Mitarbeitende buchen Zeiten auf Projekte und Unteraufgaben. Aus den Stunden entstehen Rechnungen, vorbereitete Lohndaten und Auslastungs-Berichte, ohne Excel-Zwischenschritt.
Eine Online-Zeiterfassung erfasst die Arbeits- und Projektzeiten eines Teams digital statt auf Papier oder in Excel – im Browser, in der installierbaren Web-App oder am Tablet-Terminal. Sie hält fest, wer wann woran gearbeitet hat, und bildet damit die Grundlage für Abrechnung, Lohn, Auslastung und die gesetzliche Aufzeichnungspflicht.
Drei Schritte, ein System
Projektzeiten sind der Hebel: Sie steuern Rechnung, Marge und Auslastung. Aus einer Buchung wird die Rechnung an den Kunden, die Lohnzeile fürs Lohnbüro und der Eintrag im Auslastungs-Dashboard.
Erfassen
Mitarbeitende buchen Zeiten in Sekunden auf Projekte, Unteraufgaben oder Tickets. Kategorisiert nach Tätigkeit — Arbeit, Reise, Doku — abrechenbar oder intern.
Abrechnen
Stundensätze pro Person, Projekt und Kunde sind hinterlegt. Aufwand und Festpreis lassen sich kombinieren, Pauschalen und Reisekosten ergänzen die Rechnung.
Auswerten
Auslastung pro Person, Soll-Ist pro Projekt, Projektdeckungsbeitrag — alles aus den erfassten Stunden, alles tagesaktuell.
Im Detail vorgestellt
Stempeln, Projektzeit buchen, freigeben, auswerten in derselben Anwendung. Stundenkonto und Projekt-Auswertung entstehen aus einer Buchung.
Browser, Web-App, Tablet als Empfangs-Terminal, mit konsistenten Daten.
Eine Buchung speist Stundenkonto und Projekt-Auswertung gleichzeitig.
Aus erfassten Stunden werden Rechnungspositionen und Lohndaten in einem Schritt.
Vom Buchen zur Auswertung
Vom Buchen auf das Projekt bis zur abgerechneten Stunde.
Mitarbeitende buchen Zeit in Sekunden auf Projekte, Unteraufgaben oder Tickets. Top-Projekte, Vorlagen und Kategorien (Arbeit, Reise, Doku) liegen griffbereit. Abrechenbar oder intern wird pro Buchung markiert.
Mit dem Check-in läuft die Anwesenheitszeit im Hintergrund mit, Pausen werden nach hinterlegter Regel je nach Anwesenheitsdauer abgezogen. Die Erfassung unterstützt eine Zeiterfassung im Sinne des EuGH-Urteils und des BAG-Beschlusses, ohne dass jemand zusätzlich stempelt.
Aus den Buchungen wird automatisch der Tätigkeitsnachweis pro Kunde, Zeitraum oder Projekt — als PDF, mit oder ohne Stundensätze. Direkt als Anlage zur Rechnung.
Am Monatsende prüfen Vorgesetzte die Stunden ihres Teams und geben sie frei. Strittige Buchungen gehen mit Kommentar zurück.
Stundensätze pro Person, Projekt und Kunde fließen in die Rechnung. Auslastung, Soll-Ist und Projektdeckungsbeitrag sind tagesaktuell sichtbar, Lohndaten gehen vorbereitet ans Lohnbüro.
Eine Buchung, drei Verwertungen
Eine erfasste Stunde wird drei Mal verwertet: als Rechnungsposition für den Kunden, als vorbereitete Lohnzeile fürs Lohnbüro und als Auslastungs-Eintrag im Reporting.
1,5 h
Mandat A · Konzeption
Rechnung
Rechnungsposition
Stundensatz Mandat A · abrechenbar
Lohnbuchhaltung
Lohnzeile
vorbereitet für das Lohnbüro
Auswertung
Auslastungs-Eintrag
tagesaktuell auf Person & Projekt
Eine Erfassung, drei Auswertungen — niemand trägt sie zweimal ein.
Anwendungsfälle
Pro Schwerpunkt eine eigene Seite, mit den Details, die in der Praxis tragen.
„Die Zeiterfassung ist wesentlich einfacher und komfortabler als in Excel."
Case Study
Beispielhaftes Szenario, keine Kundenfreigabe. Die Zahlen variieren je nach Ausgangslage. Ein typischer Fall: 45 Berater:innen an drei Standorten, vorher Excel-Stundenzettel und manuelle Lohnaufbereitung, dann Umstieg auf teamspace.
Stunden wurden in Excel-Tabellen erfasst und vom Office-Management einmal pro Woche zusammengeführt. Auslastungs-Reports waren immer 5 bis 7 Tage alt, Stundenkorrekturen liefen per Mail ohne nachvollziehbare Spur. Bei der Honorarrechnung am Monatsende fehlten regelmäßig 3 bis 5 % der Stunden, die Lohnabrechnung kostete 1,5 Tage manuelle Arbeit.
Alle Berater:innen erfassen Stunden direkt im Browser oder in der Web-App, Reisetage werden mobil eingereicht. Vorgesetzte geben Wochenstunden frei, die Daten gehen automatisch in die Rechnungssoftware und über die DATEV-zertifizierte Schnittstelle (enterprise-Edition) in die Finanzbuchhaltung. Die Lohndaten gehen vorbereitet an das Lohnbüro. Das Auslastungs-Dashboard zeigt tagesaktuell, wer wo gebucht ist.
+9 %
Auslastung durch tagesaktuelle Sichtbarkeit
+5 %
Honorarvolumen, weil keine Stunden mehr fehlen
1,5 → 0,2
Tage Aufwand für die Lohnabrechnung
Zielgruppen
Dienstleister, deren Stunden zu Honorar werden, quer durch die Branchen.
Beratertage und Honorarstunden je Auftrag, sauber getrennt nach abrechenbar und intern.
BranchenseiteProjekt- und Ticketstunden abrechenbar erfasst, Auslastung und Überstunden im Blick.
BranchenseiteWartungs- und Projektzeiten am Vertrag, Bereitschaft und Zuschläge nach Tarif.
BranchenseiteAbrechenbare Stunden und Auslastung je Berater, tagesaktuell statt im Monatsreport.
BranchenseiteLeistungsphasen-Stunden und Reisezeiten je Projekt, nachvollziehbar dokumentiert.
BranchenseiteErstgespräch
In 30 Minuten gehen wir Ihre Tarife, Zeitarten und Schnittstellen durch. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, keine Verkaufsdemo.
Kalender, Aktionen und alle Zeitbuchungen des Tages nebeneinander. Jede Buchung füllt zugleich Projektzeit und Arbeitszeitkonto.
Mein Tag
Montag, 11.05.2026
Agentur Riesig
Beratung · Konzeption
Große Marke GmbH
Einführung · Workshop
Intern
Team-Call
Funktionsumfang
Sechs Aufgabenbereiche in einer Anwendung.
Vergleich
Wo sich teamspace von einer reinen Erfassungs-App unterscheidet.
Funktion
Eigenständige Erfassungs-App
teamspace
EmpfohlenIntegration
Eine Stunde bei teamspace bleibt nicht in der Zeiterfassung. Sie läuft im selben System weiter in Rechnung, Lohn und Auswertung.
teamspace ist als System für Dienstleister gebaut. Die Zeiterfassung ist eingebettet, nicht angeflanscht.
Tätigkeitsnachweis
Für Beratungen, Steuerkanzleien und Agenturen ist der Tätigkeitsnachweis das eigentliche Beleg-Dokument zur Honorarrechnung. teamspace erstellt ihn automatisch aus den erfassten Projektzeiten, pro Kunde, mit Datum, Tätigkeit und Summen.
Bei einer Prüfung oder bei Kunden-Rückfragen lässt sich der Nachweis nachträglich rekonstruieren, mit nachvollziehbarer Spur auf jeder Stunde.
Überstunden
teamspace führt das Arbeitszeitkonto pro Mitarbeitendem live mit. Zuschläge für Nacht-, Wochenend- und Feiertagsarbeit rechnen sich automatisch nach hinterlegter Regel. Freizeitausgleich oder Auszahlung — beide Wege im selben Konto, beide Wege als vorbereitete Lohndaten ans Lohnbüro übergeben.
Reisezeit
Reisetage zählen zur Leistung, werden in der Abrechnung aber gesondert geführt, mit eigenen Sätzen und eigenen Belegen. teamspace erfasst Reisezeit und Reisekosten am Projekt, sodass sie automatisch in die Honorarrechnung gehen.
Außendienst und Bauleitung profitieren von der mobilen Erfassung: Reisezeit und Beleg landen direkt am richtigen Auftrag.
Wann sich der Wechsel lohnt
Eine Zeiterfassung online ist eine cloudbasierte Anwendung, in der Mitarbeitende Arbeits- und Projektzeiten digital erfassen. Anders als Excel speichert sie die Zeiten zentral und mit nachvollziehbarer Änderungs-Spur.
Der Wechsel lohnt sich, sobald drei Dinge zusammenkommen: mehr als fünf Mitarbeitende, Stunden, die in eine Kundenrechnung wandern, und die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Grundlage sind das EuGH-Urteil C-55/18 und der BAG-Beschluss 1 ABR 22/21.
Wer ohne Projektabrechnung arbeitet, kommt mit einer einfachen Stempeluhr lange aus. Sobald Projektzeiten, Kundenstunden oder Honorarrechnungen ins Spiel kommen, lohnt sich der Sprung zu einem integrierten System. Je früher der Wechsel kommt, desto kleiner ist der Migrationsaufwand. Ein Büro mit acht Mitarbeitenden ist nach zwei Wochen produktiv, eines mit 45 nach vier.
Migration
Mittelständische Dienstleister sind typischerweise nach zwei bis vier Wochen vollständig produktiv. Der Plan folgt einem bewährten Muster.
Wer alte Stundenkonten, historische Projektzeiten oder Urlaubsanspruch übernehmen will, bekommt die Migration vom Customer Success Team der 5 POINT AG im Festpreis, mit festem Endtermin.
Erstgespräch
Eine halbe Stunde reicht für eine ehrliche Einschätzung, ob teamspace zu Ihrer Zeiterfassung passt.
Sicherheit
Zeitdaten gehören zu den sensibleren personenbezogenen Daten im Unternehmen. teamspace verarbeitet sie ausschließlich in Frankfurt am Main, in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum.
Entwickelt, betrieben und unterstützt von der 5 POINT AG aus Darmstadt, einer deutschen Aktiengesellschaft nach deutschem Recht.
Akzeptanz
Mitarbeitende sehen ihr eigenes Arbeitszeitkonto und ihre Auslastung tagesaktuell. Vorgesetzte sehen Teams, nicht Einzelleistungen, in der Standardsicht. Stunden anderer Kolleg:innen sind nicht sichtbar. Damit wird die Zeiterfassung zur Hilfe im Alltag, nicht zur Last.
Ehrliche Einordnung
