Produkt neben Leistung
Hardware und Lizenzen liegen als eigene Posten neben den Stunden auf einer Rechnung, jede Position mit ihrer eigenen Abrechnung.
Systemhaus Software: Hardware, Lizenz und Stunde auf einer Rechnung.
Ein IT-Systemhaus liefert Projekte und handelt zugleich mit Hardware und Lizenzen. teamspace führt beides auf einer Rechnung: Produkt und Leistung als eigene Posten, jede mit ihrer Logik, und ein Produkt bündelt seine Lizenzen über viele Aufträge.
Im Alltag
Liefern, betreiben und zusätzlich handeln.
Ein Systemhaus verkauft das Produkt, das es handelt, und die Leistung, die es erbringt. Drei Dinge hält teamspace dafür an einer Stelle zusammen.
Ein Produkt, viele Aufträge
Eine Lizenz wächst über Jahre. teamspace führt ihre Positionen aus allen Aufträgen zusammen und zeigt pro Kunde, wer wie viele bezieht.
Vom Projekt in den Service
Aus dem Einführungsprojekt wird per Klick der Servicevertrag, Stammdaten und Ansprechpartner ziehen mit.
Zwei Welten
Handel und Leistung gehören auf einen Beleg.
Hardware und Lizenz folgen anderen Regeln als die Stunde: die eine läuft über Jahre, die andere ist einmal geleistet. teamspace bindet beide an einen Kunden und einen Beleg, jede Position mit ihrer eigenen Logik.
Produkt · Handel
Hardware 3.600 €
einmal · Einkauf und Verkauf
Notebook ProBook · 4 Stück
Lizenz monatlich
läuft weiter · Zeitdauer
Microsoft 365 E3 · 24 Lizenzen
Ein Produkt
bündelt seine Posten
über viele Aufträge zusammengeführt
Einkauf, Verkauf, Marge am Artikel
Eine Rechnung
Leistung
Projekt
Festpreis oder Aufwand
Einführung Beta AG
Wartung
pauschal, Überlauf nach Aufwand
Kontingent 34 / 40 h
Ticket
Service-Zeit am Vertrag
SLA-Restzeit läuft
Stunden, pauschal oder nach Aufwand
Getrennt geführt, auf einer Rechnung abgerechnet.
Funktionsumfang
Was eine gute Systemhaus-Software ausmacht.
Drei Eigenschaften trennen sie von einem Tool, das nur Rechnungen schreibt.
Trägt zwei Geschäftsmodelle zugleich
Das Liefer- und Projektgeschäft und der laufende Service stehen auf einer Basis, nicht in zwei getrennten Systemen mit Übergabe von Hand.
Handelt ohne Warenwirtschaft
Hardware und Lizenzen liegen als Posten auf Beleg und Rechnung, mit Einkaufs- und Verkaufspreis. Kein Lager, kein Bestand, kein ERP-Ballast.
Wächst stufenweise mit
Vom Service Desk zur vollen Steuerung: light, office und enterprise sind Konfiguration, keine Datenmigration. Das System wächst mit dem Haus.
Einordnung
Warum keine reine Service-Software?
Reine Service- oder Helpdesk-Software
- Nimmt Tickets an, kennt aber kein Produkt und keine Lizenz
- Hardware und Lizenzen leben in einer zweiten Tabelle
- Den Übergang vom Projekt in den Service hält jemand von Hand nach
- Wiederkehrende Rechnungen schreibt jemand jeden Monat neu
teamspace
- Produkt und Leistung stehen als Posten auf einer Rechnung
- Ein Produkt bündelt seine Lizenzen über viele Aufträge
- Aus dem Auftrag wird das Projekt, aus dem Projekt der Servicevertrag
- Serienverträge verlängern sich und rechnen wiederkehrend ab
Produkt-Sicht
Lizenzen über viele Aufträge im Blick.
Lizenzen, Managed Services und Wartungen kauft ein Kunde selten auf einmal. Sie wachsen über Jahre, verteilt auf viele Angebote und Aufträge. Wer dann wissen will, wie viele ein Kunde heute hat, sucht in lauter einzelnen Belegen.
- teamspace zählt selbst: aus den Aufträgen zusammengeführt, sehen Sie pro Kunde die aktuell laufenden Lizenzen.
- Hoch und runter bleibt nachvollziehbar: wie sich die Lizenzzahl über die Zeit entwickelt hat, steht am Produkt.
- Seit wann und zu welchem Preis ein Kunde ein Produkt bezieht, ist auf einen Blick sichtbar.
Wer regelmäßig beim Hersteller nachbestellt, sieht hier zugleich, was nachzubestellen ist.
„Sowohl im Support als auch in der Projektierung haben Mitarbeiter Einsicht in Aufträge und Rechnungen. Das war vorher nicht möglich."
Was Systemhäuser gewinnen
Produkt, Service und Marge im Griff.
Handel und Leistung auf einer Basis: Hardware und Lizenz als eigene Posten, Wartung und Tickets auf derselben Logik, und die Marge je Auftrag sichtbar, bevor er schließt.
Produkt
Hardware und Lizenz als eigene Posten.
Produkte liegen als Positionen am Auftrag, jede mit Preis und Abrechnungsart, und ein Produkt bündelt seine Lizenzen über viele Aufträge.
- Hardware, Lizenz und Service auf einem Beleg
- Lizenz-Stand pro Kunde aus den Aufträgen
- Hardware mit Einkaufs- und Verkaufspreis
Service
Wartung und Tickets auf derselben Basis.
Wartung läuft pauschal, der Überlauf nach Aufwand; Tickets tragen das im CRM hinterlegte SLA als Restzeit-Ampel.
- Pauschale und Aufwand auf einem Auftrag
- SLA pro Kunde, Restzeit als Ampel
- Service-Zeit am Ticket gebucht und abgerechnet
Marge
Marge pro Auftrag, bevor er schließt.
Die Nachkalkulation stellt Auftrag, Projekt-Ist und Rechnung gegenüber, tagesaktuell statt erst im Quartalsabschluss.
- Plan-Ist tagesaktuell pro Auftrag
- Nachkalkulation: Auftrag gegen Ist gegen Rechnung
- Umsatz pro Produkt über alle Kunden
Der Weg eines Auftrags
Vom Angebot bis zur Folge-Rechnung.
Ein durchgängiger Weg, ohne Export zwischen Lizenz-Tabelle, Ticket-Tool und Buchhaltung: aus dem Angebot wird ein Auftrag, aus dem Auftrag das Projekt, aus dem Projekt der Servicevertrag.
- 1
Angebot mit Produkt und Leistung
Hardware, Lizenzen, Einführung und Wartung liegen in einem Angebot, jede Position mit ihrem Preis aus Artikel und Preisliste.
- 2
Auftrag und Projekt
Aus dem angenommenen Angebot wird per Klick der Auftrag, aus den Positionen das Projekt mit Arbeitspaketen.
- 3
Liefern, einrichten, buchen
Techniker buchen Stunden auf die Arbeitspakete, Lieferscheine entstehen, der Status läuft tagesaktuell mit.
- 4
Übergang in den Servicevertrag
Nach dem Go-Live wird aus dem Projekt der Servicevertrag, mit übernommenen Stammdaten, Pauschale und SLA.
- 5
Wiederkehrende Rechnung
Wartung und Lizenzen rechnen über Serienverträge im eingestellten Takt, Überlauf nach Aufwand kommt dazu.
Worauf es ankommt
Drei Dinge, die den Unterschied machen.
Highlight 1
Buchen, wo die Arbeit entsteht.
Techniker buchen im Browser, in der App oder am Tablet, auf Projekt, Wartung oder Ticket. Jede Stunde trägt ihre Rubrik, abrechenbar oder intern.
Highlight 2
Hardware und Lizenz aus dem Artikelstamm.
Produkte ziehen mit Preis und Staffel ins Angebot und den Auftrag, der Lizenz-Stand pro Kunde entsteht aus den Belegen.
Highlight 3
Ein Kunde, eine Historie.
Projekt, Wartung, Tickets, Lizenzen und Rechnungen liegen am selben Kontakt, gemeinsam genutzt statt vierfach gepflegt.
Wiederkehrend
Wartung und Abo rechnen sich von selbst.
Lizenzen, Wartungen und Servicekosten sind das ruhige Rückgrat vieler Systemhäuser. In teamspace laufen sie als Serienvertrag, statt jeden Monat von Hand erstellt zu werden.
- Wiederkehrende Rechnung über eine Zeitdauer-Position: monatlich, quartalsweise oder jährlich, im festen Rhythmus.
- Automatische Verlängerung, solange der Vertrag nicht gekündigt ist.
- Pauschale und Aufwand nebeneinander: die Pauschale schließt ein Stundenkontingent ein, erst was darüber liegt, kommt zusätzlich auf die Rechnung.
Preisänderungen wirken auf Wunsch erst ab der nächsten Periode, die laufende Abrechnung bleibt stabil.
Im System gesehen
Ein Auftrag, Hardware, Lizenz und Service in einer Sicht.
Im Auftrag liegen alle Positionen nebeneinander, jede mit eigener Abrechnungsart, Lieferstatus und Betrag. Vier Status laufen parallel, die Nachkalkulation vergleicht Auftrag, Projekt-Ist und Rechnung.
PositionenAbrechnungNachkalkulationHistorie
Auftrag 20260042 · Müller GmbH
Auftrag laufend Lieferung in Teilen Rechnung Abschlag Zahlung offen
Konzept & Umsetzung
Konzeptphase Festpreis geliefert 12.000 €
Umsetzung · Seniorsatz Aufwand 64 / 120 h 9.280 €
Wartung & Hardware
Wartungspauschale Zeitdauer monatlich 480 €
Hardware · 4 Lizenzen Lieferposition Lieferschein 3.600 €
Auftrag
25.360 €
beauftragt
Projekt-Ist
22.910 €
Ist gebucht
Rechnung
21.480 €
gestellt
Die Nachkalkulation vergleicht alle drei, bis auf die Position.
Machbarkeit
Bringen Sie einen Auftrag mit Hardware und Service mit.
Im Erstgespräch sehen Sie, wie Produkt und Leistung als eigene Posten zusammenkommen und wo Ihre Vertragslogik abgebildet ist.
Zielgruppe
Welche Systemhäuser hier am meisten herausholen.
teamspace passt zu Häusern, die liefern, betreiben und zusätzlich handeln. Drei Profile, die wir besonders oft sehen.
Mittelstand-Systemhäuser mit Handel
- Hardware und Lizenzen als Posten neben der Leistung
- Ein Produkt bündelt seine Lizenzen über viele Aufträge
- Wartung pauschal, Überlauf nach Aufwand
Managed-Service-Provider (MSP)
- Servicevertrag mit Stundenkontingent und Überlauf
- Tickets mit SLA-Restzeit und Eskalation
- Wiederkehrende Rechnung über Serienverträge
Systemintegratoren und Reseller mit Projektgeschäft
- Einführungsprojekt und Servicevertrag auf einer Basis
- Externe und Subunternehmer im selben Ressourcenpool
- Lizenz-Stand und Umsatz pro Produkt sichtbar
Preise
Preise, Staffeln und Marge pro Kunde.
Am Artikel hängen die Preise, nicht in einer separaten Tabelle. teamspace führt eine Preisliste pro Kunde, mit gestaffelten Sätzen und Mengenrabatten.
- Staffelpreise und Mengengerüste, geschlossen, offen oder als Prozentstaffel.
- Hardware mit Einkaufs- und Verkaufspreis, damit die Marge je Position sichtbar ist.
- Preisanpassung über viele Artikel auf einmal, wahlweise erst ab der nächsten Periode wirksam.
So bleibt der Preis konsistent, von der Preisliste über das Angebot bis auf die Rechnung.
Vergleich
Tool-Mix gegen teamspace.
Wo sich ein durchgängiges System von einem Helpdesk-Tool, Excel-Stundenlisten und einer separaten Lizenz-Tabelle unterscheidet.
Funktion
Helpdesk, Excel, Lizenz-Tabelle
teamspace
Empfohlen Hardware, Lizenz und Service auf einer Rechnung
Lizenz-Stand pro Kunde aus den Aufträgen
manuell
Wartung als wiederkehrende Rechnung
manuell
Pauschale und Aufwand auf einem Auftrag
SLA-Restzeit als Ampel, mit Eskalation
Marge je Auftrag aus der Nachkalkulation
ZUGFeRD und XRechnung ohne Zusatztool
Hosting im ISO-27001-Rechenzentrum in Frankfurt
variiert
Service-Level
Tickets mit zugesagter Reaktionszeit.
Neben dem Handel betreibt ein Systemhaus den laufenden Service: Wartung, Support, kleine Änderungen. Wer dafür eine Reaktionszeit zugesagt hat, braucht sie im Blick, nicht im Vertragsordner.
- Das SLA hängt am Kunden im CRM: jedes neue Ticket dieses Kunden bekommt die zugesagte Reaktionszeit von selbst.
- Die Restzeit zeigt eine Ampel, je Dringlichkeit gefärbt; gewarnt wird vor dem Stichtag, nicht danach.
- Bleibt ein Ticket liegen, gibt die Eskalation es frei oder wechselt den Kanal, bevor ein Kunde wartet.
Der laufende Betrieb folgt derselben Logik wie beim reinen IT-Dienstleister, hier kommt der Handel dazu.
Kategorie
teamspace als PSA-Software, und was das heißt.
PSA steht für Professional Services Automation: die Software-Kategorie, die bei IT-Dienstleistern und Systemhäusern alles Kaufmännische in einem System bündelt, also Tickets, Verträge, Zeiten, Projekte und Abrechnung. International sind Autotask und ConnectWise die bekannten Vertreter. teamspace ist die PSA aus Deutschland und geht an einer Stelle darüber hinaus: Hardware, Lizenz und Stunde stehen am selben Auftrag und auf derselben Rechnung. Dazu die zertifizierte DATEV-Schnittstelle, XRechnung und ZUGFeRD ab Werk, Hosting in Frankfurt am Main und ein Vertragspartner nach deutschem Recht.
Planbarer Monatsumsatz statt Projektspitzen
Jeder Serienvertrag ist wiederkehrender Umsatz, im Vokabular der Managed-Service-Provider: MRR, Monthly Recurring Revenue. Wartungen, Lizenzen und Hosting-Pauschalen laufen in teamspace als Serienvertrag, und die laufenden Verträge sind je Kunde und in Summe sichtbar, mit Anzahl und Betrag. Das ist die Zahl, an der sich ablesen lässt, wie planbar Ihr Geschäft neben dem Handel tatsächlich ist.
Ihr RMM bleibt, teamspace ist die kaufmännische Hälfte
RMM steht für Remote Monitoring and Management und überwacht die Systeme Ihrer Kunden. Das ist die technische Hälfte des Systemhaus-Alltags, und die machen wir nicht. teamspace ist die kaufmännische Hälfte: Aus Alerts werden Tickets, aus Tickets gebuchte Stunden, aus Stunden Rechnungen am richtigen Vertrag. Über die REST-API lassen sich Tickets aus Ihrem Monitoring heraus erzeugen. Sie behalten Ihr RMM und bekommen die durchgängige Abrechnung dazu.
Kurz erklärt
Welche Software passt für ein IT-Systemhaus?
Für ein IT-Systemhaus passt eine Software, die Produkt und Leistung auf einer Datenbasis führt, statt Support, Handel und Abrechnung auf getrennte Werkzeuge zu verteilen. teamspace verbindet Kundenverwaltung, Projekte, Support-Tickets, Zeiterfassung und Abrechnung in einem System. Hardware und Lizenzen liegen als eigene Posten neben den Stunden, ein Produkt bündelt seine Lizenzen über viele Aufträge, und aus dem Einführungsprojekt wird der Servicevertrag. Wer den breiteren Rahmen ohne Handel sucht, findet ihn bei der Software für IT-Dienstleister. teamspace wird seit 1999 in Darmstadt entwickelt.
Eine Systemhaus Software führt diese fünf Bereiche in einer Anwendung zusammen:
- Kundenverwaltung: Kunde, SLA und Konditionen liegen am Kontakt, gemeinsam genutzt statt doppelt gepflegt.
- Projekte: Einführung und Rollout mit Struktur, Plan-Ist und Deckungsbeitrag pro Projekt.
- Support-Tickets: Anfragen aus Mail, Telefon und Web-Formular mit SLA-Restzeit und Eskalation.
- Zeiterfassung: jede Stunde auf Projekt, Wartung oder Ticket gebucht, abrechenbar oder intern.
- Abrechnung: aus den freigegebenen Stunden die Rechnung, ZUGFeRD und XRechnung ohne Zusatztool.
Funktionsumfang
Funktionen für IT-Systemhäuser im Überblick.
Im Tarif enthalten, ohne Modul-Aufpreis.
Produkt und Handel
- Hardware, Lizenzen und Wartung als Produkte
- Lizenz-Stand pro Kunde aus den Aufträgen
- Hardware mit Einkaufs- und Verkaufspreis
- Preisliste pro Kunde, Staffelpreise und Mengenrabatte
- Produkte über Vorlagen pro Produktart
Projekt und Service
- Projektstruktur mit Phasen, Aufgaben und Arbeitspaketen
- Stundenbuchung auf Projekt, Wartung oder Ticket
- Wartungsvertrag mit Stundenkontingent und Überlauf
- Service-Tickets mit SLA-Restzeit und Eskalation
- Externe und Subunternehmer im Ressourcenpool
Abrechnung und Steuerung
- Wiederkehrende Rechnungen über Serienverträge
- Festpreis, Aufwand und Pauschale auf einem Auftrag
- ZUGFeRD und XRechnung ohne Zusatztool
- Nachkalkulation: Auftrag, Projekt-Ist und Rechnung
- Übergabe an DATEV Unternehmen online (Enterprise)
Nächster Schritt
Wir gehen Ihre Aufträge und Verträge durch.
Zeigen Sie uns einen Auftrag mit Hardware, Lizenz und Service. Wir zeigen, wie teamspace beide Welten auf einer Rechnung führt und wo Ihr heutiges Setup genügt.
Warum teamspace
Was hinter der Software steht.
Seit 1999 aus Darmstadt
Wir entwickeln teamspace seit 1999 in Darmstadt, eigenfinanziert und ohne fremdes Kapital. Über 80 IT-Unternehmen arbeiten täglich damit.
Hosting in Frankfurt
Betrieb in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Datenverarbeitung ausschließlich in der EU. Zertifiziert ist das Rechenzentrum, nicht teamspace selbst.
Produkt, Service und Rechnung an einem Ort
Handel, Projekt, Wartung und Rechnung greifen auf denselben Bestand zu. Kein Export zwischen Lizenz-Tabelle, Ticket-Tool und Buchhaltung.
Case Study
Vom Tool-Mix zur Lizenz am richtigen Vertrag.
Hypothetisches Praxisbeispiel zur Veranschaulichung der Wirkungsweise. Konkrete Werte hängen von Ausgangslage, Größe und Umsetzung ab und werden nicht garantiert. Ein typisches Umstiegs-Szenario: ein Microsoft-Partner-Systemhaus, das Cloud-Migrationen einführt, danach betreibt und Lizenzen weiterverkauft, mit getrennten Tools für Tickets, Stunden, Rechnungen und Lizenzen.
Ausgangssituation
Tickets liefen in einem Helpdesk-Tool, Stunden in einer Zeiterfassung, Rechnungen in der Buchhaltung, Lizenzen in einer Excel, die eine Person zentral pflegte. Am Monatsende führte jemand die Zahlen von Hand zusammen. Welche Lizenz bei welchem Kunden mit welchem Vertrag lief, stand in keiner verlässlichen Liste, und der Übergang vom Projekt in den Service wurde manuell nachgehalten.
Lösung
Hardware, Lizenz und Service liegen jetzt als Posten am selben Auftrag, jede mit ihrer Abrechnungsart. Ein Produkt bündelt seine Lizenzen über alle Aufträge, der Stand pro Kunde steht im System. Wartung läuft als Serienvertrag, der Überlauf geht nach Aufwand. Die Nachkalkulation zeigt die Marge je Auftrag, bevor er schließt.
1
System statt vier getrennter Tools
0
Lizenzen ohne zugeordneten Vertrag
live
Marge je Auftrag, nicht erst im Abschluss
Modul-Übersicht
Was an Handel und Service grenzt.
Sechs Bereiche vertiefen einzelne Fragen rund um Produkt, Auftrag, Abrechnung und Service.
Produktmanagement
Lizenzen, Wartungen und Hardware als Produkte, der Stand pro Kunde aus den Aufträgen.
Mehr erfahrenAuftragsverwaltung
Aufwand, Festpreis, Wartung und Hardware in einem Auftrag, der Status tagesaktuell.
Mehr erfahrenRechnungssoftware
Wiederkehrende Rechnungen, ZUGFeRD und XRechnung, Übergabe an DATEV.
Mehr erfahrenAuftragsabrechnung
Pauschale, Aufwand und Wartung auf einem Auftrag, mit Nachkalkulation.
Mehr erfahrenService Desk Software
Tickets mit Kanälen, SLA-Ampel und Eskalation, Service-Zeit direkt abgerechnet.
Mehr erfahrenProjektmanagement
Projektstruktur, Plan-Ist und Deckungsbeitrag pro Projekt.
Mehr erfahrenWas eine Software für IT-Systemhäuser können muss
Produkt und Leistung auf einer Datenbasis.
Eine Software für IT-Systemhäuser führt Produkt und Leistung auf einer Datenbasis: Hardware und Lizenzen als Posten neben Projekten, Wartung und Tickets, mit einer Rechnung, die beide Welten trägt. Das unterscheidet das Systemhaus vom reinen IT-Dienstleister, der liefert und betreibt, aber keine fremden Produkte handelt.
Der Unterschied zu einer reinen Service-Software liegt im Produkt: ein Artikel bündelt seine Lizenzen über viele Aufträge, der Stand pro Kunde entsteht aus den Belegen, und Hardware trägt Einkaufs- und Verkaufspreis. teamspace ist dabei kein Warenwirtschaftssystem; der Handel bleibt auf Beleg- und Rechnungsebene, ohne Lager und Bestand.
So gelesen ist teamspace ein ERP für IT-Systemhäuser, das Produkt-, Projekt- und Servicegeschäft in einer Logik führt, schlanker als ein klassisches ERP aus Produktion und Lagerhaltung und näher am Alltag eines Hauses, das liefert, betreibt und handelt.
Begriffe
Zehn Begriffe aus dem Systemhaus-Alltag.
Worte, die in Handel, Projekt und Service immer wieder vorkommen, dazu die vier englischen Abkürzungen, mit denen die Branche sich selbst beschreibt.
- PSA
- Professional Services Automation: Software, die bei Systemhäusern Tickets, Verträge, Zeiten, Projekte und Abrechnung in einem System bündelt. teamspace ist eine PSA aus Deutschland.
- MSP
- Managed-Service-Provider: ein Haus, das Kunden-IT laufend gegen Pauschale betreibt, statt nur bei Ausfall zu reparieren. Kern des Modells sind Verträge mit Kontingent und SLA.
- MRR
- Monthly Recurring Revenue, der monatlich wiederkehrende Umsatz aus laufenden Verträgen. Die wichtigste Kennzahl für die Planbarkeit neben dem Handelsgeschäft.
- RMM
- Remote Monitoring and Management: Software zur Fernüberwachung und Wartung von Kundensystemen. Die technische Ergänzung zur PSA, angebunden über die REST-API.
- Systemhaus Software
- Eine Anwendung, die Produkt und Leistung eines IT-Systemhauses auf einer Datenbasis führt: Hardware und Lizenzen als Posten neben Projekten, Wartung und Support-Tickets, mit einer Rechnung für beide Welten.
- Produkt ohne Lager
- Lizenzen, Wartungen und Hardware als Laufzeitprodukte. Ein Produkt bündelt seine Belegpositionen über viele Aufträge und zeigt den Stand pro Kunde, ohne dass etwas im Lager liegt.
- Lizenz-Stand
- Die aktuell laufende Zahl der Lizenzen je Kunde, von teamspace aus allen Aufträgen zusammengezählt, samt Verlauf über die Zeit.
- Serienvertrag
- Ein Auftrag, der sich automatisch verlängert und im festen Takt abrechnet, etwa für Lizenz- und Wartungspauschalen.
- Managed Service
- Wiederkehrende IT-Leistung für einen Kunden auf Basis einer Servicevereinbarung, meist mit Stundenkontingent und SLA.
- SLA
- Eine zugesagte Reaktionszeit pro Kunde oder Ticket. Die Restzeit läuft im Ticket als Ampel mit, die Eskalation greift vor dem Stichtag.
Verwandte Module
Drei Module, an denen Handel und Service hängen.
Hinter jeder Rechnung stehen die gebuchte Stunde, die Faktura und der Kunde mit seinen Konditionen. Diese drei Module greifen direkt ineinander.
Zeiterfassung online
Die gebuchte Stunde ist die Basis der Aufwands-Position und des Soll-Ist-Vergleichs.
Mehr lesenRechnungssoftware
Belege, Mahnwesen und E-Rechnung: die Faktura rund um Produkt und Service.
Mehr lesenCRM-Software
Kunde, SLA und Konditionen liegen am Kontakt, gemeinsam genutzt statt doppelt gepflegt.
Mehr lesenWeitere Branchen
Lösungen für andere Dienstleister.
teamspace gibt es für sechs Branchen. Hier sind die fünf neben dem IT-Systemhaus.
Softwarehersteller
Eigenes Produkt im Release-Takt, Lizenz und Wartung als laufender Bestand.
BranchenseiteEignung
Für welche Systemhäuser teamspace passt, und für welche nicht.
Passt weniger gut
- Reiner Großhandel und Distribution mit Lager, Bestand und Logistik.
- Produktion und Fertigung mit Stücklisten und Materialwirtschaft.
- Reine Helpdesk-Teams ohne Produkt-, Lizenz- oder Projektgeschäft.
- Einzelplatz ohne Team, Tickets oder Verträge.
Passt gut
- Systemhäuser, die Hardware, Lizenzen und Leistung auf einer Rechnung bündeln.
- Häuser mit Managed Services, Wartungsverträgen aus Pauschale und Aufwand und SLA.
- Reseller und Systemintegratoren mit Lizenz-Stand pro Kunde und Serienverträgen.
- Systemhäuser vom Team mit zehn bis zu mehreren hundert Mitarbeitenden.
Häufige Fragen zur Systemhaus-Software
Was unterscheidet eine Systemhaus-Software vom reinen IT-Dienstleister?
Ein Systemhaus ist der IT-Dienstleister, der zusätzlich handelt. Auf der Rechnung stehen Hardware und Lizenzen als eigene Posten neben der Leistung. teamspace führt Produkt und Service auf einer Datenbasis: ein Produkt bündelt seine Lizenzen über viele Aufträge, die Stunden laufen über Projekt, Wartung und Ticket. Mehr zum reinen Betriebsgeschäft auf der Übersicht für IT-Dienstleister.
Können wir Hardware und Lizenzen am Auftrag führen?
Ja. Hardware, Lizenzen und sonstige Lieferpositionen liegen als Positionen am Auftrag, mit Menge und Preis aus Artikel und Preisliste. Lieferschein und Rechnung berücksichtigen sie. Wer Hardware mit Einkaufs- und Verkaufspreis und Marge kalkuliert, nutzt dafür das Produktmanagement. teamspace ist dabei kein Warenwirtschaftssystem, der Handel bleibt auf Beleg- und Rechnungsebene.
Wie behalten wir bei Lizenzen den Überblick über viele Aufträge?
Jede Belegposition lässt sich an ein Produkt hängen, unabhängig vom Belegtyp. teamspace führt die Positionen aus allen Angeboten und Aufträgen zusammen und zeigt pro Kunde die aktuell laufenden Lizenzen samt ihrer Entwicklung über die Zeit, seit wann der Vertrag läuft und zu welchem Preis. Mehr im Produktmanagement.
Wie laufen Wartungspauschale, Aufwand und Lizenz auf einem Auftrag zusammen?
Am Wartungsvertrag liegt ein Stundenkontingent. Stunden, die hineinlaufen, sind pauschal gedeckt; was darüber hinausgeht, rechnet teamspace über die Zuordnungsregeln nach Aufwand ab. Pauschale, Aufwand und Lizenz-Positionen stehen auf demselben Auftrag, die Rechnung am Periodenende führt sie in einem Dokument zusammen.
Lassen sich Wartungen und Lizenzen automatisch abrechnen?
Ja. Wartungen, Lizenzen und Abos laufen über Zeitdauer-Positionen. Der Auftrag wird zum Serienvertrag, verlängert sich automatisch und stellt seine Rechnung im eingestellten Rhythmus, monatlich, quartalsweise oder jährlich. Preisänderungen wirken auf Wunsch erst ab der nächsten Periode. Mehr zur Auftragsabrechnung.
Wie funktioniert das Ticketsystem mit SLA?
Service-Anfragen landen über Mail, Telefon oder ein Web-Formular im Service Desk. Das pro Kunde im CRM hinterlegte SLA ordnet sich neuen Tickets automatisch zu, die Restzeit zeigt sich als Ampel, Eskalationen laufen vor dem Stichtag. Service-Zeit wird am Ticket gebucht und abgerechnet. Mehr auf Service Desk Software.
Reicht für ein IT-Systemhaus ein reines Ticket-Tool?
Für den reinen Support genügt ein Ticket-Tool, für ein Systemhaus selten. Ein Systemhaus verkauft neben dem Support auch Hardware, Lizenzen und Projekte, und die gehören auf denselben Kunden und dieselbe Rechnung. Ein reines Ticketsystem nimmt Anfragen an, kennt aber weder das Produkt noch den Wartungsvertrag noch die Marge je Auftrag. Ein Ticket-Tool allein ist damit noch kein Systemhaus Tool. Eine Systemhaus Software führt Support-Tickets, Projekte, Wartungsverträge und Abrechnung in einem System zusammen.
Wie hängen Support-Tickets und Wartungsverträge in einem Systemhaus zusammen?
Am Wartungsvertrag liegt ein Stundenkontingent, die Support-Tickets buchen ihre Zeit dagegen. Solange das Kontingent reicht, ist der Support pauschal gedeckt; was darüber hinausgeht, rechnet teamspace nach Aufwand ab. Jedes Ticket trägt das im CRM hinterlegte SLA als Restzeit-Ampel, sodass die zugesagte Reaktionszeit im Blick bleibt. So laufen Support, Wartung und Abrechnung eines Systemhauses auf einer Basis, statt in getrenntem Ticket-Tool und Excel.
Wie kommen Rechnungen zur E-Rechnung und in die Buchhaltung?
Jede Rechnung entsteht als ZUGFeRD oder XRechnung ohne Zusatztool. Über die zertifizierte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online gehen Rechnungen und Stornos direkt in die DATEV-Cloud, ohne CSV-Datei. Lexware und Sage haben keine direkte Schnittstelle, dort übernimmt der Standard-Export die Übergabe.
Wo liegen die Daten, und wie steht es um ISO 27001?
teamspace läuft in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, die Verarbeitung ausschließlich in der EU. Zertifiziert ist das Rechenzentrum, nicht teamspace selbst. Vertragspartner ist die 5 POINT AG nach deutschem Recht; freigegebene Belege bleiben im GoBD-Modus revisionssicher erhalten.
Eignet sich teamspace auch für kleine Systemhäuser?
Ja. teamspace ist stufenweise einführbar und wächst mit. Sie starten mit den Modulen, die heute zählen, meist Service Desk, Zeit, Auftrag und Rechnung, und ergänzen Produktmanagement oder CRM später, ohne Datenmigration. Der Edition-Wechsel von light über office zu enterprise ist Konfiguration, keine Migration.
Ist teamspace eine PSA-Software?
Ja. PSA steht für Professional Services Automation, also Software, die bei Systemhäusern und IT-Dienstleistern Tickets, Verträge, Zeiten, Projekte und Abrechnung in einem System bündelt. teamspace ist eine PSA aus Deutschland, entwickelt von der 5 POINT AG in Darmstadt, und führt zusätzlich Hardware und Lizenzen am selben Auftrag wie die Dienstleistung. Die international bekannten Vertreter der Kategorie sind Autotask und ConnectWise.
Hat teamspace ein eigenes RMM?
Nein, und das ist Absicht. RMM steht für Remote Monitoring and Management, also die Fernüberwachung und Wartung von Kundensystemen. teamspace ist eine PSA und kein RMM: Wir bauen kein Monitoring, sondern verbinden uns mit Ihrem. Über die REST-API lassen sich aus Ihrem Monitoring heraus Tickets in teamspace erzeugen, aus denen dann gebuchte Stunden und Rechnungen am richtigen Vertrag werden. Wenn Sie ein Komplettpaket aus Monitoring und Abrechnung aus einer Hand suchen, sind Anbieter mit eigenem RMM näher an Ihrem Bedarf. Wenn Sie Ihr Monitoring behalten und die kaufmännische Seite in Deutschland sauber lösen wollen, passt teamspace.
Was bedeutet MRR, und zeigt teamspace ihn an?
MRR steht für Monthly Recurring Revenue, den monatlich wiederkehrenden Umsatz aus laufenden Verträgen. Für Managed-Service-Provider ist das die wichtigste Kennzahl für Planbarkeit. teamspace führt Wartungen, Lizenzen und Hosting-Pauschalen als Serienverträge und zeigt die laufenden Verträge je Kunde und in Summe, mit Anzahl und Betrag.
Ist teamspace ein klassisches ERP oder branchenspezifisch?
Branchenspezifisch für IT-Systemhäuser mit Projekt-, Service- und Handelsgeschäft. Schlanker als ein klassisches ERP aus Produktion und Lagerhaltung, dafür mit Produkt, Auftrag, Service und Abrechnung in einer Logik. Warenwirtschaft mit Lager und Bestand ist bewusst nicht im Fokus.
Erstgespräch
Systemhaus-Software in 15 Minuten geprüft.
In 15 bis 30 Minuten besprechen wir Ihren Handel, Ihre Aufträge und Ihren Service. Sie hören eine klare Einschätzung, ob teamspace zu Ihrem Mischgeschäft aus Produkt und Leistung passt.