Highlight 1
Ein Klick bucht Platz und Parkplatz
Schreibtisch, Ausstattung und Stellplatz in einem Vorgang, für heute, morgen oder als feste Bürotage.
Arbeitsplatzmanagement für hybride Büros, in dem jeder seinen Platz selbst bucht.
Ein Arbeitsplatzmanagement organisiert, wer an welchem Tag welchen Schreibtisch und Parkplatz bekommt. In teamspace buchen Mitarbeiter ihren Platz im Voraus, halb- oder ganztags, und sehen in der Mitarbeiterübersicht, wer vom Team denselben Tag im Büro ist. Ohne Excel-Liste, ohne Zuruf.
Mitarbeiterübersicht
Sehen, wer heute im Büro sitzt.
Die Mitarbeiterübersicht zeigt für jeden Kollegen, an welchem Tag er welchen Platz gebucht hat. Damit beantwortet sie die Frage, die jeden Morgen im Team-Chat steht: Wo sind meine Kollegen heute, und lohnt sich der Weg ins Büro? Kein Grundriss, kein Sensor, nur die gebuchten Plätze.
Mitarbeiter Mein Arbeitsplatz Freie Plätze
KW 23 · Juni 2026 4 heute im Büro
Mo 02.06.
Di 03.06.
Mi 04.06.
Do 05.06.
Fr 06.06.
KL K. Lang
D-204
D-204 P
D-217
MR M. Roth
D-205
D-205
D-205
JL J. Linke
D-212
D-212
D-212
SB S. Brandt
D-217 P
D-212
Mitarbeiterübersicht · gebuchte Plätze, keine Sensorik
Ablauf
Wie eine Buchung entsteht.
Vier Schritte vom eingerichteten Büro bis zum reservierten Schreibtisch. Die ersten beiden macht einmal die Verwaltung, die letzten beiden der Mitarbeiter im Alltag.
- 1
Plätze und Kategorien einrichten
Die Verwaltung legt fest, welche Schreibtische und Parkplätze buchbar sind. Jeder Platz bekommt eine Kategorie mit Kapazität, Verfügbarkeit, Ausstattung und der Gruppe, die ihn buchen darf.
- 2
Platz buchen oder Rhythmus hinterlegen
Mitarbeiter klicken den Tag an und wählen Schreibtisch und Parkplatz, halb- oder ganztags. Wer immer am selben Wochentag kommt, hinterlegt das einmal als Standardplanung.
- 3
Übersichten lesen
Drei Sichten zeigen die eigene Planung, wer vom Team wann wo sitzt und welche Plätze an einem Tag noch frei sind.
- 4
Bürotag
Der gebuchte Platz steht bereit. Ändert sich etwas, passt der Mitarbeiter die Buchung über das Stift-Icon an, ohne neu anzulegen.
Wer kommt, hat einen Platz.
Platz, Parkplatz und Ausstattung in einem Vorgang gebucht, statt in einer Excel-Belegungsliste.
Highlight 2
Freie Plätze auf einen Blick
Die Tagesübersicht zeigt, wer im Büro sitzt und welcher Platz frei ist, ohne Nachfragen im Team.
Highlight 3
Kategorien ordnen nach Ausstattung
Höhenverstellbar, Dockingstation, ruhige Zone: Plätze nach Bedarf gefiltert, statt blind zu buchen.
Buchen
Platz und Parkplatz in einem Schritt.
Mitarbeiter wählen einen Tag, einen Schreibtisch und bei Bedarf einen Parkplatz, halb- oder ganztags. Die Buchung läuft am Browser, auch als installierte Web-App auf dem Smartphone. Wer etwas ändern muss, tippt auf das Stift-Icon am Tag, statt eine neue Buchung anzulegen.
- Schreibtisch und Parkplatz in einem Schritt, für denselben Tag.
- Halb- oder ganztags, je nachdem, wie lange jemand vor Ort ist.
- Änderung per Stift-Icon, ohne die Buchung neu zu erfassen.
- Am Browser oder als installierte Web-App (PWA) auch von unterwegs.
Mein Arbeitsplatz · Buchung
Di 03.06.
Schreibtisch D-204
Parkplatz · überdacht P-12
Dauer ganztags
Gebucht für Di 03.06.
Freie Plätze
Freie Plätze zeigt die Tagesübersicht.
Vor dem Buchen sieht ein Mitarbeiter, welche Schreibtische und Parkplätze an einem Tag noch frei sind und welche schon belegt. So fährt niemand ins Büro und findet keinen Platz, und an leeren Tagen fällt schnell auf, dass die Fläche kaum genutzt wird.
- Freie und belegte Plätze pro Tag auf einen Blick.
- Belegung in den kommenden Wochen, nicht nur für heute.
- Engpässe werden früh sichtbar, bevor jemand vor verschlossenem Schreibtisch steht.
Arbeitsplatz-Übersicht
Di 03.06.
D-205 Großraum Digitalstadt
frei D-217 Großraum Digitalstadt
frei D-204 K. Lang
belegt P-12 K. Lang
belegt Freie Plätze heute 3 / 5
Kategorien und Ressourcen
Kategorien ordnen Plätze nach Ausstattung.
Nicht jeder Platz ist gleich. Eine Kategorie bündelt Plätze einer Art, ein Großraum, ein Einzelbüro, die Tiefgarage. Innerhalb der Kategorie ist jeder Schreibtisch und jeder Stellplatz eine eigene Ressource mit eigenen Merkmalen, eigener Verfügbarkeit und einer berechtigten Gruppe.
Großraum Digitalstadt
werktags · Team Beratung
D-204 Schreibtisch am Fenster
MonitorSteh-Tisch
D-205 Schreibtisch
MonitorWhiteboard
D-212 Schreibtisch
Monitor
Tiefgarage
jederzeit · alle Mitarbeiter
P-12 Stellplatz
überdachtE-Ladesäule
P-13 Stellplatz
überdacht
Ausstattung, Verfügbarkeit und berechtigte Gruppe pro Platz
Zielgruppen
Für wen sich flexible Büroflächen lohnen.
Dienstleister mit Desk-Sharing, Hybrid-Teams oder knappen Flächen, quer durch die Branchen.
IT-Dienstleister
Hybride Teams, wechselnde Anwesenheit, Plätze und Parkplätze nach Bedarf, ohne feste Zuteilung.
BranchenseiteUnternehmensberatungen
Berater oft beim Kunden, der Bürotag wird gebucht, die Fläche reicht für mehr Köpfe.
BranchenseiteIT-Systemhaus
Technik- und Bereitschaftsteams mit wechselnden Schichten, Plätze passend zur Ausstattung.
BranchenseiteArchitektur- und Ingenieurbüros
Projektteams und Baustellen-Pendler buchen den Bürotag, inklusive Stellplatz.
BranchenseiteAgenturen
Kreativteams, Freelancer und Remote-Tage, flexible Plätze statt leerstehender Schreibtische.
BranchenseitePraxisbeispiel
Aus der Excel-Liste wird eine Buchung.
Ein erdachtes Beispiel, das zeigt, wie sich der Umstieg anfühlt. Wie viele Plätze am Ende reichen, hängt von Bürogröße, Arbeitsmodell und Umsetzung ab und ist nicht zugesichert.
Ausgangssituation
Eine Beratung mit 60 Mitarbeitenden stellt auf zwei feste Bürotage pro Woche um. Die Belegung läuft über eine Excel-Liste und Zuruf im Team-Chat. Manche fahren ins Büro und finden keinen freien Schreibtisch, an anderen Tagen steht die halbe Fläche leer. Wer wann da ist, weiß niemand zuverlässig, und das nächste Team-Treffen vor Ort kostet eine Kette von Nachrichten.
Mit teamspace
Die Beratung legt ihre Schreibtische und Parkplätze als Kategorien an, mit Ausstattung und berechtigten Gruppen. Mitarbeiter buchen ihren Platz für den nächsten Bürotag selbst, viele über die Standardplanung für ihren festen Rhythmus. In der Mitarbeiterübersicht sieht das Team vorab, wer kommt, und legt den gemeinsamen Vor-Ort-Tag darauf. Die Excel-Liste entfällt.
1 Klick
Platz für morgen gebucht
Mo–Fr
Standardplanung pro Wochentag
−18 %
weniger ungenutzte Bürofläche pro Platz
Hypothetisches Praxisbeispiel zur Veranschaulichung. Konkrete Werte hängen von Ausgangslage und Umsetzung ab.
Weitere Module
Die anderen acht Module.
Das Arbeitsplatzmanagement gehört zur light-Edition und liegt im selben System wie Teamwork und die HR-Grundfunktionen. Hier die Nachbarn, mit denen es sich denselben Login teilt.
Zeiterfassung online
- Anwesenheit, Pausen, Projektzeit
- Stempeln per Browser, App, Tablet
- Übergabe an HR-Konten und Rechnung
Projektmanagement
- Phasen, Arbeitspakete, Soll-Ist
- Kapazitätsplanung nach Skill
- Stundensätze aus dem HR-Zeitstrahl
Rechnungssoftware
- Honorar aus geprüften Stunden
- E-Rechnung als ZUGFeRD und XRechnung
- Übergabe an DATEV Unternehmen online
CRM
- Kontakte und Organisationen
- Vorgänge und Wiedervorlagen
- Mails und Anrufe am Kontakt
Service Desk
- Tickets aus Mail, Telefon, Portal
- SLA-Restzeit beeinflusst Priorität
- Zeiten am Ticket buchen
Teamwork
- Wiki, Forum, Boards, Kalender
- Datei-Versionen und Anhänge
- Microsoft-Teams-Integration optional
HR-Software
- Personalakte und Vertragsdaten
- Urlaub, Überstunden, Krankheit
- Standard-Arbeitsorte pro Person
Qualitätsmanagement
- Prozessbeschreibungen und Abnahmen
- Genehmigungen mit Audit-Trail
- Mitarbeiter-Schulungen verknüpfbar
„Unsere Mitarbeiter schätzen die Simplizität des Systems."
Funktionsumfang
Der Funktionsumfang im Überblick.
Drei natürliche Bereiche: das Buchen im Alltag, die drei Übersichten und die Einrichtung der Plätze durch die Verwaltung.
Buchen und planen
- Schreibtisch und Parkplatz für einen Tag im Voraus buchen
- Halb- oder ganztags, je nach Anwesenheit
- Buchung über das Stift-Icon ändern
- Standardplanung pro Wochentag ab einem Gültigkeitsdatum
- Einzelne Tage abweichend von der Standardplanung buchen
- Am Browser oder als installierte Web-App (PWA)
Drei Übersichten
- Mein Arbeitsplatz: die eigene Planung für die kommenden Wochen
- Mitarbeiterübersicht: wer wann wo sitzt
- Arbeitsplatz-Übersicht: freie Plätze pro Tag
Plätze einrichten
- Kategorien für Schreibtische und Parkplätze
- Ressourcen als einzelne buchbare Plätze innerhalb einer Kategorie
- Kapazität pro Platz
- Verfügbarkeit jederzeit oder im Zeitfenster
- Ausstattung wie Monitor, Whiteboard, Kaffeemaschine
- Berechtigte Benutzergruppe pro Platz
Vergleich
Von der Belegungsliste zur Buchung.
Wer die Bürobelegung heute in einer Excel-Liste und per Zuruf im Chat führt, kennt das tägliche Durcheinander. Das Arbeitsplatzmanagement macht aus dem Zuruf eine Buchung, die jeder selbst vornimmt und jeder vorab sieht.
Funktion
Excel-Liste + Zuruf
teamspace
Empfohlen Platz im Voraus buchen
zuruf
Parkplatz reservieren
Standardplanung pro Wochentag
manuell
Sehen, wer wann im Büro sitzt
Freie Plätze pro Tag
fraglich
Kategorien mit Ausstattung und Gruppe
Hosting in Deutschland, ISO-27001-Rechenzentrum
variiert
Erstgespräch
Schauen wir auf Ihre Bürotage.
Erzählen Sie uns von Ihren Bürotagen: zwei feste oder fünf flexible, knappe Stellplätze, Teams, die sich abstimmen müssen. Danach sagen wir ehrlich, ob das Arbeitsplatzmanagement dazu passt.
Desk-Sharing
Desk-Sharing heißt: kein fester Schreibtisch mehr.
Desk-Sharing bedeutet, dass nicht mehr jede Person einen eigenen Schreibtisch hat. Wer ins Büro kommt, bucht sich vorher einen freien Platz, oft nur für die zwei oder drei Tage, an denen er da ist. Für ein Unternehmen mit hybridem Arbeitsmodell ist das die naheliegende Antwort auf halb leere Büros.
teamspace bildet das als Buchung ab, nicht als grafischen Sitzplan. Die freigegebenen Plätze liegen in Kategorien; ein Mitarbeiter wählt Tag, Schreibtisch und bei Bedarf einen Parkplatz. Wer regelmäßig am selben Ort sitzt, hinterlegt das einmal als Standardplanung und bucht nur die Ausnahmen von Hand. Mehr zum Zusammenspiel von Büro und Home-Office steht unter hybrides Arbeiten.
Standardplanung
Feste Bürotage hinterlegt man einmal.
Manche Mitarbeiter haben einen festen Rhythmus: dienstags und donnerstags im Büro, sonst im Home-Office. Für sie legt eine Standardplanung pro Wochentag fest, welcher Platz reserviert wird. Die Planung wiederholt sich ab einem Gültigkeitsdatum jede Woche, ohne dass jemand sie neu eintippt.
Einzelne Tage bleiben frei änderbar. Wer einmal früher geht oder spontan einen anderen Schreibtisch braucht, überschreibt den betreffenden Tag und lässt den Rest stehen. So passt die Buchung sich dem Alltag an, statt ihn zu verwalten.
Plattform
- 1999
- teamspace aus Darmstadt
- Frankfurt
- Hosting, Verarbeitung in der EU
- light
- Edition mit Arbeitsplatzmanagement
- DACH
- Dienstleister, 5 bis 250 Mitarbeitende
Parkplatz
Auch der Parkplatz wird vorher gebucht.
Der Parkplatz ist im Arbeitsplatzmanagement eine eigene buchbare Ressource, kein Anhängsel des Schreibtischs. Wer einen braucht, reserviert ihn für denselben Tag mit, halb- oder ganztags. Gerade an Standorten mit knappen Stellplätzen nimmt das die tägliche Sucherei heraus.
Auch Parkplätze leben in Kategorien mit Merkmalen: überdacht, mit E-Ladesäule, einer bestimmten Gruppe vorbehalten. Beim Buchen sieht ein Mitarbeiter, welche Plätze frei sind und welche Ausstattung sie haben.
Sicht und Berechtigung
Wer sieht, wo wer sitzt.
Wer welche Plätze buchen darf, regelt eine berechtigte Benutzergruppe an der Kategorie. So bleibt ein Coworking-Bereich für alle offen, während ein bestimmter Platz nur der Gruppe zur Verfügung steht, die ihn nutzen soll. Berechtigungen sitzen in teamspace an Gruppen, nicht an einzelnen Personen; wer aus einer Gruppe ausscheidet, verliert deren Rechte automatisch.
Die Buchungs- und Anwesenheitsdaten liegen in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, verarbeitet ausschließlich in der EU. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft mit Sitz in Darmstadt. Das Arbeitsplatzmanagement gehört zur light-Edition und läuft im selben System wie Teamwork und die HR-Grundfunktionen.
Verwandte Module
Drei Module docken direkt an.
Wer das Arbeitsplatzmanagement nutzt, arbeitet meist auch mit Zeit, Team und Personaldaten im selben System. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Zeiterfassung online
Wer im Büro ist, erfasst dort seine Anwesenheit und Projektzeit. Beides läuft am selben Mitarbeiter, im selben Login.
- Anwesenheit und Projektzeit
- Stempeln per Browser, App, Tablet
- Pausen- und Tagesgrenze konfigurierbar
Teamwork
Boards, Wiki, Forum und Teamkalender für die hybride Zusammenarbeit. Wer den Bürotag plant, plant das Team-Treffen gleich mit.
- Teamkalender für gemeinsame Tage
- Boards für die laufende Arbeit
- Microsoft-Teams-Integration optional
HR-Software
Personalakte, Urlaub und Abwesenheiten am Mitarbeiter. Der feste Arbeitsort einer Person lebt im selben Personalstamm.
- Urlaub, Überstunden, Krankheit
- Personalakte mit Berechtigungen
- Standard-Arbeitsorte pro Person
Begriffe
Begriffe rund um flexible Büros.
Was die Funktions-Sprache meint, wenn sie auf Desk-Sharing, Kategorien und Standardplanung zeigt.
- Desk-Sharing
- Mehrere Mitarbeiter teilen sich dieselben Schreibtische, statt dass jeder einen festen Platz hat. Wer kommt, bucht vorher einen freien.
- Flexoffice
- Bürokonzept ohne feste Platzzuordnung, in dem Mitarbeiter je nach Bedarf einen Arbeitsplatz wählen. Begriff für dieselbe Idee wie Desk-Sharing.
- Hot-Desking
- Englischer Begriff für das spontane Buchen eines freien Schreibtischs am jeweiligen Tag, ohne dauerhafte Zuordnung.
- Standardplanung
- Vorlage pro Wochentag, die festlegt, welchen Platz ein Mitarbeiter reserviert. Sie wiederholt sich ab einem Gültigkeitsdatum wöchentlich; einzelne Tage bleiben änderbar.
- Arbeitsplatz-Kategorie
- Gruppe gleichartiger Plätze, etwa ein Großraum, ein Einzelbüro oder die Tiefgarage. Eine Kategorie legt Kapazität, Verfügbarkeit, Ausstattung und berechtigte Gruppe fest.
- Arbeitsplatz-Ressource
- Ein einzelner buchbarer Platz innerhalb einer Kategorie, etwa ein bestimmter Schreibtisch oder Stellplatz, mit eigenen Merkmalen.
- Mitarbeiterübersicht
- Sicht, die zeigt, welcher Kollege an welchem Tag welchen Platz gebucht hat. Beantwortet die Frage „Wo sind meine Kollegen heute?“.
- Arbeitsplatz-Übersicht
- Sicht auf die freien und belegten Plätze pro Tag, für die kommenden Wochen.
Erstgespräch
Sprechen wir über Ihre Büroflächen.
In einem kurzen Termin klären wir, wie Sie Plätze, Parkplätze und Berechtigungen anlegen würden und ob das Arbeitsplatzmanagement zu Ihrem hybriden Alltag passt.
Häufige Fragen zum Arbeitsplatzmanagement teamspace
Was bucht man im Arbeitsplatzmanagement?
Schreibtische und Parkplätze, halb- oder ganztags, für einen bestimmten Tag im Voraus. Pro Platz lassen sich Ausstattung wie Monitor oder Whiteboard und die berechtigte Gruppe hinterlegen. Eine Buchung lässt sich jederzeit über das Stift-Icon ändern.
Wie funktioniert Desk-Sharing in teamspace?
Die freigegebenen Plätze liegen in Kategorien. Ein Mitarbeiter wählt Tag und Schreibtisch und sieht dabei, welche Plätze frei sind. Wer einen festen Rhythmus hat, hinterlegt ihn als Standardplanung und bucht nur die Ausnahmen von Hand.
Was ist die Standardplanung?
Eine Vorlage pro Wochentag, die festlegt, welcher Platz reserviert wird. Sie wiederholt sich ab einem Gültigkeitsdatum jede Woche. Einzelne Tage kann der Mitarbeiter abweichend buchen, ohne die ganze Planung zu ändern.
Sehe ich, wer von den Kollegen im Büro ist?
Ja. Die Mitarbeiterübersicht zeigt, wer an welchem Tag welchen Platz gebucht hat. Das beantwortet die Frage „Wo sind meine Kollegen heute?“ und hilft, einen gemeinsamen Bürotag zu planen, ohne lange Abstimmung.
Kann ich auch einen Parkplatz buchen?
Ja. Parkplätze sind eigene Ressourcen mit eigenen Merkmalen, etwa überdacht oder mit E-Ladesäule. Sie lassen sich zusammen mit dem Schreibtisch oder einzeln reservieren, halb- oder ganztags.
Gibt es einen interaktiven Sitzplan?
Nein. Plätze werden als Liste mit Kategorie und Ausstattung geführt, nicht als grafischer Grundriss. Die Buchung läuft über die Auswahl von Tag, Platz und Parkplatz, nicht über das Anklicken einer Karte.
Lassen sich Besprechungsräume buchen?
Besprechungen werden als Termine im Teamkalender geplant, nicht im Arbeitsplatzmanagement. Das Modul ist auf Schreibtische und Parkplätze ausgelegt; für Raumtermine ist der Kalender der richtige Ort.
Wer darf welche Plätze buchen?
Das regelt die berechtigte Benutzergruppe an der Kategorie. So bleibt ein Coworking-Bereich für alle offen, während ein bestimmter Platz nur einer Gruppe zur Verfügung steht. Berechtigungen sitzen an Gruppen, nicht an einzelnen Personen.
In welcher Edition ist das Arbeitsplatzmanagement enthalten?
Es gehört zur light-Edition und läuft im selben System wie Teamwork und die HR-Grundfunktionen. Welche Edition zu Ihnen passt, klären wir im Erstgespräch; die Preisübersicht steht auf der Preise-Seite.
Wo werden die Buchungsdaten gespeichert?
In einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, verarbeitet ausschließlich in der EU. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft mit Sitz in Darmstadt.