Auftrag, Lieferschein und Rechnung laufen in einer Kette, nicht in drei getrennten Werkzeugen. Aus dem angenommenen Angebot wird der Auftrag, daraus der Lieferschein und die saldierte Schlussrechnung.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Der Schmerz ist nicht die einzelne Rechnung, sondern die gebrochene Kette dazwischen.
Drei Bausteine
Auftragsbestätigung, Lieferung und Schlussrechnung greifen ineinander, statt in getrennten Werkzeugen zu liegen.
Auftrag
Wird ein Angebot angenommen, entsteht der Auftrag mit Auftragsbestätigung. Konditionen, Lieferdaten und Zahlungsziel stehen darin.
Lieferung
Gelieferte Positionen bekommen einen Lieferschein als eigenen Belegtyp, Dienstleistung weist die freigegebene Stunde nach. Teilrechnungen laufen über den Zahlungsplan.
Abschluss
Die Schlussrechnung verrechnet die Abschläge gegeneinander. Ein Storno verweist auf die ursprüngliche Rechnung, mit Grund, Bearbeiter und Zeitstempel.
Die Beleg-Kette eines Auftrags
Aus dem angenommenen Angebot wird der Auftrag, daraus der Lieferschein für gelieferte Positionen und die Abschlagsrechnungen. Die Schlussrechnung verrechnet die Abschläge, der Storno verweist auf seine Rechnung und bleibt im GoBD-Modus zehn Jahre erhalten.
AB-2026-0044
LS-2026-0019
RE-2026-0067
RE-2026-0071
Der Storno verweist zurück
ST-2026-0005 · verweist auf RE-2026-0071
Jeder Beleg kennt seinen Vorgänger; der Storno kennt seine Rechnung.
Vom Angebot zum Auftrag
Sagt der Kunde zu, wird das Angebot per Klick zum Auftrag. Die Positionen wandern mit, der Status springt auf beauftragt, und auf Wunsch entsteht direkt das Projekt mit Stundenerfassung.
So beginnt die Kette an einer Stelle, an der die Daten schon stehen.
Teil- und Schlussrechnung
Pro Auftrag legen Sie einen Zahlungsplan fest: Abschlag, Prozent, einzelne Position oder Endrechnung. Die Endrechnung ist der Restbetrag, die Abschläge werden gegengerechnet, eine kumulierte Rechnung zeigt auf Wunsch den Gesamtstand.
Wie aus jeder Position die Rechnung berechnet wird, zeigt die Auftragsabrechnung.
Medienbruch oder Kette
Der Mischauftrag
Konzept, Umsetzung nach Aufwand, eine Wartungspauschale und gelieferte Lizenzen hängen am selben Auftrag, jede Position mit ihrer eigenen Abrechnungsart. Vier Status laufen parallel: Auftrag, Lieferung, Rechnung und Zahlung.
Konzept & Umsetzung
Wartung & Hardware
Auftrag
25.360 €
beauftragt
Projekt-Ist
22.910 €
Ist gebucht
Rechnung
21.480 €
gestellt
Die Nachkalkulation vergleicht alle drei, bis auf die Position.
Vom Auftrag zum Projekt
Bei größeren Aufträgen entsteht aus den Positionen ein Projekt mit Arbeitspaketen. Mitarbeitende buchen ihre Stunden darauf, und die freigegebene Stunde dient bei Dienstleistung als Liefer-Nachweis.
Den vollen Auftrags-Lebenszyklus zeigt die Auftragsverwaltung.
Storno mit Spur
Eine Stornorechnung verweist auf die ursprüngliche Rechnung, mit Stornogrund, Bearbeiter und Zeitstempel. teamspace storniert vollständig; für eine Teilkorrektur entsteht eine Rechnungskorrektur als eigener Beleg.
Im aktivierten GoBD-Modus bleiben Rechnungen und Stornos zehn Jahre erhalten und lassen sich nicht mehr löschen. Mehr dazu in der Rechnungssoftware.
Tiefer in die Module
Die Auftragsabwicklung erzählt den Weg. Die Mechanik dahinter liegt in den einzelnen Modulen.
Der volle Auftrags-Lebenszyklus mit Positionen, Status und Nachkalkulation.
Wie aus den Positionen die Rechnung entsteht: Abrechnungsarten und Rechnungslauf.
Das Belegmodul von Angebot über Auftrag und Rechnung bis Storno.
ZUGFeRD und XRechnung entstehen ohne Zusatztool, im Standard.
Strukturierte Angebote, die per Klick zum Auftrag werden.
Offene Posten, Mahnstufen und Verzugszinsen laufen automatisch.
Aus gebuchten Stunden wird die Rechnung, Festpreis und Aufwand parallel.
Stunden landen am Auftrag und werden zum Tätigkeitsnachweis.
Worauf es ankommt
Eine Auftragsabwicklung-Software, oft auch Auftragsbearbeitung oder Auftragsmanagement genannt, führt einen Auftrag von der Bestätigung bis zur bezahlten Schlussrechnung in einem System. Sie hält Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung an einem Strang, damit kein Schritt in einem zweiten Werkzeug verloren geht.
Vier Dinge entscheiden, ob der Durchlauf hält:
Für wen
Dienstleister mit gemischten Aufträgen aus Leistung und Lieferung führen den Durchlauf je Branche etwas anders.
Mandate mit Abschlägen und Honorarmodellen, vom Auftrag bis zur Schlussrechnung.
BranchenseiteProjekt, Wartung und Ticket am selben Auftrag, jede Stunde am richtigen Vertrag.
BranchenseiteHardware mit Lieferschein und Wartung als Serienvertrag in einem Auftrag.
BranchenseiteAbschläge nach Leistungsphasen, die Schlussrechnung verrechnet sie sauber.
BranchenseiteKurz sprechen
Im Erstgespräch klären wir, wie Ihr Weg vom Auftrag über den Lieferschein zur Schlussrechnung in teamspace abgebildet wird.
Warum teamspace
Entwickelt in Darmstadt, betrieben in zwei georedundanten, ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt am Main.
Über 25 Jahre, mehr als 20.000 aktive Nutzer und rund 400 Kunden im DACH-Raum, eigenfinanziert.
Im aktivierten GoBD-Modus bleiben Rechnungen und Stornos zehn Jahre erhalten und nicht mehr löschbar.
„Sowohl im Support als auch in der Projektierung haben Mitarbeiter Einsicht in Aufträge und Rechnungen. Das war vorher nicht möglich."
Für wen es passt
In 15 bis 30 Minuten klären wir, wie Auftrag, Lieferschein und Schlussrechnung in teamspace zusammenlaufen.
