Wie bekommen wir dauerhaft und regelmäßig gute und lukrative neue Aufträge?
01Antwort aus dem Vertriebsprozess
Pipeline, Vertriebschancen und Forecast stehen in einer Sicht, jede Anfrage bleibt am Kontakt.
Zum VertriebsprozessKernprozesse sind die Abläufe, mit denen ein Unternehmen sein Geld verdient. Bei einem Dienstleister sind es sieben, und jeder verfolgt ein Ziel. Sie müssen nicht alle auf einmal angehen: Sie starten dort, wo es bei Ihnen am meisten zählt, und verbessern Ihr Unternehmen Prozess für Prozess.
Wie bekommen wir dauerhaft und regelmäßig gute und lukrative neue Aufträge?
01Antwort aus dem Vertriebsprozess
Pipeline, Vertriebschancen und Forecast stehen in einer Sicht, jede Anfrage bleibt am Kontakt.
Zum VertriebsprozessWie liefern wir Projekte zuverlässig, termingerecht und profitabel?
02Antwort aus dem Projektabwicklungsprozess
Soll-Ist und Projektmarge sind tagesaktuell, nicht erst beim Abschluss.
Zum ProjektabwicklungsprozessWie verwandeln wir Leistung schnell und vollständig in Umsatz?
03Antwort aus dem Abrechnungsprozess
Gebuchte Stunden landen auf der Rechnung, ohne dass jemand sie abtippt.
Zum AbrechnungsprozessWie behalten wir Kosten und Liquidität jederzeit im Griff?
04Antwort aus dem Kostensteuerungsprozess
Kosten, Deckungsbeiträge und Liquiditätsplanung laufen tagesaktuell zusammen.
Zum KostensteuerungsprozessWie betreuen wir Kunden schnell, kompetent und wertorientiert?
05Antwort aus dem Kundenbetreuungsprozess
Anfragen werden nach Kundenwert priorisiert, die SLA-Restzeit steht als Ampel am Ticket.
Zum KundenbetreuungsprozessWie steuern wir Kapazität, Kompetenzen und Motivation optimal?
06Antwort aus dem Mitarbeiterprozess
Verfügbarkeit, Skills und Auslastung stehen nebeneinander, bevor Sie jemanden einplanen.
Zum MitarbeiterprozessWie führen wir das Unternehmen auf Basis aktueller Daten?
07Antwort aus der Unternehmenssteuerung
Acht Kennzahlen mit eigener Ampel in einem Management-Dashboard, gespeist aus allen Prozessen.
Zur UnternehmenssteuerungOb Beratung, IT-Dienstleister oder Planungsbüro: Das Geschäft läuft über dieselben Kernprozesse, vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung. teamspace bildet sie in einem System ab und macht jeden Prozess einzeln steuerbar. Wählen Sie unten den Bereich, der bei Ihnen gerade am meisten drückt.
Ein Dienstleister hat sieben Kernprozesse, und jeder verfolgt ein Ziel: Vertrieb, Projektabwicklung, Abrechnung und Kostensteuerung tragen die Wertschöpfung, Kundenbetreuung und Mitarbeiterprozess die Menschen, die Unternehmenssteuerung führt alle sechs zusammen.
Eine Prozesslandkarte zeigt diese Prozesse auf einen Blick, in drei Ebenen: oben die Steuerung, in der Mitte die Wertschöpfung vom Kunden bis zum Geld, unten die Prozesse, die sie tragen.
Niemand muss alle sieben auf einmal verbessern. Sie beginnen mit dem Prozess, dessen Ziel heute am meisten zählt, und nehmen sich danach den nächsten vor.
Wie weit ein Prozess ist, zeigt ein Reifegradmodell mit sechs Automatisierungsleveln, von ungeplant bis vollständig automatisiert.
Der Reifegrad-Steckbrief hält zu einem Datum fest, wo jeder Prozess steht und welches Level als Nächstes ansteht. Fortgeschrieben zeigt er die Entwicklung über die Jahre. Die Einschätzung können Sie selbst machen oder mit uns im Erstgespräch.
Sieben Prozesse, sieben Ziele
Die Ziele sind die Fragen, die ein Dienstleister auf Dauer beantworten muss. Welches davon gerade am meisten zählt, bestimmt, wo Sie anfangen.
01 · Vertriebsprozess
Die Antwort in teamspace
Der Vertriebsprozess führt Pipeline, Vertriebschancen, Aktivitäten und ABC-Klassifizierung in einem System. Jede Anfrage bleibt am Kontakt, der Forecast entsteht aus den Chancen statt aus dem Bauchgefühl.
Woran Sie den Fortschritt sehen: Auftragseingang und Pipelinewert im Management-Dashboard.
Diese Module tragen den Prozess
02 · Projektabwicklungsprozess
Die Antwort in teamspace
Der Projektabwicklungsprozess hält Plan, Stunden und Marge tagesaktuell zusammen und meldet die Abweichung früh, statt sie erst im Abschluss zu zeigen.
Woran Sie den Fortschritt sehen: Projektprofitabilität und Soll-Ist je Projekt, jeden Tag.
Diese Module tragen den Prozess
03 · Abrechnungsprozess
Die Antwort in teamspace
Der Abrechnungsprozess verbindet Leistungserfassung, Abrechnungsregeln und Rechnungsstellung. Gebuchte Stunden landen auf der Rechnung, ohne dass jemand sie abtippt, und die Umsatzprognose zeigt, was noch kommt.
Woran Sie den Fortschritt sehen: Umsatz (Ist) und Umsatzforecast.
Diese Module tragen den Prozess
04 · Kostensteuerungsprozess
Die Antwort in teamspace
Der Kostensteuerungsprozess führt Fixkosten, Projektkosten, Deckungsbeiträge und Liquiditätsplanung zusammen. Jeder Aufwand landet tagesaktuell am Projekt, jeder Beleg läuft durch eine Freigabe, bevor er zur Zahlung geht.
Woran Sie den Fortschritt sehen: Liquidität und Deckungsbeitrag je Projekt.
Diese Module tragen den Prozess
05 · Kundenbetreuungsprozess
Die Antwort in teamspace
Der Kundenbetreuungsprozess priorisiert Anfragen nach Kundenwert statt nach Lautstärke. Tickets, SLA und Kommunikation stehen in einer Sicht, eine drohende SLA-Verletzung wird gewarnt, nicht versteckt.
Woran Sie den Fortschritt sehen: Zugesagte Reaktions- und Lösungszeiten werden gemessen, nicht nur vereinbart.
06 · Mitarbeiterprozess
Die Antwort in teamspace
Der Mitarbeiterprozess verbindet Verfügbarkeit, Skills, Auslastung und Vergütung, damit die richtigen Menschen an den passenden Projekten arbeiten.
Woran Sie den Fortschritt sehen: Mitarbeiterauslastung und Umsatz pro Kopf.
07 · Unternehmenssteuerung
Die Antwort in teamspace
Die Unternehmenssteuerung verdichtet die Daten der sechs operativen Prozesse zu acht Kennzahlen in einem Cockpit für die Geschäftsleitung, jede mit Leitfrage und eigener Ampellogik.
Woran Sie den Fortschritt sehen: Alle acht Kennzahlen, jede mit eigener Ampel.
Welches Ziel zählt bei Ihnen gerade am meisten? Selbst einschätzen oder im Erstgespräch gemeinsam.
Individuell starten
Ein ganzes Unternehmen auf einen Schlag umzubauen, gelingt selten. Das prozessorientierte Vorgehen teilt die komplexe Aufgabe deshalb auf: Jeder der sieben Prozesse wird einzeln betrachtet und verbessert. In der Summe wird das Unternehmen als Ganzes steuerbarer und wirtschaftlicher, ohne dass jemand alles gleichzeitig stemmen muss.
Das geschieht nach und nach, nicht als Big-Bang. Sie beginnen dort, wo der Hebel am größten ist, und das Tagesgeschäft läuft die ganze Zeit weiter. So bindet die Einführung das Unternehmen nicht über drei bis sechs Monate, sie bleibt ein kontrollierbarer Schritt nach dem anderen, und Sie verbauen sich nichts für später.
Dabei weiß jeder, wo er steht. Jedes Unternehmen führt seinen eigenen Steckbrief, der zu einem Datum festhält, wie weit jeder Prozess heute unterstützt wird und welches Level als Nächstes ansteht. Über die Automatisierungslevel sehen Sie jederzeit den aktuellen Stand und den nächsten möglichen Schritt. Wie eng wir diesen Weg begleiten, entscheiden Sie: mal intensiv, mal ruhiger, je nachdem, was sonst gerade ansteht.
Reifegrad-Steckbrief
Beispiel, Stufe je Prozess
2026: Standort bestimmt
Jeder Prozess hat seine Stufe. Jetzt wird entschieden, welches Ziel zuerst dran ist.
2027: Fokus gesetzt
Wie verwandeln wir Leistung schnell und vollständig in Umsatz?
Wie liefern wir Projekte zuverlässig, termingerecht und profitabel?
2028: Nächster Schritt
Wie bekommen wir dauerhaft und regelmäßig gute und lukrative neue Aufträge?
Wie behalten wir Kosten und Liquidität jederzeit im Griff?
2029: Weiter entwickelt
Wie steuern wir Kapazität, Kompetenzen und Motivation optimal?
Wie führen wir das Unternehmen auf Basis aktueller Daten?
Der Weg über die Prozesse
Kein Projekt mit Enddatum, sondern ein Kreislauf: Standort bestimmen, ein Ziel wählen, eine Stufe weiterkommen, festhalten, und dann der nächste Prozess.
Reifegrad
Jeder der sieben Prozesse bekommt seine Stufe auf dem Reifegradmodell, festgehalten im Steckbrief.
Fokus
Sie wählen den Prozess, dessen Ziel heute am meisten zählt, meist dort, wo der Hebel am größten ist.
Umsetzen
Der Prozess geht eine Stufe höher, in kleinen, kontrollierbaren Schritten. Das Tagesgeschäft läuft weiter.
Festhalten
Der neue Stand kommt in den Steckbrief, mit Datum. So wird die Entwicklung über die Jahre sichtbar.
Weiter
Der nächste Prozess kommt dazu. Daten und Konfiguration wachsen mit, nichts wird verbaut.
Standortbestimmung
Im Erstgespräch gehen wir Ihre Prozesse durch, ordnen den dringlichsten ein und benennen den größten Hebel.
Reifegradmodell
Ein Reifegradmodell beschreibt in Stufen, wie weit ein Prozess definiert, unterstützt und automatisiert ist. Nicht jedes Unternehmen kann sofort vollständig automatisierte Prozesse erreichen. Wir bewerten jeden Prozess auf einem Sechs-Stufen-Modell, das den realistischen Entwicklungspfad sichtbar macht.
Prozesse sind nicht definiert. Aktivitäten laufen ad hoc. Erfolg hängt am Engagement einzelner Personen.
Einzelne Aufgaben werden strukturiert ausgeführt, aber ohne Systemunterstützung. Excel-Listen sind die Regel.
Prozesse sind beschrieben und werden systematisch angewendet. Die Daten liegen noch verteilt vor.
Software unterstützt Prozesse aktiv. Erste Auswertungen, Dashboards und Forecasts sind möglich.
Auswertungen, Erinnerungen und Übergaben laufen weitgehend automatisch. Integration zwischen Prozessen ist vorhanden.
Prozesse laufen nahezu vollständig automatisch. Priorisierung, Forecasts und Eskalationen erfolgen systemgestützt in Echtzeit.
Reifegrad-Check
Viele Unternehmen überschätzen ihren Reifegrad. 'Wir haben ein CRM' oder 'wir haben Reports' sagt noch nichts über die tatsächliche Steuerbarkeit. Diese vier Fragen helfen, ehrlich einzuschätzen, wo ein Prozess steht.
Werden alle relevanten Vorgänge systematisch erfasst, oder nur die, an die jemand gerade gedacht hat?
Sind die Daten jederzeit aktuell und belastbar, oder spiegeln sie den Stand vom letzten Monat?
Sind Vertriebschancen, Aktivitäten, Projekte, Stunden und Rechnungen miteinander verknüpft, oder leben sie in getrennten Tools?
Unterstützt das System aktiv durch Forecasts, Erinnerungen und Priorisierung, oder muss alles manuell geprüft werden?
Standortbestimmung
Jedes Unternehmen bekommt seinen eigenen Steckbrief. Er hält zu einem Datum fest, wie weit jeder Prozess heute unterstützt wird und welches Level als Nächstes erreicht werden soll. So sehen Sie jederzeit, wo Sie stehen und was noch möglich ist.
Vertriebsprozess
Projektabwicklung
Abrechnung
Kostensteuerung
Kundenbetreuung
Mitarbeiter
Unternehmenssteuerung
Langfristig arbeiten
Ein Steckbrief nützt wenig, wenn ihn nie jemand fortschreibt. Einen passenden Anlass dafür gibt es bereits: den Audit-Workshop, vier Stunden remote, einmal im Jahr. Er deckt mehr ab als die Prozesse, und die Standortbestimmung ist einer der Bausteine, die Sie darin wählen können. Wer sie mitnimmt, schätzt die sieben Prozesse selbst ein, wir ordnen die Einschätzung anhand dessen ein, was wir bei vergleichbaren Häusern sehen. Am Ende steht eine Seite Papier: Ist-Stand je Prozess, nächster Schritt, und was er voraussetzt.
Der Workshop ist im Standard- und Premium-Support enthalten, einmal pro Jahr. Mit Basis-Support ist er ebenfalls buchbar und wird dann nach Aufwand abgerechnet. Ein Zwang ist weder der Workshop noch die Standortbestimmung darin: Wer die Software einfach nur nutzen möchte, kann das tun.
Für viele ist genau das der Unterschied zu anderen Systemen. Module kann man vergleichen und irgendwann kopieren. Eine Software, die Ihnen einmal im Jahr sagt, wo Ihr Unternehmen steht und was der nächste sinnvolle Schritt wäre, ist etwas anderes als eine Funktionsliste.
Die Akzeptanz war von Anfang an hoch und ist hoch geblieben.
Ida Kaiser, Geschäftsführerin, B.B.S.M. mbH

Ein Datenmodell
Eine Frage lässt sich nur verlässlich beantworten, wenn die Daten dahinter zusammenpassen. In teamspace hängt jede Information am selben Vorgang: Aus dem Angebot wird das Projekt, aus der Stunde die Rechnung, aus dem Ticket die Abrechnung.
CRM
Der Kunde nimmt das Angebot an. Daraus wird automatisch ein Projekt.
Projektmanagement
Das Projekt startet mit Budget und Team. Jede gebuchte Stunde läuft gegen das Budget.
Zeiterfassung
Erfasste Stunden landen am Projekt und werden zur Rechnungsbasis, ohne CSV-Export.
Rechnungssoftware
Die gebuchten Stunden stehen auf der Rechnung, niemand tippt sie ab. Auf Wunsch geht sie als ZUGFeRD oder XRechnung raus.
Ticketsystem
Ob über das Kundenportal, Outlook oder einen Teams-Anruf: Die Anfrage landet als Ticket im Service Desk.
Ticketsystem
Service-Tickets erfassen den Aufwand direkt, eine zweite Zeitliste braucht es nicht.
Rechnungssoftware
Der Aufwand wird gegen das Stundenkontingent verrechnet oder berechnet.
Woran Sie die Ziele messen
Über den sechs operativen Prozessen liegt eine Steuerungsebene. Sie verdichtet deren Daten zu acht Kennzahlen, jede mit einer Leitfrage und einer eigenen Ampellogik. Nicht die einzelne Zahl entscheidet, sondern ihr Zusammenspiel.
Wie entwickelt sich der zukünftige Umsatz?
Wie viel Potenzial liegt im Vertrieb?
Wie läuft das Geschäft aktuell?
Wohin läuft der Umsatz?
Verdienen wir an unseren Projekten?
Nutzen wir Ressourcen optimal?
Wie produktiv ist das Unternehmen?
Sind wir finanziell stabil?
Prozesslandkarte
Ein Dienstleister verdient sein Geld, indem er Zeit und Expertise verkauft. Sieben Prozesse bilden diese Wertschöpfung vollständig ab. Der Vertrieb gewinnt die Aufträge, die Projektabwicklung liefert sie, die Abrechnung verwandelt geleistete Arbeit in Umsatz, die Kostensteuerung sichert die Marge. Kundenbetreuung und Mitarbeiterführung halten die Menschen auf beiden Seiten der Leistung. Und die Unternehmenssteuerung führt die sechs operativen Prozesse zu einer Sicht für die Geschäftsleitung zusammen.
Im Prozessmanagement zeichnet man das als Prozesslandkarte mit drei Ebenen: Führungsprozesse oben, Kernprozesse in der Mitte, unterstützende Prozesse unten. Unsere Landkarte folgt derselben Logik und nennt die Ebenen Steuerung, Wertschöpfung und Menschen. Kundenbetreuung und Mitarbeiterführung rechnen wir trotzdem zu den Kernprozessen, weil ein Dienstleister ohne sie nichts liefert, was er abrechnen kann.
Sieben Prozesse decken damit den ganzen Weg von der Akquise bis zur Liquidität ab und bleiben dennoch überschaubar. Wer zwanzig Prozesse definiert, verliert die Steuerbarkeit; wer drei definiert, übersieht entscheidende Hebel. Entscheidend ist weniger die Zahl der Werkzeuge als ihre Verbindung: Erst wenn jeder Prozess seine Daten aus demselben Bestand zieht, wird aus einer Sammlung von Tools ein Steuerungssystem.
Drei Übersichten
Dieselbe Software, anders sortiert: nach Funktion oder nach Branche.
Die neun Module von teamspace im Überblick, von der Zeiterfassung bis zum Qualitätsmanagement.
Mehr erfahrenWie teamspace zu Beratungen, IT-Dienstleistern, Systemhäusern, Agenturen und Planungsbüros passt.
Mehr erfahrenErstgespräch
Im 30-minütigen Erstgespräch ordnen wir Ihre sieben Prozesse einem Reifegrad zu und zeigen, wo das größte Potenzial liegt.