Zum Hauptinhalt springen
teamspace

Lastenheft Vorlage mit Ausfüllhinweisen und Beispiel

Ein Lastenheft hält fest, was Sie brauchen und wofür, bevor Sie Angebote einholen. Die Word-Vorlage führt mit Hinweisen durch jedes Kapitel, die Excel-Liste ordnet Ihre Anforderungen nach Bereich und Priorität.

  • Zehn Kapitel in Word, jedes mit Ausfüllhinweis und Beispielsätzen
  • Anforderungsliste in Excel mit IDs, Muss, Soll, Kann und Abnahmekriterium
  • Durchgehendes Beispiel: Ein Ingenieurbüro sucht eine Projekt- und Abrechnungssoftware
Word herunterladen 19 KB Excel herunterladen 26 KB

Kostenlos, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Stand Oktober 2026. Alle 3 Dateien ansehen

Vorschau des Lastenhefts als ausgefülltes Beispiel: Kopf mit Projekt, Version und Auftraggeber Bauer KG, darunter Ausgangssituation, Ziele, Ist- und Soll-Zustand, Abgrenzung und Rahmenbedingungen mit Terminen und Budget.

Kurz erklärt

Was ist ein Lastenheft?

Ein Lastenheft beschreibt aus Sicht des Auftraggebers, was ein Vorhaben leisten soll und wofür: Ziele, Anforderungen und Rahmenbedingungen. Wie die Lösung technisch aussieht, beantwortet der Auftragnehmer im Pflichtenheft. Mit einem Lastenheft holen Sie Angebote mehrerer Anbieter auf derselben Grundlage ein und können sie vergleichen.

Wer schreibt es
Der Auftraggeber, also das Unternehmen, das etwas einkaufen oder umsetzen lassen will
Typischer Inhalt
Ausgangslage, Ziele, Ist-Zustand mit Mengengerüst, Anforderungen nach Muss, Soll und Kann, Rahmenbedingungen und Abnahmeverfahren
In dieser Vorlage
Word mit zehn Kapiteln und Ausfüllhinweisen, Anforderungsliste in Excel, Kurzfassung als PDF

Download

Lastenheft Word-Vorlage für den Text, Excel-Liste für die Anforderungen

Die Word-Datei ist das eigentliche Lastenheft. Die Excel-Liste lohnt sich, sobald mehr als eine Handvoll Anforderungen zusammenkommt oder Sie mehrere Anbieter vergleichen. Das PDF ist eine Kurzfassung auf zwei Seiten, etwa für ein erstes Gespräch mit der Geschäftsführung.

  • Lastenheft (Word)

    Zehn Kapitel mit Ausfüllhinweisen und Beispielsätzen, Tabellen für Ziele, Anforderungen und Termine.

    Word · 19 KB

    Word

  • Anforderungsliste (Excel)

    IDs automatisch, Bereiche und Prioritäten als Auswahl, Zähler je Bereich. Mit Beispielblatt.

    Excel · 26 KB · 3 Blätter

    Excel

  • Lastenheft Kurzfassung (PDF, ausfüllbar)

    Zwei Seiten zum Ausfüllen am Bildschirm: Ziele, Ist, Soll, Rahmen und Anforderungen. Mit Beispiel.

    PDF · 182 KB · 4 Seiten

    PDF

Die Excel-Dateien funktionieren auch in LibreOffice, Apple Numbers und Google Tabellen (dort über Datei, Importieren). Die Word-Dateien öffnen auch LibreOffice und Google Docs. Die PDFs lassen sich im Browser oder in jedem PDF-Programm am Bildschirm ausfüllen. Kein Blattschutz, kein Passwort: Sie können alles an Ihr Unternehmen anpassen.

Beispiel

Lastenheft Muster: was die Bauer KG von ihrer neuen Software erwartet

Die Bauer KG plant mit 35 Mitarbeitenden Tragwerke und Gebäudetechnik und rechnet nach HOAI ab. Zeiten, Projektlisten und Rechnungen liegen in Excel und Word. Bevor sie Angebote für eine Projekt- und Abrechnungssoftware einholt, schreibt sie auf, was das neue System können muss. Ein Produkt nennt das Lastenheft nicht, und das ist Absicht.

IDBereichAnforderungPrioritätAbnahmekriteriumStatus
PRJ-01ProjekteProjekte mit Teilprojekten und den Leistungsphasen 1 bis 9 der HOAI anlegen und gliedernMussTestprojekt mit LPH 1 bis 9 angelegt, Stunden je Phase auswertbarabgestimmt
PRJ-04ProjekteTerminpläne aus MS Project übernehmenKann–gestrichen
ZE-01ZeiterfassungProjektzeiten am PC und im Browser des Smartphones erfassen, nachträglich bis 7 TageMussDrei Testpersonen buchen eine Woche lang, auch auf iOS und Androidabgestimmt
AB-01AbrechnungAbschlags- und Schlussrechnungen nach Leistungsphasen aus den Projektdaten erstellenMussTestprojekt: zwei Abschläge und Schlussrechnung mit Abzug der Abschläge korrektabgestimmt
AB-03AbrechnungE-Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD ausgebenMussTestrechnung besteht die Prüfung mit einem XRechnung-Validatorabgestimmt
AW-02AuswertungenAuslastung je Person und Monat aus geplanten und gebuchten StundenKannMonatsauswertung liegt für alle Personen vorzurückgestellt
DS-01Datenschutz und SicherheitDatenverarbeitung in der EU, Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVOMussAV-Vertrag unterschrieben, Standorte der Rechenzentren benanntabgestimmt
Auszug aus der Anforderungsliste der Bauer KG. Die ID vergibt die Excel-Datei aus Kürzel und laufender Nummer.Grau: rechnet die Excel-Datei selbst

Gestrichen heißt nicht gelöscht: PRJ-04 bleibt grau und durchgestrichen in der Liste stehen. So sieht jeder, dass der Punkt besprochen und bewusst verworfen wurde, und die IDs der übrigen Anforderungen bleiben gleich.

In fünf Schritten

So schreiben Sie ein Lastenheft

  1. 1

    Die Beteiligten zusammenholen

    Wer später mit dem Ergebnis arbeitet, gehört in den ersten Workshop: Fachbereiche, Verwaltung, IT und Geschäftsführung. Sammeln Sie zuerst, was heute hakt, nicht die Wünsche an ein bestimmtes Produkt.

  2. 2

    Ist-Zustand und Ziele aufschreiben

    Abläufe, Werkzeuge und Mengen so beschreiben, wie sie sind. Danach drei bis fünf Ziele mit Messgröße und Termin, dazu eine Abgrenzung, was das Vorhaben nicht leisten soll.

  3. 3

    Anforderungen sammeln und gewichten

    Eine Anforderung je Zeile in der Excel-Liste, mit Bereich, Priorität und Begründung. Vergeben Sie Muss sparsam, denn jede Muss-Anforderung schließt Anbieter aus.

  4. 4

    Abnahmekriterien festlegen

    Zu jeder Anforderung ein Kriterium, an dem man später erkennt, ob sie erfüllt ist. Wer das nicht formulieren kann, hat die Anforderung meist noch nicht zu Ende gedacht.

  5. 5

    Freigeben und verschicken

    Die Geschäftsführung gibt eine Version frei, danach gehen Lastenheft und Anforderungsliste an die Anbieter. Änderungen gibt es ab jetzt nur noch als neue Version.

Grundwissen

Was in ein Lastenheft gehört

Aus der Praxis von Softwareeinführungen bei Dienstleistern: was ein Lastenheft leisten muss und woran es meistens hakt.

Zuletzt aktualisiert:

Was ins Lastenheft gehört

Im Lastenheft hält der Auftraggeber fest, welche Ziele ein Vorhaben erreichen soll, welche Anforderungen es erfüllen muss und unter welchen Bedingungen es stattfindet. Die technische Lösung lässt es bewusst offen. Die beschreibt der Auftragnehmer später im Pflichtenheft.

Gesetzlich vorgeschrieben ist ein Lastenheft nicht. Wie man Lasten- und Pflichtenhefte aufbaut, beschreibt zum Beispiel die VDI-Richtlinie 2519 Blatt 1. Lohnend ist es bei jedem Vorhaben, für das Sie Angebote mehrerer Anbieter vergleichen wollen.

Lastenheft und Pflichtenheft: der Unterschied

Das Lastenheft schreibt der Auftraggeber: was gebraucht wird und wofür. Das Pflichtenheft schreibt der Auftragnehmer: wie und womit er die Anforderungen umsetzt, mit Aufwand, Testfällen und Projektplan. Verbunden sind beide über die IDs der Anforderungen.

Wer im Lastenheft schon Lösungen vorgibt, etwa einen bestimmten Bildschirm oder ein bestimmtes Produkt, nimmt Anbietern die Möglichkeit, einen besseren Weg vorzuschlagen.

Muss, Soll, Kann: richtig gewichten

Muss heißt: Ohne diese Anforderung kommt ein Anbieter nicht in Frage. Soll ist wichtig, aber verhandelbar. Kann ist schön zu haben. In der Praxis landen zu viele Punkte bei Muss. Dann erfüllt kein Anbieter alles, und die Gewichtung hilft bei der Auswahl nicht mehr. Wenn mehr als die Hälfte Ihrer Anforderungen Muss sind, lohnt ein zweiter Durchgang.

Das Mengengerüst nicht vergessen

Wie viele Nutzer, Projekte, Kunden und Rechnungen im Monat, heute und in drei Jahren? Ohne diese Zahlen kann kein Anbieter Lizenzen, Aufwand und Leistung seriös kalkulieren. Schätzen ist erlaubt, Weglassen führt zu Angeboten, die sich nicht vergleichen lassen.

Datenschutz gehört in die Rahmenbedingungen

Verarbeitet ein Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, etwa als Cloud-Dienst, braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Nehmen Sie das als Anforderung auf, zusammen mit der Frage nach dem Standort der Rechenzentren. Dann klärt sich das vor der Auswahl und nicht erst kurz vor Vertragsschluss.

Typische Fehler

  • Lösungen statt Anforderungen: „Auswahlliste mit drei Einträgen“ statt „Rechnungen nach Leistungsphasen“.
  • Keine Abnahmekriterien. Dann wird bei der Abnahme über Auslegung gestritten.
  • Keine Abgrenzung. Was nicht ausdrücklich ausgeschlossen ist, hält später jemand für selbstverständlich.
  • Das Lastenheft wird nach der Auswahl nicht mehr gepflegt, obwohl Pflichtenheft und Abnahme darauf aufbauen.

Ehrlich gesagt

Wann ein Lastenheft in Word reicht

Für eine einmalige Auswahl ist eine gute Vorlage genau richtig. Anders sieht es aus, wenn Sie als IT-Dienstleister oder Softwarehersteller laufend Lastenhefte von Kunden bekommen und daraus Projekte machen.

Die Vorlage reicht, wenn

  • ein Vorhaben einmalig ausgeschrieben wird, etwa die Auswahl einer Software,
  • wenige Personen am Text arbeiten und Versionen per E-Mail herumgehen dürfen,
  • die Anforderungen nach der Auswahl nicht mehr weiterverfolgt werden.

Eng wird es, wenn

  • aus den Anforderungen Arbeitspakete mit Terminen und Budgets werden sollen,
  • mehrere Projekte parallel laufen und jede Anforderungsliste in einer eigenen Datei steckt,
  • Dokumente, Änderungen und Abnahmen später am Projekt nachvollziehbar sein sollen,
  • Sie regelmäßig Lastenhefte Ihrer Kunden in Projekte übersetzen und dafür jedes Mal neu anfangen.

Was ein Gesamtsystem wie teamspace anders macht

In teamspace wird die Umsetzung zum Projekt. Die Struktur aus Hauptprojekt, Teilprojekten und Arbeitspaketen lässt sich aus Excel importieren, im Gantt planen und mit Zeiten und Budgets verbinden. Lastenheft, Pflichtenheft und Protokolle liegen als Dateien direkt am Projekt.

Termin vereinbaren Mehr zum Projektmanagement in teamspace
  • Projektstruktur aus Excel importieren und nach Excel exportieren
  • Gantt-Plan, in dem sich Nachfolger automatisch verschieben
  • Dokumente und Dateien am Projekt oder Vorgang
  • Projektvorlagen für wiederkehrende Vorhaben

Weitere kostenlose Vorlagen

Alle Vorlagen

Pflichtenheft

Vom Lastenheft zur Umsetzung: Lösung, Aufwand und Testfall je Anforderung, dazu Projektplan und Change-Request-Verfahren.

WordExcelPDF

Projektsteckbrief

Ziel, Nicht-Ziele, Umfang, Meilensteine, Budget und Team auf einer Seite. Mit Unterschrift wird daraus der Projektauftrag.

PDFWord

Abnahmeprotokoll

Für Projekte, Software und Dienstleistungen: geprüfte Leistungen, Mängel mit Frist und das Ergebnis zum Ankreuzen.

PDFWordExcel

Projektplan

Phasen, Aufgaben und Meilensteine mit Gantt-Diagramm, das sich aus Start und Ende selbst zeichnet. Excel und PDF quer.

ExcelPDF

Häufige Fragen

Wie hängen Lastenheft und Pflichtenheft zusammen?
Das Lastenheft schreibt der Auftraggeber. Es beschreibt, was gebraucht wird und wofür. Das Pflichtenheft schreibt der Auftragnehmer. Es beschreibt, wie und womit er die Anforderungen umsetzt, mit Aufwand, Testfällen und Projektplan. Eine Vorlage dafür finden Sie unter Pflichtenheft Vorlage.
Wer schreibt das Lastenheft?
Der Auftraggeber, also das Unternehmen, das etwas einkaufen oder umsetzen lassen will. Externe Unterstützung ist möglich. Ein Anbieter, der später selbst anbieten will, sollte das Lastenheft aber nicht schreiben, sonst passt es zufällig genau zu seinem Produkt.
Wie ausführlich muss ein Lastenheft sein?
So ausführlich, dass ein Anbieter ohne Rückfragen ein vergleichbares Angebot machen kann. Für die Softwareauswahl in einem Büro mit 30 bis 50 Personen reichen oft wenige Seiten Text und eine Liste mit 20 bis 40 Anforderungen. Wichtiger als der Umfang sind prüfbare Abnahmekriterien und ein ehrliches Mengengerüst.
Ist ein Lastenheft rechtlich verbindlich?
Für sich genommen beschreibt es Ihren Bedarf. Verbindlich wird es, wenn es Teil des Vertrags wird, etwa als Anlage. Beim Werkvertrag bestimmt es dann mit, welche Beschaffenheit vereinbart ist. Daran misst sich, ob ein Mangel vorliegt (§ 633 Abs. 2 BGB).
Passt die Vorlage auch für andere Vorhaben als Software?
Ja. Die Gliederung funktioniert ebenso für einen Website-Relaunch, eine Maschine oder eine Dienstleistung. Ändern Sie in der Excel-Liste die Bereiche, etwa in Gestaltung, Inhalte und Technik, und streichen Sie Kapitel, die nicht passen.
Ist die Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Word, Excel und PDF laden Sie ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse herunter. Sie dürfen die Dateien im Unternehmen nutzen, anpassen und an Anbieter weitergeben.

Nächster Schritt

Ihr Lastenheft ist fertig?

Im Erstgespräch gehen wir Ihre Anforderungen durch und sagen offen, was teamspace davon abdeckt und was nicht. Danach wissen Sie, ob sich eine vorbereitete Vorführung mit Ihren Abläufen lohnt.

Termin vereinbaren