Dimension 1
Pipeline (Zukunft)
Wie viele Chancen stehen in welcher Phase? Welcher Umsatz ist in Reichweite? Wie entwickelt sich die Pipeline über die Zeit? Blick nach vorn auf den künftigen Umsatz.
Vertriebsprozess: Wie gewinnen wir kontinuierlich die richtigen Aufträge?
Der Vertriebsprozess entscheidet, welche Aufträge das Unternehmen in sechs Monaten tragen. teamspace führt Pipeline, Aktivitäten, Kunden und Forecast in einer Sicht zusammen und macht den Reifegrad messbar.
Woran es klemmt
Der Vertrieb merkt zu spät, dass die Pipeline leer läuft
- Die Pipeline steht in Excel und ist beim Lesen schon eine Woche alt.
- Der Forecast ist Bauchgefühl und fällt bei jedem Vertriebler anders aus.
- Die Hälfte der wichtigen Kunden hatte seit Monaten keinen dokumentierten Kontakt.
- Niemand sagt sicher, welche Chance als Nächstes drankommt und wer sie verantwortet.
Erst zum Quartalsende zeigt sich, wo der Vertrieb wirklich steht. Für ein Gegensteuern ist es dann meist zu spät.
Drei Dimensionen der Vertriebssteuerung
Ein wirksames Vertriebs-Cockpit verbindet Pipeline, Abschlussqualität und Aktivitäten. Jede Dimension beantwortet eine andere Frage, zusammen ergeben sie ein vollständiges Bild.
Dimension 2
Abschluss (Vergangenheit)
Wie viele Anfragen werden zu Aufträgen? An welchem Übergang gehen die meisten Chancen verloren? Blick zurück auf die Effizienz des Vertriebs.
Dimension 3
Aktivitäten (Gegenwart)
Wie aktiv ist der Vertrieb? Wann gab es den letzten Kontakt zu wichtigen Ansprechpartnern? Blick auf die Qualität der Kundenbeziehungen heute.
So läuft eine Vertriebschance durch teamspace
Ein Vertriebsprozess ist eine wiederholbare Folge von Phasen, die aus einer Anfrage einen beauftragten Kunden macht. In teamspace wandert jede Chance durch fünf Phasen und wechselt dabei ohne Medienbruch von Modul zu Modul, vom ersten Kontakt im CRM bis zum fertigen Projekt.
- 1
CRM
Anfrage und Lead
Die Anfrage kommt über Kampagne, Empfehlung oder eigene Aktivität herein und wird im CRM erfasst, mit Quelle, Ansprechpartner und Bedarf.
QuelleAnsprechpartner - 2
Vertriebschance
Qualifizierung
Aus der Anfrage wird eine bewertete Vertriebschance mit Phase, Zielwert, Wahrscheinlichkeit und einem Verantwortlichen im Vertriebstrichter.
ZielwertWahrscheinlichkeit - 3
Angebotsmanagement
Angebot
Das Angebot entsteht aus dem CRM mit Vorlagen, Artikelkatalog und Preislisten und bleibt mit der Chance verbunden.
VorlageArtikelkatalog - 4
Aktivitäten
Verhandlung
Termine, Rückfragen und Anpassungen werden als Aktivitäten dokumentiert. Wiedervorlagen sorgen dafür, dass keine Verhandlung im Sand verläuft.
WiedervorlageNachfassen - 5
Auftrag und Projekt
Abschluss
Aus der gewonnenen Chance wird per Klick ein Auftrag und daraus ein Projekt. Die Daten gehen ohne erneute Erfassung in die Projektabwicklung über.
AuftragProjekt
Das Steuerungsobjekt
Jede Chance trägt ihren gewichteten Wert
Im Vertriebstrichter hat jede Chance eine Phase, einen Zielwert und eine Wahrscheinlichkeit. teamspace rechnet daraus den aktuellen Wert und verdichtet die Phasen zum Forecast. Am Ende wird die gewonnene Chance per Klick zum Auftrag.
Vertriebstrichter Forecast Aktivitäten
Pipeline · Juni 2026
40 offene Chancen Σ gewichtet 294 k €
Bedarf 30 %
24 Chancen · Ziel 320 k €
gewichtet 96 k €
Angebot 60 %
11 Chancen · Ziel 210 k €
gewichtet 126 k €
Verhandlung 80 %
5 Chancen · Ziel 90 k €
gewichtet 72 k €
Abschluss Per Klick zum Auftrag Auftrag · Projekt
Zielwert × Wahrscheinlichkeit = aktueller Wert ohne erneute Datenerfassung
ABC-Klassifizierung
Kundenwert sichtbar machen, in jedem Kontakt
teamspace stuft Interessenten, Kunden und Lieferanten automatisch in A, B und C ein, nach dem Schema beste 20 Prozent, mittlere 60 Prozent, schwächste 20 Prozent. Die Bewertungsbasis legen Sie je Aspekt selbst fest, etwa nach Umsatzpotenzial, nach Rechnungen der letzten Monate oder nach geleisteten Projektzeiten.
Die Einstufung steht dort, wo Sie sie brauchen: im CRM, bei eingehenden Anrufen und in der E-Mail. So sieht jeder im Team sofort, wie wichtig ein Kontakt ist, und priorisiert ohne Rückfrage richtig.
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Abschlussanalyse
Sehen, wo der Trichter undicht wird
Nicht jede Phase verliert gleich viele Chancen. Die Analyse nach Phasen zeigt über die vergangenen Monate, an welchem Übergang die meisten Anfragen verloren gehen. Wer die engste Stelle kennt, verbessert genau dort.
Das ist oft wirksamer, als oben immer mehr Leads einzukippen. Eine um wenige Punkte bessere Quote am schwächsten Übergang bewegt mehr als doppelt so viele Anfragen, die danach wieder versickern.
Kennzahlen, die den Vertrieb steuerbar machen
Aus den Vertriebsdaten leiten sich die Kennzahlen ab, die zählen. Jede bekommt eine Ampel mit individuell konfigurierbaren Zielwerten in Grün, Gelb und Rot.
Pipelinewert
Summe der offenen Vertriebschancen, auf Wunsch mit der Wahrscheinlichkeit gewichtet. Zeigt, wie viel Umsatz tatsächlich in Reichweite ist.
Gewichteter Forecast
Jede Chance fließt mit ihrer Abschlusswahrscheinlichkeit ein. Das ergibt eine realistischere Umsatzerwartung als die reine Pipeline-Summe.
Abschlussquote
Verhältnis von Vertriebschancen zu gewonnenen Aufträgen. Macht sichtbar, wie zuverlässig aus Anfragen Aufträge werden.
Chancen ohne nächste Aktivität
Offene Chancen, für die keine Wiedervorlage geplant ist. Der früheste Hinweis, dass nicht mehr aktiv verkauft, sondern nur noch verwaltet wird.
Aktivitäten pro Mitarbeiter
Dokumentierte Vertriebsaktivitäten je Bearbeiter. Die Aktivitätenanalyse beantwortet, ob aktiv verkauft oder nur verwaltet wird.
Letzter Kontakt zu VIPs
Tage seit dem letzten dokumentierten Kontakt zu wichtigen Ansprechpartnern. teamspace warnt, wenn eine Beziehung zu lange ruht.
Vertrieb klassisch und mit teamspace
Der entscheidende Unterschied liegt im Datenmodell und in der Aktivitätssteuerung.
| Funktion | Klassisch (CRM und Excel) | teamspace Vertriebsprozess |
|---|---|---|
| Pipeline | Export nach Excel, manuell konsolidiert, oft eine Woche alt | Live im System, sortiert nach Phase, Wert und Verantwortlichem |
| Forecast | Bauchgefühl und Excel-Schätzung, von Person zu Person verschieden | Zielwert mal Wahrscheinlichkeit, über den Trichter zum Forecast verdichtet |
| Aktivitäten | In Outlook und Notizbuch, ohne Bezug zur Chance | Mit Chance, Kunde und VIP verknüpft, vollständig dokumentiert |
| Kundenwert | Bauchgefühl, nicht systemweit verfügbar | ABC-Einstufung im CRM, bei Anruf und E-Mail sichtbar |
| Übergabe an die Lieferung | Manueller Wechsel ins Projekttool, doppelte Datenerfassung | Aus der gewonnenen Chance wird per Klick Auftrag und daraus Projekt |
Standortbestimmung
Wo steht Ihre Pipeline gerade?
Im 15- bis 30-minütigen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihren Vertriebstrichter und ordnen ihn einem Reifegrad zu.
Aktivitätssteuerung
Chancen, die nicht liegen bleiben
Eine offene Chance ohne nächsten Schritt ist meist eine verlorene Chance. Wiedervorlagen erinnern an das Nachfassen, und teamspace warnt, wenn zu einem Kontakt oder VIP zu lange nichts passiert ist.
So bleibt jede Anfrage in Bewegung, statt im Posteingang zu versanden. Der Vertrieb arbeitet die Pipeline nach Priorität ab, nicht nach dem, was zufällig oben liegt.
Reifegrad des Vertriebsprozesses
Nicht jedes Unternehmen hat denselben Grad an Struktur und Automatisierung. Der Reifegrad zeigt, wie systematisch der Vertrieb tatsächlich gesteuert wird, von ungeplant bis vollständig automatisiert.
Level 0: ungeplant
Kein strukturierter Vertriebsprozess. Leads werden unsystematisch verfolgt, eine zentrale Übersicht über Chancen fehlt.
Level 1: manuell
Erste Struktur über Excel-Listen. Chancen werden teilweise dokumentiert, jedoch nicht konsistent gepflegt.
Level 2: strukturiert
Der Prozess mit Phasen und Pipeline ist definiert. Chancen werden systematisch erfasst, aber ohne durchgängige Verknüpfung.
Level 3: assistiert
Ein CRM ist im Einsatz. Pipeline, Aktivitäten und Angebote werden systemgestützt verwaltet, erste Auswertungen und Forecasts entstehen.
Level 4: weitgehend automatisiert
Automatische Auswertungen, Forecast und Erinnerungen. Aktivitäten, Kampagnen und ABC-Einstufung greifen ineinander.
Level 5: vollständig automatisiert
Durchgängige Steuerung mit automatischer Priorisierung und Hinweisen, vom Vertrieb über das Projekt bis zur Abrechnung, mit Live-Dashboards.
Betrieb, dem der Mittelstand vertraut
Der Vertriebsprozess läuft auf einer Software, die seit Jahren im täglichen Einsatz steht, georedundant und in Deutschland betrieben.
20.000+
aktive Nutzer
täglich im Einsatz im DACH-Raum
rund 400
Kunden
überwiegend Dienstleister und Mittelstand
ISO 27001
Rechenzentrum in Frankfurt
georedundant betrieben, tägliche Backups
EU
Datenverarbeitung
verschlüsselte Übertragung per TLS
Worauf es ankommt
Reifegrad zeigt sich in den Daten, nicht in der Software
Ein CRM zu besitzen sagt wenig über den Reifegrad. Entscheidend ist, ob alle Chancen erfasst sind, ob die Pipeline jederzeit stimmt, ob Aktivitäten konsequent dokumentiert werden und ob das System aktiv unterstützt. Viele Unternehmen überschätzen sich hier, weil ein vorhandenes Werkzeug mit einem gelebten Prozess verwechselt wird.
Die ehrliche Einschätzung gelingt entlang von vier Fragen. Wer sie beantwortet, sieht schnell, ob er eine Stufe tiefer steht als gedacht, und wo der nächste Schritt liegt.
- Vollständigkeit: Werden alle relevanten Chancen systematisch erfasst, oder nur die offensichtlichen?
- Aktualität: Ist die Pipeline jederzeit belastbar, oder spiegelt sie den Stand vom letzten Monat?
- Verknüpfung: Hängen Chancen, Aktivitäten, Kunden, Kampagnen und Angebote zusammen?
- Automatisierung: Unterstützt das System mit Erinnerungen, Forecast und Priorisierung von selbst?
Module, die der Vertriebsprozess berührt
Der Vertriebsprozess greift auf mehrere Module zu, alle auf einem gemeinsamen Datenmodell.
CRM und Adressmanagement
Kunden, Kontakte, VIP-Strukturen und Historie. Die Grundlage aller Aktivitäten.
Mehr erfahrenVertriebschancen
Pipeline-Steuerung mit Phase, Wert, Wahrscheinlichkeit und Verantwortung. Das zentrale Steuerungsobjekt.
Mehr erfahrenAngebotsmanagement
Angebote mit Vorlagen, Artikelkatalog und Preislisten, mit Übergang zum Auftrag.
Mehr erfahrenAktivitätsmanagement
Kontakte, Wiedervorlagen und Nachfassen. Beziehungssteuerung in einer Sicht.
Mehr erfahrenKampagnenmanagement
Lead-Quellen, Mail-Abfolgen und Serienbriefe, mit Übergang in die Vertriebschance.
Mehr erfahrenVertriebscontrolling
Forecast, Pipeline-Reports und das Vertriebs-Cockpit mit Ampellogik.
Mehr erfahren„Unsere Mitarbeiter schätzen die Simplizität des Systems."
„Sowohl im Support als auch in der Projektierung haben Mitarbeiter Einsicht in Aufträge und Rechnungen. Das war vorher nicht möglich."
Häufige Fragen zum Vertriebsprozess
Wir haben ein CRM, sind wir damit nicht schon auf einem hohen Reifegrad?
Nicht zwingend. Ein CRM bedeutet zunächst, dass das Werkzeug vorhanden ist. Der Reifegrad bemisst sich daran, ob alle relevanten Chancen erfasst sind, die Pipeline jederzeit aktuell ist, Aktivitäten konsequent dokumentiert werden und das System aktiv unterstützt. CRM vorhanden, aber unvollständig genutzt, entspricht typischerweise Level 2.
Wie funktioniert die ABC-Klassifizierung konkret?
teamspace teilt Interessenten, Kunden und Lieferanten je Aspekt in die besten 20 Prozent (A), die mittleren 60 Prozent (B) und die schwächsten 20 Prozent (C) ein. Die Bewertungsbasis legen Sie selbst fest, etwa nach Umsatzpotenzial, nach Rechnungen der letzten Monate oder nach Projektzeiten. Die Einstufung ist im CRM, bei eingehenden Anrufen und in der E-Mail sichtbar.
Was ist der wichtigste Frühindikator im Vertrieb?
Der Anteil offener Vertriebschancen ohne nächste geplante Aktivität. Steigt dieser Wert, wird im Hintergrund nicht mehr aktiv verkauft, sondern nur noch verwaltet. Häufig zeigt sich das hier, lange bevor es im Pipelinewert oder im Auftragseingang ankommt.
Wie unterscheidet sich der gewichtete Forecast vom Pipelinewert?
Der Pipelinewert ist die Summe aller offenen Vertriebschancen ohne Bewertung. Der gewichtete Forecast multipliziert jede Chance mit der Wahrscheinlichkeit ihrer Phase. Das ergibt eine realistischere Umsatzerwartung, ist aber nur verlässlich, wenn die Wahrscheinlichkeiten konsistent gepflegt werden.
Was ist der Unterschied zwischen Sales-Funnel und Vertriebspipeline?
Der Sales-Funnel ist die Mengen-Perspektive: aus vielen Kontakten oben werden über die Stufen wenige Abschlüsse unten. Die Vertriebspipeline, in teamspace der Vertriebstrichter, ist die operative Steuerungssicht: konkrete Chancen mit Phase, Zielwert und Wahrscheinlichkeit, die der Vertrieb aktiv bearbeitet. Der Funnel ist die Vogelperspektive, die Pipeline das Arbeitswerkzeug.
Wie kommen wir vom heutigen Stand auf einen höheren Reifegrad?
Schritt für Schritt, ausgehend vom aktuellen Level. Der nächste Schritt ist meist, die Daten vollständig und aktuell zu halten und die Aktivitätssteuerung konsequent zu nutzen. Im Erstgespräch ordnen wir Ihren Vertrieb einem Reifegrad zu und benennen den nächsten realistischen Schritt.
Kann der Vertriebsprozess unabhängig von den anderen Prozessen eingeführt werden?
Ja. Vertrieb ist oft ein guter Startpunkt, weil schnelle Erfolge entstehen und die Geschäftsleitung den Mehrwert in Pipeline und Forecast sofort erkennt. Sobald der Vertrieb sauber läuft, schließen die nächsten Prozesse, typischerweise Projekt und Abrechnung, ohne weitere Migration an.
Weitere Prozesse
Vertrieb ist nur einer von sieben Kernprozessen. Hier die anderen sechs:
Projektabwicklungsprozess
Wie liefern wir Projekte zuverlässig, termingerecht und profitabel?
Abrechnungsprozess
Wie verwandeln wir Leistung schnell und vollständig in Umsatz?
Kostensteuerungsprozess
Wie behalten wir Kosten und Liquidität jederzeit im Griff?
Kundenbetreuungsprozess
Wie betreuen wir Kunden wertorientiert und mit hoher Qualität?
Mitarbeiterprozess
Wie steuern wir Kapazität, Kompetenz und Motivation optimal?
Unternehmenssteuerung
Wie führen wir das Unternehmen auf Basis aktueller Daten?
Auf welchem Level steht Ihr Vertriebsprozess heute?
Im 15- bis 30-minütigen Erstgespräch ordnen wir Ihren Vertriebsprozess einem Reifegrad zu und zeigen, mit welchen Schritten der nächste Level realistisch erreichbar ist.