Arbeitszeiterfassung als Excel-Vorlage: ein Jahr, ein Zeitkonto

Erfasst wird die Zeit, die jemand tatsächlich arbeitet, Tag für Tag und unabhängig davon, für wen. Das Zeitkonto ist die Differenz zwischen vereinbarter und tatsächlicher Arbeitszeit, fortgeschrieben über das ganze Jahr.

Davon zu unterscheiden ist die Projektzeit: Sie zeigt, für welchen Kunden oder welches Projekt gearbeitet wurde. Beides läuft oft nebeneinander, dafür gibt es die Vorlage zur Projektzeiterfassung. Wer Projektzeiten ohne Tabelle buchen will, findet bei der Zeiterfassung online den Weg dazu.

Ja. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, mindestens Beginn, Ende und Dauer. Schon länger gilt: Arbeitszeit über acht Stunden pro Werktag ist aufzuzeichnen (§ 16 Abs. 2 ArbZG), für Minijobs und bestimmte Branchen zusätzlich § 17 Mindestlohngesetz.

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz bisher nicht vor, eine sorgfältig geführte Excel-Mappe ist zulässig. Eine Reform des Arbeitszeitgesetzes mit elektronischer Erfassung ist geplant, aber noch nicht beschlossen (Stand Oktober 2026). Den Stand fasst die Seite zur Zeiterfassungspflicht zusammen.

Ein Zeitkonto sammelt die Salden aller Tage: Mehrarbeit kommt dazu, Zeitausgleich geht ab. Im Arbeitszeitgesetz ist das Zeitkonto nicht geregelt. Wie viele Stunden auflaufen dürfen, bis wann sie abzubauen sind und ob sie ausgezahlt werden, steht im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag.

Eine feste Grenze gibt es beim Mindestlohn: Stunden auf einem schriftlich vereinbarten Arbeitszeitkonto sind spätestens innerhalb von zwölf Kalendermonaten auszugleichen, und pro Monat dürfen höchstens 50 Prozent der vereinbarten Arbeitszeit auf das Konto (§ 2 Abs. 2 MiLoG). Das betrifft vor allem Minijobs.

Werktäglich sind acht Stunden erlaubt, bis zu zehn, wenn der Durchschnitt innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen wieder bei acht Stunden liegt (§ 3 ArbZG). Bei mehr als sechs Stunden Arbeit stehen mindestens 30 Minuten Pause zu, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten (§ 4 ArbZG).

Die Mappe färbt einen Tag orange, wenn die Pause dafür zu kurz ist oder mehr als zehn Stunden eingetragen sind. Das ist ein Hinweis zum Nachsehen, keine rechtliche Prüfung.

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage im Jahr bei einer Sechs-Tage-Woche (§ 3 BUrlG), bei fünf Arbeitstagen also 20 Tage. Urlaub ist im laufenden Jahr zu nehmen. Wird er aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen übertragen, muss er in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG).

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts verfällt Urlaub allerdings nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig und konkret auf den offenen Urlaub und den drohenden Verfall hingewiesen hat (Urteil vom 19. Februar 2019, 9 AZR 423/16). Wer im Urlaub krank wird und das ärztlich nachweist, bekommt diese Tage nicht auf den Urlaub angerechnet (§ 9 BUrlG). In der Mappe tragen Sie dann K statt U ein.

Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG und nach dem Mindestlohngesetz bewahren Sie mindestens zwei Jahre auf. Dienen die Unterlagen zugleich der Lohnabrechnung, können steuerliche Fristen länger sein. Das klärt im Zweifel Ihre Steuerberatung.