Pflichtenheft Vorlage: vom Lastenheft zur Umsetzung

Im Pflichtenheft antwortet der Auftragnehmer auf das Lastenheft. Zu jeder Anforderung steht dort, wie er sie umsetzt, mit welchem Aufwand und an welchem Testfall sich zeigt, ob sie erfüllt ist. Dazu kommen das Lösungskonzept, der Projektplan und das Verfahren für spätere Änderungen.

Nach der Freigabe durch den Auftraggeber ist es die gemeinsame Grundlage für Umsetzung, Test und Abnahme. Im Projektmanagement werden aus seinen Zeilen Arbeitspakete, Termine und Budgets.

Das Lastenheft schreibt der Auftraggeber, das Pflichtenheft der Auftragnehmer. Nicht jeder verwendet die Begriffe gleich: Manche Verträge nennen auch die Anforderungen des Auftraggebers „Pflichtenheft“. Maßgeblich ist, was im Vertrag als Leistungsbeschreibung vereinbart ist. Schreiben Sie deshalb in beide Dokumente, auf welche Version sie sich beziehen.

Beim Werkvertrag ist ein Werk frei von Sachmängeln, wenn es die vereinbarte Beschaffenheit hat (§ 633 Abs. 2 BGB). Das Pflichtenheft macht diese Beschaffenheit konkret. Die Testfälle legen fest, woran man sie erkennt. Bei der Abnahme wird dann nicht über Erwartungen gestritten, sondern eine Liste abgearbeitet. Wie Sie das festhalten, zeigt die Vorlage Abnahmeprotokoll.

Kein Projekt kommt ohne Änderungen aus. Entscheidend ist, dass jede Änderung denselben Weg nimmt: schriftlicher Wunsch, Bewertung von Aufwand, Kosten und Terminen, schriftliche Freigabe, neue Version des Pflichtenhefts. In der Excel-Liste bekommt jede freigegebene Änderung eine eigene Zeile mit ihrer CR-Nummer. So bleibt sichtbar, woher Mehraufwand kommt.

Jede Aufwandsschätzung beruht auf Annahmen: dass die Altdaten sauber sind, dass Fachleute für Tests Zeit haben, dass eine Schnittstelle dokumentiert ist. Schreiben Sie diese Annahmen ausdrücklich auf, zusammen mit der Mitwirkung, die Sie vom Auftraggeber erwarten. Stellt sich eine Annahme als falsch heraus, ist klar, warum der Aufwand steigt.

• Das Lastenheft wird umformuliert, aber keine Lösung beschrieben.
• Aufwand ohne Projektleitung, Tests und Schulung. Genau diese Posten fehlen später im Budget.
• Keine Testfälle. Dann ist die Abnahme Verhandlungssache.
• Abweichungen vom Lastenheft verstecken sich im Text, statt gesammelt am Anfang zu stehen.