Marge
Verdient dieses Projekt Geld? teamspace rechnet den Deckungsbeitrag je Projekt und je Kunde laufend aus gebuchten Zeiten, internen Kostensätzen, Belegen und Kosten.
Controlling Software für Dienstleister, deren Zahlen beim Buchen entstehen.
Eine Controlling Software wertet Zeiten, Kosten und Erlöse eines Unternehmens so aus, dass die Geschäftsführung danach steuern kann. In teamspace kommen diese Zahlen aus demselben Datenstamm, in dem Ihr Team Stunden bucht, Projekte führt und Rechnungen schreibt. Ob ein Projekt Geld verdient, sehen Sie deshalb in der laufenden Woche, nicht erst im Quartalsabschluss.
Worauf es ankommt
Drei Fragen entscheiden über das Ergebnis.
Ein Dienstleister verkauft die Zeit und das Können seiner Leute. Eine Stunde, die niemand bezahlt, lässt sich nicht auf Lager legen. Deshalb schaut ein Controlling für Dienstleister auf drei Hebel, nicht auf Stückkosten.
Auslastung
Wie viel der verfügbaren Zeit war verkaufbar? Die Berichte trennen verrechenbare von nicht verrechenbaren Stunden, je Mitarbeiter, Rubrik und Zeitraum.
Pricing
Erreichen wir unsere kalkulierten Sätze? Projekt- und Kundenanalyse zeigen die durchschnittliche Einnahme pro Stunde, die Nachkalkulation den Mehr- oder Mindererlös je Auftrag.
Warum alle drei
Ein volles Team ist noch keine gute Marge.
Bei der Bauer KG sind alle Berater bis Ende des Quartals verplant. Die Auslastung sieht gut aus, trotzdem bleibt am Monatsende weniger übrig als erwartet. Der Grund steht in keiner Auslastungsliste: Zwei Festpreisprojekte laufen über ihr Budget, und ein großer Kunde zahlt einen Satz, der unter dem Durchschnitt liegt.
Wer nur einen der drei Hebel sieht, zieht leicht am falschen. In teamspace liegen alle drei auf denselben Daten:
- Die Projektanalyse sortiert Projekte nach Deckungsbeitrag, die Verlustbringer stehen unten.
- Die Kundenanalyse zeigt je Kunde Deckungsbeitrag und durchschnittliche Einnahme pro Stunde.
- Die Bereich/Rubrikanalyse trennt verrechenbare von nicht verrechenbarer Zeit, je Mitarbeiter und Monat.
Ein Datenstamm
Die Zahlen entstehen dort, wo gearbeitet wird.
Viele Dienstleister haben ihre Daten längst in einem System, werten sie aber woanders aus: in Excel, im Steuerbüro oder im Quartalsgespräch. Buchhaltung, Projektleitung und Geschäftsführung reden dann über drei verschiedene Zahlenstände.
In teamspace ist das Controlling die Auswertung über alle Module. Projektzeiten kommen aus der Zeiterfassung, Rechnungen und Eingangsrechnungen aus der Rechnungssoftware, Plan und Budget aus dem Projektmanagement, Vertriebschancen aus dem CRM und Tickets aus dem Service Desk. Niemand überträgt etwas, und keine Schnittstelle muss gepflegt werden.
Eine Stellschraube liegt außerhalb der Berichte: der interne Kostensatz je Mitarbeiter. Sie hinterlegen ihn mit Gültigkeitsdatum im Personalbereich. Erst mit ihm wird aus einer gebuchten Stunde ein Kostenbetrag, und eine spätere Gehaltsanpassung verändert die zurückliegenden Monate nicht.
Die Bausteine
Was zum Controlling in teamspace gehört.
Vier Bausteine beschreiben die Funktion, zwei weitere führen das Controlling in Projekte und Vertrieb hinein. Jeder hat eine eigene Seite.
Berichtswesen Fertige Berichte zu Projekten, Finanzen, Mitarbeitern, Vertrieb und Tickets, alle mit Filtern, Zeiträumen, Drill-Down und Excel-Export. Kosten- und Leistungsrechnung Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger an jeder Zeit, jedem Beleg und jeder Buchung, per Regel vorbelegt. Deckungsbeitragsrechnung Was ein Projekt, ein Kunde oder ein Bereich nach seinen direkten Kosten übrig lässt. Kostenstellenrechnung Wo im Haus Kosten entstehen, und wo eine Abteilung im laufenden Jahr gegenüber ihrem Plan steht. Projektcontrolling Plan, Ist und Forecast je Projekt und Phase, mit Ampel, Earned Value und Meilenstein-Trend. Vertriebscontrolling Vertriebstrichter, gewichtete Umsatzprognose und Kundenanalyse, damit die Auslastung von morgen sichtbar wird.
Kostenrechnung
Jede Buchung weiß, wofür sie angefallen ist.
Hinter dem Deckungsbeitrag steht die Kosten- und Leistungsrechnung. Jede Projektzeit, jedes Kostenelement, jede Belegposition und jede Buchung bekommt drei Angaben: was für Kosten es sind, wo im Haus sie entstanden und für welches Projekt. Eine Regel füllt sie beim Erfassen vor, Ihr Team bucht also wie gewohnt.
Daraus entstehen zwei Sichten auf dieselben Euros. Die Deckungsbeitragsrechnung fragt, was ein Projekt oder Kunde übrig lässt. Die Kostenstellenrechnung fragt, was eine Abteilung kostet und wie viel von ihrer Zeit bei Kunden ankommt.
Die Finanzbuchhaltung bleibt dabei beim Steuerberater. Belege und Rechnungen gehen über die DATEV-Schnittstelle hinüber, das Controlling in teamspace ist die Steuerungssicht daneben.
Ablauf und Funktion
Wie Controlling im Monat abläuft, zeigen die Prozesse.
Diese Seite beschreibt, was teamspace auswertet. Wie ein Dienstleister daraus einen festen Ablauf macht, steht auf zwei eigenen Seiten. Der Kostensteuerungsprozess führt von der Freigabe eines Belegs bis zum Plan-Ist-Vergleich mit Ampel. Die Unternehmenssteuerung verdichtet sechs Prozesse auf eine kleine Zahl von Kennzahlen für die Geschäftsführung.
Beide setzen auf denselben Berichten auf. Wer heute mit einer Monats-Excel arbeitet, beginnt meist mit einer einzigen Frage, etwa welche Kunden sich rechnen, und baut von dort aus.
Grenze
Die Berichte sind vorgegeben, nicht frei modelliert.
teamspace bringt keinen Berichts-Designer mit, in dem Sie eigene Datenmodelle und Dashboards frei zusammenklicken wie in einem BI-Werkzeug. Die Berichte sind vordefiniert. Innerhalb eines Berichts wählen Sie Spalten, Zeitraum, Aufteilung und Filter und speichern das Ergebnis als Lesezeichen.
Wer weiter will, hat drei Wege:
- Den Excel-Export, den jeder Bericht über das Aktionen-Menü anbietet.
- Die REST-API ab der Edition enterprise, mit der Sie Daten in ein eigenes Werkzeug holen. Wie Sie darauf mit einem KI-Coding-Assistenten ein eigenes Dashboard bauen, zeigt die Seite Vibe-Coding.
- Den MCP-Server in jeder Edition, über den ein KI-Assistent frei formulierte Fragen an Ihre Zahlen beantwortet, mit genau Ihren Rechten.
Ihre Zahlen
Bringen Sie Ihre Monatsauswertung mit.
Zeigen Sie uns die Tabelle, die heute jemand jeden Monat von Hand zusammenstellt. Im Erstgespräch sehen Sie, welcher teamspace-Bericht sie liefert, was dafür eingerichtet sein muss und wo die Grenze liegt.
Woher die Zahlen kommen
Drei Module liefern den größten Teil.
Das Controlling rechnet mit dem, was im Tagesgeschäft ohnehin erfasst wird.
Zeiterfassung online
Jede gebuchte Stunde wird mit dem internen Satz bewertet und landet als Kosten am Projekt.
- Projektzeit mit Rubrik
- verrechenbar oder nicht
- interner Satz mit Gültigkeit
Projektmanagement
Das Projekt ist der häufigste Kostenträger, mit Plan, Budget und Deckungsbeitrag.
- Plan gegen Ist
- Deckungsbeitrag im Tab Analyse
- Ampel bei Abweichung
Rechnungssoftware
Ausgangs- und Eingangsrechnungen liefern Erlöse und Fremdkosten auf Positionsebene.
- Erlöse aus Rechnungen
- Eingangsrechnungen am Projekt
- Nachkalkulation je Auftrag
Erstgespräch
Welche Zahl fehlt Ihnen heute?
Erzählen Sie uns, wonach Sie Ihr Unternehmen heute steuern und welche Frage dabei offen bleibt. Wir zeigen Ihnen, wo teamspace die Antwort aus Ihren eigenen Buchungen liefert.
Häufige Fragen zur Controlling Software
Was ist eine Controlling Software?
Eine Controlling Software wertet Zeiten, Kosten und Erlöse eines Unternehmens aus, damit die Geschäftsführung Abweichungen früh erkennt und steuern kann. In teamspace ist das Controlling keine eigene Insel, sondern die Auswertung über Zeiterfassung, Projekte, Rechnungen, CRM und Service Desk.
Ersetzt teamspace ein BI-Werkzeug wie Power BI?
Nein. teamspace hat keinen frei modellierbaren Berichts-Designer. Die Berichte sind vordefiniert und lassen sich über Spalten, Zeitraum und Filter anpassen. Für weitergehende Auswertungen exportieren Sie nach Excel oder holen die Daten ab der Edition enterprise über die REST-API in ein eigenes Werkzeug.
Ersetzt das Controlling die Buchhaltung?
Nein. Die Finanzbuchhaltung mit Bilanz und Steuern bleibt beim Steuerberater. teamspace übergibt Rechnungen und Belege über die DATEV-Schnittstelle und liefert daneben die interne Steuerungssicht nach Projekt, Kunde und Kostenstelle.
Warum ist der Deckungsbeitrag in meinen Berichten leer?
Meist fehlt der interne Kostensatz der Mitarbeiter. Ohne ihn kann teamspace gebuchte Stunden nicht in Kosten umrechnen. Sie hinterlegen ihn je Mitarbeiter und Zeitraum im Personalbereich, danach rechnen Projekt-, Mitarbeiter- und Kundenanalyse vollständig.
In welchen Editionen ist das Controlling enthalten?
Die Berichte, die Kosten- und Leistungsrechnung, die Kostenstellenplanung und die Deckungsbeitragsanalysen sind ab der Edition office enthalten. Vertriebsanalysen, Auslastungsanalysen der Kapazitätsplanung und die REST-API kommen mit enterprise dazu.
Kann ich meine Zahlen mit KI auswerten?
Ja. In den Berichten gibt es den Eintrag Mit KI analysieren, der die angezeigte Auswertung liest und nennt, was auffällt. Dafür binden Sie Ihren eigenen KI-Zugang an. Frei formulierte Fragen an Ihre Daten stellen Sie über den MCP-Server und einen KI-Assistenten. Beides ist in jeder Edition enthalten, mehr dazu auf der Seite KI in teamspace.