Beginn und Ende der Reise eintragen, den Rest rechnet die Excel-Datei: Verpflegungspauschalen je Tag, Kürzungen für gestellte Mahlzeiten, Kilometergeld, die Umsatzsteuer in den Belegen und die Auszahlung. Alle Sätze stehen mit Quelle in einem eigenen Blatt und lassen sich ändern.
Kostenlos, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Stand Oktober 2026.
Kurz erklärt
Eine Reisekostenabrechnung ist die Aufstellung der Kosten einer Dienstreise, mit der Beschäftigte sich Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegungspauschalen und Nebenkosten vom Arbeitgeber erstatten lassen. Dazu gehören Zweck, Ziel, Beginn und Ende der Reise mit Uhrzeit sowie die Belege. Bis zur Höhe der steuerlichen Pauschalen und der belegten Kosten ist die Erstattung steuerfrei.
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Mit der Excel-Datei sparen Sie sich das Nachschlagen und Nachrechnen der Pauschalen. Das PDF passt, wenn die Abrechnung von Hand ausgefüllt oder am Bildschirm getippt und dann mit den Belegen abgegeben wird.
Reisekostenabrechnung (Excel)
Rechnet Verpflegungspauschalen je Tag, Kürzungen, Kilometergeld, Umsatzsteuer und Auszahlung. Sätze im Blatt „Pauschalen“ mit Quelle. Mit Beispiel.
Excel · 28 KB · 4 Blätter
Reisekostenabrechnung (PDF, ausfüllbar)
Am Bildschirm ausfüllen oder ausdrucken, Pauschalen 2026 auf dem Blatt. Seite 2 zeigt ein ausgefülltes Beispiel.
PDF · 169 KB · 2 Seiten
Die Excel-Dateien funktionieren auch in LibreOffice, Apple Numbers und Google Tabellen (dort über Datei, Importieren). Die PDFs lassen sich im Browser oder in jedem PDF-Programm am Bildschirm ausfüllen. Kein Blattschutz, kein Passwort: Sie können alles an Ihr Unternehmen anpassen.
Stand Oktober 2026
Mit diesen Sätzen rechnet die Vorlage. Sie gelten für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber und für den Werbungskostenabzug. Für Reisen ins Ausland gibt es eigene Sätze je Land.
In vier Schritten
Zweck, Ziel und den Kunden oder das Projekt notieren, dazu Beginn und Ende mit Datum und Uhrzeit. Gezählt wird ab dem Moment, in dem Sie die Wohnung oder die erste Tätigkeitsstätte verlassen.
Die Reisetage legt die Excel-Datei selbst an. Hat die Firma eine Mahlzeit bezahlt oder gestellt, setzen Sie bei diesem Tag ein x. Die Kürzung rechnet die Datei, höchstens bis die Pauschale des Tages bei 0 Euro ist.
Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug mit Kilometern eintragen. Fahrkarten, Hotel, Parken und andere Auslagen kommen mit Bruttobetrag und Umsatzsteuersatz in die Belegliste. Eine Hotelrechnung mit Frühstück hat oft zwei Steuersätze: dann zwei Zeilen.
Vorschuss abziehen, ausdrucken oder als PDF speichern, unterschreiben und mit den nummerierten Belegen abgeben. Geprüft und freigegeben wird auf demselben Blatt.
Beispiel
Lena Bauer fährt am 10. November 2026 um 6:45 Uhr mit dem eigenen Pkw von Kassel zur Bauer KG nach Frankfurt, übernachtet im Hotel und ist am 11. November um 19:15 Uhr zurück. Für An- und Abreisetag gibt es je 14 Euro. Weil das Hotelfrühstück auf der Rechnung an die Firma steht, sinkt die Pauschale am zweiten Tag um 5,60 Euro.
| Position | Grundlage | Betrag (€) |
|---|---|---|
| Fahrt Kassel – Frankfurt und zurück, Pkw | 384 km × 0,30 € | 115,20 |
| Verpflegung 10.11. (Anreisetag) | 17,25 Std. unterwegs: 14,00 € | 14,00 |
| Verpflegung 11.11. (Abreisetag) | 14,00 € minus 5,60 € für das Frühstück | 8,40 |
| Hotel, Übernachtung | Beleg, darin 7 % USt | 119,00 |
| Hotel, Frühstück | Beleg, darin 19 % USt | 18,50 |
| Parkhaus | Beleg, darin 19 % USt | 24,00 |
| Summe Reisekosten | 299,10 | |
| abzüglich Vorschuss | −100,00 | |
| Auszahlung an Lena Bauer | 199,10 |
Warum wird das Frühstück gekürzt, obwohl es bezahlt wird? Die Firma erstattet das Frühstück mit der Hotelrechnung. Damit gilt es als gestellte Mahlzeit, und die Verpflegungspauschale des Tages wird um 20 Prozent der 24-Stunden-Pauschale gekürzt. Sonst wäre das Frühstück doppelt bezahlt.
Grundwissen
Was zu einer Reisekostenabrechnung gehört, wie die Pauschalen zustande kommen und welche Fehler am häufigsten vorkommen.
Zuletzt aktualisiert:
Die Abrechnung fasst alle Kosten einer Dienstreise auf einem Blatt zusammen: Fahrtkosten nach Beleg oder gefahrenen Kilometern, Übernachtung nach Beleg, Verpflegung als Pauschale je Tag und Nebenkosten wie Parken. Die Belege werden nummeriert und gehören dazu.
Was der Arbeitgeber über die steuerlichen Pauschalen und die belegten Kosten hinaus zahlt, ist in der Regel steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Name, Reisezweck, Reiseziel, Beginn und Ende mit Uhrzeit, die Zahl der Übernachtungen, gestellte Mahlzeiten, gefahrene Kilometer mit dem Fahrzeug und alle Belege. Die Uhrzeiten sind wichtig, weil von ihnen die Verpflegungspauschale abhängt.
Wird die Reise einem Kunden weiterberechnet, gehören Kunde und Projekt dazu. Die Vorlage hat dafür ein eigenes Feld und weist den Betrag ohne die Umsatzsteuer aus den Belegen aus.
Eintägige Reise: 14 Euro bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit, genau 8 Stunden reichen nicht. Mehrtägige Reise: je 14 Euro für An- und Abreisetag, ohne Mindestdauer, und 28 Euro für jeden vollen Tag dazwischen (§ 9 Abs. 4a EStG).
Beginnt eine Fahrt abends und endet am nächsten Morgen ohne Übernachtung, gibt es die 14 Euro einmal, für den Tag mit dem größeren Teil der Abwesenheit. An derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte gelten die Pauschalen nur in den ersten drei Monaten (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG).
Für Fahrten mit dem eigenen Pkw können 0,30 Euro je Kilometer erstattet werden, mit anderen motorbetriebenen Fahrzeugen 0,20 Euro (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG). Mit dem Dienstwagen gibt es kein Kilometergeld. Die Entfernungspauschale für den täglichen Weg zur Arbeit ist etwas anderes und gilt für Dienstreisen nicht.
Übernachtungen werden nach Beleg erstattet. Ohne Beleg darf der Arbeitgeber im Inland 20 Euro je Nacht steuerfrei zahlen (R 9.7 LStR).
Ehrlich gesagt
Für ein paar Reisen im Monat ist eine Tabelle mit sauberen Formeln eine gute Lösung. Eng wird es, wenn viele Abrechnungen geprüft werden und die Kosten danach noch auf Kundenrechnungen gehören.
In teamspace fotografieren Mitarbeitende Belege ab oder laden sie hoch, die Verpflegungspauschalen rechnet das System nach BRKG und BMF. Geprüft und freigegeben wird gesammelt, als Reise- oder Sammelabrechnung. Kosten, die beim Kunden landen sollen, verrechnet teamspace auf der Kundenrechnung.
Monat und Woche auf einem Blatt, mit Pause, Saldo und Unterschrift. Die Excel-Fassung rechnet Stunden und Feiertage selbst.
ExcelPDF
Stunden, Tage, Pauschalen, Material und Kilometer mit Satz und Betrag, bestätigt vom Kunden. Dazu ein Arbeitsnachweis für Einsätze vor Ort.
ExcelPDF
Rechnung für Dienstleister mit allen Pflichtangaben: nach Stunden oder pauschal, mit Kleinunternehmer-Hinweis und Checkliste.
ExcelPDFWord
Stunden je Projekt und Kunde, abrechenbar oder intern, mit Budget-Verbrauch und Wert. Dazu ein Wochenblatt als PDF.
ExcelPDF
Nächster Schritt
Wir zeigen Ihnen in 15 Minuten, wie Belege, Pauschalen, Freigabe und Kundenrechnung in teamspace zusammenhängen. Ob sich das für Ihr Team schon lohnt, sagen wir Ihnen ehrlich.
