Vertriebsprozess
LeadAngebotAuftrag
Prozess 1 Wie gewinnen wir kontinuierlich die richtigen Kunden und Aufträge? Pipeline, Vertriebschancen, Aktivitäten und ABC-Klassifizierung in einem System.
Mehr erfahrenSieben Prozesse, ein Steuerungssystem.
Erfolg im Dienstleistungsgeschäft ist kein Zufall, sondern das Ergebnis sauber geführter Prozesse. teamspace zerlegt das Unternehmen in sieben Kernprozesse, verbindet sie in einem gemeinsamen Datenmodell und macht den Reifegrad jedes Prozesses messbar.
Jeder Dienstleister steuert dieselben sieben Prozesse.
Ob Beratung, IT-Dienstleister oder Planungsbüro: Das Geschäft läuft über dieselben Kernprozesse, vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung. teamspace bildet sie in einem System ab und macht jeden Prozess einzeln steuerbar. Wählen Sie unten den Bereich, der bei Ihnen gerade am meisten drückt.
- Wertschöpfung: vier Prozesse
- Menschen: zwei Prozesse
- Steuerung: ein Prozess
Wertschöpfung: Wie wir Geld verdienen
Vier Prozesse bilden die finanzielle Wertschöpfung des Dienstleisters ab, vom ersten Kontakt bis zur Liquidität, mit klarer Kostensicht.
Projektabwicklungsprozess
PlanSoll-IstMarge
Prozess 2 Wie liefern wir Projekte zuverlässig, termingerecht und profitabel? Planung, Ressourcen, Soll-Ist-Vergleich und Projektmarge tagesaktuell.
Mehr erfahrenAbrechnungsprozess
RechnungZUGFeRDZahlung
Prozess 3 Wie verwandeln wir Leistung schnell und vollständig in Umsatz? Leistungserfassung, Abrechnungsregeln, Rechnungsstellung und Umsatzprognose.
Mehr erfahrenKostensteuerungsprozess
AufwandPlan-IstForecast
Prozess 4 Wie behalten wir Kosten und Liquidität jederzeit im Griff? Fixkosten, Projektkosten, Deckungsbeiträge und Liquiditätsplanung integriert.
Mehr erfahrenMenschen: Wer die Wertschöpfung trägt
Zwei Prozesse stellen sicher, dass Kunden zufrieden bleiben und Mitarbeitende optimal eingesetzt sind.
Kundenbetreuungsprozess
TicketSLALösung
Prozess 5 Wie betreuen wir Kunden schnell, kompetent und wertorientiert? Tickets, SLA, Kommunikation und Kundenwert in einer Sicht.
Mehr erfahrenMitarbeiterprozess
ZeitUrlaubLohn
Prozess 6 Wie steuern wir Kapazität, Kompetenzen und Motivation optimal? Verfügbarkeit, Skills, Auslastung und Vergütungsmodelle.
Mehr erfahrenSteuerung: Alles in einem System
Ein Prozess führt die Daten aller anderen zusammen und macht das Unternehmen als Ganzes steuerbar.
Unternehmenssteuerung
KPIForecastEntscheidung
Prozess 7 Wie führen wir das Unternehmen auf Basis aktueller Daten? Ein Management-Dashboard mit acht zentralen KPIs und individueller Ampellogik.
Mehr erfahrenSteuerungsmodell
Markt, Auftrag, Projekt, Leistung, Rechnung, Geld.
Die Wertschöpfungskette eines Dienstleisters lässt sich in einer einzigen Linie beschreiben. Genau entlang dieser Linie zerlegt teamspace das Unternehmen in steuerbare Kernprozesse. Jeder Prozess wird einzeln gemessen und optimiert, alle Prozesse laufen über ein gemeinsames Datenmodell zusammen.
-
Jeder Prozess hat eine Leitfrage
Statt diffuser Abteilungssicht erhält jeder Prozess eine klare Managementfrage, an deren Beantwortung sich seine Kennzahlen orientieren.
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Jeder Prozess hat eine Steuerungszentrale
Klar definierte Prozessschritte, zentrale Kennzahlen, ein Dashboard und eindeutige Verantwortlichkeiten, anstelle verstreuter Excel-Listen.
-
Alle Prozesse teilen ein Datenmodell
Eine Stunde, eine Vertriebschance, ein Ticket: jede Information existiert genau einmal und ist in allen Prozessen sichtbar.
Das Vorgehen
Ein Unternehmen verbessert man Prozess für Prozess.
Ein ganzes Unternehmen auf einen Schlag umzubauen, gelingt selten. Das prozessorientierte Vorgehen teilt die komplexe Aufgabe deshalb auf: Jeder der sieben Prozesse wird einzeln betrachtet und verbessert. In der Summe wird das Unternehmen als Ganzes steuerbarer und wirtschaftlicher, ohne dass jemand alles gleichzeitig stemmen muss.
Das geschieht nach und nach, nicht als Big-Bang. Sie beginnen dort, wo der Hebel am größten ist, und das Tagesgeschäft läuft die ganze Zeit weiter. So bindet die Einführung das Unternehmen nicht über drei bis sechs Monate, sie bleibt ein kontrollierbarer Schritt nach dem anderen, und Sie verbauen sich nichts für später.
Dabei weiß jeder, wo er steht. Jedes Unternehmen führt seinen eigenen Steckbrief, der zu einem Datum festhält, wie weit jeder Prozess heute unterstützt wird und welches Level als Nächstes ansteht. Über die Automatisierungslevel sehen Sie jederzeit den aktuellen Stand und den nächsten möglichen Schritt. Diesen Weg begleiten wir langfristig, mal intensiv, mal ruhiger, je nachdem, was sonst gerade ansteht.
Standortbestimmung
Wir ordnen Ihre sieben Prozesse in 15 Minuten ein.
Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam, wo jeder Ihrer Prozesse heute steht und an welcher Stelle der größte Hebel liegt.
Automatisierungslevel: Wo steht Ihr Unternehmen heute?
Nicht jedes Unternehmen kann sofort vollständig automatisierte Prozesse erreichen. Wir bewerten jeden Prozess auf einem Sechs-Stufen-Modell, das den realistischen Entwicklungspfad sichtbar macht.
Level 0: ungeplant
Prozesse sind nicht definiert. Aktivitäten laufen ad hoc. Erfolg hängt am Engagement einzelner Personen.
Level 1: manuell
Einzelne Aufgaben werden strukturiert ausgeführt, aber ohne Systemunterstützung. Excel-Listen sind die Regel.
Level 2: strukturiert
Prozesse sind beschrieben und werden systematisch angewendet. Die Daten liegen noch verteilt vor.
Level 3: assistiert
Software unterstützt Prozesse aktiv. Erste Auswertungen, Dashboards und Forecasts sind möglich.
Level 4: weitgehend automatisiert
Auswertungen, Erinnerungen und Übergaben laufen weitgehend automatisch. Integration zwischen Prozessen ist vorhanden.
Level 5: vollständig automatisiert
Prozesse laufen nahezu vollständig automatisch. Priorisierung, Forecasts und Eskalationen erfolgen systemgestützt in Echtzeit.
Reifegrad-Check
Vier Fragen, die den echten Level eines Prozesses zeigen.
Viele Unternehmen überschätzen ihren Reifegrad. 'Wir haben ein CRM' oder 'wir haben Reports' sagt noch nichts über die tatsächliche Steuerbarkeit. Diese vier Fragen helfen, ehrlich einzuschätzen, wo ein Prozess steht.
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Vollständigkeit
Werden alle relevanten Vorgänge systematisch erfasst, oder nur die, an die jemand gerade gedacht hat?
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Aktualität
Sind die Daten jederzeit aktuell und belastbar, oder spiegeln sie den Stand vom letzten Monat?
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Integration
Sind Vertriebschancen, Aktivitäten, Projekte, Stunden und Rechnungen miteinander verknüpft, oder leben sie in getrennten Tools?
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Automatisierung
Unterstützt das System aktiv durch Forecasts, Erinnerungen und Priorisierung, oder muss alles manuell geprüft werden?
Standortbestimmung
Der Reifegrad-Steckbrief Ihres Unternehmens
Jedes Unternehmen bekommt seinen eigenen Steckbrief. Er hält zu einem Datum fest, wie weit jeder Prozess heute unterstützt wird und welches Level als Nächstes erreicht werden soll. So sehen Sie jederzeit, wo Sie stehen und was noch möglich ist.
Reifegrad-Steckbrief Entwicklungspfad
Stand: Q2 2026 · Beispielprofil
Ist Ziel
Prozess
L0L1L2L3L4L5
Schritt Vertriebsprozess
Projektabwicklung
Abrechnung
Kostensteuerung
Kundenbetreuung
Mitarbeiter
Unternehmenssteuerung
Wir begleiten langfristig, mal intensiv, mal ruhiger, je nachdem, was gerade ansteht.
Unternehmenssteuerung
Acht Kennzahlen aus sieben Prozessen.
Über den sechs operativen Prozessen liegt eine Steuerungsebene. Sie verdichtet deren Daten zu acht Kennzahlen, jede mit einer Leitfrage und einer eigenen Ampellogik. Nicht die einzelne Zahl entscheidet, sondern ihr Zusammenspiel.
Cockpit Forecast Ampellogik
Mai 2026 · Geschäftsleitung
8 Kennzahlen
Auftragseingang
312 k €
Wie entwickelt sich der zukünftige Umsatz?
Pipelinewert
540 k €
Wie viel Potenzial liegt im Vertrieb?
Umsatz (Ist)
1,84 Mio
Wie läuft das Geschäft aktuell?
Umsatzforecast
2,05 Mio
Wohin läuft der Umsatz?
Projektprofitabilität
+12 %
Verdienen wir an unseren Projekten?
Mitarbeiterauslastung
82 %
Nutzen wir Ressourcen optimal?
Umsatz pro Kopf
142 k €
Wie produktiv ist das Unternehmen?
Liquidität
268 k €
Sind wir finanziell stabil?
im Plan beobachten
aus 7 Prozessen Was integrierte Prozesssteuerung zusammenführt
Statt verteilter Tools und monatlicher Excel-Sammelmappen: eine Datenbasis, aus der jeder Prozess seine Kennzahlen zieht.
- 7
- Kernprozesse
- 1
- Datenmodell
- 8 KPIs
- statt 40 Reports
- 6
- Reifegrade je Prozess
von der Akquise bis zur Liquidität, in einem System
jede Stunde, jede Vertriebschance, jedes Ticket existiert genau einmal
ein fokussiertes Management-Dashboard ohne Kennzahlenüberflutung
ein ehrlicher Entwicklungspfad statt Selbsteinschätzung nach Gefühl
Klassischer Tool-Stack vs. integriertes Steuerungssystem
Der Unterschied liegt nicht in der Liste der Funktionen, sondern in deren Verbindung.
| Funktion | Klassischer Tool-Stack | teamspace Prozesssteuerung |
|---|---|---|
| Datenmodell | CRM, Projekt, Zeit, Buchhaltung in getrennten Systemen, Synchronisation per CSV | Ein gemeinsames Datenmodell für alle sieben Prozesse, keine Schnittstellenpflege |
| Steuerung | Reports werden monatlich aus Excel zusammengestellt, oft veraltet beim Lesen | Tagesaktuelle Dashboards je Prozess mit Ampellogik, Daten aus dem operativen Tagesgeschäft |
| Kennzahlen | Jedes Tool liefert eigene Definitionen, 'Umsatz' heißt überall etwas anderes | Acht zentrale KPIs, einheitlich definiert, prozessübergreifend konsistent |
| Reifegrad | Wird selten gemessen, Selbsteinschätzung weicht meist deutlich vom Ist ab | Sechs-Stufen-Modell je Prozess, klarer Entwicklungspfad, messbare Fortschritte |
| Einführung | Big-Bang über alle Bereiche, hohes Risiko, lange Time-to-Value | Schrittweise je Prozess, schnelle Quick Wins, Risiko bleibt klein |
Praxisbeispiel
Unternehmensberatung mit 32 Beratenden: vom Tool-Zoo zum Steuerungssystem.
Vorher: Standard-CRM, separate Zeiterfassung, Excel-Auslastungstabelle und Word-Honorarrechnungen. Mandate wurden zu spät abgerechnet, Auslastung war erst zum Quartalsende sichtbar, Forecasts blieben Bauchgefühl der Partner.
-
Mandate und Auslastung zentral gesteuert
Beratertage, Skill-Matching und Auslastung über alle Practices in einer Sicht, statt verteilt über drei Tools.
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Honorarrechnung direkt aus Mandatsdaten
Aus erfassten Beratertagen, Workshop-Pauschalen und Reisekosten entsteht die Mandantsrechnung automatisch.
-
Management-Dashboard mit Wochenrhythmus
Partner und Geschäftsführung sehen Pipeline, Forecast, Auslastung, Marge und Liquidität ohne Excel-Sammelmappe.
Schritt für Schritt
Optimieren, ohne das Tagesgeschäft auszubremsen
Ein integriertes Steuerungssystem entsteht nicht im Big-Bang. Sie nehmen sich einen Prozess nach dem anderen vor, dort wo der Hebel am größten ist, und das Unternehmen arbeitet die ganze Zeit normal weiter.
Mit dem größten Hebel beginnen
- Sie starten beim Prozess, der heute am meisten kostet, oft Abrechnung oder Auslastung.
- Der erste Schritt bringt einen sichtbaren Quick Win, bevor der nächste Prozess drankommt.
- Die Reihenfolge richtet sich nach der Wirkung, nicht nach einem starren Projektplan.
Das Tagesgeschäft läuft weiter
- Kein halbes Jahr, in dem sich das Unternehmen nur mit der eigenen Einführung beschäftigt.
- Jeder Prozess geht in kleinen, kontrollierbaren Schritten in Betrieb.
- Mitarbeitende lernen einen Bereich nach dem anderen, statt alles auf einmal.
Nichts wird verbaut
- Daten und Konfigurationen wachsen mit, jeder weitere Prozess dockt an den vorhandenen an.
- Die Erweiterung ist keine Migration, sondern der nächste Schritt im selben System.
- Sie behalten in jeder Phase die Kontrolle über Tempo und Umfang.
Methodisches Einführungsvorgehen
Kein Big-Bang. Jeder Prozess wird einzeln betrachtet, bewertet, optimiert und dann ins integrierte System überführt. So entstehen früh messbare Ergebnisse, das Projekt bleibt jederzeit steuerbar.
- 1
Analyse
Ist-Analyse
Erhebung des aktuellen Reifegrades, der Prozesse, Systeme und Kennzahlen. Was funktioniert bereits, wo entstehen Reibungsverluste?
ReifegradWorkshopsAudit - 2
Vision
Zielbild und Soll-Konzept
Definition der gewünschten Zielprozesse, Automatisierungslevel und Steuerungslogik. Was soll am Ende möglich sein, welche Entscheidungen sollen datenbasiert getroffen werden?
ZielbildSoll-Konzept - 3
Roadmap
Reifegradbewertung und Entwicklungspfad
Ableitung eines realistischen Entwicklungspfads vom Ist- zum Zielzustand. Welche Stufen werden in welcher Reihenfolge erreicht?
RoadmapMeilensteine - 4
Fokus
Umsetzungsstrategie und Priorisierung
Welche Prozesse zuerst, welche Quick Wins, welche strategischen Themen? Ressourcen werden dort eingesetzt, wo der größte Hebel liegt.
Quick WinsPrioritätenROI - 5
Go-Live
Implementierung und Einführungsprojekt
Systemeinführung, Prozessimplementierung, Schulung der Mitarbeiter, Go-Live. In kleinen, kontrollierbaren Schritten.
EinführungSchulungGo-Live - 6
Steuerung
Steuerung, Audits und Weiterentwicklung
Regelmäßige Reviews, KPI-Tracking, Prozess-Audits und kontinuierliche Optimierung. Aus Einführung wird gelebte Steuerung.
KPI-TrackingAuditsReviews
Worauf es ankommt
Die sieben Kernprozesse eines Dienstleisters
Ein Dienstleister verdient sein Geld, indem er Zeit und Expertise verkauft. Sieben Prozesse bilden diese Wertschöpfung vollständig ab. Der Vertrieb gewinnt die Aufträge, die Projektabwicklung liefert sie, die Abrechnung verwandelt geleistete Arbeit in Umsatz, die Kostensteuerung sichert die Marge. Kundenbetreuung und Mitarbeiterführung halten die Menschen auf beiden Seiten der Leistung. Und die Unternehmenssteuerung führt die sechs operativen Prozesse zu einer Sicht für die Geschäftsleitung zusammen.
Sieben Prozesse decken damit den ganzen Weg von der Akquise bis zur Liquidität ab und bleiben dennoch überschaubar. Wer zwanzig Prozesse definiert, verliert die Steuerbarkeit; wer drei definiert, übersieht entscheidende Hebel. Entscheidend ist weniger die Zahl der Werkzeuge als ihre Verbindung: Erst wenn jeder Prozess seine Daten aus demselben Bestand zieht, wird aus einer Sammlung von Tools ein Steuerungssystem.
- Vier Prozesse tragen die Wertschöpfung: Vertrieb, Projektabwicklung, Abrechnung, Kostensteuerung.
- Zwei Prozesse tragen die Menschen: Kundenbetreuung und Mitarbeiterführung.
- Ein Prozess führt alles zusammen: die Unternehmenssteuerung mit ihrem Management-Dashboard.
Drei Übersichten
Zwei weitere Wege durch teamspace
Dieselbe Software, anders sortiert: nach Funktion oder nach Branche.
Funktionen und Module
Die neun Module von teamspace im Überblick, von der Zeiterfassung bis zum Qualitätsmanagement.
Mehr erfahrenLösungen für Ihre Branche
Wie teamspace zu Beratungen, IT-Dienstleistern, Systemhäusern, Agenturen und Planungsbüros passt.
Mehr erfahrenHäufige Fragen zur Prozesssteuerung
Was sind die sieben Kernprozesse eines Dienstleisters?
Vier Prozesse tragen die finanzielle Wertschöpfung: Vertrieb, Projektabwicklung, Abrechnung und Kostensteuerung. Zwei Prozesse tragen die Menschen: Kundenbetreuung und Mitarbeiterführung. Der siebte, die Unternehmenssteuerung, verdichtet die Daten der sechs operativen Prozesse zu einem Management-Dashboard mit acht Kennzahlen. Zusammen decken sie den Weg von der Akquise bis zur Liquidität ab.
Warum sieben Prozesse, nicht zehn oder zwanzig?
Sieben Prozesse decken die gesamte Wertschöpfungskette eines Dienstleisters von der Akquise bis zur Liquidität ab und bleiben dennoch überschaubar. Wer 20 Prozesse definiert, verliert die Steuerbarkeit, wer drei definiert, übersieht entscheidende Hebel. Die sieben Prozesse beantworten je eine zentrale Managementfrage und greifen sauber ineinander.
Müssen wir alle sieben Prozesse gleichzeitig einführen?
Nein. Genau das ist der Vorteil des iterativen Vorgehens. Sie starten mit dem Prozess, bei dem der größte Hebel liegt, häufig Abrechnung oder Auslastung. Weitere Prozesse kommen schrittweise dazu. Daten und Konfigurationen wachsen mit, die Erweiterung ist keine Migration.
Wie unterscheiden sich die Automatisierungslevel von einem klassischen CMMI-Modell?
Unser Modell ist bewusst auf Dienstleistungsunternehmen zugeschnitten und konzentriert sich auf die operative Steuerbarkeit eines Prozesses, nicht auf Software-Entwicklungsreife. Es sind sechs Stufen von ungeplant bis vollständig automatisiert. Entscheidend ist die ehrliche Selbsteinschätzung über Vollständigkeit, Aktualität, Integration und Automatisierung.
Was bedeutet 'gemeinsames Datenmodell' konkret?
Ein Kunde existiert in teamspace genau einmal, mit identischer ID in CRM, Projekt, Ticket, Stunde und Rechnung. Ändert sich die Bezeichnung, ist sie überall sofort aktuell. Eine Stunde, die heute auf das Projekt gebucht wird, ist morgen Bestandteil der Auslastung, übermorgen Teil der Rechnung. Ohne CSV-Export.
Wie messen wir den Reifegrad ehrlich, ohne uns selbst zu täuschen?
Die ehrliche Einschätzung ergibt sich nicht aus eingesetzter Software, sondern aus vier Fragen je Prozess: Werden alle relevanten Vorgänge erfasst, sind die Daten aktuell, sind die Bereiche integriert, automatisiert das System aktiv? Antworten Sie hier mit 'eher nein', liegt der Reifegrad meist eine Stufe tiefer, als Sie vermuten.
Wie passt das Automatisierungslevel-Modell in unseren ISO 9001 Kontext?
Sehr gut. Das Reifegrad-Modell ergänzt ISO 9001, indem es die Prozesssicht um einen quantitativen Entwicklungspfad erweitert. Sie können den aktuellen Level je Prozess in Audits dokumentieren, einen Zielzustand definieren und über die Zeit Fortschritte belegen. Das ist nachvollziehbarer als reine Beschreibungen.
Was kostet die Einführung eines integrierten Steuerungssystems?
Da die Einführung schrittweise erfolgt, gibt es keine pauschale Antwort. Wir besprechen im 15- bis 30-minütigen Erstgespräch, welcher Prozess für Sie zuerst sinnvoll ist und welcher Aufwand realistisch dafür entsteht. Die Preise sind Jahres-Preise pro aktiviertem Nutzer und Monat. Buchbar sind außerdem halbjährliche (+10 %), quartalsweise (+15 %) oder monatliche (+20 %) Laufzeiten. Keine Setup-Gebühr.
Welcher Prozess hat bei Ihnen den größten Hebel?
Im 15- bis 30-minütigen Erstgespräch ordnen wir Ihre sieben Prozesse einem Reifegrad zu und zeigen, wo das größte Potenzial liegt.