Was ist ein Stundensatz?
Der Stundensatz ist der Preis, den ein Dienstleister für eine Stunde Arbeit in Rechnung stellt. Er muss die Kosten der Stunde decken, auch die Zeit, die kein Kunde bezahlt, und einen Gewinn übrig lassen.
Stundensatz berechnen: Excel-Vorlage für Dienstleister
Vom Gehalt oder Unternehmerlohn zum Stundensatz, der die Kosten wirklich deckt. Die Excel-Datei zählt Wochenenden und Feiertage selbst, rechnet nur mit den Stunden, die Kunden bezahlen, und schlägt Gewinn und Risiko auf.
- Zwei Rechenwege: für Angestellte im Team und für Selbstständige
- Produktive Stunden aus Kalendertagen, Feiertagen je Bundesland, Urlaub und verrechenbarem Anteil
- PDF-Rechenblatt mit demselben Rechenweg von A bis X
Kostenlos, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Stand Oktober 2026.
Kurz erklärt
Wie berechnet man einen Stundensatz?
Einen Stundensatz berechnet man, indem man die Kosten eines Jahres durch die produktiven Stunden teilt, also durch die Stunden, die Kunden tatsächlich bezahlen, und darauf Gewinn und Risiko aufschlägt. Zu den Kosten zählen Gehalt oder Unternehmerlohn, Sozialversicherung oder Vorsorge und ein Anteil der Gemein- oder Betriebskosten.
- Interner Stundensatz
- Die Kosten einer produktiven Stunde. Er ist die Untergrenze: Wer darunter verkauft, arbeitet mit Verlust.
- Externer Stundensatz
- Der Preis für den Kunden: interner Satz plus Gewinn- und Risikoaufschlag, für Angebote gerundet.
- Im Beispiel
- 92.420 Euro Jahreskosten geteilt durch 1.176 produktive Stunden ergibt 78,59 Euro je Stunde, vor Aufschlägen. Alle Werte sind ausgedacht.
Stundensatz berechnen: die Formel in einem Satz
-
Stundensatz = Jahreskosten ÷ produktive Stunden × (1 + Gewinnaufschlag + Risikoaufschlag).
-
Jahreskosten sind bei Angestellten das Bruttogehalt, der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, weitere Personalkosten und ein Anteil der Gemeinkosten. Bei Selbstständigen sind es Unternehmerlohn, Vorsorge, Versicherungen und Betriebskosten.
-
Produktive Stunden sind nicht alle Arbeitsstunden, sondern nur die, die ein Kunde bezahlt: Kalendertage minus Wochenenden, Feiertage, Urlaub, Krankheit und Weiterbildung, mal Stunden pro Tag, mal verrechenbarer Anteil.
Beispiel
Ein Senior Consultant, Schritt für Schritt
Ein angestellter Senior Consultant in Hessen, geplant für 2027: 62.000 Euro Bruttogehalt, 30 Tage Urlaub, 70 % der Arbeitszeit verrechenbar. Alle Zahlen sind ausgedachte Beispielwerte, keine Durchschnitts- oder Branchenwerte. Die Buchstaben stehen genauso in der Excel-Datei und im PDF.
| Position | Wert | Rechenweg | |
|---|---|---|---|
| E | Jahreskosten (Gehalt, Arbeitgeberanteil, weitere Kosten, Gemeinkosten) | 92.420,00 € | = A + B + C + D |
| M | Arbeitstage | 210 | 365 − 104 − 6 − 2 − 30 − 8 − 5 |
| O | Anwesenheitsstunden | 1.680,00 | 210 × 8 |
| Q | Produktive Stunden (70 % verrechenbar) | 1.176,00 | 1.680,00 × 70 % |
| R | Kosten je produktiver Stunde | 78,59 € | = E ÷ Q |
| U | Stundensatz netto (15 % Gewinn, 5 % Risiko) | 94,31 € | = R × 1,20 |
| V | Stundensatz für Angebote, netto | 95,00 € | aufgerundet auf volle 5 € |
Warum nicht einfach Gehalt durch Arbeitsstunden? 62.000 Euro geteilt durch 1.680 Anwesenheitsstunden ergibt knapp 37 Euro. Das ist nicht einmal die Hälfte von dem, was diese Stunde tatsächlich kostet. Es fehlen der Arbeitgeberanteil, die Gemeinkosten und vor allem die Stunden, die niemand bezahlt: Akquise, Angebote, Verwaltung, interne Abstimmung.
Download
Zwei Rechenwege in einer Datei, dazu das Rechenblatt
Die Excel-Datei arbeitet als Stundensatzrechner: Sie rechnet alles selbst und zählt die Feiertage Ihres Bundeslands. Das PDF ist dasselbe Schema zum Ausfüllen, etwa für die Besprechung mit der Steuerberatung oder zum Nachrechnen von Hand.
- Excel
Stundensatz-Kalkulation (Excel)
Zwei Rechenwege: Angestellte und Selbstständige. Zählt Wochenenden und Feiertage je Bundesland selbst. Mit je einem Beispielblatt.
Excel · 25 KB · 6 Blätter
-
Stundensatz-Rechenblatt (PDF, ausfüllbar)
Rechenweg A bis X zum Ausfüllen, für Angestellte und Selbstständige. Seite 2 zeigt ein Beispiel mit ausgedachten Werten.
PDF · 92 KB · 2 Seiten
Die Excel-Dateien funktionieren auch in LibreOffice, Apple Numbers und Google Tabellen (dort über Datei, Importieren). Die PDFs lassen sich im Browser oder in jedem PDF-Programm am Bildschirm ausfüllen. Kein Blattschutz, kein Passwort: Sie können alles an Ihr Unternehmen anpassen.
In vier Schritten
So berechnen Sie Ihren Stundensatz
- 1
Kosten eines Jahres
Angestellte: Bruttogehalt, Arbeitgeberanteil, weitere Personalkosten und die Gemeinkosten, verteilt auf die Köpfe. Selbstständige: der Lohn, den Sie sich zahlen wollen, plus Vorsorge und Betriebskosten. Den Arbeitgeberanteil kennt Ihr Lohnbüro, die Vorlage hat dafür einen änderbaren Prozentwert.
- 2
Tage zählen
Jahr und Bundesland wählen, Wochenenden und Feiertage zählt die Datei. Urlaub, geplante Krankheitstage und Weiterbildung tragen Sie ein. Nehmen Sie Ihre eigenen Erfahrungswerte, nicht die eines anderen Betriebs.
- 3
Ehrlich schätzen, was verrechenbar ist
Wie viel Prozent der Arbeitszeit bezahlt ein Kunde wirklich? Wer hier zu hoch greift, rechnet sich den Satz schön. Haben Sie eine Projektzeiterfassung, nehmen Sie den Ist-Wert des Vorjahres.
- 4
Aufschläge und Rundung
Gewinn- und Risikoaufschlag festlegen. Die Datei rechnet den Satz und rundet ihn für Angebote auf volle 5 Euro. Zur Kontrolle sehen Sie, welcher Umsatz und welches Ergebnis daraus im Jahr entstehen.
Grundwissen
Was in einem Stundensatz steckt
Kosten, Stunden und Aufschläge: die drei Stellschrauben und wo sich die meisten verrechnen.
Zuletzt aktualisiert:
Interner und externer Stundensatz
Der interne Stundensatz ist das, was eine produktive Stunde kostet, in der Vorlage die Zeile R. Er ist die Untergrenze: Wer darunter verkauft, arbeitet mit Verlust. Der externe Stundensatz ist der Preis für den Kunden, in der Vorlage U und gerundet V. Den internen Satz braucht man auch später, um zu sehen, ob ein Projekt Geld verdient hat, etwa in der Deckungsbeitragsrechnung.
Warum die produktiven Stunden entscheiden
Im Beispiel kostet die Stelle 92.420 Euro im Jahr. Bei 70 % verrechenbarer Zeit sind das 1.176 produktive Stunden und 78,59 Euro je Stunde. Bei 60 % wären es 1.008 Stunden und 91,69 Euro. Zehn Prozentpunkte beim verrechenbaren Anteil verschieben den Satz also um mehr als 13 Euro.
Akquise, Angebote, Verwaltung, Weiterbildung und interne Abstimmung bezahlt kein Kunde direkt. Diese Zeit steckt deshalb im Satz für die bezahlten Stunden.
Angestellte: was zu den Kosten gehört
Zum Bruttogehalt kommt der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Wie hoch er ist, hängt von Krankenkasse, Umlagen und den Beitragsbemessungsgrenzen ab und ändert sich meist zum Jahreswechsel. Die Vorlage arbeitet deshalb mit einem änderbaren Prozentwert oder dem Betrag aus der Lohnabrechnung (Stand prüfen).
Dazu kommen die Gemeinkosten: Miete, IT, Software, Verwaltung. Die Vorlage verteilt sie gleichmäßig auf die Köpfe. Wer genauer rechnen will, verteilt sie nach Stunden oder nach Bereichen.
Selbstständige: Unternehmerlohn ist kein Gewinn
Der Unternehmerlohn ist Ihr Gehalt, vor Einkommensteuer. Davon zahlen Sie Ihre Steuern und leben. Vorsorge, Versicherungen und Betriebskosten kommen obendrauf, weil sie sonst ein Arbeitgeber tragen würde.
Der Gewinnaufschlag ist etwas anderes: Er bleibt im Unternehmen, für Rücklagen, Investitionen und schlechte Monate.
Typische Fehler
Mit allen Arbeitsstunden statt mit den bezahlten rechnen. Feiertage, Krankheit und Weiterbildung vergessen. Gemeinkosten weglassen, weil sie sowieso da sind. Und den Satz einmal ausrechnen und nie wieder prüfen. Ob er im Alltag trägt, zeigt erst die Nachkalkulation der Projekte, siehe Projektcontrolling.
Ehrlich gesagt
Wann die Kalkulation in Excel reicht und wann nicht
Einmal im Jahr den Stundensatz kalkulieren, dafür ist die Tabelle gemacht. Eng wird es, wenn Sie wissen wollen, ob die Annahmen im laufenden Jahr halten. Dafür braucht es Controlling mit echten Stunden statt Schätzwerten.
Die Vorlage reicht, wenn
- Sie Ihren Satz oder den einer Stelle einmal im Jahr neu kalkulieren,
- Sie einen Anhaltspunkt für ein Angebot brauchen,
- die Annahmen zu Urlaub, Krankheit und verrechenbarem Anteil gut geschätzt sind.
Eng wird es, wenn
- jede Person einen eigenen internen Satz hat und sich Gehälter im Lauf des Jahres ändern,
- Sie wissen wollen, ob ein laufendes Projekt den kalkulierten Satz tatsächlich erreicht,
- der verrechenbare Anteil geschätzt ist, obwohl die echten Stunden irgendwo erfasst werden,
- die Nachkalkulation erst nach Projektende in einer zweiten Tabelle entsteht.
Was ein Gesamtsystem wie teamspace anders macht
In teamspace hat jeder Mitarbeiter einen internen Stundensatz, zeitlich versioniert: Ändert sich das Gehalt, gilt der neue Satz ab seinem Datum. Aus den erfassten Stunden wird der Deckungsbeitrag laufend berechnet, und der Soll-Ist-Vergleich ist tagesaktuell.
- Interner Stundensatz pro Mitarbeiter, zeitlich versioniert
- Deckungsbeitrag laufend, Soll-Ist-Vergleich tagesaktuell
- Nachkalkulation: Auftrag, Ist und Rechnung nebeneinander
- Kosten- und Leistungsrechnung mit DB I und DB II, Berichte nach Excel exportierbar
Weitere kostenlose Vorlagen
Angebot
Angebot mit Positionen nach Stunden oder pauschal, Rabatt und optionalen Leistungen. Excel rechnet Summe und Umsatzsteuer.
ExcelPDFWord
Projektzeiterfassung
Stunden je Projekt und Kunde, abrechenbar oder intern, mit Budget-Verbrauch und Wert. Dazu ein Wochenblatt als PDF.
ExcelPDF
Kumulierte Rechnung
Abschläge und Schlussrechnung nach dem Prinzip „kumuliert minus bereits berechnet“, mit Umsatzsteuer, Zahlungen und Einbehalt.
ExcelPDF
Rechnung
Rechnung für Dienstleister mit allen Pflichtangaben: nach Stunden oder pauschal, mit Kleinunternehmer-Hinweis und Checkliste.
ExcelPDFWord
Häufige Fragen
Wie berechne ich meinen Stundensatz?
Jahreskosten durch die Stunden teilen, die Kunden tatsächlich bezahlen, und dann Gewinn und Risiko aufschlagen. Die Jahreskosten sind Gehalt oder Unternehmerlohn plus Sozialversicherung oder Vorsorge plus anteilige Gemein- oder Betriebskosten. Die bezahlten Stunden ergeben sich aus den Arbeitstagen, den Stunden pro Tag und dem verrechenbaren Anteil. Die Vorlage führt Sie Zeile für Zeile durch.
Welcher Stundensatz ist für Selbstständige angemessen?
Das hängt von Ihren Kosten, Ihren bezahlten Stunden und Ihrem Markt ab, eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht. Die Vorlage zeigt Ihnen die Untergrenze: den Satz, unter dem Sie Ihre Kosten und Ihren Unternehmerlohn nicht decken. Was darüber liegt, entscheidet der Markt.
Was ist der Unterschied zwischen internem und externem Stundensatz?
Der interne Stundensatz sind die Kosten einer bezahlten Stunde. Der externe Stundensatz ist der Preis für den Kunden, also der interne Satz plus Gewinn- und Risikoaufschlag. Mit dem internen Satz rechnen Sie nach, ob ein Projekt Geld verdient hat.
Wie hoch ist der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung?
Er hängt von der Krankenkasse, den Umlagen und den Beitragsbemessungsgrenzen ab und ändert sich meist zum Jahreswechsel. Deshalb steht in der Vorlage ein änderbarer Prozentwert mit dem Hinweis, den Stand zu prüfen. Genauer ist der Betrag aus der Lohnabrechnung, dafür gibt es ein eigenes Feld.
Wie viele produktive Stunden hat ein Jahr?
Das rechnen Sie am besten für sich aus, weil Urlaub, Feiertage und der verrechenbare Anteil stark schwanken. Im ausgedachten Beispiel der Vorlage bleiben von 365 Kalendertagen 210 Arbeitstage, also 1.680 Stunden Anwesenheit, und bei 70 % verrechenbarer Zeit 1.176 bezahlte Stunden.
Kann ich den Stundensatz direkt im Angebot verwenden?
Ja. Der gerundete Satz in Zeile V ist der Nettopreis je Stunde, die Umsatzsteuer kommt hinzu. Tragen Sie ihn in der Angebotsvorlage als Einzelpreis der Stundenpositionen ein.
Ist der Stundensatzrechner kostenlos?
Ja. Excel und PDF laden Sie ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse herunter. Kein Blattschutz, keine Makros, alle Formeln sind sichtbar.
Nächster Schritt
Wissen, ob der Satz auch im laufenden Projekt hält?
Wir zeigen Ihnen in einem kurzen Gespräch, wie teamspace interne Stundensätze, erfasste Stunden und Rechnungen zum Deckungsbeitrag zusammenführt. Ob sich das für Ihr Team schon lohnt, sagen wir Ihnen ehrlich.