Vollständigkeit
- Erbrachte Stunden, Pauschalen und Spesen landen vollständig am Projekt.
- Die Realisierungsrate zeigt, was abrechenbar ist.
- Keine fakturierbare Arbeit geht still verloren.
Abrechnungsprozess: Wie verwandeln wir Leistung schnell und vollständig in Umsatz?
In vielen Dienstleistungsunternehmen liegt im Abrechnungsprozess der schnellste Gewinn. Vollständige Leistungserfassung, klare Abrechnungsregeln, kurze Rechnungsdurchlaufzeit und ein verlässlicher Forecast verbessern Umsatz, Marge und Liquidität zur gleichen Zeit.
Die Hebel
Drei Hebel, die im Abrechnungsprozess Geld bringen
Im Abrechnungsprozess steckt der schnellste Gewinn, weil er auf drei Größen zugleich wirkt: Vollständigkeit, Geschwindigkeit und Vorhersage.
Geschwindigkeit
- Rechnungen entstehen aus Projektdaten, in Tagen statt Wochen.
- Jeder gesparte Tag verkürzt die Außenstände.
- Kurze Durchlaufzeit heißt bessere Liquidität.
Forecast
- Aus offenen Aufträgen und Pipeline entsteht ein Umsatzforecast.
- Planungssicherheit statt Bauchgefühl.
- Der erwartete Umsatz wird zur festen Größe der Steuerung.
Der Schmerz
Wo im Abrechnungsprozess Geld liegen bleibt
- Erbrachte Leistung wird nicht vollständig erfasst, abrechenbare Stunden gehen still verloren.
- Rechnungen entstehen verspätet, jeder Wartetag verlängert die Außenstände um genau diesen Tag.
- Stunden werden von Hand aus der Liste ins Rechnungsformular übertragen, mit Tippfehlern.
- Offene Posten werden aus dem Gedächtnis gemahnt, oft zu spät.
- Der erwartete Umsatz ist Bauchgefühl statt belastbare Zahl.
- ZUGFeRD und XRechnung sind separate Baustellen statt Standard.
Das meiste davon kostet keinen neuen Kunden, nur einen besseren Ablauf.
Der Ablauf
Sechs Schritte von der Leistung zum Zahlungseingang
Der Abrechnungsprozess führt durch mehrere Module. Entscheidend ist, dass die Daten ohne Bruch von Schritt zu Schritt wandern.
- 1
Leistungserfassung
Stunden, Pauschalen, Materialien und Reisekosten werden zeitnah auf das Projekt gebucht, idealerweise täglich, spätestens wöchentlich.
- 2
Freigabe
Vorgesetzte prüfen die Stunden und geben sie frei, bevor die Rechnung entsteht. Strittige Buchungen gehen mit Kommentar zurück.
- 3
Rechnungsvorschlag
Aus freigegebenen Leistungen und den hinterlegten Abrechnungsregeln entsteht ein Rechnungsvorschlag pro Kunde, Projekt oder Vertrag.
- 4
Prüfung und Versand
Projektleitung oder Buchhaltung prüft die Rechnung und versendet sie als PDF oder als ZUGFeRD und XRechnung an den Kunden oder das Portal.
- 5
Offene Posten und Mahnwesen
Offene Forderungen laufen über mehrstufige Mahnstufen. Mit der Online-Banken-Schnittstelle gleicht teamspace die Zahlungseingänge täglich ab.
- 6
Auswertung
Forecast, Marge je Kunde, Realisierungsrate und Durchlaufzeit laufen in die Berichte und in die Unternehmenssteuerung ein.
Der Wertfluss
Aus erbrachter Leistung wird bezahlter Umsatz.
Das ist der Kern des Abrechnungsprozesses: Eine gebuchte Stunde wandert über mehrere Module weiter, bis sie als Zahlung auf dem Konto ankommt. Jede Station reicht den Wert ohne Export und ohne Doppelerfassung an die nächste.
Erbrachte Leistung Bezahlter Umsatz
- Zeiterfassung 01
33 h · 88 % abrechenbar
erfasst - Leistung wird Umsatz Faktura 02
RE-2026-0518 · 6.223 €
fakturiert - E-Rechnung 03
ZUGFeRD · PDF + XML
versendet - Mahnwesen 04
offener Posten · Stufe 1
offen - Zahlung 05
Eingang abgeglichen
bezahlt
Ein Datensatz wandert weiter: jede Stunde wird zum Beleg, jeder Beleg zur Zahlung. Kein Export, kein Medienbruch.
Der Übergang
Aus freigegebenen Stunden wird die Rechnung.
Der größte Sprung im Abrechnungsprozess liegt zwischen Stundenliste und Rechnungsformular. Statt Positionen von Hand zu übertragen, erzeugt teamspace aus den freigegebenen Leistungen einen Rechnungsvorschlag, den die Buchhaltung nur noch prüft und versendet.
- Freigegebene Stunden, Pauschalen und Reisekosten landen direkt im Vorschlag, ohne CSV-Export und ohne Doppelerfassung.
- Was abrechenbar ist, bleibt sichtbar: erbrachte und abrechenbare Stunden stehen nebeneinander, niemand verschenkt Arbeit aus Versehen.
- Die Buchungssätze gehen über die zertifizierte Schnittstelle direkt in die DATEV-Cloud, inklusive Kostenstellen.
Abrechnungslogik
Abrechnen, wie der Vertrag es verlangt.
Selten passt ein Kunde in eine einzige Vorlage. teamspace hinterlegt am Auftrag, wie jede Position zu Geld wird und wann sie fällig ist. So stehen Aufwand, Festpreis und Pauschale auch in einem gemischten Vertrag nebeneinander.
- Drei Abrechnungsarten je Position: nach gebuchtem Aufwand, als Festpreis oder als wiederkehrende Zeitdauer.
- Mehrere Abrechnungsmodi je Auftrag: nach Regeln, manuell, über einen Zahlungsplan oder an einen Projektstatus gebunden.
- Ein Filter zeigt, was gerade abzurechnen ist, statt am Quartalsende alles auf einmal zu suchen.
Der Unterschied
Abrechnung klassisch und mit teamspace
Funktion
Rechnungstool und Excel
teamspace Abrechnungsprozess
Empfohlen Leistungserfassung
Stunden im Excel, von Hand konsolidiert
Stunden, Pauschalen und Spesen am Projekt, freigegeben
Rechnungserstellung
jede Rechnung von Hand, hohe Fehlerquote
Rechnungsvorschlag aus Projektdaten, Prüfung statt Tipparbeit
E-Rechnung
separate Tools, oft nur PDF
ZUGFeRD und XRechnung von Anfang an
Mahnwesen
aus dem Gedächtnis, oft zu spät
vier Mahnstufen mit eigenem Text, automatischer Lauf
Zahlungseingang
Kontoauszug von Hand abgleichen
täglicher Abgleich über die Online-Banken-Schnittstelle
DATEV-Übergabe
CSV, manuell
zertifizierte Schnittstelle direkt in die DATEV-Cloud
Forecast
Bauchgefühl
Umsatzforecast aus offenen Aufträgen und Pipeline
E-Rechnung
ZUGFeRD und XRechnung sind Standard, keine Baustelle.
Die elektronische Rechnung ist in Deutschland keine Kür mehr. teamspace erzeugt sie hybrid und konform, sodass der Empfänger entscheidet, in welchem Format er sie weiterverarbeitet.
- ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML, lesbar für Menschen und Maschinen.
- XRechnung ist das reine XML-Format, das Rechnungen an deutsche Behörden voraussetzen.
- Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen, das Versenden wird ab 2027 und 2028 gestaffelt zur Pflicht. teamspace kann beides von Anfang an.
Offene Posten
Offene Posten sehen, früh und freundlich mahnen.
Sobald eine Rechnung raus ist, wird sie zum offenen Posten. teamspace zeigt den Belegüberblick nach Status, von offen über fällig bis überfällig und Handlungsbedarf, mit Farb-Punkten in einer Liste.
- Vier Mahnstufen von der Zahlungserinnerung bis zum Inkasso, je mit eigener Frist, Gebühr, Sachbearbeiter und Text.
- Ein automatischer Mahnungslauf verfolgt fällige Forderungen im festen Rhythmus, niemand muss eine Wiedervorlage von Hand führen.
- Die Online-Banken-Schnittstelle gleicht Zahlungseingänge täglich ab, sodass der Forderungsbestand aktuell bleibt.
Reifegrad
Von ad hoc zu tagesaktuell auf Knopfdruck
Reife zeigt sich nicht in der Größe der Rechnungssoftware, sondern im Grad der Automatisierung. Der entscheidende Sprung liegt zwischen manueller Übertragung und Rechnung aus Projektdaten.
- 0
ungeplant
Rechnungen ad hoc, oft am Quartalsende. Vollständigkeit ist nicht prüfbar.
- 1
manuell
Rechnungen in Word oder Excel, Stunden separat zusammengetragen.
- 2
strukturiert
Rechnungssoftware im Einsatz, Stunden getrennt, Positionen manuell übertragen.
- 3
assistiert
Stunden und Projekte als Basis, Rechnungsvorschlag mit Prüfung, ZUGFeRD und XRechnung.
- 4
automatisiert
Rechnung nach Abrechnungsregeln, mehrstufiges Mahnwesen, DATEV-Export, Forecast.
- 5
durchgängig
Tagesaktueller Durchlauf, automatischer Mahnungslauf, täglicher Abgleich der Eingänge.
Steuerung
Die Kennzahlen, die den Abrechnungsprozess steuern
Umsatz (Ist)
Summe aller gestellten Rechnungen pro Periode, aufgeteilt nach Kunde, Projekt und Service. Die zentrale Leistungskennzahl.
Rechnungsdurchlaufzeit
Zeit zwischen Leistungserbringung und Rechnungsstellung. Je kürzer, desto besser für die Liquidität.
Realisierungsrate
Abrechenbare Stunden geteilt durch geleistete Stunden. Macht versteckte Projektverluste sichtbar.
Umsatzforecast
Erwarteter Umsatz auf Basis offener Aufträge mit Restleistung und der gewichteten Vertriebspipeline.
Forderungsbestand
Offene Posten nach Fälligkeit zeigen, wie viel Geld auf Zahlung wartet. Die Kennzahl dahinter heißt Days Sales Outstanding.
Anteil ZUGFeRD und XRechnung
Anteil elektronisch versandter, maschinell verarbeitbarer Rechnungen. Pflicht für Behörden, zunehmend Standard im B2B.
Standortbestimmung
Welchen Reifegrad hat Ihr Abrechnungsprozess heute?
Im kurzen Erstgespräch ordnen wir Ihren Ablauf einer Stufe zu und zeigen den größten konkreten Hebel, von der Leistungserfassung bis zum Zahlungseingang.
Diese Bausteine tragen den Abrechnungsprozess
Der Abrechnungsprozess ist kein einzelnes Modul, sondern das Zusammenspiel mehrerer. Jeder Baustein reicht den Wert an den nächsten weiter.
Leistungserfassung
Stunden, Pauschalen und Spesen werden am Projekt gebucht und freigegeben.
Mehr erfahrenRechnungssoftware
Angebote, Aufträge, Rechnungen und Mahnwesen mit allen B2B-Standards.
Mehr erfahrenAuftragsabrechnung
Aufträge mit Abrechnungsregeln, Teilrechnung, Schlussrechnung und Abschlägen.
Mehr erfahrenE-Rechnung
ZUGFeRD und XRechnung erzeugen, prüfen und versenden, konform für Behörden.
Mehr erfahren„Ich spare viel Zeit beim Rechnungen schreiben."
„Sowohl im Support als auch in der Projektierung haben Mitarbeiter Einsicht in Aufträge und Rechnungen. Das war vorher nicht möglich."
Worauf Sie sich beim Abrechnen verlassen
Das Zielbild
Tage statt Wochen, vollständig statt selektiv.
Ein hochreifer Abrechnungsprozess ist schnell, vollständig und vorhersagbar. Stunden sind tagesaktuell erfasst, Rechnungen entstehen aus Projektdaten, ZUGFeRD und XRechnung sind Standard, das Mahnwesen läuft im festen Rhythmus und der Forecast wird zur festen Größe der Steuerung.
Der Weg dahin verlangt keinen neuen Kunden und keine größere Mannschaft. Er verlangt einen Ablauf, in dem jede Stunde vollständig erfasst, ohne Bruch zur Rechnung wird und ohne Verzögerung zur Zahlung. Aus Verwaltung wird so gelebte Liquiditätssteuerung.
Häufige Fragen zum Abrechnungsprozess
Was ist der Abrechnungsprozess?
Der Abrechnungsprozess umfasst alle Schritte, die aus erbrachter Leistung bezahlten Umsatz machen: Leistungserfassung, Freigabe, Rechnungsstellung, Versand als E-Rechnung, Mahnwesen und Zahlungsabgleich. Bei Dienstleistern entscheidet er über Liquidität und Marge, weil jede nicht erfasste Stunde und jeder Tag Verzögerung direkt Geld kostet.
Was bedeutet DSO (Days Sales Outstanding)?
Days Sales Outstanding ist die durchschnittliche Zahl der Tage zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang. Je niedriger der Wert, desto schneller wird aus einer Rechnung Liquidität. Im Abrechnungsprozess senkt man DSO vor allem durch kurze Rechnungsdurchlaufzeiten und ein konsequentes Mahnwesen.
Wir stellen Rechnungen heute am Monatsende. Wo liegt das Problem?
Im Cashflow. Jeder Tag zwischen Leistung und Rechnung verlängert die Außenstände um genau diesen Tag, und wer bis zum Monatsende wartet, bindet diese Tage als Liquidität. Außerdem steigt bei seltener Erstellung das Risiko, dass Leistungen unvollständig erfasst sind und abrechenbare Arbeit verloren geht.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format, ein PDF mit eingebettetem XML, lesbar für Menschen und Maschinen. XRechnung ist ein reines XML-Format, vorgeschrieben für Rechnungen an deutsche Behörden. teamspace erzeugt beides, der Empfänger entscheidet.
Was bedeutet die deutsche E-Rechnungspflicht für unser B2B-Geschäft?
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Das Versenden wird gestaffelt zur Pflicht, ab 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Umsatz und ab 2028 für alle. teamspace empfängt und erzeugt ZUGFeRD und XRechnung von Anfang an.
Wie zuverlässig ist der Umsatzforecast wirklich?
Er ist so zuverlässig wie seine Datenbasis. Gepflegt werden müssen offene Aufträge mit Restleistung und die gewichtete Vertriebspipeline. Daraus bildet teamspace einen Umsatzforecast. Der Vertriebsforecast über den Trichter gehört zur enterprise-Edition.
Hilft uns die Realisierungsrate konkret weiter?
Ja, sie ist eine der wertvollsten Kennzahlen. Sinkt sie, entstehen unsichtbare Projektverluste. Eine Realisierungsrate von 80 statt 95 Prozent bedeutet, dass 15 Prozent der geleisteten Stunden nicht fakturiert werden. Bei einem Geschäft, das von Personalkosten lebt, wirkt das unmittelbar auf die Marge.
Wie passen Abrechnungsregeln, die je Kunde unterschiedlich sind, in den Prozess?
teamspace kennt verschiedene Abrechnungsmodelle: Aufwand, Festpreis, Pauschale, Wartungsabo, Tickets gegen Kontingent und gemischte Verträge. Pro Auftrag oder Vertrag wird das Modell hinterlegt, daraus entsteht automatisch der passende Rechnungsvorschlag.
Weitere Prozesse
Die Abrechnung ist nur einer von sieben Kernprozessen. Hier die anderen sechs:
Vertriebsprozess
Wie gewinnen wir kontinuierlich die richtigen Aufträge?
Projektabwicklungsprozess
Wie liefern wir Projekte zuverlässig und profitabel?
Kostensteuerungsprozess
Wie behalten wir Kosten und Liquidität jederzeit im Griff?
Kundenbetreuungsprozess
Wie halten wir Kunden langfristig und profitabel?
Mitarbeiterprozess
Wie setzen wir Menschen sinnvoll und ausgelastet ein?
Unternehmenssteuerung
Wie führen wir das Unternehmen auf Basis aktueller Daten?
Wie viele Tage liegen heute zwischen Leistung und Rechnung?
Im 15- bis 30-minütigen Erstgespräch ordnen wir Ihren Abrechnungsprozess einem Reifegrad zu und zeigen den größten konkreten Hebel auf.