Software für Unternehmensberatungen: beraten statt Excel pflegen
teamspace ist eine Software für Unternehmensberatungen, in der CRM, Projekt, Zeiterfassung und Abrechnung zusammenlaufen. Ihre Berater buchen ihre Tage einmal, alles Weitere entsteht daraus.
- Ein System statt CRM, Excel-Tabelle und Rechnungsprogramm
- Sie sehen, welche Ressourcen wie ausgelastet sind
- Unterschiedliche Tagessätze und Pauschalleistungen flexibel abrechnen
teamspace für Unternehmensberatungen
Planung, Abrechnung und Steuerung im Tagesgeschäft
Ressourcen planen, Auslastung sehen
Sehen Sie auf einen Blick, wer verfügbar ist, welche Kapazitäten frei werden und wo Engpässe entstehen.
Rechnungen in wenigen Klicks
Zeiten, Pauschalen und Reisekosten laufen in einer Rechnung zusammen, die Sie nur noch prüfen und freigeben.
Projekte profitabel steuern
Verfolgen Sie jederzeit Status, Umsatz, Kosten und Marge Ihrer Projekte.
Die Funktionen
Die sieben Bereiche im Überblick
Abrechnung, Tätigkeitsnachweis, Ressourcenplanung, Projekte, Reisekosten, Forecast und CRM greifen auf dieselben Buchungen zu. Was in einem Bereich entsteht, liegt im nächsten schon bereit.
Abrechnung
Aufwand, Pauschalen und Reisekosten auf einer Rechnung
Eine Rechnung mischt oft mehrere Modelle: Tage nach Aufwand, Pauschalleistungen, dazu die Reisekosten. teamspace stellt daraus ein Dokument.
- Aufwandsleistungen und Pauschalen lassen sich bei Bedarf in einer Rechnung abrechnen.
- Turnusmäßige Abrechnung, nach Projektstatus oder als Abschlagszahlung, je nach Vereinbarung.
- Integrierte E-Rechnung inklusive Tätigkeitsnachweis, ohne ein zweites Programm.
Tätigkeitsnachweis
Nachweis je Rechnung, direkt an den Kunden
In einer Unternehmensberatung verkaufen Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter, und Ihr Kunde will sehen, wofür er zahlt. Bei der Abrechnung nach Aufwand zeigt der Tätigkeitsnachweis die gebuchten Zeiten der Mitarbeiter, je nach Bedarf vor oder bei der Rechnungstellung. In teamspace entsteht er aus den gebuchten Zeiten statt aus einer Word-Datei am Monatsende.
- Bei der Rechnungstellung wird automatisch ein Tätigkeitsnachweis erzeugt.
- Zeiten und Beschreibungen können bei Bedarf angepasst werden.
- Freigabe der Zeiten vor der Rechnungstellung durch Projektleiter oder Kunden.
Mitarbeiter-Planung
Auslastung und Einplanung Ihrer Mitarbeiter
Wie stark Ihre Mitarbeiter ausgelastet sind, sehen Sie je Person, Team und Woche. Brauchen zwei Projekte denselben Senior, meldet teamspace den Konflikt schon beim Einplanen und nicht erst am ersten Arbeitstag.
- Urlaub, Krankheit und Feiertage sind vorher abgezogen.
- Grob je Monat oder Woche einplanen, bei Bedarf detailliert je Tag.
- Integrierter Forecast auf Basis der Mitarbeitereinplanung.
Projektmanagement
Budget, Deckungsbeitrag und Warnstufen je Projekt
Ein Projekt läuft über Wochen, und die Frage bleibt dieselbe: Reicht das Budget noch? teamspace stellt die geplanten Werte gegen die gebuchten.
- Drei Warnstufen melden sich selbst, sobald eine Schwelle erreicht ist.
- Der Deckungsbeitrag rechnet sich laufend, also was nach den eigenen Kosten bleibt.
- Das Projekt lässt sich flexibel anpassen, Nachbeauftragungen fließen automatisch mit ein.
In 30 Minuten
Ihre Anforderungen im Gespräch prüfen
Bringen Sie Ihre Anforderungen mit. Wir gehen sie im Gespräch durch und prüfen gemeinsam, wie sich Ihre Planung und Ihre Abrechnung in teamspace abbilden lassen.
Reisekosten
Belege erfassen und an den Kunden weiterverrechnen
Beratung heißt reisen, und am Monatsende liegt der Stapel Belege auf dem Tisch. In teamspace fotografiert jeder seine Belege ab, sobald sie anfallen, und legt sie direkt im System ab.
- Weiterverrechnung von Reisekosten und Reisekostenpauschalen.
Forecast
Umsatzpotenziale aus offenen Vertriebschancen
Wer weiß, welche Anfragen in Zukunft zu Aufträgen werden, plant sein Team ruhiger. Jede Anfrage läuft als Vertriebschance mit Wert und Wahrscheinlichkeit mit.
- Vertriebschancen zeigen Ihre Umsatzpotenziale auf.
- Mit Wiedervorlagen im richtigen Moment nachhaken.
- Ressourcenplanung bereits in der Vertriebsphase.
CRM
Kundenhistorie, Organisationen und Ansprechpartner
Wer einen Kunden übernimmt, muss wissen, was bisher besprochen wurde. Kontakte, Mails, Angebote, Projekte und Rechnungen ergeben eine Zeitleiste am Kunden.
- Offene Vorgänge melden sich zur Wiedervorlage, sobald der Termin da ist.
- Organisationen, Abteilungen und Ansprechpartner auf einen Blick.
- Die Kundenhistorie bleibt vollständig, auch wenn ein Kollege den Kunden übernimmt.
„Ich spare viel Zeit beim Rechnungen schreiben.“
Alle Module im Überblick
teamspace besteht aus neun Modulen. Eine Beratung startet meist mit CRM, Projekten, Zeiterfassung und Abrechnung.
Erstgespräch
Anforderungen besprechen, Eignung prüfen
In rund 30 Minuten gehen wir Ihre Anforderungen durch und prüfen gemeinsam, ob teamspace zu Ihrem Haus passt. Wenn es nicht passt, sagen wir Ihnen das im Gespräch.
Auf den Punkt
Welche Software passt für eine Unternehmensberatung?
Eine Software für Unternehmensberatungen führt CRM, Projekt, erfasste Zeiten und Abrechnung auf einer gemeinsamen Datenbasis. teamspace deckt diese vier Bereiche in einem System ab: entwickelt seit 1999 von der 5 POINT AG in Darmstadt, betrieben in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, ab 19 Euro pro Nutzer und Monat in drei Editionen.
Der Unterschied zu einzelnen Programmen liegt in der Übergabe. Wer ein CRM, eine Tabelle für die Auslastung und ein Rechnungsprogramm nebeneinander betreibt, überträgt dieselben Zahlen mehrfach von Hand. In teamspace bucht ein Berater seinen Tag einmal, und daraus entstehen die Auslastung, der Tätigkeitsnachweis und die Rechnung. Rechnungen gehen als ZUGFeRD oder XRechnung nach der Norm EN 16931 raus und über eine zertifizierte Schnittstelle an DATEV Unternehmen online.
Anforderungen
Was muss eine Software für Unternehmensberatungen können?
Drei Dinge, die ein allgemeines Projektwerkzeug nicht abdeckt: Sie muss zeigen, welche Ressourcen wie ausgelastet sind, bevor die Woche beginnt. Sie muss Tagessätze je Erfahrungsstufe und Kunde mit Gültigkeitszeitraum führen. Und sie muss aus denselben Buchungen die Rechnung und den Tätigkeitsnachweis erzeugen.
Der Grund liegt im Geschäftsmodell. Eine Beratung verkauft die Zeit ihrer Leute, und der Umsatz eines Monats ist die Summe der verkauften Tage, jeder bewertet mit dem Satz der Person, die ihn gearbeitet hat. Ein Tag, den niemand kauft, lässt sich nicht nachholen. Eine Tabelle ist in dem Moment veraltet, in dem jemand Urlaub einträgt. In teamspace entsteht die Auslastung aus geplanten Einsätzen, gebuchten Zeiten, Urlaub und den Feiertagen des jeweiligen Standorts. Diese Planung gehört zur enterprise-Edition.