Ein Blatt für den Antrag und die Entscheidung: Zeitraum, Vertretung und Resturlaub oben, Genehmigung und Vermerk der Personalabteilung unten. Die Excel-Fassung zählt die Urlaubstage selbst, ohne Wochenenden und ohne die Feiertage Ihres Bundeslands.
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Kurz erklärt
Ein Urlaubsantrag ist die Bitte von Beschäftigten an den Arbeitgeber, ihnen für einen bestimmten Zeitraum Urlaub zu gewähren. Erst mit der Genehmigung steht der Urlaub fest. Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor, schriftlich bleiben Zeitraum, Genehmigung und Resturlaub aber für beide Seiten nachvollziehbar.
Download
Das PDF passt, wenn der Antrag ausgedruckt oder per Mail verschickt wird. Wer für den Urlaubsantrag Excel nimmt, muss die Urlaubstage nicht mehr selbst abzählen. Word nehmen Sie, wenn das Formular Ihr Logo oder eigene Abwesenheitsarten bekommen soll.
Urlaubsantrag (PDF, ausfüllbar)
Am Bildschirm ausfüllen oder ausdrucken, mit Kästchen zum Ankreuzen. Seite 2 zeigt ein ausgefülltes Beispiel.
PDF · 99 KB · 2 Seiten
Urlaubsantrag (Excel)
Zählt die Arbeitstage ohne Wochenenden und Feiertage je Bundesland, rechnet halbe Tage und den Resturlaub. Mit Beispielblatt.
Excel · 32 KB · 4 Blätter
Urlaubsantrag (Word)
Zum Anpassen an Ihr Unternehmen, etwa mit Logo oder eigenen Abwesenheitsarten.
Word · 12 KB
Die Excel-Dateien funktionieren auch in LibreOffice, Apple Numbers und Google Tabellen (dort über Datei, Importieren). Die Word-Dateien öffnen auch LibreOffice und Google Docs. Die PDFs lassen sich im Browser oder in jedem PDF-Programm am Bildschirm ausfüllen. Kein Blattschutz, kein Passwort: Sie können alles an Ihr Unternehmen anpassen.
Beispiel
Lena Bauer arbeitet in Hessen und möchte vom 24. bis 31. Dezember 2026 frei haben. Das sind acht Kalendertage, aber nur fünf Arbeitstage: Der 25. Dezember ist Feiertag, der 26. und 27. sind Wochenende. Weil im Betrieb an Heiligabend und Silvester ab Mittag frei ist, kosten diese beiden Tage je einen halben Urlaubstag. Beantragt sind damit vier Tage, von ihren acht Resttagen bleiben vier.
| Datum | Tag | Zählt als Urlaubstag | Grund |
|---|---|---|---|
| 24.12.2026 | Do | 0,5 | halber Tag, ab 12 Uhr frei |
| 25.12.2026 | Fr | 0 | 1. Weihnachtstag (Feiertag) |
| 26.12.2026 | Sa | 0 | kein Arbeitstag |
| 27.12.2026 | So | 0 | kein Arbeitstag |
| 28.12.2026 | Mo | 1 | |
| 29.12.2026 | Di | 1 | |
| 30.12.2026 | Mi | 1 | |
| 31.12.2026 | Do | 0,5 | halber Tag, ab 12 Uhr frei |
| Beantragte Urlaubstage | 4 |
Heiligabend und Silvester sind keine gesetzlichen Feiertage. Ob sie ganz, halb oder gar nicht frei sind, regeln Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder die Übung im Betrieb. In der Excel-Datei tragen Sie solche Tage bei „Halber Tag am“ ein, dann zählen sie nur zur Hälfte.
In vier Schritten
Ersten und letzten Urlaubstag eintragen, dazu Ihr Bundesland. Die Excel-Datei zählt die Arbeitstage und lässt Wochenenden und gesetzliche Feiertage weg. Wer in Teilzeit arbeitet, kreuzt oben nur die eigenen Arbeitstage an.
Jahresanspruch, Übertrag aus dem Vorjahr und die schon genommenen Tage eintragen. Die Vorlage zeigt den Rest vor und nach dem Antrag. So fällt auf, wenn ein Antrag mehr Tage braucht, als noch übrig sind.
Vor dem Abgeben mit der Vertretung sprechen und sie eintragen. Ein Antrag mit geklärter Übergabe erspart der oder dem Vorgesetzten die erste Rückfrage.
Ausdrucken oder als PDF verschicken. Die Entscheidung trägt die oder der Vorgesetzte unten ein, danach bucht die Personalabteilung den Urlaub ins Konto und hakt das ab.
Grundwissen
Was ein Urlaubsantrag ist, wie viel Urlaub mindestens zusteht und wann Resturlaub verfällt.
Zuletzt aktualisiert:
Entscheidend ist die Genehmigung: Wer Urlaub ohne sie antritt, verletzt seine Pflichten aus dem Arbeitsvertrag. Bis dahin ist der Antrag ein Wunsch, über den der Arbeitgeber entscheidet.
Ein guter Antrag macht diese Entscheidung leicht. Er nennt Zeitraum, Zahl der Urlaubstage und Vertretung und lässt Platz für die Zustimmung oder eine Begründung, falls der Urlaub abgelehnt oder verschoben wird.
Das Bundesurlaubsgesetz sieht mindestens 24 Werktage im Jahr vor (§ 3 BUrlG). Werktage sind Montag bis Samstag. Bei einer Fünf-Tage-Woche sind das 20 Urlaubstage, bei drei Arbeitstagen pro Woche 12. Viele Arbeits- und Tarifverträge geben mehr.
Den vollen Anspruch gibt es erstmals nach sechs Monaten im Arbeitsverhältnis (§ 4 BUrlG). Gesetzliche Feiertage und Tage, an denen Sie ohnehin nicht arbeiten, kosten keinen Urlaubstag.
Bei der zeitlichen Lage sind die Wünsche der Beschäftigten zu berücksichtigen. Ablehnen darf der Arbeitgeber, wenn dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer entgegenstehen, die sozial Vorrang haben, etwa Eltern schulpflichtiger Kinder in den Ferien (§ 7 Abs. 1 BUrlG).
Urlaub ist außerdem möglichst am Stück zu gewähren (§ 7 Abs. 2 BUrlG). Die Vorlage hat ein Feld für die Begründung, damit eine Ablehnung oder Änderung nachvollziehbar bleibt.
Urlaub ist im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Ins nächste Jahr übertragen wird er nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen und muss dann bis zum 31. März genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG).
Verfallen kann der gesetzliche Mindesturlaub nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts aber nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig auf den Resturlaub hingewiesen, zum Nehmen aufgefordert und vor dem Verfall gewarnt hat (Urteil vom 19. Februar 2019, 9 AZR 423/16). Ohne diesen Hinweis bleibt der Anspruch bestehen.
Wer im Urlaub krank wird und das mit einem ärztlichen Attest nachweist, bekommt die Krankheitstage nicht als Urlaub angerechnet (§ 9 BUrlG). Die Tage gehen zurück aufs Urlaubskonto. Melden Sie die Krankheit sofort, so wie an jedem anderen Arbeitstag.
Wie Urlaub und Krankmeldungen in einem System zusammenlaufen, zeigt unsere Seite zu Urlaub und Krankheit verwalten.
Für einen kurzen Ausfall aus persönlichem Grund, etwa die eigene Hochzeit oder die Geburt eines Kindes, behalten Beschäftigte nach § 616 BGB ihren Lohn, wenn der Vertrag nichts anderes regelt. Welche Anlässe wie viele Tage bringen, steht meist im Arbeits- oder Tarifvertrag. Dieser Sonderurlaub geht nicht vom Urlaubskonto ab.
Unbezahlter Urlaub braucht eine Vereinbarung mit dem Arbeitgeber. Elternzeit und Pflegezeit laufen über eigene Anträge.
Ehrlich gesagt
Für ein kleines Team ist ein ordentliches Formular völlig in Ordnung. Ein System braucht es, wenn Anträge, Konten und Kalender zusammenpassen sollen, ohne dass jemand nachrechnet. Wie das in der HR-Software von teamspace aussieht, steht unten.
In teamspace stellen Mitarbeitende den Urlaubsantrag direkt in der Zeiterfassung, und wer genehmigt, legen Sie selbst fest. Das Urlaubskonto rechnet den Übertrag aus dem Vorjahr und den Verfall mit und warnt, wenn Resturlaub zu verfallen droht. Genehmigter Urlaub steht im Teamkalender, zusammen mit den Feiertagen des jeweiligen Standorts.
Urlaubsplaner 2027 für bis zu 25 Personen, mit Feiertagen je Bundesland und Urlaubskonto. Dazu ein Jahreskalender als PDF.
ExcelPDF
Monat und Woche auf einem Blatt, mit Pause, Saldo und Unterschrift. Die Excel-Fassung rechnet Stunden und Feiertage selbst.
ExcelPDF
Die Jahresmappe: zwölf Monatsblätter, Zeitkonto mit Übertrag, Urlaub und Krankheitstage. Mit Jahresübersicht als PDF.
ExcelPDF
Wer hat wann was für den Kunden getan, mit Stunden und Unterschrift. Als Excel mit Summen je Projekt, als PDF und Word.
ExcelPDFWord
Nächster Schritt
Wir zeigen Ihnen in 15 Minuten, wie Antrag, Freigabe, Urlaubskonto und Teamkalender in teamspace zusammenhängen. Ob sich das für Ihr Team schon lohnt, sagen wir Ihnen ehrlich.
