Leistungsnachweis Vorlage, dazu ein Arbeitsnachweis für Einsätze vor Ort

Anders als eine reine Stundenliste kennt der Leistungsnachweis mehrere Einheiten: Neben Stunden stehen Tage, Pauschalen, Stück oder Kilometer, jeweils mit eigenem Satz. So passt alles, was für einen Kunden angefallen ist, auf ein Blatt, und jede Zeile der Rechnung lässt sich darauf zurückführen.

Der Tätigkeitsnachweis ist enger gefasst: Er zeigt nur Einsätze und Stunden. Wie der Nachweis zur Rechnung ohne Abtippen entsteht, beschreibt die Seite zum Tätigkeitsnachweis in teamspace.

Der Arbeitsnachweis gehört zu einem einzelnen Einsatz beim Kunden, etwa im Handwerk, in der Wartung oder im IT-Service. Darauf stehen, wer wann vor Ort war, was gemacht wurde und welches Material verbaut ist. Der Kunde unterschreibt direkt nach dem Einsatz, solange alle Beteiligten noch da sind.

Bei Privatkunden lohnt es sich, Arbeit und Material getrennt aufzuschreiben: Für Handwerkerleistungen im Haushalt ist nur der Anteil der Arbeitskosten steuerlich begünstigt, und das nur mit Rechnung und Zahlung auf das Konto des Betriebs (§ 35a Abs. 3 und 5 EStG).

Eine Rechnung muss Umfang und Art der Leistung und den Zeitpunkt der Leistung angeben (§ 14 Abs. 4 Nr. 5 und 6 UStG). Sie darf aus mehreren Dokumenten bestehen, wenn eines auf die anderen verweist (§ 31 Abs. 1 UStDV). Steht auf der Rechnung „Leistungen laut beiliegendem Leistungsnachweis“, ist der Nachweis Teil der Rechnung.

Dann gilt für ihn auch die Aufbewahrungsfrist der Rechnung: acht Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Wie aus Aufträgen Rechnungen werden, beschreibt die Seite zur Auftragsabrechnung.

Mit der Unterschrift bestätigt der Kunde zunächst nur, dass die aufgeführten Leistungen erbracht wurden. Eine Abnahme im Sinne von § 640 BGB ist etwas anderes: Sie betrifft Werkverträge, und erst mit ihr wird die Vergütung fällig (§ 641 BGB). Bei einem Dienstvertrag, wie er bei Beratung nach Aufwand häufig vorliegt, gibt es keine Abnahme.

Deshalb trennt die Vorlage beides: ein Kästchen für die Bestätigung, ein eigenes für die Abnahme einer Werkleistung. Welche Form Ihr Vertrag verlangt, klärt im Zweifel eine Rechtsberatung.

Menge ohne Einheit: „3“ kann drei Stunden oder drei Tage heißen. Die Vorlage fragt die Einheit deshalb in einer eigenen Spalte ab.

Kulanz verschwiegen: Was Sie nicht berechnen, gehört trotzdem in den Nachweis, mit „Nein“ und Betrag 0. So sieht der Kunde, dass Sie mehr getan haben.

Satz weicht vom Angebot ab: Gleichen Sie die Sätze vor dem Versand mit dem Angebot oder Vertrag ab, sonst diskutieren Sie später über jede Zeile.