das PDF füllen Sie direkt am Bildschirm aus, wenn es schnell gehen muss.
Auftragsbestätigung (Word)
Brief mit Bezug, Positionen, Summen, Zahlungsbedingungen und einem eigenen Abschnitt für Abweichungen.
Word · 13 KB
Positionen und Summen (Excel)
Rechnet Netto je Position mit Rabatt, Umsatzsteuer getrennt nach 19 und 7 Prozent und den Gesamtbetrag. Mit Beispiel.
Excel · 15 KB · 3 Blätter
Auftragsbestätigung (PDF, ausfüllbar)
Briefform nach DIN 5008 mit sechs Positionen und Summenblock. Seite 2 zeigt ein ausgefülltes Beispiel.
PDF · 126 KB · 2 Seiten
Die Excel-Dateien funktionieren auch in LibreOffice, Apple Numbers und Google Tabellen (dort über Datei, Importieren). Die Word-Dateien öffnen auch LibreOffice und Google Docs. Die PDFs lassen sich im Browser oder in jedem PDF-Programm am Bildschirm ausfüllen. Kein Blattschutz, kein Passwort: Sie können alles an Ihr Unternehmen anpassen.
Grundwissen
Wann sie den Vertrag erst zustande bringt, warum Abweichungen heikel sind und was hineingehört.
Zuletzt aktualisiert:
Gebräuchlich sind auch Bestellbestätigung oder kurz AB. Sie steht zwischen Angebot und Rechnung: Das Angebot sagt, was Sie leisten würden, die Auftragsbestätigung, was der Kunde tatsächlich bestellt hat.
Gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht. Sie ist aber der beste Moment, um festzuhalten, worauf man sich geeinigt hat, bevor die Arbeit beginnt.
Ein Vertrag entsteht durch Angebot und Annahme. War Ihr Angebot verbindlich und hat der Kunde es angenommen, besteht der Vertrag bereits, und die Auftragsbestätigung hält ihn nur fest. War Ihr Angebot ausdrücklich unverbindlich, etwa „freibleibend“, gilt die Bestellung des Kunden in der Regel als das eigentliche Angebot. Dann ist erst Ihre Auftragsbestätigung die Annahme.
Wie ein klares Angebot aussieht, das die Bestätigung leicht macht, zeigt unsere Seite Angebote erstellen.
Weicht Ihre Bestätigung von der Bestellung ab, etwa beim Preis, beim Umfang oder beim Termin, gilt sie rechtlich als Ablehnung, verbunden mit einem neuen Angebot (§ 150 Abs. 2 BGB). Der Vertrag kommt dann erst zustande, wenn der Kunde die Änderung annimmt.
Nennen Sie Abweichungen deshalb ausdrücklich und an einer Stelle, und lassen Sie sich das Einverständnis kurz bestätigen. Änderungen, die irgendwo zwischen den Positionen versteckt sind, führen später oft zu Streit.
Eine feste Liste gibt das Gesetz nicht vor. Bewährt haben sich der Bezug auf Angebot und Bestellung mit Nummer und Datum, die bestätigten Leistungen mit Menge und Preis, Rabatte, die Umsatzsteuer, der Leistungszeitraum, die Zahlungsbedingungen und ein Ansprechpartner.
Als Geschäftsbrief braucht die Auftragsbestätigung außerdem die Pflichtangaben Ihrer Rechtsform, bei einer GmbH etwa Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer (§ 35a GmbHG). Dafür ist im Fuß der Vorlage Platz.
Steht das Zahlungsziel im angenommenen Angebot oder in einer Auftragsbestätigung, der der Kunde zugestimmt hat, ist es vereinbart. Dann kann der Kunde nach Ablauf auch ohne Mahnung in Verzug geraten (§ 286 Abs. 2 BGB). Ein Zahlungsziel, das erst auf der Rechnung auftaucht, reicht dafür in der Regel nicht. Mehr dazu bei der Zahlungserinnerung.
Die Positionen werden aus dem Angebot kopiert, obwohl der Kunde etwas anderes bestellt hat. Die Bestätigung kommt erst, wenn die Arbeit schon läuft. Oder der Leistungszeitraum fehlt, und später streitet man über Termine.
Ein häufiger Rechenfehler: Rabatt und Umsatzsteuer in der falschen Reihenfolge. Erst kommt der Rabatt auf den Nettopreis, dann die Steuer auf das Ergebnis. Die Excel-Vorlage rechnet es so.
Beispiel
Die Bauer KG bestellt am 22. Juni 2026 ein Kennzahlensystem für ihr Controlling, auf Grundlage des Angebots AN-2026-0119. Die Müller Consulting GmbH bestätigt zwei Tage später, mit einer Änderung: Der Workshop dauert auf Wunsch des Kunden zwei statt drei Tage. Sie steht im Brief im Abschnitt „Abweichungen“.
| Pos. | Leistung | Menge | Einheit | Einzelpreis | Rabatt | USt | Gesamt netto |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Workshop Ist-Analyse Controlling | 2 | Tage | 1.400,00 € | 19 % | 2.800,00 € | |
| 2 | Konzept Kennzahlensystem | 1 | pauschal | 3.400,00 € | 5 % | 19 % | 3.230,00 € |
| 3 | Präsentation Geschäftsführung | 1 | Tag | 1.400,00 € | 19 % | 1.400,00 € | |
| 4 | Begleitung der Einführung (Abruf) | 16 | Std. | 175,00 € | 19 % | 2.800,00 € | |
| 5 | Fachbuch Kennzahlen, Printausgabe | 3 | Stück | 39,90 € | 7 % | 119,70 € | |
| Umsatzsteuer 19 % auf 10.230,00 € | 1.943,70 € | ||||||
| Umsatzsteuer 7 % auf 119,70 € | 8,38 € | ||||||
| Gesamtbetrag (brutto) | 12.301,78 € |
Warum die Umsatzsteuer nicht pro Zeile gerechnet wird: Die Vorlage summiert erst die Nettobeträge je Steuersatz und rechnet die Steuer dann einmal. So passen Positionen und Gesamtbetrag ohne Rundungsdifferenz zusammen. Das Fachbuch läuft mit 7 Prozent, alles andere mit 19 Prozent.
In vier Schritten
Position für Position vergleichen: Hat der Kunde bestellt, was Sie angeboten haben? Jede Abweichung notieren, auch kleine.
Menge, Einzelpreis, Rabatt und USt-Satz eintragen. Die Tabelle rechnet Netto je Position, Umsatzsteuer je Satz und den Gesamtbetrag.
Bezug, Positionen, Summen, Leistungszeitraum und Zahlungsbedingungen in die Word- oder PDF-Vorlage übernehmen. Abweichungen kommen in den eigenen Abschnitt.
Am besten wenige Tage nach der Bestellung und vor dem Start. Gibt es Abweichungen, bitten Sie den Kunden um eine kurze Bestätigung, eine E-Mail genügt.
Ehrlich gesagt
Für ein paar Aufträge im Monat ist eine saubere Vorlage völlig in Ordnung. Aufwendig wird es, wenn dieselben Positionen dreimal getippt werden: im Angebot, in der Auftragsbestätigung und auf der Rechnung.
In teamspace wird aus dem Angebot mit einem Klick ein Auftrag, und aus dem Auftrag entsteht das Projekt. Positionen und Preise wandern mit, niemand tippt sie neu. Abgerechnet wird später nach Aufwand, zum Festpreis oder nach Zeitdauer, aus denselben Daten.
Angebot mit Positionen nach Stunden oder pauschal, Rabatt und optionalen Leistungen. Excel rechnet Summe und Umsatzsteuer.
ExcelPDFWord
Rechnung für Dienstleister mit allen Pflichtangaben: nach Stunden oder pauschal, mit Kleinunternehmer-Hinweis und Checkliste.
ExcelPDFWord
Kunden, Kontakte und Wiedervorlagen in Excel, mit ABC-Klassen, Aktivitäten und Auswertung. Dazu ein Kundenstammblatt als PDF.
ExcelPDF
Stunden, Tage, Pauschalen, Material und Kilometer mit Satz und Betrag, bestätigt vom Kunden. Dazu ein Arbeitsnachweis für Einsätze vor Ort.
ExcelPDF
Nächster Schritt
Wir zeigen Ihnen in 15 Minuten, wie in teamspace aus dem Angebot der Auftrag und daraus Projekt und Rechnung werden. Ob das zu Ihren Abläufen passt, sagen wir Ihnen offen.
