Software zur Auftragsabwicklung für Dienstleister
Dienstleistungsunternehmen digitalisieren mit teamspace ihre komplette Auftragsabwicklung. Von der Auftragsverarbeitung bis zur Endabnahme alles in einem System.
So profitieren Dienstleister von der Software zur Auftragsabwicklung
Der Kundenauftrag ist Startpunkt für eine Vielzahl von Prozessen: Sie erfassen Auftragsdaten, planen ein Projekt und erstellen Belege. Was wäre, wenn eine Software all diese Prozesse digital abbildet und in einem System vereint? Dann kann Ihr Team sich auf die Kunden konzentrieren und 50 % der Zeit für Verwaltungsaufgaben einsparen.
- Kunden- und Auftragsdaten sind an mehreren Stellen verstreut und müssen erst zusammengetragen werden.
- Alle Daten werden online in einem zentralen System erfasst und sind miteinander verknüpft.
- Kundenprojekte sind nicht optimal geplant und es findet keine Erfolgskontrolle statt.
- Sie kennen den Stand Ihrer Kundenprojekte und können Zeiten und Kosten umfassend auswerten.
- Ihr Team erstellt Rechnungen von Hand. Das ist zeitaufwendig und fehleranfällig.
- Rechnungen werden automatisch befüllt und lassen sich auf Knopfdruck erzeugen und versenden.
Digitale Auftragsabwicklung, die Ihr ganzes Team unterstützt
Die teamspace Software zur Auftragsabwicklung spart Ihrem Team viel Zeit und Mühe. Alle Routineaufgaben übernimmt das System für Sie. Dadurch brauchen Sie weniger Zeit, um Daten zu pflegen und Belege zu erstellen. Sie planen Projekte schneller und genauer. Vorgesetzte wiederum freuen sich über einen vollständigen Überblick zur Auftragslage und umfassende Analysemöglichkeiten.
Buchhaltung
- Kundendaten lassen sich über die CRM-Datenbank zentral abrufen und pflegen.
- Belegvorlagen sparen viel Zeit bei der Erstellung von Rechnungen und Co.
- Abrechenbare Positionen werden automatisch gesammelt und angezeigt.
- Individuelle Zahlungspläne und Abrechnungsregeln für Kunden.
Projektteam
- Auftragspositionen lassen sich direkt in das Projekt überführen.
- Soll-Ist-Vergleich zwischen angebotenen und tatsächlichen Zeiten und Kosten.
- Teammitglieder erfassen Ihre Arbeitszeiten für Kundenprojekte.
Geschäftsleitung
- Angebote, Aufträge und Rechnungen im Überblick.
- Forecast zur Auftragslage und optimierte Teamauslastung.
- Umfangreiche Erfolgsauswertung für Projekte.
„Sowohl im Support als auch in der Projektierung haben Mitarbeiter Einsicht in Aufträge und Rechnungen. Das war vorher nicht möglich.“
Mehr Transparenz ist für die A+W Software GmbH einer der größten Vorteile in der täglichen Arbeit mit dem System.
Aufträge flexibel managen
Managen Sie Ihre Kundenaufträge flexibel mit teamspace. Für größere Aufträge legen Sie auf Knopfdruck das passende Projekt an und planen anschließend ihren Teameinsatz. Mitarbeiter können dann ihre Arbeitszeiten für das Projekt erfassen.
Auftragsbestätigung erstellen
Ein Auftrag ist eingegangen? Dann wandeln Sie das zugehörige Angebot auf Knopfdruck in eine Auftragsbestätigung um. Die können Sie direkt aus dem System an den Kunden verschicken. Sie brauchen keine Bestätigung, sondern wollen direkt die Rechnung verschicken? Kein Problem, auch das geht mit teamspace.
Kundenprojekt anlegen
In vielen Dienstleistungsunternehmen folgt auf den Auftrag ein Kundenprojekt. Daher können Sie auch in teamspace mit wenigen Klicks Ihren Auftrag in ein fertiges Projekt verwandeln. Die zugehörigen Auftragspositionen werden auf Wunsch direkt als Arbeitspakete übernommen, inklusive passender Budgets.
Teameinsatz planen
Gerade wenn Sie mehrere Projekte parallel abwickeln, sind Überschneidungen und Engpässe zu vermeiden. Die Kapazitätsplanung hilft Ihnen dabei, den Personaleinsatz für Ihre Projekte im Voraus zu planen und dynamisch anzupassen.
- Aufgaben effektiv verteilen
- Teamauslastung optimieren
Zeiten zum Projekt erfassen
Ein wesentlicher Teil der Dienstleistung ist oft die investierte Zeit. In teamspace buchen Ihre Mitarbeiter die Zeit, die sie für eine Projektaufgabe benötigt haben, direkt auf das Arbeitspaket. In Form von Stundenzettel bzw. Tätigkeitsnachweis lassen sich Zeiten intern und beim Kunden nachweisen.
- Zeiten online auf das Projekt buchen
- Zeiten per Stundenzettel nachweisen
Vorteile der digitalen Auftragsabwicklung für Ihr Unternehmen
Smarte Prozesse unterstützen Ihr Unternehmen dabei, Aufträge erfolgreich abzuwickeln. Übertragungsfehler und Doppelarbeiten gehören der Vergangenheit an, denn teamspace sammelt alle Daten zentral und sorgt für Verknüpfungen. Dadurch haben Sie alle wichtigen Informationen immer zur Hand und profitieren von mehr Übersicht. So werden Ihre Projekte zum Erfolg.
Effiziente Prozesse
teamspace bietet Dienstleistungsunternehmen praxisbewährte Prozesse für ihre Auftragsabwicklung. Von der Angebotserstellung über die Projektabwicklung bis zur Endrechnung steuern Sie alles digital und alles in einem System. Sämtliche Elemente sind dabei intelligent miteinander verknüpft. Das spart Ihrem Team wertvolle Zeit.
Mehr Übersicht
Angebote, Aufträge, Rechnungen und Ihre Kundenprojekte finden Sie in teamspace in der Übersicht. Sie sehen auf einen Blick, welche Angebote bereits beauftragt und welche Rechnungen noch offen sind. Damit haben Sie eine ideale Grundlage, um sich einen schnellen Überblick zu verschaffen und einzugreifen, wo es nötig ist.
Erfolgreiche Projekte
Eine solide Projektplanung ist Grundlage für die erfolgreiche Auftragsabwicklung. Mit teamspace managen Sie mehrere Projekte parallel und sorgen dafür, dass es nicht zu Engpässen oder Überschneidungen kommt. Die Kapazitätsplanung unterstützt Sie dabei, Ihr Team optimal auszulasten.
Kundenprojekte erfolgreich abschließen
Dokumentation ist wichtig für den erfolgreichen Projektabschluss. Daher führt teamspace automatisch Buch zu allen angefallen Arbeits- und Materialkosten. Auch Projektdokumente, Berichte und Mails lassen sich online ablegen. Damit schaffen Sie eine ideale Grundlage für Abrechnung und Erfolgsauswertung.
Mails zum Projekt dokumentieren
Häufig sammeln sich im Projektverlauf eine Vielzahl von Mails an. Ohne systematische Projektzuordnung gehen sie in persönlichen Mailpostfächern verloren. Das teamspace Ticketsystem schafft Abhilfe. Mailverkehr wird automatisch zu einem Vorgang gebündelt und kann direkt dem Projekt zugeordnet werden. Ein echtes Plus für Ihr Team und die Dokumentation.
Rechnung stellen
Zahlungspläne und Abrechnungsregeln lassen sich direkt im Auftrag festlegen. teamspace sammelt automatisch abrechenbare Auftragspositionen und überträgt sie in die nächste Rechnung. Erfasste Zeiten werden mit dem hinterlegten Stundensatz verrechnet. Die Software berücksichtigt dabei auch komplexe Abrechnungsregeln.
- Rechnungen auf Knopfdruck erzeugen
- Direkt aus dem System versenden
Erfolg auswerten
Wie lukrativ ist Auftrag X eigentlich? Läuft Kundenprojekt Y gut? Das sind naheliegende Fragen, die viele Unternehmen nur aus dem Bauch heraus beantworten können. Mit teamspace sind Sie in Zukunft nicht mehr auf Ihr Gefühl angewiesen, sondern lassen Zahlen und Fakten sprechen.
- Umfangreiche Soll-Ist-Vergleiche für alle wichtigen Projektkennzahlen
- Automatische Berechnung von Deckungsbeiträgen
Bewährte Auftragsabwicklung mit persönlicher Betreuung
In Deutschland zuhause
Unsere Software wird ausschließlich in Deutschland entwickelt und gehostet. So garantieren wir hohe Datensicherheit und DSGVO-konforme Anwendungen.
Bewährte Prozesse
Bei hunderten von Unternehmen und tausenden von Nutzern ist die Auftragsabwicklung bereits erfolgreich im Einsatz und wird stetig weiterentwickelt.
Persönlicher Service
Unser Team ist für Sie da und begleitet ihr Unternehmen vom Erstgespräch bis zum Go-Live. Auch danach unterstützt Sie unser Support per Mail und Telefon bei Ihren Anliegen.
Digitalisieren Sie jetzt Ihre Auftragsabwicklung
Sparen Sie sich langwierige Abstimmungsprozesse, Insellösungen und Doppelarbeiten. Bündeln Sie Ihre Auftragsabwicklung in einer zentralen Software – in der Cloud oder auf Ihrem eigenen Server. Starten Sie jetzt in Ihren persönlichen Testaccount, wir unterstützen Sie gerne.
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