Ressourcenplanung Vorlage für Excel: Kapazität und Auslastung im Team

Bei der Ressourcenplanung wird verteilt, was ein Team an Zeit hat: auf Projekte, auf Personen und auf Wochen. Am Ende steht für jede Person und Woche eine Zahl, wie viel davon schon vergeben ist. Im Dienstleistungsgeschäft geht es dabei fast immer um Menschen, seltener um Räume oder Geräte.

Oft heißt dasselbe auch Kapazitätsplanung oder Personaleinsatzplanung. Genau genommen ist die Kapazitätsplanung der Teil, der fragt, wie viel Zeit überhaupt da ist.

Die Vorlage rechnet: Kapazität = (Wochenstunden minus Abwesenheit) mal Anteil für Projekte. Der Anteil steht im Blatt „Team“ und deckt alles ab, was keine Projektarbeit ist: Führung, Vertrieb, Support, interne Termine. Abwesenheiten wie Urlaub und Feiertage tragen Sie je Woche in Stunden ein.

Bei Teilzeit zählen nur die Tage, an denen die Person arbeitet. Wer montags bis donnerstags arbeitet, verliert durch einen Feiertag am Freitag keine Stunde.

Die Vorlage färbt unter 70 % gelb, 70 bis 100 % grün und darüber rot. Die Grenzen sind Erfahrungswerte, keine Norm, und lassen sich in der bedingten Formatierung ändern. Planen Sie nicht dauerhaft auf 100 %. Kurzfristige Anfragen, Abstimmungen und Krankheit brauchen Luft, sonst kippt der Plan bei der ersten Störung.

Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten. Bis zu zehn Stunden sind nur möglich, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Eine dauerhaft rote Ampel ist deshalb nicht nur ein Planungsproblem.

• Mit der Vertragsarbeitszeit statt mit dem Projektanteil planen.
• Urlaub, Feiertage und Schulungen vergessen, vor allem um Weihnachten und Ostern.
• Einmal im Quartal planen und dann nicht mehr anfassen. Ein Plan, der nicht jede Woche aktualisiert wird, ist nach einem Monat Geschichte.
• Den Plan nie mit den tatsächlich gebuchten Stunden vergleichen.