Mahnung Vorlage: erste, zweite und letzte Mahnung, kostenlos

Rechtlich fordert der Gläubiger den Schuldner damit auf, nach Fälligkeit zu leisten (§ 286 Abs. 1 BGB). Entscheidend ist der Inhalt, nicht die Überschrift: Auch eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung kann eine Mahnung sein. War ein Zahlungstermin nach dem Kalender vereinbart, ist der Kunde mit Ablauf dieses Tages auch ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 2 BGB).

Eine bestimmte Form, Überschrift oder Zahl von Mahnungen schreibt das Gesetz nicht vor. Die Stufen „1. Mahnung“, „2. Mahnung“ und „letzte Mahnung“ sind kaufmännische Übung, keine Pflicht.

Ab Verzug ist eine Geldschuld zu verzinsen. Der Zinssatz liegt 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Geschäften ohne Beteiligung eines Verbrauchers 9 Prozentpunkte (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB). Der Basiszinssatz beträgt seit 1. Juli 2026 1,52 Prozent (Deutsche Bundesbank, Stand Oktober 2026). Das ergibt 10,52 Prozent im Jahr gegenüber Unternehmen und 6,52 Prozent gegenüber Verbrauchern.

Gerechnet wird Hauptforderung mal Zinssatz mal Tage geteilt durch 365. Zinsen auf Zinsen dürfen Sie nicht verlangen (§ 289 BGB). Für einen schnellen Überschlag gibt es unseren Verzugszinsen-Rechner.

Die Bundesbank passt den Basiszinssatz zum 1. Januar und zum 1. Juli an (§ 247 BGB). Wer eine ältere Mustermahnung nutzt, rechnet deshalb leicht mit einem veralteten Satz. Läuft der Verzug über einen dieser Stichtage, gilt für jeden Abschnitt sein eigener Satz.

Der Mahnungsrechner teilt den Zeitraum deshalb selbst in Abschnitte auf. Fehlt für einen Abschnitt noch der Wert, zeigt er „fehlt“ statt einer falschen Zahl.

Ist ein Unternehmen mit einer Entgeltforderung in Verzug, können Sie zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro verlangen, auch bei Abschlags- und Ratenzahlungen (§ 288 Abs. 5 BGB). Sie wird auf spätere Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet, etwa für eine Anwältin. Gegenüber Verbrauchern gibt es die Pauschale nicht.

Eigene Mahngebühren sind etwas anderes. Verlangen können Sie nur Kosten, die durch den Verzug tatsächlich entstehen, und für die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, gar keine. Die Vorlage verzichtet deshalb auf eine Mahngebühr.

Gegenüber Verbrauchern gelten zwei Unterschiede: Der Zinssatz ist niedriger, 5 statt 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, und die Pauschale entfällt. Ohne Mahnung geraten Verbraucher über die 30-Tage-Regel nur in Verzug, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen hat (§ 286 Abs. 3 BGB). In der Word-Vorlage steht jeweils, welche Zeile Sie dann streichen.

Zahlt der Kunde auch nach der letzten Frist nicht, können Sie beim Mahngericht einen Mahnbescheid beantragen (§ 688 ZPO), online über das Portal der Mahngerichte der Länder. Widerspricht der Kunde nicht rechtzeitig, erlässt das Gericht auf Antrag einen Vollstreckungsbescheid (§ 699 ZPO).

Wichtig für die Fristen: Eine Mahnung hält die Verjährung nicht auf, erst die Zustellung des Mahnbescheids hemmt sie (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB). Forderungen verjähren in der Regel drei Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind (§§ 195, 199 BGB). Prüfen Sie deshalb vor jedem Jahreswechsel, welche älteren Forderungen noch offen sind.