Aufwand entsteht verteilt über viele Projekte: Stunden, Eingangsrechnungen, Reisekosten, Belege. teamspace prüft jeden Beleg, bevor er bezahlt wird, führt die Kosten am Kostenträger zusammen und macht Plan, Ist und Marge tagesaktuell sichtbar, nicht erst zum Jahresabschluss.
Der Unterschied
Der Ablauf
Der Kostensteuerungsprozess ist der laufende Regelkreis aus Planen, Erfassen, Prüfen, Soll-Ist, Forecast und Maßnahmen. Er läuft quer durch mehrere Module; entscheidend ist, dass jeder Aufwand ohne Umweg am Projekt ankommt und gegen den Plan läuft.
Budgets, interne Stundensätze und erwartete Fremdkosten werden je Projekt hinterlegt, als Rahmen für den späteren Soll-Ist-Vergleich.
Stunden, Eingangsrechnungen, Reisekosten und Belege werden am Projekt gebucht, idealerweise täglich, spätestens wöchentlich.
Eingangsrechnungen und Belege laufen durch einen Freigabe-Workflow. Der hinterlegte Prüfer gibt frei, Ungeklärtes geht zurück. Jeder freigegebene Beleg bekommt Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger.
Geplante gegen tatsächliche Kosten je Projekt, tagesaktuell statt erst zum Quartalsende.
Aus Erlös minus Kosten entsteht der Deckungsbeitrag; Warnstufen melden Abweichungen früh über Grün, Gelb und Rot.
Die Earned-Value-Analyse rechnet den Projektrest hoch. Aus der Abweichung folgen konkrete Schritte, von der Umplanung bis zur Nachforderung.
Der Kern
Das ist der Kern der Kostensteuerung: Stunden, Eingangsrechnungen, Reisekosten und Belege laufen auf einen Kostenträger zu. Dort steht der Aufwand gegen den Plan, und die Marge fällt heraus.
33 h gebucht
Projektzeit
248 €
Lieferant
312 €
freigegeben
per OCR erfasst
zugeordnet
Deckungsbeitrag
3.860 €
Vier Quellen, ein Träger: jede Stunde und jeder Beleg landet am Projekt. Erst dann stimmt die Marge.
Eingangskontrolle
Die meisten unnötigen Kosten entstehen nicht durch falsche Preise, sondern durch Rechnungen, die niemand geprüft hat. teamspace koppelt Eingangsrechnungen und Belege an einen Freigabe-Workflow: Wer einen Beleg anlegt, kann ihn nicht selbst durchwinken, sondern reicht ihn zur Prüfung ein.
Der Übergang
Bei einem Dienstleister ist die eigene Zeit die größte Kostenart. teamspace bewertet jede gebuchte Stunde mit dem internen Satz und führt sie sofort als Arbeitskosten, ohne dass jemand nachrechnet.
Reifegrad
Reife zeigt sich nicht im Umfang der Buchhaltung, sondern im Grad der Automatisierung. Der entscheidende Sprung liegt zwischen manueller Excel-Auswertung und tagesaktuellem Soll-Ist.
Keine Kostenplanung. Profitabilität wird einmal im Jahr beim Steuerberater sichtbar.
Kostenplan in Excel, Soll-Ist erst nach dem Jahresabschluss.
Kostenarten, Kostenstellen und Plan-Ist sind definiert. Daten aus Buchhaltung und Excel werden manuell zusammengeführt.
Controlling mit monatlichem Plan-Ist, erste Deckungsbeitragsrechnung je Projekt.
Tagesaktuelles Soll-Ist, Deckungsbeitrag automatisch je Projekt und Kunde, Ampel je Projekt.
Forecast über die Earned-Value-Analyse, Frühwarnung über Warnstufen, Belege gehen automatisch an die Buchhaltung.
Frühwarnung
Ein Projekt verliert seine Marge selten an einem Tag. Es rutscht über Wochen, und niemand merkt es, weil die Zahlen erst zum Quartalsende vorliegen. teamspace bewertet die Abweichung laufend und meldet sie über drei Stufen.
Forecast
Wer erst am Projektende weiß, ob die Kalkulation gehalten hat, weiß es zu spät. Die Earned-Value-Analyse stellt Plankosten, Fertigstellung und bisherige Istkosten zusammen und rechnet daraus hoch, wo das Projekt landet.
„Wir arbeiten hauptsächlich mit der Budgetspalte."
Standortbestimmung
Wir schauen im kurzen Erstgespräch auf Ihren Ablauf und zeigen, an welcher Stelle die Marge heute am leisesten verloren geht.
Die Brücke
Die Kostensteuerung ersetzt die Buchhaltung nicht, sie speist sie. Geprüfte Belege, Rechnungen und Reisekosten gehen über die zertifizierte Schnittstelle direkt in die DATEV-Cloud, mit Kostenstellen, ohne dass jemand Dateien hin- und herschickt.
Steuerung
Erlös minus direkte Kosten je Projekt, summiert je Periode. Zeigt, was nach dem direkten Aufwand übrig bleibt.
Deckungsbeitrag geteilt durch die Anzahl Projekte. Zeigt die Qualität des Projektportfolios.
Geplante gegen tatsächliche Kosten je Projekt, mit Ampel und eigenem Schwellwert je Vorhaben.
Eingangsrechnungen, die noch auf Prüfung warten, mit Betrag und Liegezeit. Zeigt, wo Freigaben hängen.
Hochgerechnete Gesamtkosten gegen den Plan, aus der Earned-Value-Analyse je Projekt.
Offene Posten nach Fälligkeit zeigen, wie viel Geld noch auf Zahlung wartet.
Die Kostensteuerung ist kein einzelnes Modul, sondern das Zusammenspiel mehrerer. Jeder Baustein liefert einen Teil des Aufwands oder der Auswertung.
Das Zielbild
Eine reife Kostensteuerung macht Aufwand und Marge zu Zahlen des Alltags. Jede Stunde ist bewertet, jeder Beleg ist zugeordnet, Plan und Ist stehen nebeneinander, und der Forecast zeigt, wo ein Projekt landet, solange es noch zu steuern ist.
Der Weg dahin verlangt keine zweite Buchhaltung. Er verlangt einen Ablauf, in dem Aufwand am Entstehungsort erfasst, sauber zugeordnet und ohne Verzögerung gegen den Plan gestellt wird. So bleibt die Frage nach der Marge am Ende keine Überraschung, sondern eine Zahl, die jeden Tag stimmt.
Die Kostensteuerung ist einer von sieben Kernprozessen. Hier die anderen sechs:
Wie gewinnen wir kontinuierlich die richtigen Aufträge?
Wie liefern wir Projekte zuverlässig und profitabel?
Wie verwandeln wir Leistung schnell und vollständig in Umsatz?
Wie betreuen wir Kunden schnell und wertorientiert?
Wie setzen wir Menschen sinnvoll und ausgelastet ein?
Wie führen wir das Unternehmen auf Basis aktueller Daten?
Im 15- bis 30-minütigen Erstgespräch ordnen wir Ihre Kostensteuerung einem Reifegrad zu und zeigen den größten konkreten Hebel, von der Aufwandserfassung bis zum Forecast.
