Worum geht es, was gehört dazu und was nicht, bis wann, mit welchem Budget und wem? Der Steckbrief passt auf eine Seite. Mit zwei Unterschriften wird er zum Projektauftrag, und für alle, die es genauer brauchen, gibt es den Projektauftrag ausführlich als Word-Datei.
Kostenlos, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Stand Oktober 2026.
Kurz erklärt
Ein Projektsteckbrief fasst ein Projekt auf einer Seite zusammen: Ziel, Umfang, Termine, Budget, Beteiligte und Risiken. Er entsteht vor dem Start und gibt allen dasselbe Bild davon, was erreicht werden soll und was nicht. Unterschreiben Auftraggeber und Projektleitung, wird aus dem Steckbrief ein verbindlicher Projektauftrag.
Download
Der Steckbrief ist das Blatt, das am Anfang auf dem Tisch liegt und an die Wand gehängt wird. Der Projektauftrag in Word ist die Fassung, die bei größeren Projekten oder mehreren Beteiligten ins Projekthandbuch gehört.
Projektsteckbrief (PDF, ausfüllbar)
Eine Seite zum Ausfüllen am Bildschirm oder von Hand. Seite 2 zeigt ein ausgefülltes Beispiel.
PDF · 104 KB · 2 Seiten
Projektauftrag, ausführlich (Word)
Dreizehn Abschnitte mit Ausfüllhinweisen, von der Ausgangslage bis zur Freigabe.
Word · 23 KB
Die Word-Dateien öffnen auch LibreOffice und Google Docs. Die PDFs lassen sich im Browser oder in jedem PDF-Programm am Bildschirm ausfüllen. Kein Blattschutz, kein Passwort: Sie können alles an Ihr Unternehmen anpassen.
Beispiel
Die Agentur Müller Digital GmbH baut die Website der Weber GmbH neu. Bevor jemand eine Stunde bucht, legen Projektleiterin Sarah Klein und Anna Weber aus dem Marketing auf einer Seite fest, was am Ende stehen soll und was ausdrücklich nicht. Derselbe Fall zieht sich durch unsere Vorlagen für Projektstrukturplan, Projektplan und Statusbericht.
| Feld | Eintrag im Beispiel |
|---|---|
| Projekt | Website-Relaunch Weber GmbH |
| Auftraggeber | Weber GmbH, Anna Weber |
| Projektleitung | Sarah Klein, Müller Digital GmbH |
| Laufzeit | 02.11.2026 bis 23.04.2027 |
| Ziel | Neue Website bis 14.04.2027 live, mobil bedienbar, von zwei Personen selbst zu pflegen |
| Nicht-Ziele | Kein Onlineshop, keine englische Fassung, keine ERP-Anbindung |
| Meilensteine | Konzept 27.11.2026 · Design 15.01.2027 · Abnahme 12.04.2027 · Livegang 14.04.2027 |
| Budget | 48.000 € (420 Std, davon 1.800 € Sachkosten) |
| Größtes Risiko | Texte kommen zu spät: Termin 12.02. festgehalten, Platzhalter vorbereitet |
Achten Sie auf die Nicht-Ziele: „Keine englische Fassung“ klingt selbstverständlich, bis im dritten Monat jemand fragt, ob man die Seiten nicht gleich übersetzen könnte. Steht es im Steckbrief, ist die Antwort einfach: gern, als eigenes Projekt.
In vier Schritten
Zuerst Ausgangslage und Ziel. Das Ziel so schreiben, dass am Ende jemand mit Ja oder Nein sagen kann, ob es erreicht ist: mit Termin und etwas, das sich prüfen lässt.
Nicht-Ziele und Umfang gehören zusammen. Was nicht drinsteht, wird später als selbstverständlich angenommen. Besser jetzt fünf Minuten streiten als im Projekt fünf Wochen.
Vier Meilensteine reichen meist. Aufwand und Budget dürfen zu Beginn geschätzt sein. Bei Team und Rollen gilt: Jede Rolle bekommt einen Namen, auch die auf der Seite des Auftraggebers.
Auftraggeber und Projektleitung unterschreiben. Ab jetzt ist der Steckbrief der Projektauftrag. Ändert sich etwas Wesentliches, entsteht eine neue Version, und beide unterschreiben noch einmal.
Grundwissen
Zwei Namen, ein Zweck: Alle Beteiligten wissen vor dem Start, worauf sie sich einlassen.
Zuletzt aktualisiert:
Der Projektsteckbrief bringt auf eine Seite, was vor dem Start geklärt sein muss: warum es das Projekt gibt, was am Ende stehen soll, was ausdrücklich nicht dazugehört, bis wann, mit welchem Budget und mit wem. Er ist das Blatt, auf das sich später alle Beteiligten berufen können.
Andere Namen dafür sind Projektprofil, Project Charter oder Projektdefinition. Die Grenze zum Projektauftrag ist fließend.
Der Steckbrief ist die Kurzfassung, oft schon in der Ideenphase. Der Projektauftrag ist die verbindliche Fassung: Er steht am Ende der Planung, enthält die abgestimmten Ziele, Termine, Kosten und Rollen und wird vom Auftraggeber freigegeben.
Das Projektmanagementhandbuch des Landes Berlin beschreibt es so: Der Projektauftrag wird zum Abschluss der Planungsphase vorgelegt, und mit der Schlusszeichnung beauftragt die auftraggebende Stelle die Projektverantwortlichen, das Projekt durchzuführen. In kleineren Unternehmen genügt dafür oft ein unterschriebener Steckbrief.
Mindestens: Projektname, Auftraggeber, Projektleitung, Ziel, Umfang, Start und Ende, Budget und die Freigabe. Ohne Nicht-Ziele und ohne benannte Ansprechperson beim Auftraggeber fehlen die zwei Angaben, die im Projekt am häufigsten Ärger machen.
Die Word-Vorlage ergänzt Abnahmekriterien je Ergebnis, Rollen mit Befugnissen, Annahmen und die Regel, ab welcher Abweichung der Auftraggeber informiert wird.
Gute Ziele sind nach der SMART-Regel spezifisch, messbar, anspruchsvoll, realistisch und terminiert. „Die Website soll moderner werden“ erfüllt davon nichts. „Bis 14.04.2027 ist die neue Website live, auf Handy, Tablet und Rechner bedienbar und von zwei Personen im Marketing selbst zu pflegen“ lässt sich am Ende prüfen.
Mindestens der Auftraggeber und die Projektleitung. Bei internen Projekten ist der Auftraggeber meist die Geschäftsführung oder die Leitung des Bereichs, der das Ergebnis nutzt. Bei Kundenprojekten ersetzt der Projektauftrag nicht den Vertrag oder das Angebot. Er übersetzt beides in einen Auftrag, mit dem das Team arbeiten kann.
Ziele, die eigentlich Maßnahmen sind („Neues CMS einführen“ statt „Marketing pflegt die Website selbst“). Ein Budget ohne Reserve. Ein Auftraggeber ohne Namen. Und ein Steckbrief, der nach dem Kick-off in einem Ordner verschwindet, statt bei jeder größeren Änderung aktualisiert zu werden.
Ehrlich gesagt
Für ein einzelnes Projekt ist ein unterschriebener Steckbrief genau richtig. Wer viele Projekte nach demselben Muster startet, merkt irgendwann, dass er jedes Mal dieselben Felder abschreibt.
In teamspace beginnt ein Projekt nicht mit einem leeren Blatt. Projektvorlagen bringen Struktur, Meilensteine und Ressourcen mit, Projekttypen ihre eigene Status-Abfolge und Freigaberegel. Dokumente liegen am Projekt, und Änderungen an Status und Zeitplan hält das Projektprotokoll automatisch fest.
Phasen, Aufgaben und Meilensteine mit Gantt-Diagramm, das sich aus Start und Ende selbst zeichnet. Excel und PDF quer.
ExcelPDF
Ampeln mit Begründung, Meilensteine, Budget und Risiken auf einer Seite. Excel rechnet Abweichungen und schlägt die Ampel vor.
ExcelPDF
Gliederung mit Ausfüllhinweisen je Kapitel, Anforderungsliste mit IDs und Prioritäten und ein durchgehendes Beispiel.
WordExcelPDF
Projekt, Teilprojekte und Arbeitspakete mit Code, Ergebnis und Aufwand. Excel nummeriert und summiert selbst, das PDF zeigt den Baum.
ExcelPDF
Nächster Schritt
Wir zeigen Ihnen in 15 Minuten, wie Projektvorlagen, Projekttypen und Dokumentation in teamspace zusammenhängen. Ob sich der Umstieg für Ihre Projekte schon lohnt, sagen wir Ihnen ehrlich.
