Zahlungserinnerung Vorlage für Word und PDF, kostenlos

Sie geht meist kurz nach Ablauf des Zahlungsziels hinaus, vor der eigentlichen Mahnung, und unterstellt dem Kunden nichts: Oft ist eine Rechnung schlicht untergegangen. Deshalb ist der Ton freundlich, die Bitte um Zahlung aber klar.

Vorgeschrieben ist sie nicht. Das Gesetz kennt den Begriff gar nicht, es spricht nur von der Mahnung (§ 286 BGB).

Oft ja. Es zählt nicht die Überschrift, sondern der Inhalt: Fordert ein Schreiben nach Fälligkeit eindeutig zur Zahlung auf, ist es eine Mahnung im Sinne von § 286 Abs. 1 BGB, auch wenn es freundlich klingt und „Zahlungserinnerung“ heißt. Zahlt der Kunde daraufhin nicht, gerät er in Verzug. Setzen Sie eine Frist, beginnt der Verzug in der Regel erst, wenn sie abgelaufen ist.

Nennen Sie deshalb Rechnung und Betrag und bitten Sie klar um Zahlung. Eine bloße Frage wie „Haben Sie unsere Rechnung erhalten?“ reicht dafür in der Regel nicht.

Eine Mahnung ist nicht immer nötig. War ein Zahlungstermin nach dem Kalender vereinbart, etwa „zahlbar bis 30. September“ im Vertrag, tritt der Verzug mit Ablauf dieses Tages ein (§ 286 Abs. 2 BGB). Bei Rechnungen gilt außerdem: spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB). Gegenüber Verbrauchern greift diese 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist.

Ein Zahlungsziel, das Sie nur einseitig auf die Rechnung schreiben, gilt nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs in der Regel nicht als vereinbarter Termin (Urteil vom 25. Oktober 2007, III ZR 91/07). Wer früher Klarheit will, erinnert also lieber, statt 30 Tage abzuwarten.

Für die erste Erinnerung in aller Regel nicht. Kosten ersetzt bekommt nur, wem durch den Verzug ein Schaden entsteht, und vor dem Verzug gibt es keinen.

Ist der Kunde bereits in Verzug, stehen Ihnen Verzugszinsen zu: gegenüber Unternehmen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, gegenüber Verbrauchern 5 Prozentpunkte (§ 288 BGB). Mit dem Basiszinssatz von 1,52 Prozent seit 1. Juli 2026 sind das 10,52 und 6,52 Prozent im Jahr. Gegenüber Unternehmen kommt eine Pauschale von 40 Euro hinzu. Den Betrag für Ihren Fall rechnet unser Verzugszinsen-Rechner, die Briefe dafür finden Sie in der Mahnung-Vorlage.

Eine Frist ohne Datum („umgehend“), eine fehlende Rechnungsnummer und ein Ton, der schon beim ersten Mal droht: Das sind die häufigsten Schwächen von Zahlungserinnerungen. Ungünstig ist auch ein Brief an die allgemeine Adresse, obwohl es in der Buchhaltung einen festen Ansprechpartner gibt.

Und vor allem: erst ins Konto schauen. Eine Erinnerung für eine längst bezahlte Rechnung ärgert Kunden mehr als jede verspätete Zahlung.

Eine feste Zahl schreibt das Gesetz nicht vor. Üblich sind eine Zahlungserinnerung und ein bis zwei Mahnungen, bevor ein gerichtlicher Mahnbescheid folgt. Wichtiger als die Zahl ist ein fester Rhythmus, damit keine Rechnung liegen bleibt. Wie das ohne Liste geht, zeigt unsere Seite zum Mahnwesen.