Kundenliste Excel Vorlage mit Wiedervorlagen, kostenlos

Gebräuchlich sind auch Kundenkartei, Kundendatei oder Kontaktliste. Gemeint ist meist dasselbe: eine Stelle, an der steht, wer der Kunde ist, wer dort zuständig ist und wann zuletzt jemand mit ihm gesprochen hat.

In Excel geführt, ist sie oft der erste Schritt zu einem CRM: Sie sammelt, was sonst in Postfächern und Köpfen verteilt ist. Wie das eine Stufe weiter aussieht, mit Mails, Dokumenten und Belegen am Kunden, zeigt unsere Seite zur digitalen Kundenakte.

Für den Anfang reichen Firma, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, Ort und Status. Wiedervorlage und letzter Kontakt machen aus der Liste ein Arbeitsmittel. Alles Weitere lohnt nur, wenn Sie es auch auswerten.

Wichtig sind eine eindeutige Kundennummer und eine einheitliche Schreibweise der Firma. Sonst zählt die Auswertung „Bauer KG“ und „Bauer K.G.“ als zwei Kunden. Die Vorlage hilft dabei: Im Blatt „Aktivitäten“ wählen Sie die Firma aus der Liste, statt sie zu tippen.

Die ABC-Einteilung sortiert Kunden nach ihrem Umsatz in drei Gruppen. A-Kunden tragen den größten Teil des Umsatzes, C-Kunden den kleinsten. Die Vorlage arbeitet mit festen Schwellen, die Sie im Blatt „Einstellungen“ anpassen, voreingestellt sind 50.000 Euro für A und 10.000 Euro für B.

Die Einteilung hilft beim Priorisieren: Wen rufen Sie zuerst an, wo lohnt ein Besuch? Interessenten ohne Umsatz bleiben ohne Klasse.

Sobald Namen, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen von Ansprechpartnern drinstehen, enthält die Liste personenbezogene Daten. Dann gelten die Grundsätze der DSGVO: Speichern Sie nur, was Sie für die Geschäftsbeziehung brauchen, und nutzen Sie es nur für diesen Zweck (Art. 5 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO).

Löschen Sie Angaben, die nicht mehr nötig sind, etwa zu Interessenten, mit denen seit Langem kein Kontakt besteht, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e und Art. 17 DSGVO). Und legen Sie die Datei so ab, dass nur Berechtigte sie öffnen können (Art. 32 DSGVO). Das ist ein Überblick, keine Datenschutzberatung.

In Nachweisen wie dem Stundenzettel vermeiden wir die Funktion HEUTE(), weil sich das Datum beim nächsten Öffnen ändert. Die Kundenliste ist dagegen eine Arbeitsliste: Sie soll beim Öffnen zeigen, was heute fällig ist. Deshalb ist der Stichtag hier mit HEUTE() vorbelegt, an genau einer Stelle. Wer einen festen Stand braucht, etwa für eine Besprechung, trägt im Blatt „Einstellungen“ ein Datum ein.

Eine Zeile je Ansprechpartner statt je Firma, sodass dieselbe Firma fünfmal auftaucht. Notizen in Kommentaren, die niemand findet. Und Wiedervorlagen, die nach dem Kontakt nicht neu gesetzt werden: Dann ist bald alles orange, und niemand schaut mehr hin.