Wie behalten wir Kosten und Liquidität jederzeit im Griff?
04Antwort aus dem Kostensteuerungsprozess
Kosten, Deckungsbeiträge und Liquiditätsplanung laufen tagesaktuell zusammen.
Zum KostenträgerKostensteuerungsprozess: Wie behalten wir Kosten und Marge im Griff?
Aufwand entsteht verteilt über viele Projekte: Stunden, Eingangsrechnungen, Reisekosten, Belege. teamspace prüft jeden Beleg, bevor er bezahlt wird, führt die Kosten am Kostenträger zusammen und macht Plan, Ist und Marge tagesaktuell sichtbar, nicht erst zum Jahresabschluss.
Wer hat diese Eingangsrechnung geprüft?
04Antwort aus dem Kostensteuerungsprozess
Jeder Beleg läuft durch eine Freigabe, bevor er zur Zahlung geht. Der hinterlegte Prüfer gibt frei oder schickt ihn zurück.
Zur EingangskontrolleWelches Projekt rutscht gerade ins Minus?
04Antwort aus dem Kostensteuerungsprozess
Drei Warnstufen melden Abweichungen je Projekt in Grün, Gelb und Rot. Die Schwellen setzen Sie selbst.
Zur FrühwarnungWas ist ein Kostensteuerungsprozess?
Kostensteuerung heißt, die Kosten zu sehen, solange sich noch etwas ändern lässt.
Der Kostensteuerungsprozess ist der Regelkreis, in dem ein Dienstleister seine Kosten plant, erfasst, prüft und gegen den Plan hält. Gemeint sind Stunden, Eingangsrechnungen, Reisekosten und Belege, jeweils gebucht am Projekt und an der Kostenstelle. Am Ende stehen der Deckungsbeitrag je Projekt und die Frage, was jetzt zu tun ist.
Viele Unternehmen sehen ihre Kosten sauber, aber spät: im Monatsabschluss der Buchhaltung oder im Jahresabschluss, wenn die Projekte längst gelaufen sind. Für die Bilanz reicht das. Zum Steuern braucht es dieselben Zahlen tagesaktuell und dort, wo sie entstehen. Wie das ohne Doppelarbeit für die Buchhaltung geht und wie man verhindert, dass Rechnungen bezahlt werden, die keiner bestellt hat, beantwortet diese Seite.
Der Unterschied
Kosten zu spät, oder tagesaktuell gesteuert?
Buchhaltung und Excel
- Kosten sieht man im Jahresabschluss, Monate nach der Leistung.
- Stunden, Belege und Reisekosten liegen in getrennten Listen.
- Der Deckungsbeitrag je Projekt bleibt eine Schätzung.
- Eingangsrechnungen werden gebucht, bevor jemand sie wirklich geprüft hat.
- Abweichungen fallen auf, wenn das Projekt längst gelaufen ist.
teamspace Kostensteuerung
- Jeder Aufwand landet tagesaktuell am Projekt und an der Kostenstelle.
- Jeder Beleg läuft durch eine Freigabe, bevor er zur Zahlung geht.
- Plan und Ist stehen nebeneinander, mit Ampel je Projekt.
- Deckungsbeitrag und Marge je Projekt entstehen automatisch.
Der Ablauf
Sechs Schritte vom Aufwand zur Marge
Der Kostensteuerungsprozess ist der laufende Regelkreis aus Planen, Erfassen, Prüfen, Soll-Ist, Forecast und Maßnahmen. Er läuft quer durch mehrere Module; entscheidend ist, dass jeder Aufwand ohne Umweg am Projekt ankommt und gegen den Plan läuft.
- 1
Kostenplan
Budgets, interne Stundensätze und erwartete Fremdkosten werden je Projekt hinterlegt, als Rahmen für den späteren Soll-Ist-Vergleich.
- 2
Aufwand erfassen
Stunden, Eingangsrechnungen, Reisekosten und Belege werden am Projekt gebucht, idealerweise täglich, spätestens wöchentlich.
- 3
Prüfen und freigeben
Eingangsrechnungen und Belege laufen durch einen Freigabe-Workflow. Der hinterlegte Prüfer gibt frei, Ungeklärtes geht zurück. Jeder freigegebene Beleg bekommt Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger.
- 4
Soll-Ist
Geplante gegen tatsächliche Kosten je Projekt, tagesaktuell statt erst zum Quartalsende.
- 5
Deckungsbeitrag und Ampel
Aus Erlös minus Kosten entsteht der Deckungsbeitrag; Warnstufen melden Abweichungen früh über Grün, Gelb und Rot.
- 6
Forecast und Maßnahmen
Die Earned-Value-Analyse rechnet den Projektrest hoch. Aus der Abweichung folgen konkrete Schritte, von der Umplanung bis zur Nachforderung.
Der Kern
Jeder Aufwand landet am richtigen Projekt.
Das ist der Kern der Kostensteuerung: Stunden, Eingangsrechnungen, Reisekosten und Belege laufen auf einen Kostenträger zu. Dort steht der Aufwand gegen den Plan, und die Marge fällt heraus.
Vier Aufwandsquellen Ein Kostenträger
- Zeiterfassung
33 h gebucht
Projektzeit
- Eingangsrechnung
248 €
Lieferant
- Reisekosten
312 €
freigegeben
- Beleg
per OCR erfasst
zugeordnet
Kostenart · Kostenstelle · Kostenträger
Kostenträger · P-2026-014 tagesaktuell
Plankosten 12.400 €
Istkosten 10.870 €
Abweichung · im Plan
− 1.530 € Deckungsbeitrag
3.860 €
Vier Quellen, ein Träger: jede Stunde und jeder Beleg landet am Projekt. Erst dann stimmt die Marge.
Eingangskontrolle
Geprüft, bevor bezahlt wird.
Die meisten unnötigen Kosten entstehen nicht durch falsche Preise, sondern durch Rechnungen, die niemand geprüft hat. teamspace koppelt Eingangsrechnungen und Belege an einen Freigabe-Workflow: Wer einen Beleg anlegt, kann ihn nicht selbst durchwinken, sondern reicht ihn zur Prüfung ein.
- Kein Beleg ohne Prüfung: ist der Freigabe-Workflow aktiv, wird jede Eingangsrechnung erst geprüft und freigegeben, bevor sie weitergeht.
- Gegen die Bestellung halten: die Bestellung liegt als eigener Beleg vor, so sieht der Prüfer, ob die Rechnung zu einer echten Bestellung gehört.
- Der richtige Prüfer entscheidet: die hinterlegte Person wird benachrichtigt, gibt frei oder schickt den Beleg mit Kommentar zurück.
- Schon als E-Rechnung im Eingang: seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. teamspace liest ZUGFeRD und XRechnung ein und gibt sie in denselben Freigabe-Workflow.
Der Übergang
Aus der gebuchten Stunde wird der Deckungsbeitrag.
Bei einem Dienstleister ist die eigene Zeit die größte Kostenart. teamspace bewertet jede gebuchte Stunde mit dem internen Satz und führt sie sofort als Arbeitskosten, ohne dass jemand nachrechnet.
- Arbeitskosten und Deckungsbeitrag entstehen automatisch aus gebuchten Zeiten und internen Stundensätzen.
- Fremd- und Sachkosten aus Eingangsrechnungen und Reisekosten fließen am selben Projekt zusammen.
- Der Deckungsbeitrag steht je Projekt, aggregiert auch je Kunde, filterbar nach Bereich und Rubrik.
Welche Berichte teamspace für diese Steuerung mitbringt, zeigt die Übersicht zur Controlling Software.
Reifegrad
Vom Bauchgefühl zur tagesaktuellen Marge
Reife zeigt sich nicht im Umfang der Buchhaltung, sondern im Grad der Automatisierung. Der entscheidende Sprung liegt zwischen manueller Excel-Auswertung und tagesaktuellem Soll-Ist.
Level 0: ungeplant
Keine Kostenplanung. Profitabilität wird einmal im Jahr beim Steuerberater sichtbar.
Level 1: manuell
Kostenplan in Excel, Soll-Ist erst nach dem Jahresabschluss.
Level 2: strukturiert
Kostenarten, Kostenstellen und Plan-Ist sind definiert. Daten aus Buchhaltung und Excel werden manuell zusammengeführt.
Level 3: assistiert
Controlling mit monatlichem Plan-Ist, erste Deckungsbeitragsrechnung je Projekt.
Level 4: weitgehend automatisiert
Tagesaktuelles Soll-Ist, Deckungsbeitrag automatisch je Projekt und Kunde, Ampel je Projekt.
Level 5: durchgängig
Forecast über die Earned-Value-Analyse, Frühwarnung über Warnstufen, Belege gehen automatisch an die Buchhaltung.
Frühwarnung
Die Ampel warnt, bevor das Projekt kippt.
Ein Projekt verliert seine Marge selten an einem Tag. Es rutscht über Wochen, und niemand merkt es, weil die Zahlen erst zum Quartalsende vorliegen. teamspace bewertet die Abweichung laufend und meldet sie über drei Stufen.
- Drei Warnstufen: Hinweis, Warnung und kritische Warnung, in Grün, Gelb und Rot.
- Schwellwerte je Projekt, als fester Betrag oder als Prozentsatz, passend zur Größe des Vorhabens.
- Die Warnung kommt früh genug, um Stunden umzuplanen oder eine Nachforderung zu stellen.
Forecast
Der Forecast rechnet das Projektende heute hoch.
Wer erst am Projektende weiß, ob die Kalkulation gehalten hat, weiß es zu spät. Die Earned-Value-Analyse stellt Plankosten, Fertigstellung und bisherige Istkosten zusammen und rechnet daraus hoch, wo das Projekt landet.
- Plan- und Kostenabweichung entstehen aus Plankosten, Fertigstellungswert und Istkosten.
- Der Projektrest wird hochgerechnet, sodass die voraussichtlichen Gesamtkosten heute schon sichtbar sind.
- Meilensteine mit Vorwarndatum zeigen Termin-Verschiebungen, bevor sie die Kosten treffen.
„Wir arbeiten hauptsächlich mit der Budgetspalte.“
Standortbestimmung
Welchen Reifegrad hat Ihre Kostensteuerung heute?
Wir schauen im kurzen Erstgespräch auf Ihren Ablauf und zeigen, an welcher Stelle die Marge heute am leisesten verloren geht.
Die Brücke
Belege gehen ohne Umweg zur Buchhaltung.
Die Kostensteuerung ersetzt die Buchhaltung nicht, sie speist sie. Geprüfte Belege, Rechnungen und Reisekosten gehen über die zertifizierte Schnittstelle direkt in die DATEV-Cloud, mit Kostenstellen, ohne dass jemand Dateien hin- und herschickt.
- Buchungsstapel je Mandant gehen als Cloud-Verbindung an DATEV Unternehmen online, ohne CSV.
- Eingangsrechnungen kommen per Foto, Upload oder Mail herein und werden Projekten und Kostenstellen zugeordnet.
- Die Online-Banken-Schnittstelle prüft Zahlungseingänge täglich, damit der Stand der offenen Posten stimmt.
Steuerung
Die Kennzahlen, die Kosten und Marge steuern
Deckungsbeitrag
Erlös minus direkte Kosten je Projekt, summiert je Periode. Zeigt, was nach dem direkten Aufwand übrig bleibt.
Mehr erfahrenDurchschnittlicher Projektdeckungsbeitrag
Deckungsbeitrag geteilt durch die Anzahl Projekte. Zeigt die Qualität des Projektportfolios.
Plan-Ist-Abweichung
Geplante gegen tatsächliche Kosten je Projekt, mit Ampel und eigenem Schwellwert je Vorhaben.
Belege in Freigabe
Eingangsrechnungen, die noch auf Prüfung warten, mit Betrag und Liegezeit. Zeigt, wo Freigaben hängen.
Forecast-Abweichung
Hochgerechnete Gesamtkosten gegen den Plan, aus der Earned-Value-Analyse je Projekt.
Forderungsbestand
Offene Posten nach Fälligkeit zeigen, wie viel Geld noch auf Zahlung wartet.
Diese Bausteine tragen die Kostensteuerung
Die Kostensteuerung ist kein einzelnes Modul, sondern das Zusammenspiel mehrerer. Jeder Baustein liefert einen Teil des Aufwands oder der Auswertung.
Das Zielbild
Marge wird zur täglichen Größe, nicht zur Jahresfrage.
Eine reife Kostensteuerung macht Aufwand und Marge zu Zahlen des Alltags. Jede Stunde ist bewertet, jeder Beleg ist zugeordnet, Plan und Ist stehen nebeneinander, und der Forecast zeigt, wo ein Projekt landet, solange es noch zu steuern ist.
Der Weg dahin verlangt keine zweite Buchhaltung. Er verlangt einen Ablauf, in dem Aufwand am Entstehungsort erfasst, sauber zugeordnet und ohne Verzögerung gegen den Plan gestellt wird. So bleibt die Frage nach der Marge am Ende keine Überraschung, sondern eine Zahl, die jeden Tag stimmt.
Häufige Fragen zur Kostensteuerung
Wir lassen die Kosten von der Buchhaltung führen. Warum zusätzlich im Steuerungssystem?
Die Buchhaltung erfüllt steuerliche Pflichten, oft mit Wochen Versatz. Die Steuerung braucht den Aufwand am Projekt und an der Kostenstelle, idealerweise täglich. Beide ergänzen sich. Über die zertifizierte DATEV-Schnittstelle bleibt die Brücke ohne Doppelarbeit bestehen.
Wie verhindert teamspace, dass wir Rechnungen bezahlen, die niemand bestellt hat?
Über den Freigabe-Workflow. Ist er aktiv, kann ein Beleg nicht direkt gebucht werden, sondern wird zur Prüfung eingereicht. Der hinterlegte Prüfer wird benachrichtigt und gibt erst frei, nachdem er die Rechnung gegen die Bestellung und das Projekt gehalten hat. Was unklar ist, geht zurück, statt bezahlt zu werden.
Was ist der Unterschied zwischen Kostencontrolling und Projektcontrolling?
Projektcontrolling steuert das einzelne Projekt: Fortschritt, Termine, Marge. Die Kostensteuerung blickt über alle Projekte und Kostenstellen auf das Unternehmen und führt Arbeitskosten, Fremdkosten und Deckungsbeiträge zusammen. In teamspace teilen sich beide dieselben Daten: Was im Projektcontrolling je Projekt entsteht, verdichtet die Kostensteuerung auf Unternehmensebene.
Welche Kosten zählen zu den direkten Projektkosten?
Direkt sind die Kosten, die einem Projekt zuordenbar sind: gebuchte Stunden zum internen Satz, Fremdleistungen, Reisekosten und projektbezogene Eingangsrechnungen. Sie bestimmen den Deckungsbeitrag. Fixkosten wie Miete oder Verwaltung laufen über Kostenstellen. Per Umlage verteilen Sie sie nach Ihren Regeln auf Bereiche und Projekte, dann zeigt der Deckungsbeitrag II auch diesen Anteil. Wie das geht, steht unter Kostenstellenrechnung.
Was ist der Unterschied zwischen Deckungsbeitrag und Marge?
Der Deckungsbeitrag ist absolut, in Euro: Erlös minus direkte Kosten. Die Marge ist relativ, in Prozent: der Deckungsbeitrag im Verhältnis zum Erlös. Die Marge zeigt Effizienz, der Deckungsbeitrag den absoluten Wert. teamspace führt beide je Projekt.
Woher kommen die Arbeitskosten je Projekt?
Aus den gebuchten Projektzeiten und den internen Stundensätzen. teamspace bewertet jede Stunde laufend und führt sie als Arbeitskosten, ohne manuelle Nacharbeit. Daraus entsteht der Deckungsbeitrag je Projekt.
Wie hängt die Kostensteuerung mit dem [Projektabwicklungsprozess](/prozesse/projektabwicklungsprozess/) zusammen?
Der Aufwand entsteht im Projekt: Stunden werden dort gebucht, Eingangsrechnungen und Reisekosten dem Projekt zugeordnet. Aus denselben Daten entsteht die Projektmarge im Controlling und die Kostensicht auf Unternehmensebene.
Plant teamspace unsere Liquidität über die nächsten Monate?
teamspace ist keine Treasury-Software und erstellt keine rollierende Liquiditätsprognose. Es hält aber die liquiditätsnahen Größen aktuell: offene Forderungen nach Fälligkeit über das Mahnwesen, den täglichen Abgleich der Zahlungseingänge und die fälligen Eingangsrechnungen. So sehen Sie tagesaktuell, was hereinkommt und was rausgeht.
Welche Kennzahl sollten wir zuerst regelmäßig anschauen?
Den durchschnittlichen Projektdeckungsbeitrag und die Plan-Ist-Abweichung. Der Deckungsbeitrag zeigt, ob das Geschäftsmodell trägt, die Abweichung zeigt, welches Projekt gerade aus dem Ruder läuft. Beide gehören in jede Geschäftsleitungssitzung.
Weitere Prozesse
Die Kostensteuerung ist einer von sieben Kernprozessen. Hier die anderen sechs:
Vertriebsprozess
Wie gewinnen wir kontinuierlich die richtigen Aufträge?
Projektabwicklungsprozess
Wie liefern wir Projekte zuverlässig und profitabel?
Abrechnungsprozess
Wie verwandeln wir Leistung schnell und vollständig in Umsatz?
Kundenbetreuungsprozess
Wie betreuen wir Kunden schnell und wertorientiert?
Mitarbeiterprozess
Wie setzen wir Menschen sinnvoll und ausgelastet ein?
Unternehmenssteuerung
Wie führen wir das Unternehmen auf Basis aktueller Daten?
Wo verliert Ihre Kalkulation heute die Marge?
Im 15- bis 30-minütigen Erstgespräch ordnen wir Ihre Kostensteuerung einem Reifegrad zu und zeigen den größten konkreten Hebel, von der Aufwandserfassung bis zum Forecast.