Reines Rechnungsprogramm
- Rechnung wird von Hand getippt
- Stunden per Excel übertragen
- Mahnungen laufen sporadisch
- Marge erst im Nachhinein bekannt
Rechnungssoftware für die effiziente Abrechnung von Projekten, Zeiten und Lizenzen
Erstellen Sie professionelle Rechnungen in Minuten – automatisiert, rechtssicher und perfekt integriert in Ihre Geschäftsprozesse.
Die teamspace-Rechnungssoftware bündelt Angebote, Aufträge und Rechnungen in einem durchgängigen Workflow.
Alle Daten stammen direkt aus CRM, Projekten und der Zeiterfassung, ganz ohne manuelle Schritte oder externe Schnittstellen. Vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung bleibt alles in einem System.
- In wenigen Klicks vom Angebot zur Rechnung
- Wiederkehrende Rechnungen automatisiert
- E-Rechnung in beide Richtungen: ZUGFeRD und XRechnung
Definition
Was ist eine Rechnungssoftware?
Eine Rechnungssoftware erstellt, versendet, archiviert und verwaltet Angebote, Aufträge, Rechnungen und Mahnungen digital. Anders als ein reines Rechnungsprogramm ist eine integrierte Rechnungssoftware cloudbasiert, mehrbenutzerfähig und mit Vertrieb, Projekt, Zeiterfassung und Buchhaltung verbunden. Wer damit Aufträge und Rechnungen schreibt, verwaltet an derselben Stelle die offenen Posten, die wiederkehrenden Belege und die Mahnstufen. In teamspace entsteht die Rechnung deshalb aus dem Auftrag und den freigegebenen Stunden, nicht aus einer zweiten Tabelle.
Abrechnungszentrale
Der Auftrag sagt der Rechnungssoftware, was abrechenbar ist.
Gebuchte Stunden, Pauschalen und Reisekosten sammeln sich am Auftrag. Sobald die Bedingung steht, schaltet er die Position auf fällig, ohne dass jemand die Rechnung von Hand zusammensucht.
StammdatenPositionenAbrechnungHistorie
Datenschutz-Mandat
20250017 · Große Marke GmbH
Position · Abrechnungsart Abrechenbar
- 1.000,00 €
Schulung vor Ort
Festpreis
- 120,00 €
Grundgebühr Datenschutz
Zeitdauer
- 240,00 €
Beratung Datenschutz
Aufwand · 2 h
- ausstehend
Reisekosten
wartet auf Freigabe
Jetzt abzurechnen
1.360,00 €
Vom Angebot zur Zahlung
In der Rechnungssoftware führt ein Weg vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung.
Fünf Schritte aus der Faktura. Jeder Beleg entsteht aus dem vorigen; Adresse, Positionen und Layout wandern mit, niemand legt etwas zweimal an.
- 1
Angebot erstellen und nachfassen
Ein Angebot entsteht aus dem Artikelstamm, mit Preisliste, Optionen und Rabatten. Der Status bleibt sichtbar, und das Modul Nächste Schritte erinnert ans Nachfassen, solange keine Antwort da ist.
- 2
Auftrag aus dem Angebot
Aus dem akzeptierten Angebot wird per Klick der Auftrag, die Positionen kommen mit. Der Auftrag ist zugleich die Abrechnungszentrale: hier liegen Zahlungsplan, Abrechnungsregeln und der Status pro Position.
- 3
Leistung erfassen
Aus den Auftragspositionen entstehen Arbeitspakete im Projekt. Stunden werden im Browser oder als Web-App gebucht, Pauschalen und Reisekosten kommen aus dem Projekt dazu.
- 4
Rechnung oder E-Rechnung
Der Auftrag zeigt die abrechenbaren Positionen, die Rechnung entsteht mit einem Klick. Je nach Einstellung als PDF, als ZUGFeRD oder als XRechnung. Wiederkehrende Rechnungen laufen im eingestellten Takt.
- 5
Zahlung und Mahnwesen
Offene Posten sortieren sich nach Status, Farbpunkte zeigen den Zahlungs-Zustand. Mahnstufen gehen mit Frist und Text raus, nach Freigabe oder automatisch.
Abrechnungsarten
Jede Position bekommt ihre eigene Abrechnungsart.
Aufwand, Festpreis oder Zeitdauer: die Art bestimmt, wie eine Position abrechnet. Ein Auftrag mischt sie in einem Beleg.
Position · Beratung
Auftrag 20250017
Aufwand Festpreis Zeitdauer
gebuchte Zeit 142 h × 95 €
Position 13.490,00 €
unabhängig von der Zeit pauschal
Position 1.000,00 €
regelmäßig, je Periode monatlich
Position 120,00 € / Monat
Einordnung
Eine Rechnungssoftware kann mehr als ein reines Rechnungsprogramm.
teamspace
- Rechnung entsteht aus dem Auftrag
- Freigegebene Stunden fließen automatisch zu
- Mahnwesen läuft nach Freigabe selbst
- Marge tagesaktuell am selben Auftrag
Automatisierungsgrad
Sie rechnen erst von Hand ab und automatisieren die Faktura Schritt für Schritt.
Sie müssen die Rechnungssoftware nicht am ersten Tag voll automatisieren. Sie beginnen mit dem manuellen Weg und erhöhen den Automatisierungsgrad genau dann, wenn Ihre Abläufe so weit sind, im selben System und ohne Wechsel auf ein anderes Programm.
- 1
Stufe 1 · Manuell
Sie erstellen die Rechnung aus dem Auftrag, wenn es passt.
Der Auftrag zeigt die abrechenbaren Positionen, Sie prüfen und lösen die Rechnung mit einem Klick aus. So schlank wie ein reines Rechnungsprogramm, nur ohne das Abtippen aus einer zweiten Tabelle.
Rechnung aus dem AuftragPDF versenden - 2
Stufe 2 · Regeln und Vorlagen
Regeln übernehmen die wiederkehrende Abrechnung.
Zuordnungsregeln legen freigegebene Stunden auf die richtige Position, wiederkehrende Rechnungen laufen im gebuchten Takt, und das Mahnwesen arbeitet seine Stufen nach Freigabe selbst ab.
Wiederkehrende RechnungenZuordnungsregelnMahntreppe - 3
Stufe 3 · Durchgängig
Die Abrechnung läuft vom Auftrag bis in die Buchhaltung durch.
Aus dem Auftrag entsteht die E-Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung, eingehende Belege werden am Barcode-Symbol erkannt, und der DATEV-Buchungsdatenservice übergibt die Buchungen als Cloud-API. Vom Beleg bis in die Buchhaltung ohne Zwischenschritt.
E-RechnungEingangsrechnungenDATEV-Buchungsdatenservice
Belegüberblick
Der Belegüberblick sammelt jeden Beleg nach Status.
In der Rechnungssoftware liegen Angebote, Aufträge, Rechnungen und Mahnungen an einer Stelle, gefiltert nach Zustand. Wer Belege der Kollegen sehen darf, hat das ganze Haus im Blick, nicht nur die eigene Liste.
- Ein Überblick für Angebot, Auftrag, Rechnung, Brief, Bestellung und Eingangsrechnung.
- Zusammenfassung nach Status links: was offen ist, was zur Prüfung liegt, was fällig wird.
- Belege der Kollegen sind mit der passenden Berechtigung einsehbar, nicht hinter einzelnen Postfächern versteckt.
Belegüberblick
Meine Belege
Eingang
12
Angebote
8
Aufträge
34
Rechnungen
5
Offen
Beleg · OrganisationStatusNetto
Große Marke GmbH Auftrag · 20250017 100.000 €
Agentur Riesig Rechnung · 20260042 4.760 €
IngBüro Stark Angebot · 20260040 12.840 €
Heyer Plan AG Mahnung · 20260039 5.760 €
Offene Forderung 48.260 €
Zuordnung
Gebuchte Stunden landen auf der richtigen Position.
Acht Regeln in der Rechnungssoftware entscheiden, welche Zeitbuchung zu welcher Position gehört. Priorität, Bearbeiter, Rubrik oder Zeitraum sortieren die Stunden, bevor die Rechnung entsteht.
- Acht Zuordnungsregeln je Position: Priorität, Bearbeiter, Rubrik und Bereich, maximale Zeit, Von-Bis-Zeitraum und mehr.
- Freigegebene Stunden gehen mit dem vereinbarten Satz in die Position, nicht jede erfasste Minute.
- Projektzeit-Splitting teilt Stunden auf, wenn eine Position eine Obergrenze hat.
- Aus dem Auftrag wird die Rechnung erzeugt, sobald die Stunden zugeordnet sind.
Verrechenbare Zeiten
Positionen
Regeln
KW 20 · Projekt Müller
freigegeben Bearb.RubrikStd.Position
AB Beratung 5h 50 → Beratung
CD Schulung 8h 00 → Schulung
AB Reise 1h 20 → Beratung
Acht Regeln sortieren, bevor die Rechnung entsteht
Wiederkehrend
Wartungen rechnen sich Monat für Monat selbst.
Wartung, Abo und Servicekosten laufen über Zeitdauer-Positionen. teamspace stellt die Rechnung im gebuchten Takt, monatlich, quartalsweise oder jährlich.
- Zeitdauer-Positionen rechnen automatisch im eingestellten Intervall, ohne dass jemand an den Termin denkt.
- Serien-Verträge verlängern sich nach Frist, lassen sich pausieren, kündigen oder als fertig markieren.
- Preisänderungen greifen erst zur nächsten Periode, nicht rückwirkend.
- Das System warnt, wenn eine nachträgliche Preisänderung einen Abrechnungsfehler auslösen würde.
Serienvertrag
Positionen
Verlängerung
Zeitdauer-Position · Wartung
monatlich Mai 2026 120,00 €
Juni 2026 120,00 €
Juli 2026 120,00 €
Preisänderung gilt ab nächster Periode
Zielgruppen
Für diese Dienstleister ist die Rechnungssoftware gebaut.
Dienstleister, die Leistungen verkaufen statt Produkte, branchenübergreifend.
IT-Dienstleister
Wartungsverträge im Monatstakt, Aufwand und Festpreis im selben Beleg. Eingehende E-Rechnungen mit einem Klick übernommen.
BranchenseiteUnternehmensberatungen
Honorarrechnung nach Beratertagen und Senioritätssatz, Reisekosten je Kunde. Am Monatsende eine Sammelrechnung statt loser Einzelbelege.
BranchenseiteIT-Systemhaus
Servicepauschalen, SLA-Stunden und Lizenzen rechnen sich im gebuchten Takt selbst ab. Kein vergessener Abrechnungslauf.
BranchenseiteArchitektur- und Ingenieurbüros
Abschlagsrechnungen nach Leistungsstand, Pauschal- und Aufwandsverträge. Nachträge bleiben am Projekt dokumentiert.
BranchenseiteAgenturen
Etats abrechnen, Freelancer-Kosten weiterberechnen. Abschlags- und Schlussrechnung je Kampagne, sauber getrennt.
Branchenseite„Ich spare viel Zeit beim Rechnungen schreiben."
„Sowohl im Support als auch in der Projektierung haben Mitarbeiter Einsicht in Aufträge und Rechnungen. Das war vorher nicht möglich."
Case Study
Eine IT-Agentur ersetzt die Excel-Übertragung.
Hypothetisches Praxisbeispiel zur Veranschaulichung der Wirkungsweise. Konkrete Werte hängen von Ausgangslage, Branche und Umsetzung ab und werden nicht garantiert. Ein typischer Anwendungsfall: eine IT-Agentur mit 28 Mitarbeitenden, getrennte Zeiterfassung, Excel-Listen und ein separates Rechnungsprogramm.
Ausgangssituation
Stunden wurden monatlich exportiert, in Excel aufbereitet und ins Rechnungsprogramm übertragen. Dabei gingen Buchungen verloren, der Rechnungslauf zog sich über Tage, und Mahnungen liefen nur sporadisch. Außenstände wuchsen, weil niemand die offenen Posten an einem Ort sah.
Lösung
In der Rechnungssoftware landen Stunden, Pauschalen und Reisekosten direkt am Auftrag. Der Auftrag zeigt, was abrechenbar ist, und stellt daraus die Rechnung zusammen. ZUGFeRD und XRechnung gehen ohne Umschalten raus, das mehrstufige Mahnwesen läuft nach Freigabe von selbst.
1 Klick
von freigegebenen Stunden zur Rechnung
−12 Tage
kürzere Außenstandsdauer, das Mahnwesen läuft nach Freigabe selbst
~4 %
zuvor verlorene Buchungen, jetzt auf der Rechnung
E-Rechnung
E-Rechnungen gehen raus und kommen herein.
Beim Versand entstehen ZUGFeRD-PDF und XRechnung-XML, je nach Einstellung. Eine eingehende E-Rechnung erkennt teamspace am Barcode-Symbol im Mail-Anhang und macht daraus mit einem Klick eine Eingangsrechnung mit ausgelesenen Daten.
Ausgang · Rechnung versendet
RE-2026-0042 4.760,00 €
Beim Versand entsteht
ZUGFeRD · PDF
XRechnung · XML
Leitweg-ID für Behörden 991-12345-67
Eingang · Anhang erkannt
E-Rechnung im Anhang
per Barcode markiert
Eingangsrechnung ausgelesen
fällig 14 Tage 2.380,00 €
Mahnwesen
Das Mahnwesen treibt offene Rechnungen ein.
In der Rechnungssoftware sortieren sich offene Posten nach Offen, Fällig und Überfällig. Bleibt die Zahlung aus, klettert die Forderung vier Stufen hoch, jede mit eigener Frist, Gebühr und Text.
RE-2026-0042
offene Forderung
Stufe 1
Zahlungserinnerung
Frist +7 Tage
Gebühr 0,00 €
Stufe 2
Mahnstufe 1
Frist +14 Tage
Gebühr 5,00 €
Stufe 3
Mahnstufe 2
Frist +21 Tage
Gebühr 10,00 €
Stufe 4
Inkasso
Frist Übergabe
Gebühr nach Aufwand
Pro Stufe lassen sich Frist, Gebühr, Sachbearbeiter und Text einstellen. Der Lauf geht automatisch oder nach Freigabe.
Controlling
Die Rechnungssoftware zeigt, ob der Auftrag seine Marge hält.
Die Fakturaanalyse zeigt offene Forderungen und abrechenbare Beträge tagesaktuell. Die Nachkalkulation stellt Plan, Projekt-Ist und Rechnung nebeneinander, am selben Auftrag, ohne zweite Tabelle.
Fakturaanalyse Nachkalkulation Einnahmen
Große Marke GmbH · Mai 2026
tagesaktuellOffene Forderung
48.260 €
Abrechenbar offen
12.840 €
Marge Ø
+ 11 %
Nachkalkulation · Mandat Große Marke
Plan 76.520 €
Projekt-Ist 71.300 €
Berechnet 74.900 €
aus Auftrag, Projekt und Rechnung im Plan
Vergleich
Die Rechnung steht am Ende einer Kette.
Wo sich eine Rechnungssoftware mit Auftrag, Projekt und Zeit von einem reinen Rechnungsprogramm unterscheidet.
Funktion
Klassisches Rechnungsprogramm
teamspace
Angebote, Aufträge und Rechnungen
E-Rechnung empfangen und versenden
teils
Stunden direkt aus der Zeiterfassung
Auftrag als Abrechnungszentrale
Wiederkehrende Rechnungen
begrenzt
Mehrstufiges Mahnwesen
manuell
automatisiert
Eingangsrechnungen mit DATEV-Buchungsdatenservice
teils
enterprise
HOAI über Basiswert und Prozent-Positionen
Nachkalkulation Plan, Ist und Rechnung
Eigene Layouts und Nummernkreise je Niederlassung
Hosting im ISO-27001-Rechenzentrum in Frankfurt
variiert
Funktionsumfang
Was die Rechnungssoftware abdeckt.
Sechs Bereiche aus dem Finanzmodul. Eingangsrechnungen, DATEV-Schnittstelle und der Online-Banken-Abgleich gehören zur Enterprise-Edition.
Angebote und Aufträge
- Belegtypen Angebot, Auftrag, Rechnung, Brief, Bestellung
- Vom Angebot zum Auftrag mit einem Klick
- Bereiche, Alternativ- und Optional-Positionen im Angebot
- Fünf Abrechnungsmodi pro Auftrag
- Zahlungsplan mit Abschlag, Prozent, Position, Endrechnung
- Nachkalkulation: Plan, Projekt-Ist und Rechnung im Vergleich
Rechnungen und E-Rechnung
- Rechnung aus den abrechenbaren Auftragspositionen
- Drei Abrechnungsarten: Aufwand, Festpreis, Zeitdauer
- Wiederkehrende Rechnungen über Zeitdauer-Positionen
- ZUGFeRD und XRechnung versenden und empfangen
- Leitweg-ID pro Empfänger für Behörden
- Rechnungs-Storno und Rechnungskorrektur
Mahnwesen und Zahlungen
- Status Offen, Fällig, Überfällig mit Farbpunkten
- Mehrstufiges Mahnwesen mit Frist, Gebühr und Text
- Mahnlauf automatisch oder nach Freigabe
- Online-Banken-Abgleich der Zahlungseingänge (enterprise)
Eingangsrechnungen und DATEV
- Digitale Belegerfassung per Foto oder Drag-and-Drop (enterprise)
- Texterkennung optional über die Google-Vision-API
- DATEV-zertifizierter Buchungsdatenservice, Cloud-API (enterprise)
- Reisekostenabrechnung mit Verpflegungspauschalen
Preise und Layouts
- Artikelstamm, Preislisten und Währungen
- Staffelpreise, Mengenrabatte und Mengengerüste
- Layouts im Corporate Design des Kunden
- Eigene Rechnungslayouts und Nummernkreise je Niederlassung
- Layouts und Preislisten selbst verwalten (enterprise)
Anschluss und Sicherheit
- Modul Nächste Schritte mit Offenen Punkten, Mails, Web-Hooks
- REST-API mit eigener Zugangsberechtigung
- Elektronische Signatur über Skribble und Scrive
- GoBD-Modus auf Wunsch aktivierbar
Welche Edition die Rechnungssoftware mitbringt.
Die Faktura beginnt in der office-Edition. Eingangsrechnungen, DATEV-Buchungsdatenservice und der Banken-Abgleich gehören zur enterprise-Edition. Die angezeigten Preise sind Jahres-Preise pro Nutzer und Monat.
| Funktion | light 7 € | office 19 € | enterprise 24 € |
|---|---|---|---|
| Angebote, Aufträge, Rechnungen | |||
| Angebote, Aufträge, Rechnungen, Briefe, Bestellungen | — | ✓ | ✓ |
| Fünf Abrechnungsmodi pro Auftrag | — | ✓ | ✓ |
| ZUGFeRD und XRechnung versenden | — | ✓ | ✓ |
| Wiederkehrende Rechnungen über Zeitdauer-Positionen | — | ✓ | ✓ |
| Mehrstufiges Mahnwesen mit Frist, Gebühr und Text | — | ✓ | ✓ |
| Nachkalkulation: Plan, Projekt-Ist und Rechnung | — | ✓ | ✓ |
| Eigene Layouts und Nummernkreise je Niederlassung | — | ✓ | ✓ |
| Eingangsseite und Buchhaltung | |||
| Eingangsrechnungen und digitale Belegerfassung | — | — | ✓ |
| DATEV-Buchungsdatenservice (Cloud-API) | — | — | ✓ |
| Online-Banken-Abgleich der Zahlungseingänge | — | — | ✓ |
| Layouts und Preislisten selbst verwalten | — | — | ✓ |
In 15 Minuten
Gehen wir Ihre Abrechnungs-Strecke durch.
In dreißig Minuten schauen wir Ihre Strecke vom Angebot bis zum Zahlungseingang an und sagen, wo teamspace den größten Aufwand spart. Sie hören, wo sich der Wechsel lohnt und wo nicht.
Weitere Module
teamspace über die Rechnung hinaus.
Die Faktura sitzt zwischen Vertrieb, Projekt und Zeiterfassung. Acht weitere Module arbeiten auf denselben Stammdaten.
Zeiterfassung
- Projektzeit und Anwesenheit am Mitarbeiter
- Freigegebene Stunden gehen in die Abrechnung
- Stoppuhr, Browser, Web-App
Projektmanagement
- Aus dem Auftrag entsteht das Projekt
- Plan, Ist und Forecast pro Phase
- Pauschalen und Phasen in die Rechnung
CRM
- Organisation, Kontakt und Vorgang
- Adresse und Layout für den Beleg
- Angebot aus dem Vorgang
Service Desk
- Tickets gegen Stundenkontingent abrechnen
- SLA-Restzeit beeinflusst die Priorität
- Outlook-Add-in für Mail-zu-Ticket
HR-Software
- Reisekosten erfassen und abrechnen
- Provisionen aus Rohertrag oder Fixbetrag
- Interner Kostensatz für die Marge
Teamwork
- Boards, Wiki, Forum und Kalender
- Dateiablage mit Versionierung
- Microsoft-Teams-Integration optional
Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen wandern in die DATEV-Cloud.
In der Enterprise-Edition verwaltet die Rechnungssoftware auch den Rechnungseingang: Belege werden abfotografiert oder per Drag-and-Drop eingezogen, eine E-Rechnung wird am Barcode-Symbol im Mail-Anhang erkannt und wird zur Eingangsrechnung. Der DATEV-Buchungsdatenservice überträgt Rechnungen, Stornos, Eingangsrechnungen und Reisekosten als zertifizierte Cloud-API an DATEV Unternehmen online, kein CSV-Export.
E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht kommt in drei Stufen.
Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne ist ein strukturiertes Format wie die ZUGFeRD-Rechnung oder die XRechnung; ein PDF per Mail erfüllt das nicht. Die Rechnungssoftware beherrscht beide Formate für Versand und Empfang. Seit 2025 gilt im deutschen B2B-Geschäft die Empfangspflicht, ab 2027 die Versandpflicht über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle Unternehmen.
HOAI
HOAI-Honorar entsteht über Basiswert und Prozente.
Architektur- und Ingenieurbüros rechnen ihre Leistungsphasen über die Honorarordnung ab. Die Rechnungssoftware bildet das über zwei Positionstypen ab: ein Basiswert trägt die veranschlagten Gesamtkosten, jede Leistungsphase liegt als Prozent-Position darauf. Abgerechnet wird danach über denselben Auftrag wie jede andere Leistung, mit Abschlägen und Schlussrechnung.
Plattform
- 1999
- teamspace aus Darmstadt
- Frankfurt
- Hosting, Verarbeitung in der EU
- ab 19 €
- pro Nutzer/Monat, Faktura ab office
- 5 bis 250
- Mitarbeitende je Kunde
Integration
Die Rechnung zieht aus Zeit, Projekt, Kontakt.
Der eigentliche Hebel der Faktura liegt nicht im Beleg, sondern darin, woraus er entsteht. Eine Rechnung in teamspace setzt sich aus drei Quellen zusammen, die niemand abtippt.
- Aus den freigegebenen Stunden der Zeiterfassung, mit dem vereinbarten Satz und der richtigen Position.
- Aus dem Projekt, das die Pauschalen, Phasen und das Material trägt; aus dem Auftrag wurde es angelegt.
- Aus dem CRM, das Adresse, Ansprechpartner, Zahlungsbedingungen und Layout der Organisation liefert.
Die Nachkalkulation am Auftrag vergleicht danach Plan, Projekt-Ist und Rechnung. So lässt sich am Auftrag ablesen, ob die kalkulierte Marge auch in der Rechnung ankommt.
Sicherheit
Rechnungsdaten bleiben in Frankfurt am Main.
Rechnungsdaten sind sensibel: Konditionen, Margen, Forderungen. Die Rechnungssoftware verarbeitet sie ausschließlich in der EU, gehostet in zwei georedundanten, ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt am Main. Auf Wunsch lässt sich der GoBD-Modus aktivieren, der freigegebene Belege technisch unlöschbar macht und die Aufbewahrung über zehn Jahre erzwingt.
Migration
Der Umstieg läuft in der ersten Woche.
Eine Rechnungssoftware soll Reibung herausnehmen, nicht neue erzeugen. Am ersten Tag werden Firma, Logo und Stammdaten eingerichtet und eine Testrechnung geschrieben; in der ersten Woche kommen Bestandskunden, offene Aufträge und Artikel dazu, per Excel, CSV oder über die REST-API. Danach werden wiederkehrende Rechnungen, Mahnstufen und, in der Enterprise-Edition, der DATEV-Buchungsdatenservice scharfgeschaltet.
Angebote
Kein Angebot bleibt ohne Nachfassen liegen.
Vertrieb scheitert selten am ersten Angebot, sondern am vergessenen zweiten Kontakt. Die Rechnungssoftware hält alle Angebote nach Status in einer Übersicht, legt beim Validieren automatisch einen Nachfass-Punkt mit Frist an und macht aus dem akzeptierten Angebot per Klick den Auftrag.
Vorlagen
Belege erscheinen in Ihrem Corporate Design.
Angebot, Rechnung und Mahnung sollen aussehen, als kämen sie aus einem Haus. Die Rechnungssoftware legt die Layouts im Corporate Design des Kunden an, einmal erstellt und für alle Belegtypen gültig. Artikelstamm und Preislisten füllen die Positionen, mit Staffelpreisen, Mengenrabatten und eigener Preisliste pro Kunde.
Niederlassungen
Jeder Standort rechnet unter eigenem Namen ab.
Wer an mehreren Standorten arbeitet, will nach außen getrennt auftreten und intern zusammenarbeiten. Jede Niederlassung rechnet mit eigenem Rechnungslayout und eigenem Nummernkreis ab, ausgewertet wird je Standort oder über alle hinweg. Die Standort-Trennung greift bereits ab der Office-Edition, in der die Faktura beginnt.
Glossar
Wichtige Begriffe zur Rechnungssoftware kurz erklärt.
Häufig verwechselte Begriffe rund um die Rechnungssoftware, präzise verortet im teamspace-Modell.
- Abrechnungsart
- Bestimmt, wie eine Position abrechnet: Aufwand (gebuchte Zeit), Festpreis (unabhängig von Zeit) oder Zeitdauer (regelmäßig wiederkehrend). Pro Position wählbar, im Auftrag kombinierbar.
- Abrechnungsmodus
- Steuert den ganzen Auftrag: Regeln, Manuell, Zahlungsplan, Abrechnungsregeln oder Abgerechnet. Daraus ergibt sich, wann eine Position als jetzt abzurechnen erscheint.
- Zeitdauer-Position
- Eine Position, die im eingestellten Intervall wiederkehrend abrechnet, etwa eine monatliche Wartung. Preisänderungen gelten erst ab der nächsten Periode.
- Basiswert
- Bei der HOAI-Abrechnung die veranschlagten Gesamtkosten als Referenz. Wird selbst nicht abgerechnet; die Leistungsphasen entstehen als Prozent-Positionen darauf.
- ZUGFeRD
- Hybride E-Rechnung: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Für Menschen lesbar und maschinell auswertbar zugleich.
- XRechnung
- Reine XML-E-Rechnung nach Bundesstandard, vor allem für öffentliche Auftraggeber.
- Leitweg-ID
- Adress-Kennung für E-Rechnungen an Behörden. In teamspace am CRM-Kontakt im Feld Buyer Reference hinterlegt.
- GoBD-Modus
- Auf Wunsch durch 5 POINT aktivierbar. Im aktivierten Modus sind Rechnungen, Stornos und freigegebene Belege technisch nicht mehr löschbar, die Aufbewahrung über zehn Jahre erzwingt das System.
- Buchungsdatenservice
- Die DATEV-zertifizierte Cloud-Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online. Überträgt Rechnungen, Stornos, Eingangsrechnungen und Reisekosten direkt, ohne CSV-Datei. Edition: enterprise.
- Nachkalkulation
- Ein Tab am Auftrag, der Plan-Werte, Projekt-Ist und tatsächliche Rechnungs-Werte vergleicht. Zeigt, ob die kalkulierte Marge in der Rechnung ankommt.
Erstgespräch
Rechnungssoftware in dreißig Minuten geprüft.
Wir besprechen Ihre konkrete Abrechnungs-Situation und geben ein klares Erst-Feedback, ob teamspace passt. Kostenlos und unverbindlich.
Eignung
Für welche Abrechnung teamspace passt, und für welche nicht.
Passt weniger gut
- Reiner Onlineshop oder Kassengeschäft mit Produktverkauf statt Leistung.
- Massenrechnungen ohne Projekt- oder Auftragsbezug.
- Lead-, Pipeline- und Forecast-Steuerung, das ist Aufgabe des CRM.
- Zahlungsabwicklung über Stripe oder PayPal als Kernfunktion.
Passt gut
- Projektbasierte Dienstleister, die gebuchte Stunden, Pauschalen und Auslagen abrechnen.
- Misch-Abrechnung aus Aufwand, Festpreis und Pauschale auf einem Auftrag.
- Wiederkehrende Rechnungen aus Wartung oder Abos über Serienverträge.
- Häuser, die E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung) und DATEV-Übergabe ohne Zusatztool brauchen.
Worauf Dienstleister bei der Auswahl achten
Eine Rechnungssoftware für Dienstleister überzeugt weniger durch schönen Rechnungsdruck als durch einen durchgängigen Weg vom Angebot bis zum Zahlungseingang. Wer Leistung verkauft statt Produkte, achtet in der Praxis auf drei Punkte:
- Stunden ohne Umweg in die Rechnung: Gebuchte Zeit landet mit dem vereinbarten Satz auf der richtigen Position, ohne CSV-Export oder Copy-and-paste.
- Misch-Abrechnung in einem Beleg: Aufwand, Festpreis und wiederkehrende Positionen kommen oft gemeinsam vor, manchmal im selben Auftrag.
- Wiederkehrendes läuft von selbst: Wartung, Service-Pauschalen und Lizenzen rechnen sich im gebuchten Takt ab, inklusive Verlängerung, Pause und Preisänderung zur nächsten Periode.
Genau hier setzt teamspace an: Der Auftrag ist die Abrechnungszentrale, an der sich gebuchte Stunden, Pauschalen und Termine sammeln, bis die fertige Rechnung bereitsteht.
Häufige Fragen zur Rechnungssoftware von teamspace
Was ist eine Rechnungssoftware?
Eine Rechnungssoftware erstellt, versendet und archiviert Angebote, Aufträge, Rechnungen und Mahnungen digital. Der Unterschied zu einem reinen Rechnungsprogramm liegt in der Anbindung: Eine integrierte Rechnungssoftware zieht ihre Daten aus Vertrieb, Projekt und Zeiterfassung und gibt sie an die Buchhaltung weiter, statt sie abtippen zu lassen.
Welche Rechnungssoftware passt für Dienstleister?
Eine Rechnungssoftware passt für Dienstleister, wenn Angebot, Auftrag und Rechnung auf denselben Daten entstehen, statt in getrennten Programmen. Dann fließen gebuchte Stunden, Pauschalen und Reisekosten ohne Excel-Übertragung in die Rechnung. teamspace ist als Fakturierungssoftware für Dienstleister mit 5 bis 250 Mitarbeitenden gebaut und deckt ZUGFeRD, XRechnung, mehrstufiges Mahnwesen und den DATEV-Buchungsdatenservice ab. Der GoBD-Modus macht Rechnungen und Belege auf Wunsch unveränderbar, gehostet wird in einem ISO-27001-Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Im Erstgespräch ordnen wir ein, ob teamspace zu Ihrer Abrechnung passt.
Verbindet teamspace Angebote und Rechnungen in einer Software?
Ja. Angebot, Auftrag und Rechnung sind in teamspace derselbe durchgehende Vorgang: Aus dem angenommenen Angebot wird per Klick der Auftrag, aus dem Auftrag die Rechnung. Positionen, Adresse und Layout wandern mit, niemand legt sie ein zweites Mal an. Eine Software für Angebote und Rechnungen erspart so die Doppelerfassung zwischen Vertrieb und Buchhaltung.
Gibt es eine Software für Auftrag und Rechnung zusammen?
Genau das ist der Kern von teamspace: Der Auftrag ist die Abrechnungszentrale, an der sich gebuchte Stunden, Pauschalen und Reisekosten sammeln, bis die Rechnung fällig wird. Auftrag und Rechnung liegen damit in einer Software, nicht in zwei getrennten Programmen mit einer Excel-Liste dazwischen.
Wie entsteht aus erfassten Stunden eine Rechnung?
Mitarbeitende buchen ihre Stunden auf das Projekt, das aus dem Auftrag entstanden ist. Acht Zuordnungsregeln entscheiden, welche Buchung zu welcher Position gehört, etwa nach Bearbeiter, Rubrik oder Zeitraum. Sind die Stunden freigegeben, zeigt der Auftrag die abrechenbare Summe, und die Rechnung entsteht mit einem Klick.
Warum ist der Auftrag die Abrechnungszentrale?
Im Auftrag liegen Zahlungsplan, Abrechnungsregeln und der Status jeder Position. Über fünf Abrechnungsmodi prüft teamspace, was fällig ist, etwa anhand von Datum, Projektfortschritt oder Projektstatus. Der Filter Jetzt abzurechnen sammelt alle Positionen, die abgerechnet werden können.
Kann ich mit teamspace E-Rechnungen erstellen und empfangen?
Ja, in beide Richtungen. Beim Versand entsteht je nach Einstellung ein ZUGFeRD-PDF, eine XRechnung-XML oder beides. Eingehende E-Rechnungen werden am Barcode-Symbol im Mail-Anhang erkannt und per Klick zur Eingangsrechnung mit ausgelesenen Daten. Für Behörden wird die Leitweg-ID am Kontakt hinterlegt.
Wie funktioniert die DATEV-Anbindung?
Über den DATEV-zertifizierten Buchungsdatenservice in der Enterprise-Edition. Rechnungen, Korrekturen, Stornos, Eingangsrechnungen und Reisekosten gehen als Cloud-API direkt an DATEV Unternehmen online, pro DATEV-Mandant ein eigener Buchungsstapel. Das ist kein CSV-Export. Eine LODAS- oder Lohn-Schnittstelle gibt es nicht.
Lassen sich wiederkehrende Rechnungen automatisieren?
Ja, über Zeitdauer-Positionen. Wartung, Abo oder Servicekosten rechnen automatisch im eingestellten Takt, monatlich, quartalsweise oder jährlich. Aus dem Auftrag werden Serien-Verträge, die sich verlängern, pausieren oder kündigen lassen. Preisänderungen greifen erst ab der nächsten Periode.
Welche Abrechnungsarten gibt es pro Position?
Drei: Aufwand, bei dem die gebuchte Zeit die Höhe bestimmt; Festpreis, unabhängig von der Zeit; und Zeitdauer für regelmäßig wiederkehrende Beträge. Ein Auftrag kann alle drei in einem Beleg mischen.
Bildet teamspace die HOAI-Abrechnung ab?
Ja, über zwei zusätzliche Positionstypen. Der Basiswert entspricht den veranschlagten Gesamtkosten und wird selbst nicht abgerechnet. Jede Leistungsphase entsteht als Prozent-Position auf den Basiswert, Zuschläge als Prozent-Position auf einen Bereich. Der HOAI-Rechner zeigt das Ergebnis vorab.
Wie läuft das Mahnwesen?
Offene Posten sortieren sich nach Offen, Fällig und Überfällig, mit Farbpunkten für den Zahlungs-Zustand. Das Mahnwesen kennt vier Stufen, von der Zahlungserinnerung über Mahnstufe 1 und 2 bis zum Inkasso. Pro Stufe lassen sich Frist, Gebühr, Sachbearbeiter und Text einstellen, der Lauf geht automatisch oder nach Freigabe.
Kann ich eine Rechnung stornieren oder korrigieren?
Eine Rechnung lässt sich vollständig stornieren; beim Stornieren wird gefragt, ob die zugehörigen Zeiten und Kosten wieder freigegeben werden. Teilstornos sind nicht möglich, dafür gibt es die Rechnungskorrektur. Im aktivierten GoBD-Modus bleiben Rechnungen und Stornos unveränderbar erhalten.
Unterstützt teamspace mehrere Niederlassungen oder Standorte?
Ja. Jeder Standort kann ein eigenes Rechnungslayout und einen eigenen Nummernkreis führen, und die Auswertung lässt sich je Standort oder über alle hinweg durchführen. Projekte, Stammdaten und Abstimmungen bleiben dabei gemeinsam nutzbar, getrennte Arbeiten getrennt. Die Funktion steht bereits ab der Office-Edition zur Verfügung, also überall dort, wo sich Rechnungen schreiben lassen.
Was kostet die Rechnungssoftware?
Die genannten Preise sind Jahres-Preise pro aktiviertem Nutzer und Monat. Buchbar sind auch halbjährliche (plus 10 Prozent), quartalsweise (plus 15 Prozent) oder monatliche Laufzeiten (plus 20 Prozent). Kündigungsfrist: drei Monate bei jährlicher, ein Monat bei monatlicher Laufzeit. Die passende Edition besprechen wir im Termin.