Eine CRM-Software führt Organisationen, Kontakte und Vorgänge an einer Stelle. In teamspace ordnen sich eingehende Mails dem Kontakt zu, Anrufer werden erkannt und aus jedem offenen Vorgang entsteht eine Wiedervorlage, ohne separate Erinnerungs-Liste.
Überblick
Organisationen, Kontakte und Vorgänge bauen aufeinander auf. Mails, Termine, Angebote, Tickets und Stunden werden automatisch am richtigen Platz gespeichert, einmal erfasst und überall wiedergefunden, ohne dass jemand etwas doppelt pflegt.
Angebote, Mails und Serienbriefe entstehen direkt aus den Stammdaten der Organisation, mit Adresse, Ansprechpartner und Layout, ohne neues Abtippen.
Vertriebs-Chancen, Vertriebs-Trichter, Key-Account-Management und Kampagnen sind integriert und greifen auf dieselben Daten zu, sodass sich der Vertrieb steuern lässt, ohne ein zweites System.
Digitale Kundenakte, Vorgang, Beziehung
Die digitale Kundenakte füllt sich automatisch: teamspace sammelt Vorgänge, Angebote, Tickets, Mails und Termine am Kontakt und stellt sie zusammen. Manuelle Einträge ergänzen sie jederzeit, doch der automatische Aufbau ist das Wertvolle daran. So arbeiten Vertrieb und Bestandskunden-Pflege auf denselben Stammdaten.
Digitale Kundenakte
Mails, Termine, Angebote, Tickets und Stunden landen automatisch in der digitalen Kundenakte; manuelle Einträge ergänzen sie. Wer neu in einem Mandat ist, liest sich in einer Viertelstunde ein.
Wiedervorlage
Vorgänge tragen ein Zieldatum. Liegt das Datum, erinnert teamspace den zuständigen Bearbeiter. Keine separate Erinnerungs-Liste, keine doppelte Pflege.
Kommunikation
Das Outlook-Add-in synchronisiert Kontakte und Termine. Eingehende Mails werden dem CRM-Kontakt zugeordnet. Telefonanlage und Microsoft Teams zeigen den Anrufer und den Key-Account-Manager beim Klingeln.
Lebenszyklus
Sechs Schritte aus dem CRM-Modul. Jeder Schritt ist ein Vorgang am Kontakt, alle Vorgänge hängen an derselben Organisation, ohne dass jemand etwas doppelt anlegt.
Eine Anfrage über Mail, Telefon oder Webformular landet als Vorgang am Kontakt. Quelle, Datum und Bearbeiter werden mit gespeichert. Wer den Vorgang öffnet, sieht die ganze digitale Kundenakte der Organisation.
Aus dem Kontakt entsteht die Organisation, aus der Organisation ein Baum mit Mutterorganisation und Tochter-Einträgen. Adresse vererbt sich an die Kontakte, jeder Kontakt bekommt seinen eigenen Steckbrief und seine eigene Aktivitäten-Sicht.
Der Vorgang wird zur Anfrage, zum Bedarf, zum Angebot. Bei Angebot lassen sich Wahrscheinlichkeit und Umsatz hinterlegen. Solange das Abschluss-Datum offen ist, hält teamspace die Wiedervorlage am Bearbeiter.
Aus dem Vorgang wird das Angebot in der Faktura. Adresse, Ansprechpartner, Zahlungsbedingungen und Layout kommen aus den Stammdaten der Organisation. Versand per Mail, Status zurück in die digitale Kundenakte.
Wird der Auftrag erteilt, entsteht das Projekt mit Budget, Team und Phasen. Der Übergang vom Vertrieb zur Lieferung läuft an derselben Organisation, nicht über eine Schnittstelle.
Nach Projektabschluss bleibt die Organisation in der digitalen Kundenakte aktiv. Key-Account-Manager und VIP-Manager sehen Folge-Vorgänge, Anschluss-Potenziale und Wartungsverträge. Cross-Selling wird sichtbar, weil alle Berührungen am selben Kontakt hängen.
Mail, Termin und Angebot landen am Kunden, nicht in einzelnen Postfächern.
Highlight 1
Mail, Anruf, Termin, Angebot und Vorgang landen an der Organisation. Wer übernimmt, sieht die ganze Historie.
Highlight 2
Scheidet ein Account-Owner aus, ist die Beziehung nicht weg. Der Vertreter sieht sofort, was ansteht.
Highlight 3
Angenommene Angebote werden zu Auftrag und Projekt. Kundendaten, Stunden und Rechnung bleiben verbunden.
Wer im CRM eine Berührung dokumentiert, schreibt sie an drei verbundene Stellen. Aus diesen drei Datenarten setzt sich alles zusammen: die digitale Kundenakte, die Wiedervorlagen, die Berichte. Jeder Vorgang läuft zur Wurzel.
In wenigen Minuten gesehen
Ein kurzer Eindruck aus der teamspace-Oberfläche: Kontakte und Organisationen pflegen, Vorgänge dokumentieren, die digitale Kundenakte als Zeitleiste lesen.
Mail, Termin und Angebot landen an der Organisation, chronologisch in der digitalen Kundenakte.
Aufträge, Rechnungen, Stunden und Tickets sind aus dem Kontakt erreichbar.
Aus offenen Vorgängen werden Wiedervorlagen, ohne separate Erinnerungslogik.
Anwendungsfälle
Sechs Schwerpunkte aus dem CRM-Modul, jeder auf einer eigenen Seite.
„Unsere Mitarbeiter schätzen die Simplizität des Systems."
„Sowohl im Support als auch in der Projektierung haben Mitarbeiter Einsicht in Aufträge und Rechnungen. Das war vorher nicht möglich."
Case Study
Hypothetisches Praxisbeispiel zur Veranschaulichung der Wirkungsweise. Konkrete Werte hängen von Ausgangslage, Branche und Umsetzung ab und werden nicht garantiert. Ein typisches Migrations-Szenario: 35 Berater, eine Excel-Kontaktliste, Outlook-Kategorien als Lead-Tracker.
Bestandskontakte lagen in drei parallelen Excel-Tabellen, gepflegt von wechselnden Office-Managern. Anrufe wurden in Outlook-Kategorien notiert, Wiedervorlagen liefen über persönliche Kalender. Bei Wechseln im Account-Team gingen Anschluss-Potenziale verloren, weil die Kommunikationshistorie an Personen klebte, nicht an Organisationen. Cross-Selling-Themen wurden im Quartalsmeeting per Hand zusammengesucht.
Alle Bestandskontakte werden in einer Migration auf teamspace gehoben, Mutterorganisations-Bäume bilden die Konzernstrukturen der Großmandanten ab. Mails und Telefonate werden automatisch zugeordnet. Aus jedem offenen Vorgang wird eine Wiedervorlage. Bei Auftragsgewinn entsteht das Projekt aus dem Angebot, ohne Datenübertragung. Die Kundenanalyse zeigt monatlich Deckungsbeitrag pro Kunde, die CRM-Analyse zeigt Vorgänge nach Typ und Bearbeiter.
+18 %
eingehaltene Wiedervorlagen, statt im Privatkalender verloren
1
digitale Kundenakte inkl. Tochtergesellschaften, statt drei Excel-Listen
+1
Anschluss-Vorgang pro Bestandskunde, sichtbar in der digitalen Kundenakte
Vertrieb, Kunde und Lieferant sind keine Tags, sondern drei eigene Stammdaten-Bereiche an derselben Organisation. Wer den Eintrag öffnet, sieht in einem Blick, in welchen Rollen er mit dem Haus steht, in welcher ABC-Klasse er ist und wer im Haus für ihn zuständig ist.
Heyer Plan AG
Berlin · 87 Mitarbeitende
VIP VIP-Manager J. Lange wirkt modulübergreifend, auch in der Anruferkennung
Erstgespräch
In 30 Minuten gehen wir Ihre Organisations-Struktur, Vorgangs-Logik und Anbindungen an Mail, Telefon und Teams durch. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, keine Verkaufsdemo.
Zielgruppen
Dienstleister, die Beziehungen über Jahre pflegen, quer durch die Branchen.
Leads, Angebote und Bestandskunden mit Vertrags- und Ticket-Historie in einer digitalen Kundenakte.
BranchenseiteMandanten über Jahre, mit Ansprechpartnern, Angeboten und Projekthistorie an einem Ort.
BranchenseiteKunden mit Verträgen, Wartungen und Geräten. Die digitale Kundenakte kennt den ganzen Verlauf.
BranchenseiteBauherren, Behörden und Partner je Projekt, mit Kontakt- und Vorgangshistorie.
BranchenseiteKunden, Etats und Ansprechpartner gebündelt, von der Anfrage bis zur Folgekampagne.
BranchenseitePipeline und Bestandskunden mit Angebots- und Projekthistorie, ohne separates CRM-Tool.
BranchenseiteDas Outlook-Add-in bringt Kontakte und Termine in beide Richtungen ins System. Eingehende Mails werden anhand der Adresse dem CRM-Kontakt zugeordnet; Teams-Meetings und Telefonate landen am selben Datensatz.
28.05 · CRM-Postfach
auto-zugeordnetRe: AN-2026-118
v.voigt@heyer-plan.de
Anruf
04:12 Min
+49 30 4567 1820
Teams
Strategie-Workshop
V. Voigt · Heyer Plan AG
drei Kanäle, ein Kontakt
Wer die digitale Kundenakte aufschlägt, sieht alle Vorgänge in zeitlicher Reihenfolge: die letzte Mail, das offene Angebot, der nächste Termin. teamspace sammelt Vorgänge, Angebote und Tickets automatisch am Kontakt und stellt sie zusammen; manuelle Einträge ergänzen die Kundenakte jederzeit, doch der automatische Aufbau ist das Wertvolle daran. Stammdaten der Organisation werden an die Kontakte vererbt, ohne dass jemand sie zweimal pflegt.
Heyer Plan AG
Nr 101 · Berlin · seit 2019
Vertrieb
240 k €
Potenzial
Kunde
3 Mandate
KAM V.V.
Lieferant
★★★★
NDA · AGB
Zeitleiste
Jeder Vorgang trägt ein Datum. Ist das Datum erreicht und der Vorgang nicht abgeschlossen, erinnert teamspace den zuständigen Bearbeiter. So entsteht aus der ganz normalen Vorgangs-Pflege ein verlässliches Nachhak-System.
Wiedervorlagen · KW 22
3 fälligaus offenen Vorgängen, ohne separate Erinnerungs-Liste
Funktionsumfang
Fünf Bereiche, die das CRM-Kern-Modul tragen. Pipeline, gewichteter Forecast und Vertriebsanalysen gehören zum separaten Vertriebsprozess-Modul und sind weiter unten gerahmt.
Vergleich
An welchen Stellen sich ein CRM mit digitaler Kundenakte und Vorgang von einer Kontakt-App unterscheidet.
Funktion
Standalone-CRM
teamspace
Kontakt, Vorgang und digitale Kundenakte hängen an derselben Organisation. Auswertungen und Anbindungen entstehen aus denselben Sätzen, nicht aus parallelen Listen.
Organisation, Kontakt, Vorgang
weich, hart, intern
Vertrieb, Kunde, Lieferant
5 POINT AG, eigenfinanziert
Vertretung
Eine Krankmeldung am Montag, ein Urlaub mitten in der Angebots-Phase, ein Jobwechsel im Vertrieb: Im Schwächemoment einer Account-Beziehung entscheidet sich, ob die digitale Kundenakte für alle sichtbar ist oder ob das Wissen an einer Person hing, die jetzt nicht greifbar ist.
Cross-Selling und Folge-Aufträge entstehen oft, wenn ein Vertreter eine Lücke füllt und dabei einen Anschluss-Punkt sieht, den der ursprüngliche Owner übersehen hat. Das setzt voraus, dass die digitale Kundenakte sichtbar ist, nicht in einem persönlichen Outlook-Ordner liegt.
Vertriebsprozess
Wer Vertrieb aktiv steuert, ergänzt das CRM um das Vertriebsprozess-Modul. Es sitzt eng am CRM-Datenmodell, ist aber eine eigene Stufe. Nicht jeder Mittelständler braucht diesen Steuerungs-Anspruch: die digitale Kundenakte und die ABC-Sicht tragen auch ohne Pipeline.
Die Edition ist enterprise. Wir erwähnen es hier, weil die Frage in den meisten Erstgesprächen auftaucht; aktiv verkaufen wir es nicht. Wer ein reines CRM mit digitaler Kundenakte, Wiedervorlage und Kommunikation sucht, bleibt in office. Wer Vertrieb in Phasen steuern will, sieht die Aufbau-Stufe sauber.
Berichte
Statt frei baubarer Dashboards bietet teamspace drei Standard-Sichten, die den Alltag der Vertriebsleitung abdecken.
Drei feste Standard-Sichten statt frei baubarer Dashboards. Wer mehr braucht, bekommt das über die REST-API in ein eigenes BI-Tool. Wer weniger braucht, bleibt bei den drei Standard-Sichten.
Kampagnen
Eine Kampagne bündelt Kontakte und Vorgangs-Typen an einem Ort. Mögliche Typen sind E-Mail, Serienbrief als PDF, Adressetiketten und CRM-Vorgang, sodass dieselbe Empfängerliste mehrere Kanäle bedient, ohne Daten zu duplizieren.
So entsteht aus den Bestandsdaten eine Kampagne, ohne separates Newsletter-Tool und ohne Adress-Export.
Was eine CRM-Software ausmacht
Eine CRM-Software verwaltet Organisationen, Kontakte und Vorgänge an einer Stelle. Der Begriff steht für Customer Relationship Management und meint mehr als eine Adressliste: das Ziel ist eine digitale Kundenakte pro Kunde, an der die Berührungen zwischen Haus und Kunde nachvollziehbar bleiben, auch wenn der Account-Owner wechselt.
Spürbar wird der Bedarf, sobald mehrere Personen denselben Bestand pflegen und Anschluss-Aufträge nicht mehr durch persönliche Erinnerung entstehen sollen. Bei wachsenden Dienstleistern kippt das meist zwischen 5 und 15 Mitarbeitenden, wenn Mails in Outlook-Kategorien liegen, Termine in privaten Kalendern und Wissen mit dem Vertriebler das Haus verlässt.
Wer den Sprung früh ansetzt, hat einen kleineren Migrationsaufwand. Wer ihn verschiebt, schleppt Datensilos in die neue Welt mit, deren Auflösung später teurer wird als der Wechsel selbst.
Migration
Mittelständische Dienstleister sind typischerweise nach zwei bis vier Wochen vollständig produktiv. Der Plan folgt einem bewährten Muster.
Wer Datenmigration aus Bestandssystemen braucht, bekommt das vom Customer Success Team der 5 POINT AG. Der Import-Pfad führt über Kontakte und generische Excel- oder CSV-Quellen; spezifische Konnektoren zu HubSpot, Salesforce oder Pipedrive bestehen nicht. Wer aus diesen Systemen kommt, exportiert dort in Excel und importiert hier; das geht in einem Lauf.
Sicherheit
CRM-Daten sind sensibel. Sie enthalten Geschäftsbeziehungen, Konditionen, interne Notizen, persönliche Kommunikation mit Kontakten. teamspace adressiert das auf mehreren Ebenen, ohne dass die Geschäftsführung sich um die Infrastruktur kümmern muss.
Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft nach deutschem Recht. Eingehende Mails an die CRM-Anwendung bleiben in der EU; bei aktivierter Microsoft-Teams-Integration fließen Daten in den Microsoft-Tenant des Kunden, was beim Erstgespräch transparent gemacht wird.
Glossar
Häufig verwechselte oder uneinheitlich verwendete Begriffe, präzise verortet im teamspace-Modell.
Erstgespräch
Eine halbe Stunde reicht, um Ihre Organisations-Struktur, Vorgangs-Logik und die Anbindungen an Mail, Telefon und Teams durchzusprechen. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, keine Verkaufsdemo.
