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teamspace

Sieben Kernprozesse. Sieben Ziele, Schritt für Schritt erreicht.

Kernprozesse sind die Abläufe, mit denen ein Unternehmen sein Geld verdient. Bei einem Dienstleister sind es sieben, und jeder verfolgt ein Ziel. Sie müssen nicht alle auf einmal angehen: Sie starten dort, wo es bei Ihnen am meisten zählt, und verbessern Ihr Unternehmen Prozess für Prozess.

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Wie bekommen wir dauerhaft und regelmäßig gute und lukrative neue Aufträge?

01Antwort aus dem Vertriebsprozess

Pipeline, Vertriebschancen und Forecast stehen in einer Sicht, jede Anfrage bleibt am Kontakt.

Zum Vertriebsprozess

Wie liefern wir Projekte zuverlässig, termingerecht und profitabel?

02Antwort aus dem Projektabwicklungsprozess

Soll-Ist und Projektmarge sind tagesaktuell, nicht erst beim Abschluss.

Zum Projektabwicklungsprozess

Wie verwandeln wir Leistung schnell und vollständig in Umsatz?

03Antwort aus dem Abrechnungsprozess

Gebuchte Stunden landen auf der Rechnung, ohne dass jemand sie abtippt.

Zum Abrechnungsprozess

Wie behalten wir Kosten und Liquidität jederzeit im Griff?

04Antwort aus dem Kostensteuerungsprozess

Kosten, Deckungsbeiträge und Liquiditätsplanung laufen tagesaktuell zusammen.

Zum Kostensteuerungsprozess

Wie betreuen wir Kunden schnell, kompetent und wertorientiert?

05Antwort aus dem Kundenbetreuungsprozess

Anfragen werden nach Kundenwert priorisiert, die SLA-Restzeit steht als Ampel am Ticket.

Zum Kundenbetreuungsprozess

Wie steuern wir Kapazität, Kompetenzen und Motivation optimal?

06Antwort aus dem Mitarbeiterprozess

Verfügbarkeit, Skills und Auslastung stehen nebeneinander, bevor Sie jemanden einplanen.

Zum Mitarbeiterprozess

Wie führen wir das Unternehmen auf Basis aktueller Daten?

07Antwort aus der Unternehmenssteuerung

Acht Kennzahlen mit eigener Ampel in einem Management-Dashboard, gespeist aus allen Prozessen.

Zur Unternehmenssteuerung

Jeder Dienstleister steuert dieselben sieben Prozesse.

Ob Beratung, IT-Dienstleister oder Planungsbüro: Das Geschäft läuft über dieselben Kernprozesse, vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung. teamspace bildet sie in einem System ab und macht jeden Prozess einzeln steuerbar. Wählen Sie unten den Bereich, der bei Ihnen gerade am meisten drückt.

  • Wertschöpfung: vier Prozesse
  • Menschen: zwei Prozesse
  • Steuerung: ein Prozess

Kernprozesse, Reifegrad, Steckbrief: die kurze Antwort

  • Ein Dienstleister hat sieben Kernprozesse, und jeder verfolgt ein Ziel: Vertrieb, Projektabwicklung, Abrechnung und Kostensteuerung tragen die Wertschöpfung, Kundenbetreuung und Mitarbeiterprozess die Menschen, die Unternehmenssteuerung führt alle sechs zusammen.

  • Eine Prozesslandkarte zeigt diese Prozesse auf einen Blick, in drei Ebenen: oben die Steuerung, in der Mitte die Wertschöpfung vom Kunden bis zum Geld, unten die Prozesse, die sie tragen.

  • Niemand muss alle sieben auf einmal verbessern. Sie beginnen mit dem Prozess, dessen Ziel heute am meisten zählt, und nehmen sich danach den nächsten vor.

  • Wie weit ein Prozess ist, zeigt ein Reifegradmodell mit sechs Automatisierungsleveln, von ungeplant bis vollständig automatisiert.

  • Der Reifegrad-Steckbrief hält zu einem Datum fest, wo jeder Prozess steht und welches Level als Nächstes ansteht. Fortgeschrieben zeigt er die Entwicklung über die Jahre. Die Einschätzung können Sie selbst machen oder mit uns im Erstgespräch.

Sieben Prozesse, sieben Ziele

Jeder Prozess verfolgt ein Ziel. teamspace liefert die Antwort.

Die Ziele sind die Fragen, die ein Dienstleister auf Dauer beantworten muss. Welches davon gerade am meisten zählt, bestimmt, wo Sie anfangen.

Welches Ziel zählt bei Ihnen gerade am meisten? Selbst einschätzen oder im Erstgespräch gemeinsam.

Individuell starten

Nicht alles auf einmal: Ein Unternehmen verbessert man Prozess für Prozess.

Ein ganzes Unternehmen auf einen Schlag umzubauen, gelingt selten. Das prozessorientierte Vorgehen teilt die komplexe Aufgabe deshalb auf: Jeder der sieben Prozesse wird einzeln betrachtet und verbessert. In der Summe wird das Unternehmen als Ganzes steuerbarer und wirtschaftlicher, ohne dass jemand alles gleichzeitig stemmen muss.

Das geschieht nach und nach, nicht als Big-Bang. Sie beginnen dort, wo der Hebel am größten ist, und das Tagesgeschäft läuft die ganze Zeit weiter. So bindet die Einführung das Unternehmen nicht über drei bis sechs Monate, sie bleibt ein kontrollierbarer Schritt nach dem anderen, und Sie verbauen sich nichts für später.

Dabei weiß jeder, wo er steht. Jedes Unternehmen führt seinen eigenen Steckbrief, der zu einem Datum festhält, wie weit jeder Prozess heute unterstützt wird und welches Level als Nächstes ansteht. Über die Automatisierungslevel sehen Sie jederzeit den aktuellen Stand und den nächsten möglichen Schritt. Wie eng wir diesen Weg begleiten, entscheiden Sie: mal intensiv, mal ruhiger, je nachdem, was sonst gerade ansteht.

Reifegrad-Steckbrief

Beispiel, Stufe je Prozess

  1. 01Vertrieb
  2. 02Projektabwicklung
  3. 03Abrechnung
  4. 04Kostensteuerung
  5. 05Kundenbetreuung
  6. 06Mitarbeiter
  7. 07Steuerung

2026: Standort bestimmt

Jeder Prozess hat seine Stufe. Jetzt wird entschieden, welches Ziel zuerst dran ist.

2027: Fokus gesetzt

Wie verwandeln wir Leistung schnell und vollständig in Umsatz?

Wie liefern wir Projekte zuverlässig, termingerecht und profitabel?

2028: Nächster Schritt

Wie bekommen wir dauerhaft und regelmäßig gute und lukrative neue Aufträge?

Wie behalten wir Kosten und Liquidität jederzeit im Griff?

2029: Weiter entwickelt

Wie steuern wir Kapazität, Kompetenzen und Motivation optimal?

Wie führen wir das Unternehmen auf Basis aktueller Daten?

Stufe 0 ungeplant bis 5 vollständig automatisiert. Jedes Jahr ein, zwei Prozesse im Fokus, die übrigen laufen weiter.

Der Weg über die Prozesse

Fünf Schritte, die sich jedes Jahr wiederholen.

Kein Projekt mit Enddatum, sondern ein Kreislauf: Standort bestimmen, ein Ziel wählen, eine Stufe weiterkommen, festhalten, und dann der nächste Prozess.

  1. Standort bestimmen

    Reifegrad

    Jeder der sieben Prozesse bekommt seine Stufe auf dem Reifegradmodell, festgehalten im Steckbrief.

  2. Ziel wählen

    Fokus

    Sie wählen den Prozess, dessen Ziel heute am meisten zählt, meist dort, wo der Hebel am größten ist.

  3. Eine Stufe weiter

    Umsetzen

    Der Prozess geht eine Stufe höher, in kleinen, kontrollierbaren Schritten. Das Tagesgeschäft läuft weiter.

  4. Steckbrief fortschreiben

    Festhalten

    Der neue Stand kommt in den Steckbrief, mit Datum. So wird die Entwicklung über die Jahre sichtbar.

  5. Nächster Prozess

    Weiter

    Der nächste Prozess kommt dazu. Daten und Konfiguration wachsen mit, nichts wird verbaut.

Standortbestimmung

In 30 Minuten sehen wir, welcher Ihrer sieben Prozesse zuerst dran ist.

Im Erstgespräch gehen wir Ihre Prozesse durch, ordnen den dringlichsten ein und benennen den größten Hebel.

Reifegradmodell

Automatisierungslevel: Wo steht Ihr Unternehmen heute?

Ein Reifegradmodell beschreibt in Stufen, wie weit ein Prozess definiert, unterstützt und automatisiert ist. Nicht jedes Unternehmen kann sofort vollständig automatisierte Prozesse erreichen. Wir bewerten jeden Prozess auf einem Sechs-Stufen-Modell, das den realistischen Entwicklungspfad sichtbar macht.

Level 0: ungeplant

Prozesse sind nicht definiert. Aktivitäten laufen ad hoc. Erfolg hängt am Engagement einzelner Personen.

Level 1: manuell

Einzelne Aufgaben werden strukturiert ausgeführt, aber ohne Systemunterstützung. Excel-Listen sind die Regel.

Level 2: strukturiert

Prozesse sind beschrieben und werden systematisch angewendet. Die Daten liegen noch verteilt vor.

Level 3: assistiert

Software unterstützt Prozesse aktiv. Erste Auswertungen, Dashboards und Forecasts sind möglich.

Level 4: weitgehend automatisiert

Auswertungen, Erinnerungen und Übergaben laufen weitgehend automatisch. Integration zwischen Prozessen ist vorhanden.

Level 5: vollständig automatisiert

Prozesse laufen nahezu vollständig automatisch. Priorisierung, Forecasts und Eskalationen erfolgen system­gestützt in Echtzeit.

Reifegrad-Check

Vier Fragen, die den echten Level eines Prozesses zeigen.

Viele Unternehmen überschätzen ihren Reifegrad. 'Wir haben ein CRM' oder 'wir haben Reports' sagt noch nichts über die tatsächliche Steuerbarkeit. Diese vier Fragen helfen, ehrlich einzuschätzen, wo ein Prozess steht.

  • Vollständigkeit

    Werden alle relevanten Vorgänge systematisch erfasst, oder nur die, an die jemand gerade gedacht hat?

  • Aktualität

    Sind die Daten jederzeit aktuell und belastbar, oder spiegeln sie den Stand vom letzten Monat?

  • Integration

    Sind Vertriebschancen, Aktivitäten, Projekte, Stunden und Rechnungen miteinander verknüpft, oder leben sie in getrennten Tools?

  • Automatisierung

    Unterstützt das System aktiv durch Forecasts, Erinnerungen und Priorisierung, oder muss alles manuell geprüft werden?

Reifegradmodell mit sechs Stufen von ungeplant bis vollständig automatisiert

Standortbestimmung

Der Reifegrad-Steckbrief Ihres Unternehmens

Jedes Unternehmen bekommt seinen eigenen Steckbrief. Er hält zu einem Datum fest, wie weit jeder Prozess heute unterstützt wird und welches Level als Nächstes erreicht werden soll. So sehen Sie jederzeit, wo Sie stehen und was noch möglich ist.

Reifegrad-Steckbrief Entwicklungspfad
Stand: Q2 2026 · Beispielprofil
Ist Ziel

Vertriebsprozess

L2 → L4

Projektabwicklung

L3 → L4

Abrechnung

L1 → L3

Kostensteuerung

L2 → L3

Kundenbetreuung

L3 → L4

Mitarbeiter

L2 → L3

Unternehmenssteuerung

L1 → L3
Wir begleiten langfristig, mal intensiv, mal ruhiger, je nachdem, was gerade ansteht.

Langfristig arbeiten

Den Steckbrief fortschreiben, wenn Sie das wollen.

Ein Steckbrief nützt wenig, wenn ihn nie jemand fortschreibt. Einen passenden Anlass dafür gibt es bereits: den Audit-Workshop, vier Stunden remote, einmal im Jahr. Er deckt mehr ab als die Prozesse, und die Standortbestimmung ist einer der Bausteine, die Sie darin wählen können. Wer sie mitnimmt, schätzt die sieben Prozesse selbst ein, wir ordnen die Einschätzung anhand dessen ein, was wir bei vergleichbaren Häusern sehen. Am Ende steht eine Seite Papier: Ist-Stand je Prozess, nächster Schritt, und was er voraussetzt.

Der Workshop ist im Standard- und Premium-Support enthalten, einmal pro Jahr. Mit Basis-Support ist er ebenfalls buchbar und wird dann nach Aufwand abgerechnet. Ein Zwang ist weder der Workshop noch die Standortbestimmung darin: Wer die Software einfach nur nutzen möchte, kann das tun.

Für viele ist genau das der Unterschied zu anderen Systemen. Module kann man vergleichen und irgendwann kopieren. Eine Software, die Ihnen einmal im Jahr sagt, wo Ihr Unternehmen steht und was der nächste sinnvolle Schritt wäre, ist etwas anderes als eine Funktionsliste.

Standortbestimmung besprechen
Die Akzeptanz war von Anfang an hoch und ist hoch geblieben.

Ida Kaiser, Geschäftsführerin, B.B.S.M. mbH

Die B.B.S.M. hat mit der Arbeits- und Projektzeiterfassung angefangen, an allen 27 Arbeitsplätzen. Als Nächstes kommt die Rechnungserstellung dazu, danach die Kosten am Projekt, ein Ablauf nach dem anderen.Die ganze Geschichte lesen
B.B.S.M. mbH

Ein Datenmodell

Warum die Antworten stimmen: Jede Information entsteht nur einmal.

Eine Frage lässt sich nur verlässlich beantworten, wenn die Daten dahinter zusammenpassen. In teamspace hängt jede Information am selben Vorgang: Aus dem Angebot wird das Projekt, aus der Stunde die Rechnung, aus dem Ticket die Abrechnung.

  1. CRM

    Angebot angenommen

    Der Kunde nimmt das Angebot an. Daraus wird automatisch ein Projekt.

  2. Projektmanagement

    Projekt angelegt

    Das Projekt startet mit Budget und Team. Jede gebuchte Stunde läuft gegen das Budget.

  3. Zeiterfassung

    Stunden gebucht

    Erfasste Stunden landen am Projekt und werden zur Rechnungsbasis, ohne CSV-Export.

  4. Rechnungssoftware

    Rechnung geschrieben

    Die gebuchten Stunden stehen auf der Rechnung, niemand tippt sie ab. Auf Wunsch geht sie als ZUGFeRD oder XRechnung raus.

Woran Sie die Ziele messen

Acht Kennzahlen aus sieben Prozessen.

Über den sechs operativen Prozessen liegt eine Steuerungsebene. Sie verdichtet deren Daten zu acht Kennzahlen, jede mit einer Leitfrage und einer eigenen Ampellogik. Nicht die einzelne Zahl entscheidet, sondern ihr Zusammenspiel.

Cockpit Forecast Ampellogik
Mai 2026 · Geschäftsleitung
8 Kennzahlen
Auftragseingang
312 k €

Wie entwickelt sich der zukünftige Umsatz?

Pipelinewert
540 k €

Wie viel Potenzial liegt im Vertrieb?

Umsatz (Ist)
1,84 Mio

Wie läuft das Geschäft aktuell?

Umsatzforecast
2,05 Mio

Wohin läuft der Umsatz?

Projektprofitabilität
+12 %

Verdienen wir an unseren Projekten?

Mitarbeiterauslastung
82 %

Nutzen wir Ressourcen optimal?

Umsatz pro Kopf
142 k €

Wie produktiv ist das Unternehmen?

Liquidität
268 k €

Sind wir finanziell stabil?

im Plan beobachten
aus 7 Prozessen

Prozesslandkarte

Die Prozesslandkarte eines Dienstleisters: sieben Kernprozesse in drei Ebenen.

Ein Dienstleister verdient sein Geld, indem er Zeit und Expertise verkauft. Sieben Prozesse bilden diese Wertschöpfung vollständig ab. Der Vertrieb gewinnt die Aufträge, die Projektabwicklung liefert sie, die Abrechnung verwandelt geleistete Arbeit in Umsatz, die Kostensteuerung sichert die Marge. Kundenbetreuung und Mitarbeiterführung halten die Menschen auf beiden Seiten der Leistung. Und die Unternehmenssteuerung führt die sechs operativen Prozesse zu einer Sicht für die Geschäftsleitung zusammen.

Im Prozessmanagement zeichnet man das als Prozesslandkarte mit drei Ebenen: Führungsprozesse oben, Kernprozesse in der Mitte, unterstützende Prozesse unten. Unsere Landkarte folgt derselben Logik und nennt die Ebenen Steuerung, Wertschöpfung und Menschen. Kundenbetreuung und Mitarbeiterführung rechnen wir trotzdem zu den Kernprozessen, weil ein Dienstleister ohne sie nichts liefert, was er abrechnen kann.

Sieben Prozesse decken damit den ganzen Weg von der Akquise bis zur Liquidität ab und bleiben dennoch überschaubar. Wer zwanzig Prozesse definiert, verliert die Steuerbarkeit; wer drei definiert, übersieht entscheidende Hebel. Entscheidend ist weniger die Zahl der Werkzeuge als ihre Verbindung: Erst wenn jeder Prozess seine Daten aus demselben Bestand zieht, wird aus einer Sammlung von Tools ein Steuerungssystem.

Prozesslandkarte eines Dienstleisters: Steuerung, vier Prozesse der Wertschöpfung, zwei für die Menschen.

Drei Übersichten

Zwei weitere Wege durch teamspace

Dieselbe Software, anders sortiert: nach Funktion oder nach Branche.

Funktionen und Module

Die neun Module von teamspace im Überblick, von der Zeiterfassung bis zum Qualitätsmanagement.

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Lösungen für Ihre Branche

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Häufige Fragen zur Prozesssteuerung

Müssen wir alle sieben Prozesse gleichzeitig einführen?
Nein. Genau das ist der Vorteil des iterativen Vorgehens. Sie starten mit dem Prozess, bei dem der größte Hebel liegt, häufig Abrechnung oder Auslastung. Weitere Prozesse kommen schrittweise dazu. Daten und Konfigurationen wachsen mit, die Erweiterung ist keine Migration.
Welche Ziele verfolgen die sieben Kernprozesse?
Vertrieb: dauerhaft und regelmäßig gute und lukrative neue Aufträge gewinnen. Projektabwicklung: Projekte zuverlässig, termingerecht und profitabel liefern. Abrechnung: Leistung schnell und vollständig in Umsatz verwandeln. Kostensteuerung: Kosten und Liquidität jederzeit im Griff behalten. Kundenbetreuung: Kunden schnell, kompetent und wertorientiert betreuen. Mitarbeiterprozess: Kapazität, Kompetenzen und Motivation optimal steuern. Unternehmenssteuerung: das Unternehmen auf Basis aktueller Daten führen.
Was ist ein Reifegradmodell?
Ein Reifegradmodell beschreibt in Stufen, wie weit ein Prozess definiert, unterstützt und automatisiert ist. Das Modell von teamspace hat sechs Automatisierungslevel, von Level 0 (ungeplant) bis Level 5 (vollständig automatisiert), und wird für jeden der sieben Kernprozesse einzeln angewendet. So wird sichtbar, welcher Prozess den nächsten Schritt braucht.
Was ist der Reifegrad-Steckbrief?
Der Steckbrief hält zu einem Datum fest, auf welchem Level jeder der sieben Prozesse steht und welches Level als Nächstes ansteht. Wer ihn fortschreibt, zum Beispiel im jährlichen Audit-Workshop, sieht die Entwicklung des Unternehmens über die Jahre. Eine erste Fassung können Sie mit der Selbsteinschätzung selbst erstellen.
Was sind die sieben Kernprozesse eines Dienstleisters?
Vier Prozesse tragen die finanzielle Wertschöpfung: Vertrieb, Projektabwicklung, Abrechnung und Kostensteuerung. Zwei Prozesse tragen die Menschen: Kundenbetreuung und Mitarbeiterführung. Der siebte, die Unternehmenssteuerung, verdichtet die Daten der sechs operativen Prozesse zu einem Management-Dashboard mit acht Kennzahlen. Zusammen decken sie den Weg von der Akquise bis zur Liquidität ab.
Was bedeutet 'gemeinsames Datenmodell' konkret?
Ein Kunde existiert in teamspace genau einmal, mit identischer ID in CRM, Projekt, Ticket, Stunde und Rechnung. Ändert sich die Bezeichnung, ist sie überall sofort aktuell. Eine Stunde, die heute auf das Projekt gebucht wird, ist morgen Bestandteil der Auslastung, übermorgen Teil der Rechnung. Ohne CSV-Export.
Was ist eine Prozesslandkarte?
Eine Prozesslandkarte zeigt alle wesentlichen Prozesse eines Unternehmens auf einer Seite und ordnet sie in Ebenen: Führungsprozesse, Kernprozesse und unterstützende Prozesse. Für einen Dienstleister heißen die Ebenen bei teamspace Steuerung, Wertschöpfung und Menschen. Die Wertschöpfung läuft als Kette vom Kunden bis zum Geld: Vertrieb, Projektabwicklung, Abrechnung, Kostensteuerung.
Warum sieben Prozesse, nicht zehn oder zwanzig?
Sieben Prozesse decken die gesamte Wertschöpfungskette eines Dienstleisters von der Akquise bis zur Liquidität ab und bleiben dennoch überschaubar. Wer 20 Prozesse definiert, verliert die Steuerbarkeit, wer drei definiert, übersieht entscheidende Hebel. Die sieben Prozesse beantworten je eine zentrale Managementfrage und greifen sauber ineinander.
Wie messen wir den Reifegrad ehrlich, ohne uns selbst zu täuschen?
Die ehrliche Einschätzung ergibt sich nicht aus eingesetzter Software, sondern aus vier Fragen je Prozess: Werden alle relevanten Vorgänge erfasst, sind die Daten aktuell, sind die Bereiche integriert, automatisiert das System aktiv? Antworten Sie hier mit 'eher nein', liegt der Reifegrad meist eine Stufe tiefer, als Sie vermuten.
Wie passt das Automatisierungslevel-Modell in unseren ISO 9001 Kontext?
Sehr gut. Das Reifegrad-Modell ergänzt ISO 9001, indem es die Prozesssicht um einen quantitativen Entwicklungspfad erweitert. Sie können den aktuellen Level je Prozess in Audits dokumentieren, einen Zielzustand definieren und über die Zeit Fortschritte belegen. Das ist nachvollziehbarer als reine Beschreibungen.
Was kostet die Einführung eines integrierten Steuerungssystems?
Da die Einführung schrittweise erfolgt, gibt es keine pauschale Antwort. Wir besprechen im 30-minütigen Erstgespräch, welcher Prozess für Sie zuerst sinnvoll ist und welcher Aufwand realistisch dafür entsteht. Die Preise sind Jahres-Preise pro aktiviertem Nutzer und Monat. Buchbar sind außerdem halbjährliche (+10 %), quartalsweise (+15 %) oder monatliche (+20 %) Laufzeiten.

Erstgespräch

Welches Ziel ist Ihr erster Schritt?

Im 30-minütigen Erstgespräch ordnen wir Ihre sieben Prozesse einem Reifegrad zu und zeigen, wo das größte Potenzial liegt.