Tätigkeitsnachweis Vorlage für Excel, PDF und Word

Für den Kunden macht der Nachweis eine Rechnung nach Aufwand prüfbar: Statt einer Summe sieht er jeden einzelnen Einsatz. Er geht deshalb oft zusammen mit der Rechnung raus und wird, wenn die Rechnung auf ihn verweist, sogar ein Teil von ihr.

Im Arbeitsverhältnis meint das Wort etwas anderes. Dort braucht man die Bescheinigung meist als Beleg gegenüber Dritten, etwa einer Kammer oder einer Behörde. Für beide Fälle finden Sie oben eine Vorlage. Wie der Kunden-Nachweis ohne Abtippen entsteht, zeigt die Seite zum Tätigkeitsnachweis in teamspace.

Eine gesetzlich vorgeschriebene Form gibt es nicht. Bewährt haben sich: Auftraggeber und Auftragnehmer, Auftrags- oder Bestellnummer, der Zeitraum und je Einsatz Datum, Person, Tätigkeit und Dauer. Dazu die Summe und eine Zeile für die Bestätigung.

Die Tätigkeit sollte so konkret sein, dass der Kunde sie ohne Rückfrage prüfen kann. „Datenexport aus der Finanzbuchhaltung eingerichtet“ beantwortet mehr Fragen als „IT-Arbeiten“.

Eine Rechnung muss Umfang und Art der Leistung und den Zeitpunkt der Leistung angeben (§ 14 Abs. 4 Nr. 5 und 6 UStG). Sie darf aus mehreren Dokumenten bestehen, wenn in einem davon auf die anderen verwiesen wird (§ 31 Abs. 1 UStDV). Ein Satz wie „Leistungen laut beiliegendem Tätigkeitsnachweis Nr. …“ macht den Nachweis damit zum Teil der Rechnung.

Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurden (§ 14b Abs. 1 UStG). Gehört der Nachweis zur Rechnung, gilt das auch für ihn.

Das Gesetz verlangt keine Unterschrift unter einem Tätigkeitsnachweis. Viele Verträge sehen sie aber vor, gerade bei Abrechnung nach Aufwand. Was eine Unterschrift genau bewirkt, etwa ob damit die Stunden als anerkannt gelten, hängt vom Vertrag ab.

Praktisch lohnt sie sich fast immer: Fragen zu einzelnen Einsätzen klären sich, solange alle sich noch erinnern, und nicht erst, wenn die Rechnung offen ist.

Am Ende eines Arbeitsverhältnisses haben Beschäftigte Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, das mindestens Art und Dauer der Tätigkeit nennt (§ 109 GewO). Eine Tätigkeitsbescheinigung während der Beschäftigung ist dagegen meist eine Bitte der Beschäftigten, weil eine Kammer, ein Prüfungsamt oder eine Behörde Berufserfahrung belegt haben möchte.

Welche Angaben dort gebraucht werden, legt die anfordernde Stelle fest. Fragen Sie vorher nach: Manche Stellen haben eigene Formulare. Die Word-Vorlage oben enthält die üblichen Angaben zu Zeitraum, Position, Umfang und Aufgaben.

Minuten statt Dezimalstunden: 8:45 ist nicht 8,45, sondern 8,75 Stunden. Wer das verwechselt, rechnet falsch ab.

Zu knapp beschrieben: Muss der Kunde nachfragen, was hinter einem Einsatz steckt, verzögert sich meist auch die Zahlung.

Nacharbeit einfach mitberechnet: Korrekturen eigener Fehler gehören in den Nachweis, aber nur mit Absprache auf die Rechnung.

Zu spät geschrieben: Ein Nachweis, der Wochen später aus dem Gedächtnis entsteht, ist angreifbar. Besser am Tag des Einsatzes eintragen.