Rechnungssoftware für Dienstleister: Projekte abrechnen, ohne abzutippen.

In der Enterprise-Edition verwaltet teamspace auch den Rechnungseingang. Belege werden abfotografiert oder per Drag-and-Drop ins System gezogen; eine E-Rechnung wird am Barcode-Symbol im Mail-Anhang erkannt und mit ausgelesenen Daten zur Eingangsrechnung.

• Digitale Belegerfassung mit Freigabe-Workflow: erkannt, geprüft, verbucht. Die Texterkennung läuft optional über die Google-Vision-API, standardmäßig deaktiviert und nur mit schriftlicher Freigabe; der Datenfluss zu Google ist dabei offenzulegen.
• Der DATEV-Buchungsdatenservice überträgt Rechnungen, Korrekturen, Stornos, Eingangsrechnungen und Reisekosten als Cloud-API direkt an DATEV Unternehmen online. Das ist kein CSV-Export, sondern eine zertifizierte Schnittstelle, pro DATEV-Mandant ein eigener Buchungsstapel.
• Reisekosten werden geprüft, freigegeben und gebündelt an die Buchhaltung übergeben, mit automatisch berechneten Verpflegungspauschalen.

Zertifiziert ist die Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online. Eine LODAS- oder Lohn-und-Gehalt-Schnittstelle gibt es nicht; diese Aufgaben bleiben beim Steuerberater.

Architektur- und Ingenieurbüros rechnen ihre Leistungsphasen über die Honorarordnung ab. teamspace bildet das mit zwei zusätzlichen Positionstypen aus der Finanz-Konfiguration ab.

• Der Basiswert entspricht den veranschlagten Gesamtkosten und wird selbst nicht abgerechnet. Er ist die Referenz für die Prozent-Berechnung.
• Jede Leistungsphase wird als Prozent-Position auf den Basiswert eingerichtet, mit dem jeweiligen HOAI-Prozentsatz.
• Zuschläge auf einzelne Leistungsphasen entstehen als Prozent-Position auf einen Bereich.

Der HOAI-Rechner zeigt das Ergebnis vorab. Die eigentliche Abrechnung läuft dann über denselben Auftrag wie jede andere Leistung, mit Abschlägen und Schlussrechnung.

Rechnungsdaten sind sensibel: Konditionen, Margen, Forderungen, Belege. teamspace verarbeitet sie ausschließlich in der EU, ohne dass die Geschäftsführung sich um die Infrastruktur kümmern muss.

• Hosting in zwei georedundanten, ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt am Main. Zertifiziert ist das Rechenzentrum, nicht teamspace selbst.
• DSGVO-konform aufgesetzt, mit Auftragsverarbeitungs-Vertrag als Standard und Verarbeitung ausschließlich in der EU.
• Der GoBD-Modus lässt sich auf Wunsch aktivieren. Dann sind Rechnungen, Stornos und freigegebene Belege technisch nicht mehr löschbar, die Aufbewahrung über zehn Jahre erzwingt das System.
• Verschlüsselung: TLS im Transit, Storage-Volumes im Rechenzentrum verschlüsselt mit AES-256.
• Zugriff über persönliche Anmeldung mit eigener Benutzerberechtigung pro Mitarbeiter.

Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft mit Sitz in Darmstadt, die teamspace seit 1999 entwickelt.

Vertrieb scheitert selten am ersten Angebot, sondern am vergessenen zweiten Kontakt. Die Angebotsverfolgung hält den Status jedes Angebots im Blick und erinnert von selbst ans Nachfassen.

• Alle Angebote in einer Übersicht, gefiltert nach offen, versendet, angenommen oder abgelehnt, mit Volumen pro Status.
• Das Modul Nächste Schritte legt beim Validieren eines Angebots automatisch einen Nachfass-Punkt an, mit Frist am Bearbeiter.
• Aus dem akzeptierten Angebot wird der Auftrag mit einem Klick, ohne dass jemand die Positionen neu erfasst.

So bleibt das offene Volumen sichtbar, und niemand muss eine eigene Wiedervorlage-Liste pflegen.

Wer an mehreren Standorten arbeitet, will nach außen getrennt auftreten und intern zusammenarbeiten. teamspace bildet beides ab: jede Niederlassung rechnet eigenständig ab, die gemeinsame Arbeit bleibt davon unberührt.

• Eigenes Rechnungslayout je Standort, im jeweiligen Auftritt und auf denselben Belegtypen.
• Eigener Nummernkreis pro Standort, sodass die Belegnummern sauber getrennt laufen.
• Auswertung je Standort oder über alle hinweg, ohne die Zahlen von Hand zu trennen.

Geteilt wird, was geteilt gehört: Projekte, Stammdaten und Abstimmungen laufen standortübergreifend, getrennte Arbeiten bleiben getrennt. Die Standort-Trennung greift bereits ab der Office-Edition, in der die Faktura beginnt – ein Enterprise-Aufbau ist dafür nicht nötig.