Ein Bericht, den der Auftraggeber in zwei Minuten liest: Ampeln mit einem Satz Begründung, Meilensteine mit Prognose, Budget, Risiken und die Frage, was er entscheiden muss. Die Excel-Datei rechnet die Abweichungen und schlägt die Ampel für Termine und Kosten vor.
Kostenlos, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Stand Oktober 2026.
Kurz erklärt
Ein Projektstatusbericht informiert den Auftraggeber regelmäßig über den Projektstatus: Termine, Kosten, Ergebnisse, Risiken und offene Entscheidungen. Neben dem Rückblick enthält er eine Prognose bis zum Projektende. Die Projektleitung schreibt ihn in einem festen Rhythmus, üblich sind zwei Wochen oder ein Monat.
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Die Excel-Fassung ist für alle, die mit Zahlen berichten und frühere Berichte als eigene Blätter aufheben wollen. Das PDF passt, wenn der Bericht schnell am Bildschirm ausgefüllt oder im Termin von Hand ergänzt wird.
Projektstatusbericht (Excel)
Ampeln mit Text und Farbe, Abweichungen bei Meilensteinen und Budget, Vorschlag für die Ampel aus den Zahlen. Mit Beispielblatt.
Excel · 22 KB · 3 Blätter
Projektstatusbericht (PDF, ausfüllbar)
Eine Seite mit Ampeln zum Ankreuzen. Seite 2 zeigt ein ausgefülltes Beispiel.
PDF · 146 KB · 2 Seiten
Die Excel-Dateien funktionieren auch in LibreOffice, Apple Numbers und Google Tabellen (dort über Datei, Importieren). Die PDFs lassen sich im Browser oder in jedem PDF-Programm am Bildschirm ausfüllen. Kein Blattschutz, kein Passwort: Sie können alles an Ihr Unternehmen anpassen.
In vier Schritten
Meilensteine und Budget eintragen: Plan, aktuelle Prognose, Ist. Die Abweichungen rechnet die Excel-Datei, und die graue Spalte daneben schlägt eine Ampel vor.
Jede Ampel mit einem Satz begründen. Weichen Sie vom Vorschlag ab, ist das in Ordnung, solange die Begründung erklärt, warum. Eine Ampel ohne Satz daneben hilft niemandem.
Drei bis fünf erledigte Punkte, drei bis fünf nächste Schritte mit Person und Termin. Ergebnisse statt Tätigkeiten: „Konzept abgenommen“ statt „am Konzept gearbeitet“.
Was der Auftraggeber entscheiden muss, gehört ganz nach unten und ist nicht zu übersehen: Frage, Optionen, Person, Datum. Für den nächsten Bericht das Blatt kopieren und nur ändern, was sich geändert hat.
Beispiel
Vier Wochen nach dem Start des Website-Relaunchs bei der Weber GmbH ist das Konzept abgenommen und das Budget im Plan. Trotzdem stehen Gesamt und Termine auf Gelb: Die Weber GmbH hat angekündigt, die Produkttexte zwei Wochen später zu liefern. Ohne Gegenmaßnahme rutschen Abnahme und Livegang um eine Woche. Projektleiterin Sarah Klein schreibt deshalb eine klare Frage in den Entscheidungsbedarf.
| Bereich oder Meilenstein | Ampel oder Status | Vorschlag aus den Zahlen | Plan | Prognose / Ist | Abweichung (Tage) |
|---|---|---|---|---|---|
| Gesamt | gelb | gelb | |||
| Termine | gelb | gelb | |||
| Kosten | grün | grün | |||
| Leistung (Umfang und Qualität) | grün | ||||
| Konzept abgenommen | erreicht | 27.11.2026 | 27.11.2026 | 0 | |
| Design freigegeben | im Plan | 15.01.2027 | 15.01.2027 | 0 | |
| Abnahme durch Weber | gefährdet | 12.04.2027 | 19.04.2027 | +7 | |
| Livegang | gefährdet | 14.04.2027 | 21.04.2027 | +7 |
Gelb ist kein Versagen: Der Bericht meldet das Risiko vier Monate vor dem Livegang, solange es noch zwei gute Optionen gibt. Ein Bericht, der bis kurz vor Schluss grün bleibt und dann plötzlich rot wird, hilft dem Auftraggeber nicht.
Grundwissen
Ein Statusbericht ist kein Tätigkeitsnachweis. Er beantwortet drei Fragen: Wo stehen wir, wohin läuft es, und was muss jemand entscheiden?
Zuletzt aktualisiert:
Der Statusbericht stellt Termine, Kosten und Ergebnisse dem Plan gegenüber und setzt für alles, was noch offen ist, eine Prognose. Er zeigt also nicht nur, was war, sondern auch, wohin das Projekt läuft, solange sich noch gegensteuern lässt.
Er ist ein Gesamtbericht über das Projekt und geht nur ausnahmsweise auf einzelne Arbeitspakete ein. Die Grundlage dafür liefern der Projektauftrag mit den vereinbarten Zielen und der Projektplan mit den Terminen.
Das Projektmanagementhandbuch des Landes Berlin nennt als Inhalte unter anderem: die Formalien mit Projekt, Projektleitung, Auftraggeber und Berichtszeitraum, den Fortschritt bei der Zielerreichung, die Erfüllung der Qualitätsanforderungen, den Einsatz der Ressourcen, die Kosten und den Stand des Budgets, die Einhaltung der Termine, Abweichungen vom Plan, eingeleitete Korrekturmaßnahmen sowie Chancen und Risiken. Jeweils mit Status und Prognose.
Unsere Vorlage bildet das auf einer Seite ab und ergänzt den Entscheidungsbedarf, weil dort in der Praxis die meiste Zeit verloren geht.
Legen Sie zu Projektbeginn fest, was die Farben bedeuten. Bewährt hat sich: grün, wenn alles im Plan ist, gelb, wenn es Abweichungen gibt, die das Team selbst auffangen kann, und rot, wenn der Auftraggeber entscheiden muss. Dazu passende Schwellen, etwa gelb ab fünf Tagen Verzug an einem Meilenstein oder fünf Prozent Mehrkosten in der Prognose.
Schreiben Sie die Farbe immer auch als Wort dazu. Rot und Grün sind für Menschen mit Farbsehschwäche schwer zu unterscheiden, gerade auf einem Ausdruck in Graustufen.
Das hängt von Dauer und Bedeutung des Projekts ab. Üblich sind alle zwei Wochen, monatlich oder zu bestimmten Meilensteinen. Wichtiger als der Rhythmus ist, ihn einzuhalten. Und es braucht eine Regel für Ausnahmen: Bei welchen Abweichungen wird der Auftraggeber sofort informiert, statt bis zum nächsten Bericht zu warten?
Ein Statusbericht, der nur Erledigtes aufzählt, kommt immer zu spät. Setzen Sie für jeden offenen Meilenstein in jedem Bericht eine neue Prognose. Wandert dieselbe Prognose von Bericht zu Bericht nach hinten, sehen Sie den Trend, lange bevor der Termin platzt. Genau darauf beruht die Meilenstein-Trendanalyse.
Ampeln, die außen grün sind, während das Team längst weiß, dass es eng wird. Tätigkeiten statt Ergebnisse. Risiken ohne Maßnahme und ohne verantwortliche Person. Und ein Entscheidungsbedarf, der als Randnotiz im Text steht statt als klare Frage mit Termin.
Ehrlich gesagt
Für ein Projekt mit einer Handvoll Beteiligten ist ein sauber geführter Bericht in Excel völlig in Ordnung. Aufwendig wird es, wenn jemand die Zahlen für den Bericht jedes Mal aus anderen Tabellen zusammensuchen muss.
In teamspace buchen Mitarbeitende ihre Zeiten direkt am Projekt. Der Soll-Ist-Vergleich zeigt tagesaktuell, wie Stunden, Kosten und Termine gegen den Plan stehen, und eine Ampel mit drei Stufen warnt nach Schwellen, die Sie festlegen. Meilensteine werden in jedem Projektbericht neu gesetzt, daraus entsteht die Meilenstein-Trendanalyse.
Phasen, Aufgaben und Meilensteine mit Gantt-Diagramm, das sich aus Start und Ende selbst zeichnet. Excel und PDF quer.
ExcelPDF
Ziel, Nicht-Ziele, Umfang, Meilensteine, Budget und Team auf einer Seite. Mit Unterschrift wird daraus der Projektauftrag.
PDFWord
Kapazität und Auslastung je Person über 26 Wochen, mit Ampel, Teamsumme und Stunden je Projekt. Dazu ein Wochen-Einsatzplan als PDF.
ExcelPDF
Stunden je Projekt und Kunde, abrechenbar oder intern, mit Budget-Verbrauch und Wert. Dazu ein Wochenblatt als PDF.
ExcelPDF
Nächster Schritt
Wir zeigen Ihnen in 15 Minuten, wie Soll-Ist-Vergleich, Ampeln und Meilenstein-Trendanalyse in teamspace zusammenhängen. Ob sich der Umstieg für Ihre Projekte schon lohnt, sagen wir Ihnen ehrlich.
