Kumulierte Rechnung: Vorlage für Abschläge und Schlussrechnung

Statt nur den nächsten Betrag zu nennen, führt eine kumulierte Rechnung den Auftrag von Anfang an mit: erbracht, berechnet, bezahlt, offen. Der Kunde muss frühere Rechnungen nicht danebenlegen, um zu sehen, wo das Projekt steht.

Aufbau, Muster und wie teamspace den Auftragsstatus zu jeder Rechnung ausweist, stehen auf der Seite Kumulierte Rechnung.

Jede Rechnung rechnet vom Gesamtstand aus. Im Beispiel liegt der Leistungsstand beim vierten Abschlag bei 85 % von 84.500 Euro, also bei 71.825 Euro. Mit den Abschlägen eins bis drei wurden bisher 60.840 Euro berechnet. Diese Rechnung: 71.825 minus 60.840 gleich 10.985 Euro netto, dazu 2.087,15 Euro Umsatzsteuer.

Der Vorteil: War ein Abschlag zu hoch oder zu niedrig angesetzt, gleicht die nächste Rechnung das von selbst aus. Niemand muss alte Rechnungen nachrechnen.

Eine Abschlagsrechnung fordert einen Teil der Vergütung, bevor die ganze Leistung erbracht ist. Bei Werkverträgen darf der Auftragnehmer Abschläge in Höhe des Wertes der erbrachten Leistung verlangen (§ 632a BGB). Eine Teilrechnung rechnet einen abgeschlossenen Teil endgültig ab. Die Schlussrechnung rechnet den ganzen Auftrag ab und zieht alle Abschläge ab.

In der Schlussrechnung müssen die vorher vereinnahmten Abschläge, über die Sie Rechnungen gestellt haben, samt der Umsatzsteuer darauf abgezogen werden (§ 14 Abs. 5 UStG). Die Vorlage rechnet deshalb die Steuer auf die gesamte Leistung und zieht die Steuerbeträge der Abschläge ab. Wurde ein Abschlag bis zur Schlussrechnung nicht bezahlt, klären Sie die Behandlung mit Ihrer Steuerberatung.

Manche Verträge erlauben dem Auftraggeber, einen Teil jeder Zahlung bis zur Abnahme oder für die Gewährleistung einzubehalten. Die Vorlage zieht den vereinbarten Prozentsatz vom Bruttobetrag jeder Rechnung ab und weist die Einbehalte gesammelt aus. Der Einbehalt mindert die Zahlung, nicht die Rechnung. Ob und wie viel einbehalten wird, steht in Ihrem Vertrag.

Für Abschlagsrechnungen gelten dieselben Pflichtangaben wie für jede Rechnung (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG), einschließlich der Beschreibung der bis dahin erbrachten Leistung. Deshalb greifen auch die Fristen der E-Rechnung: ab Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab Januar 2028 für alle, jeweils bei Rechnungen an inländische Unternehmen. Mehr auf der Seite zur E-Rechnungspflicht.

Überall, wo ein Auftrag über Monate läuft: in Ingenieur- und Architekturbüros, oft nach Leistungsphasen der HOAI (siehe HOAI-Rechner), in IT- und Softwareprojekten mit Meilensteinen und auf dem Bau nach Baufortschritt. Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf (§ 14b UStG).