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Projektzeiterfassung in Excel: Stunden, Budget und Wert je Projekt

Eine Mappe für das ganze Team. Projekte und Stundensätze legen Sie einmal an, danach bucht jede Person ihre Zeiten. Die Auswertung zeigt Stunden, Budget-Verbrauch und Wert je Projekt und je Person. Wer lieber auf Papier schreibt, nimmt das Wochenblatt als PDF.

  • Stunden je Projekt und Kunde, abrechenbar oder intern, Wert aus dem Stundensatz
  • Budget-Verbrauch mit Warnfarbe ab 80 und ab 100 Prozent, Auswertung für einen Monat
  • Ausgefülltes Beispiel mit drei Personen und fünf Projekten, ohne Makros
Excel herunterladen 52 KB PDF herunterladen 189 KB

Kostenlos, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Stand Oktober 2026.

Vorschau des Wochenblatts für Projektzeiten als ausgefülltes Beispiel: Kopf mit Lena Bauer und Kalenderwoche 43/2026, darunter Projekte mit Tätigkeit und Stunden von Montag bis Sonntag, Summen je Tag und Projekt, der Abgleich mit der Arbeitszeit und zwei Unterschriften.

Kurz erklärt

Was ist Projektzeiterfassung?

Projektzeiterfassung ist die Zeiterfassung pro Projekt: Jede Arbeitsstunde wird einem Projekt, einem Kunden und einer Tätigkeit zugeordnet. Sie zeigt, wohin die Zeit geht, was sich abrechnen lässt und ob ein Budget hält. Die vorgeschriebene Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit ersetzt sie nicht.

Je Buchung
Datum, Person, Projekt, Tätigkeit und Stunden als Dezimalzahl
Kleinste Einheit
oft eine Viertelstunde, also 0,25 Stunden
In dieser Vorlage
Excel-Mappe für das Team, Wochenblatt als PDF, Beispiel mit fünf Projekten

Download

Projektzeiterfassung Excel: was die Mappe und das Wochenblatt können

Die Excel-Mappe ist für Teams, die ihre Projektzeiten an einer Stelle sammeln und auswerten wollen. Das Wochenblatt passt für alle, die einmal pro Woche auf Papier abrechnen, etwa freie Mitarbeitende.

  • Projektzeiterfassung (Excel)

    Stammdaten, Zeiten und Auswertung je Projekt und Person: Stunden, abrechenbar, Budget-Verbrauch und Wert. Mit ausgefülltem Beispiel.

    Excel · 52 KB · 7 Blätter

    Excel

  • Projektzeiten Wochenblatt (PDF, ausfüllbar)

    Eine Woche, Zeilen je Projekt und Tätigkeit, Summen je Tag und Abgleich mit der Arbeitszeit. Mit Beispielseite.

    PDF · 189 KB · 2 Seiten

    PDF

Die Excel-Dateien funktionieren auch in LibreOffice, Apple Numbers und Google Tabellen (dort über Datei, Importieren). Die PDFs lassen sich im Browser oder in jedem PDF-Programm am Bildschirm ausfüllen. Kein Blattschutz, kein Passwort: Sie können alles an Ihr Unternehmen anpassen.

Einrichten, buchen, auswerten

So arbeiten Sie mit der Projektzeiterfassung

  1. 1

    Projekte anlegen

    Im Blatt „Stammdaten“ je Projekt einen eindeutigen Namen, den Kunden, das Budget in Stunden und den Stundensatz eintragen. Interne Projekte bekommen den Satz 0. Rechts kommen die Namen des Teams dazu.

  2. 2

    Zeiten buchen

    Im Blatt „Zeiten“ Datum, Person und Projekt aus der Liste wählen, die Tätigkeit kurz beschreiben und die Stunden als Dezimalzahl eintragen. Zeit, die nicht berechnet wird, bekommt ein „Nein“.

  3. 3

    Auswerten

    Die Auswertung rechnet sich selbst. Tragen Sie oben einen Monat ein, zeigen die rechten Spalten Stunden und Wert nur für diesen Monat, etwa als Grundlage für die Rechnung.

  4. 4

    Budget im Auge behalten

    Ab 80 Prozent Verbrauch färbt sich das Projekt orange, ab 100 Prozent rot. Dann ist der richtige Zeitpunkt für ein Gespräch mit dem Kunden, nicht erst nach Projektende.

Beispiel

Ein Monat Müller Consulting in Zahlen

Drei Personen, fünf Projekte, 208 Stunden im Oktober 2026, davon 175,25 abrechenbar. Die Prozessanalyse für die Müller AG ist mit 47,5 von 44 Stunden über Budget, zwei weitere Projekte liegen knapp darunter. Lena Bauers 161,5 Stunden sind dieselben wie in ihrem Stundenzettel-Beispiel.

ProjektKundeStundendavon abrechenbarBudget (Std.)VerbrauchtWert
Controlling Bauer KGBauer KG24,7524,756041 %3.588,75 €
Kennzahlen-Dashboard Bauer KGBauer KG35,0033,504088 %4.187,50 €
Strategieprojekt Weber GmbHWeber GmbH69,5069,508087 %10.077,50 €
Prozessanalyse Müller AGMüller AG47,5047,5044108 %6.412,50 €
Intern: Akquise und VerwaltungMüller Consulting GmbH31,250,000,00 €
Summe208,00175,2524.266,25 €
Auszug aus dem Beispielblatt „Auswertung“: fünf Projekte der Müller Consulting GmbH im Oktober 2026. Die Prozessanalyse für die Müller AG liegt über Budget.Grau: rechnet die Excel-Datei selbst

Budget verbraucht heißt nicht fertig: 87 Prozent Verbrauch beim Strategieprojekt sagen nichts darüber, ob 87 Prozent der Arbeit erledigt sind. Vergleichen Sie den Verbrauch mit dem tatsächlichen Stand. Liegt der Fortschritt deutlich darunter, wird das Budget nicht reichen.

Ehrlich gesagt

Wann die Excel-Mappe reicht und wann nicht

Für ein kleines Team mit überschaubar vielen Projekten ist die Mappe ein guter Anfang. Eng wird es, sobald mehrere Leute gleichzeitig buchen oder die Zahlen weiterwandern sollen.

Die Vorlage reicht, wenn

  • bis zu einer Handvoll Leute in eine gemeinsame Datei buchen,
  • wenige Projekte gleichzeitig laufen und Sätze selten wechseln,
  • die Auswertung einmal im Monat reicht.

Eng wird es, wenn

  • mehrere Personen gleichzeitig buchen und sich Änderungen überschreiben,
  • dieselben Stunden zusätzlich für Arbeitszeit, Tätigkeitsnachweis und Rechnung gebraucht werden,
  • Projektleitungen täglich sehen wollen, wo ihr Budget steht,
  • Projektzeit und Anwesenheit voneinander abweichen und niemand es merkt.

Was ein Gesamtsystem wie teamspace anders macht

In teamspace buchen Mitarbeitende Projektzeiten auf vier Wegen: über „Mein Tag“, direkt im Projekt oder Ticket, mit der Stoppuhr oder in der Zeitmatrix. Jede Buchung trägt eine Rubrik, etwa abrechenbar, und verrechenbare Buchungen kennen ihre voraussichtliche Einnahme. Weichen Anwesenheit und Projektzeit voneinander ab, zeigt das System es an.

Termin vereinbaren Mehr zur Projektzeiterfassung in teamspace
  • Vier Wege zu buchen: Mein Tag, Projekt oder Ticket, Stoppuhr, Zeitmatrix
  • Rubrik je Buchung, auf Wunsch im Viertelstunden-Takt
  • Hinweis bei Abweichungen zwischen Anwesenheit und Projektzeit
  • Auswertungen nach Excel exportieren

Grundwissen

Projektzeiten erfassen: worauf es ankommt

Was Projektzeiterfassung ist, warum sie die Arbeitszeiterfassung nicht ersetzt und welche Zahlen sich wirklich lohnen.

Zuletzt aktualisiert:

Welche Zahlen aus den Buchungen entstehen

Aus den einzelnen Buchungen entstehen die Zahlen, auf die es im Projekt ankommt: Stunden je Projekt und Person, der Anteil abrechenbarer Zeit und der Verbrauch des Budgets. Dafür braucht jede Buchung ein eindeutiges Projekt und eine kurze Beschreibung der Tätigkeit.

Wird nicht nach Projekten, sondern nach Aufträgen gebucht, etwa im Service oder in der Wartung, spricht man von auftragsbezogener Zeiterfassung. Das Prinzip ist dasselbe, mehr dazu auf der Seite zur Auftragszeiterfassung.

Projektzeit ersetzt keine Arbeitszeiterfassung

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen. Eine Liste mit Projektstunden zeigt aber nur die Dauer, nicht wann gearbeitet wurde. Arbeit über acht Stunden pro Werktag ist zudem nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzuzeichnen.

Für die Arbeitszeit nehmen Sie deshalb zusätzlich den Stundenzettel oder die Jahresmappe zur Arbeitszeiterfassung. Das Wochenblatt hat unten eine Zeile, um beides abzugleichen.

Abrechenbar oder intern: beides buchen

Interne Zeiten wie Akquise, Weiterbildung oder Nacharbeit gehören in die Liste, nur eben als nicht abrechenbar. Wer sie weglässt, sieht nie, wie viel Zeit tatsächlich in Kundenprojekte fließt.

Die Auswertung je Person zeigt deshalb den Anteil abrechenbarer Stunden. Welcher Anteil gut ist, hängt von Rolle und Geschäftsmodell ab. Wichtig ist, dass Sie ihn kennen und über Monate vergleichen.

Wie genau soll gebucht werden?

Viele Teams buchen im Viertelstunden-Takt, also 0,25 Stunden als kleinste Einheit. Wichtiger als die Genauigkeit ist, dass zeitnah gebucht wird, am besten am selben Tag. Am Monatsende aus dem Gedächtnis nachgetragene Zeiten sind selten vollständig.

Beschreiben Sie die Tätigkeit so, dass sie auch ein Kunde versteht. Dann lässt sich aus denselben Zeilen später ein Tätigkeitsnachweis machen.

Projektzeiten und Rechnung

Wird nach Aufwand abgerechnet, muss die Rechnung Umfang und Art der Leistung und den Zeitpunkt der Leistung nennen (§ 14 Abs. 4 Nr. 5 und 6 UStG). Die Monatsspalten der Auswertung liefern die Stunden je Projekt, die Tätigkeiten stehen im Blatt „Zeiten“. Wie Projektzeiten ohne Abtippen zur Rechnung werden, zeigt die Seite zu den Projektzeiten in teamspace.

Weitere kostenlose Vorlagen

Alle Vorlagen

Stundenzettel

Monat und Woche auf einem Blatt, mit Pause, Saldo und Unterschrift. Die Excel-Fassung rechnet Stunden und Feiertage selbst.

ExcelPDF

Tätigkeitsnachweis

Wer hat wann was für den Kunden getan, mit Stunden und Unterschrift. Als Excel mit Summen je Projekt, als PDF und Word.

ExcelPDFWord

Stundensatz-Kalkulation

Vom Gehalt oder Unternehmerlohn zum Stundensatz: Kosten, produktive Stunden und Aufschläge, für Angestellte und Selbstständige.

ExcelPDF

Projektstatusbericht

Ampeln mit Begründung, Meilensteine, Budget und Risiken auf einer Seite. Excel rechnet Abweichungen und schlägt die Ampel vor.

ExcelPDF

Häufige Fragen

Ist die Vorlage zur Projektzeiterfassung kostenlos?
Ja. Excel-Mappe und Wochenblatt laden Sie ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse herunter. Sie dürfen beide im Unternehmen nutzen und anpassen.
Können mehrere Mitarbeitende in dieselbe Datei buchen?
Ja, die Mappe ist für ein Team gebaut. Gleichzeitig bearbeiten lässt sie sich aber nur, wenn die Datei in einem gemeinsamen Speicher liegt, der das unterstützt. Sonst überschreiben sich Änderungen. Viele Teams lassen deshalb jede Person ihr Wochenblatt führen und eine Person überträgt die Zeiten.
Wie werte ich einen einzelnen Monat aus?
Tragen Sie im Blatt „Auswertung“ oben den ersten Tag des Monats ein, zum Beispiel 01.11.2026. Die beiden rechten Spalten zeigen dann Stunden und Wert je Projekt und Person nur für diesen Monat. Alternativ filtern Sie im Blatt „Zeiten“ über die Kopfzeile.
Was bedeutet „Budget verbraucht“?
Das ist das Verhältnis der gebuchten Stunden zum Budget in Stunden aus den Stammdaten. 80 Prozent heißt: Vier Fünftel der geplanten Stunden sind gebucht. Ob das Projekt zu vier Fünfteln fertig ist, sagt die Zahl nicht. Ab 80 Prozent wird die Zelle orange, ab 100 Prozent rot.
Wie viele Projekte und Buchungen passen in die Mappe?
20 Projekte, 15 Personen und 300 Buchungszeilen. Für mehr Buchungen kopieren Sie die letzte Zeile im Blatt „Zeiten“ nach unten, die Auswertung zählt bis Zeile 1000 mit. Wer deutlich mehr Projekte hat, ist mit einer Tabelle meist nicht mehr gut bedient.
Ersetzt die Projektzeiterfassung den Stundenzettel?
Nein. Die Projektliste zeigt, wie viele Stunden auf welches Projekt gingen, aber nicht Beginn und Ende der Arbeitszeit. Die müssen Arbeitgeber seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 erfassen. Nehmen Sie dafür zusätzlich den Stundenzettel.

Nächster Schritt

Projektzeiten, die niemand mehr zusammenführen muss?

Wir zeigen Ihnen in einem Termin, wie Ihr Team in teamspace Projektzeiten bucht und wie daraus Auswertung, Tätigkeitsnachweis und Rechnung werden. Ob sich das für Ihr Team schon lohnt, sagen wir Ihnen offen.

Termin vereinbaren