Das Projekt oben, darunter die Teilprojekte, ganz unten die Arbeitspakete mit Ergebnis, Verantwortlichen und Aufwand. In Excel vergibt die Vorlage die PSP-Codes selbst und rechnet Stunden und Kosten je Teilprojekt zusammen. Das PDF zeigt denselben Plan als Baum.
Kostenlos, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Stand Oktober 2026.
Kurz erklärt
Ein Projektstrukturplan (PSP) gliedert ein Projekt hierarchisch in Teilprojekte und Arbeitspakete, bis jede Aufgabe genau einmal benannt ist. Er beschreibt, was zu tun ist, aber nicht, wann. Die Projektleitung erstellt ihn zu Beginn, oft gemeinsam mit dem Team, als Grundlage für Zeitplan, Aufwand und Zuständigkeiten.
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Nehmen Sie die Excel-Fassung, wenn Sie Stunden und Kosten planen wollen. Das PDF passt für den Workshop: Baum ausdrucken, gemeinsam füllen, danach in die Liste übertragen.
Projektstrukturplan (Excel)
PSP-Code entsteht aus der Spalte der Ebene, Stunden und Kosten summieren sich je Teilprojekt. Mit Beispielblatt.
Excel · 27 KB · 3 Blätter
Projektstrukturplan als Baum und Liste (PDF, ausfüllbar)
Seite 1 der Baum mit fünf Teilprojekten, Seite 2 die Liste. Dahinter das ausgefüllte Beispiel.
PDF · 349 KB · 4 Seiten
Die Excel-Dateien funktionieren auch in LibreOffice, Apple Numbers und Google Tabellen (dort über Datei, Importieren). Die PDFs lassen sich im Browser oder in jedem PDF-Programm am Bildschirm ausfüllen. Kein Blattschutz, kein Passwort: Sie können alles an Ihr Unternehmen anpassen.
Von oben nach unten
In die erste Zeile, Spalte 1, kommt der Name des Projekts oder sein Ergebnis, etwa „Website-Relaunch Weber GmbH“.
Entscheiden Sie, wonach die zweite Ebene gegliedert wird: nach Phasen, nach Bestandteilen des Ergebnisses oder nach Fachbereichen. Mischformen sind erlaubt. Das Projektmanagement bekommt in jedem Fall einen eigenen Zweig.
Jedes Teilprojekt so weit aufteilen, bis eine Person die Verantwortung für ein Paket übernehmen kann und dessen Ergebnis sich prüfen lässt. Schreiben Sie die Bezeichnung in die Spalte der Ebene, der Code erscheint links.
Stunden und Sachkosten je Arbeitspaket eintragen, oben den Stundensatz. Dann von unten nach oben lesen: Fehlt etwas, steht etwas doppelt? Erst wenn die Struktur stimmt, kommen die Termine in den Projektplan.
Beispiel
Sarah Klein von der Agentur Müller Digital GmbH gliedert den Relaunch für die Weber GmbH nach Phasen und stellt das Projektmanagement als eigenen Zweig daneben. Bei 110 Euro Stundensatz und 1.800 Euro Sachkosten für Bildrechte und Hosting kommt sie auf 420 Stunden und 48.000 Euro. Grau hinterlegt ist, was die Datei rechnet.
| PSP-Code | Bezeichnung | Typ | Verantwortlich | Ergebnis / Liefergegenstand | Aufwand (Std) | Std. inkl. darunter | Kosten inkl. darunter |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Website-Relaunch Weber GmbH | Projekt | S. Klein | Neue Website live, alte Adressen weitergeleitet | 420 | 48.000 € | |
| 1.2 | Konzept | Teilprojekt | J. Neumann | Abgestimmtes Konzept | 68 | 7.480 € | |
| 1.2.1 | Analyse Website und Zugriffszahlen | Arbeitspaket | J. Neumann | Analyse mit Empfehlungen | 24 | 24 | 2.640 € |
| 1.2.2 | Sitemap und Seitentypen | Arbeitspaket | J. Neumann | Abgestimmte Sitemap | 16 | 16 | 1.760 € |
| 1.2.3 | Wireframes | Arbeitspaket | J. Neumann | Wireframes für sechs Seitentypen | 28 | 28 | 3.080 € |
| 1.2.4 | Konzept abgenommen | Meilenstein | A. Weber | Schriftliche Freigabe der Weber GmbH | |||
| 1.3 | Design | Teilprojekt | M. Yilmaz | Freigegebene Layouts | 92 | 11.320 € | |
| 1.3.1 | Designentwurf Startseite | Arbeitspaket | M. Yilmaz | Entwurf in zwei Varianten | 32 | 32 | 3.520 € |
| 1.3.2 | Designs der Unterseiten | Arbeitspaket | M. Yilmaz | Layouts aller Seitentypen, mobil und Desktop | 52 | 52 | 5.720 € |
| 1.3.3 | Bildauswahl und Lizenzen | Arbeitspaket | M. Yilmaz | Bildpaket mit Nutzungsrechten | 8 | 8 | 2.080 € |
Summen nicht doppelt zählen: Die Zeile eines Teilprojekts zeigt die Summe der Arbeitspakete darunter. Wer am Ende alle Zeilen addiert, zählt jede Stunde zweimal. Die Vorlage summiert deshalb nur die Werte, die Sie selbst eintragen.
Grundwissen
Der Projektstrukturplan ist das Inhaltsverzeichnis Ihres Projekts. Wenn er stimmt, werden Zeitplan, Budget und Zuständigkeiten deutlich einfacher.
Zuletzt aktualisiert:
Der Projektstrukturplan zerlegt ein Projekt von oben nach unten: das Projekt an der Spitze, darunter die Teilprojekte, ganz unten die Arbeitspakete, für die jeweils eine Person geradesteht. Termine stehen darin bewusst nicht, sie gehören in den Projektplan.
Im Englischen heißt er Work Breakdown Structure (WBS). Dargestellt wird er als Baum wie ein Organigramm oder als eingerückte Liste mit Codes.
Die zweite Ebene lässt sich unterschiedlich gliedern. Phasenorientiert folgen die Teilprojekte dem Ablauf, etwa Konzept, Design, Umsetzung und Test. Objektorientiert folgen sie den Bestandteilen des Ergebnisses, etwa Startseite, Shop und Schnittstellen. Funktionsorientiert folgen sie Fachbereichen oder Gewerken.
Das Projektmanagementhandbuch des Landes Berlin nennt außerdem die Gliederung nach Zielen oder Prozessen und hält Mischformen ausdrücklich für denkbar. Im Beispiel oben ist der Plan nach Phasen gegliedert, das Projektmanagement steht als eigener Zweig daneben.
Das Arbeitspaket ist die unterste Ebene des PSP. Es braucht eine eindeutige Bezeichnung, einen Code, eine Beschreibung der Aufgabe und ein erwartetes Ergebnis. Später kommen eine verantwortliche Person, Start und Ende, Vorgänger und Nachfolger sowie der geschätzte Aufwand dazu.
Eine brauchbare Faustregel: Ein Arbeitspaket ist klein genug, wenn eine Person dafür geradestehen kann und am Ende klar ist, ob es fertig ist.
Ein Element auf einer höheren Ebene umfasst die Elemente darunter immer vollständig. Was im Projekt getan werden muss, steht also genau einmal im Plan, nicht zweimal und nicht gar nicht. Genau darauf beruhen die Summen in der Vorlage: Die Stunden eines Teilprojekts sind die Summe seiner Arbeitspakete.
Jedes Element bekommt einen Code, der seine Position im Baum zeigt. Das Projekt hat die 1, das zweite Teilprojekt die 1.2, dessen drittes Arbeitspaket die 1.2.3. Mit dem Code lässt sich jedes Paket eindeutig ansprechen, im Projektplan, im Statusbericht und bei der Zeiterfassung. In der Excel-Vorlage entsteht der Code aus der Spalte, in die Sie die Bezeichnung schreiben.
Zu viele Ebenen: Ab der vierten verliert der Plan meist seine Übersicht. Termine im PSP: Sie gehören in den Projektplan. Das Projektmanagement vergessen: Abstimmungen, Statusberichte und Abschluss kosten Zeit und brauchen ein eigenes Paket. Und Arbeitspakete ohne Ergebnis, die nur eine Tätigkeit beschreiben, etwa „Abstimmung“ statt „Sitemap abgestimmt“.
Ehrlich gesagt
Für die Planung am Projektanfang ist eine gute Tabelle oft genau richtig. Eng wird es, wenn der PSP im laufenden Projekt mitarbeiten soll.
In teamspace ist der Projektstrukturplan das Projekt selbst: Hauptprojekt, Teilprojekte und Arbeitspakete, dazu Phasen und Meilensteine. Mitarbeitende buchen ihre Zeiten direkt auf das Arbeitspaket, und der Soll-Ist-Vergleich zeigt tagesaktuell, wo das Budget steht. Eine bestehende Projektstruktur lässt sich aus Excel importieren und nach Excel exportieren.
Phasen, Aufgaben und Meilensteine mit Gantt-Diagramm, das sich aus Start und Ende selbst zeichnet. Excel und PDF quer.
ExcelPDF
Ziel, Nicht-Ziele, Umfang, Meilensteine, Budget und Team auf einer Seite. Mit Unterschrift wird daraus der Projektauftrag.
PDFWord
Gliederung mit Ausfüllhinweisen je Kapitel, Anforderungsliste mit IDs und Prioritäten und ein durchgehendes Beispiel.
WordExcelPDF
Kapazität und Auslastung je Person über 26 Wochen, mit Ampel, Teamsumme und Stunden je Projekt. Dazu ein Wochen-Einsatzplan als PDF.
ExcelPDF
Nächster Schritt
Wir zeigen Ihnen in 15 Minuten, wie Projektstruktur, Zeiterfassung und Budget in teamspace zusammenhängen. Ob sich der Umstieg für Ihre Projekte schon lohnt, sagen wir Ihnen ehrlich.
