Einführungsprojekte geben Termine vor
Eine Einführung hat ein Datum. Abnahme, Anpassungen und Layout müssen dann stehen, auch wenn die Entwicklung gerade voll ist.
ERP für Softwarehersteller: Kundenwünsche, Releases und Wartung in einem System.
Sie verkaufen Lizenzen und damit das Versprechen, dass die Software nicht stehen bleibt. Gleichzeitig warten Einführungsprojekte, Kundenwünsche, die eigene Roadmap und der Support auf dieselben Entwickler. In teamspace liegen alle Aufträge und Planungen in einem System. Sie sehen vorher, was eine Verschiebung oder ein neuer Auftrag auslöst, und können agieren, statt nur zu reagieren.
Ihr Alltag
Viele Dinge laufen parallel, und keines wartet auf das andere.
Wer ein eigenes Softwareprodukt entwickelt und vermarktet, kennt diese Herausforderungen. Wir auch, und wir bieten eine Lösung dafür.
Das Tagesgeschäft muss laufen
Support-Anfragen, Lizenzen, Rechnungen. Der Kunde von gestern wartet nicht, bis das nächste Release fertig ist.
Anpassungen gehören ins Release
Was ein Kunde bezahlt hat, bekommen am Ende alle. Deshalb wird es gebündelt geprüft und ausgeliefert, nicht einzeln nachgeschoben.
Die eigene Roadmap darf nicht runterfallen
Was kein Kunde bestellt hat, verliert jeden Prioritätsstreit. Bis es feste Stunden im Release bekommt wie ein bezahlter Auftrag.
ERP ist nicht gleich ERP
Der kleine Unterschied, der alles verändert.
Alle Entwicklungsprojekte müssen zum Releasetermin koordiniert, getestet und fehlerfrei sein. Das ist etwas anderes als ein Softwareprojekt für einen einzelnen Kunden, und es braucht andere Werkzeuge.
Ein Projekt für einen Kunden
- Jeder Kunde bekommt sein eigenes Projekt mit eigenem Termin.
- Was verkauft ist, wird gebaut. Die Reihenfolge ergibt sich aus dem Auftrag.
- Getestet und abgenommen wird mit diesem einen Kunden.
- Der Umsatz entsteht im Projekt und hört mit der Abnahme auf.
Ein Produkt für alle Kunden
- Alles, was am Produkt gebaut wird, läuft in dasselbe Release, egal wer es bestellt hat.
- Bezahlte Kundenwünsche und die eigene Roadmap streiten sich um dieselben Stunden.
- Getestet wird gebündelt, weil jede Änderung bei jedem Kunden ankommt.
- Lizenz, Wartung und Support laufen unabhängig davon weiter. Davon leben Sie.
Kurz erklärt
Was ist ein ERP für Softwarehersteller?
Ein ERP für Softwarehersteller ist eine Unternehmenssoftware, die alle kaufmännischen und planerischen Prozesse rund um ein eigenes Softwareprodukt in einem System verbindet. Dazu gehören Angebot und Vertrieb, die Produktentwicklung, Kundenprojekte, Releases, Lizenz- und Wartungsverträge sowie Support und Abrechnung. Ein gutes ERP sorgt dafür, dass diese Bereiche nahtlos zusammenarbeiten und Softwareunternehmen trotz begrenzter Entwicklungskapazitäten den Überblick über Termine, Ressourcen und laufende Verträge behalten.
Drei Stränge gehören dabei in dasselbe System: die Entwicklung am eigenen Produkt, die Einführung beim einzelnen Kunden und die laufenden Verträge über Lizenz, Wartung und Support. Der erste hängt am Auslieferungstermin, der zweite am Termin des Kunden, der dritte läuft unabhängig von beiden weiter. teamspace führt alle drei, von der Releaseplanung über die Kapazität bis zur wiederkehrenden Rechnung.
Aus dem eigenen Haus
„Ohne teamspace könnten wir unser Geschäft nicht abwickeln. Wir bauen selbst Software und setzen für alle unsere administrativen Prozesse teamspace ein, kein anderes System.“
Thorsten Lenk Gründer und Vorstand der 5 POINT AG
Rechnungen, Release-Planung, Support-Tickets: alles liegt bei uns im selben System. Wie das im Alltag aussieht, zeigt das Video weiter unten.
Vom Verkauf bis zur Auslieferung
Die Integration der Module und die Abbildung Ihrer Prozesse erleichtern Ihren Alltag.
Angebot, Release und laufender Vertrag greifen ineinander, weil sie dieselben Daten benutzen. Niemand tippt etwas ein zweites Mal.
Aus dem Auftrag wird das Arbeitspaket
Ist die Anpassung verkauft, machen Sie aus dem Angebot per Klick den Auftrag und daraus das Projekt. Was der Kunde bezahlt hat, hängt am Paket, bis es bei ihm ist.
Der Releasetermin ist ein Meilenstein
An diesem Meilenstein hängen die Arbeitspakete und die Mitarbeitenden, die daran arbeiten. Ob Sie monatlich ausliefern, alle sechs Wochen oder halbjährlich, entscheiden Sie.
Der Bestand rechnet sich selbst ab
Lizenz und Wartung laufen als Serienvertrag im eingestellten Rhythmus weiter. Support über das Kontingent hinaus kommt nach Aufwand dazu.
Der Release-Takt
Kundenanpassungen und eigene Roadmap konkurrieren um die gleichen Ressourcen.
Beides landet im selben Release, weil jede Änderung am Produkt geprüft sein muss, bevor sie zu allen Kunden geht. Ohne feste Fenster ufert das Testen aus. Und entscheiden können Sie nur zwischen Dingen, die nebeneinander liegen.
Bezahlter Anpassungswunsch Ein Kunde zahlt für eine Erweiterung und erwartet sie zu einem Termin
Eigene Roadmap Was die Software für alle Kunden aktuell hält, auf eigene Kosten
Q1 v9.2
ausgeliefert Kapazität 700 h
Schnittstelle Kunde Nord 160 h
E-Rechnung Empfang 120 h
Q2 v9.3
ausgeliefert Kapazität 680 h
Rechte-Modell 210 h
Import Altdaten 90 h
Q3 v9.4
in Arbeit Kapazität 720 h
Freeze 24.07., danach nur noch Test
Auswertung Kunde Süd 120 h
Suche im Standard 80 h
Pflichtfeld Steuer 64 h
Q4 v9.5
geplant Kapazität 640 h
Mobiler Zugriff 180 h
Zweite Auswertung Süd 40 h
aus Q3 verschoben
Der Vertrieb sagt keinen Termin zu, den die Entwicklung nicht halten kann: was nicht mehr hineinpasst, steht sichtbar im nächsten Fenster.
Das Beispiel zeigt unseren eigenen Takt mit vier Auslieferungen im Jahr. Ihrer kann monatlich sein, alle sechs Wochen oder halbjährlich. Ein Meilenstein in teamspace ist ein Termin, den Sie setzen, kein vorgegebenes Quartal. Bis zum Freeze können Sie den Plan noch umstellen.
Vor der Zusage
Mit teamspace planen Sie konkret, und auch Überraschungen werden sichtbar.
Teuer wird die Zusage, die jemand gibt, ohne die freien Stunden zu kennen. Im Backlog liegt deshalb alles nebeneinander. Was einen zugesagten Termin hat, trägt ein Datum, alles andere eine Priorität. Manches gehört zu einem größeren Projekt, manches steht als einzelnes Arbeitspaket für sich.
- Das nächste Release zieht sich aus dem Backlog, was oben liegt, so lange, bis die Stunden aufgebraucht sind.
- Die freien Stunden kommen aus den Kapazitäten der Mitarbeitenden. Urlaub und Abwesenheit sind schon abgezogen.
- Die Differenz ist die Antwort. Was nicht hineinpasst, wandert sichtbar ins nächste Fenster, statt still zu verrutschen.
Meldet sich jemand krank oder fällt ein Auftrag aus, sehen Sie das sofort im Plan und nicht erst im nächsten Statusbericht. Bis zum Freeze können Sie umstellen. Danach ist das Fenster zu, weil getestet wird.
„Die Zeiterfassung ist wesentlich einfacher und komfortabler als in Excel."
Was Hersteller gewinnen
Drei Dinge, die niemand mehr im Kopf behalten muss.
Der Einsatzplan zeigt die freien Stunden, Lizenzen und Wartung rechnen sich von selbst ab, und im Ticket kann bereits festgelegt werden, welche Supportzeit automatisch per Nachweis verrechenbar ist.
Takt
Der Termin hält, weil die Stunden reserviert sind.
Am Meilenstein hängen die Arbeitspakete und die Menschen, die sie bauen. Beides steht nebeneinander, bevor jemand etwas zusagt.
- Jeder Auslieferungstermin ist ein eigener Meilenstein
- Freie Stunden stehen neben den nötigen Stunden
- Urlaub und Abwesenheit sind schon abgezogen
Bestand
Lizenz und Wartung rechnen sich ohne Erinnerung ab.
Der Vertrag verlängert sich im eingestellten Rhythmus und stellt seine Rechnung selbst.
- Serienvertrag, monatlich, quartalsweise oder jährlich
- Pauschale mit Kontingent, der Überlauf nach Aufwand
- Zahlungseingänge werden täglich abgeglichen
Support
Jede Support-Stunde kennt ihren Vertrag.
Aus Mail und Telefon werden Tickets, die die zugesagte Reaktionszeit als Restzeit mitführen. Bezahlte Stunden buchen Sie direkt am Ticket.
- SLA pro Kunde, die Restzeit als Ampel
- Zeit am Ticket gebucht und über den Vertrag abgerechnet
- Offene Tickets, Projekte und Angebote am selben Kunden
Zwischen Wunsch und Version
Wo Geld liegen bleibt, wenn Vertrieb und Entwicklung getrennte Listen führen.
- Ein Termin ist zugesagt, bevor jemand weiß, wie viele Stunden bis dahin frei sind.
- Eine kleine Anpassung wird gebaut, ohne dass ein Auftrag dahintersteht. Auf keiner Rechnung taucht sie auf.
- Der Support arbeitet Stunden ab, die im Vertrag längst über das Kontingent hinausgehen.
- Die Leistung ist übergeben, die Rechnung wartet, weil niemand sie angestoßen hat.
In teamspace hängen Auftrag, Release, Ticket und Rechnung zusammen. Was erbracht ist, bleibt nicht zwischen zwei Listen liegen.
Der Weg einer Anpassung
Vom Kundenwunsch bis in die ausgelieferte Version.
Sieben Schritte, ohne dass jemand Daten von der Angebotsvorlage ins Ticket-Tool und weiter in den Entwicklungsplan überträgt.
- 1
Angebot kalkulieren
Hier steckt die eigentliche Arbeit: Umfang, Aufwand, Preis. Alles Weitere entsteht daraus.
- 2
Auftrag und Projekt entstehen daraus
Aus dem angenommenen Angebot wird der Auftrag, aus dem Auftrag das Projekt mit seinen Arbeitspaketen. Ohne Auftrag kein Projekt.
- 3
Im Backlog eingereiht
Mit Datum, wenn ein Termin zugesagt ist, sonst mit Priorität. Das nächste Release zieht sich das Wichtigste heraus, bis die Stunden aufgebraucht sind.
- 4
Im Sprint abgearbeitet
Der Sprint nimmt so viele Pakete auf, wie die Zeit des Teams hergibt. Wie lang er ist, entscheiden Sie. Bei uns sind es zwei Wochen.
- 5
Freeze, dann Testphase
Ab dem Freeze kommt nichts mehr dazu. Was nicht fertig ist, steht im nächsten Fenster. Dann wird geprüft, was an alle Kunden geht.
- 6
Fertig gemeldet, Rechnung angestoßen
Der Bearbeiter meldet die Übergabe, die Rechnung entsteht aus dem Projekt. Niemand sucht die Positionen neu zusammen.
- 7
In den Wartungsvertrag übernommen
Die ausgelieferte Erweiterung läuft im laufenden Auftrag des Kunden weiter, mit Service- und Lizenzdaten am selben Kontakt.
Wie wir unser eigenes Haus damit führen
Wir sind selbst Softwarehersteller und führen unsere Verwaltung, unsere Planung und unsere Abrechnung in teamspace. Im Praxisbericht geht unser Vorstand durch, wie das aussieht: der laufende Auftrag pro Kunde, unsere vier Auslieferungen im Jahr, das Ticket mit zugesagter Reaktionszeit. Der Takt ist unserer, teamspace gibt keinen vor.
Wie nutzen wir teamspace? Ein Praxisbericht
Rechnungen, Auftragsabwicklung, Release- und Sprint-Planung, Support mit SLA, Personalwesen und Vertrieb: der Rundgang durch die eigenen Prozesse der 5 POINT AG.
Sprint
In den Sprintlog kommt nur, wofür auch freie Kapazität vorhanden ist.
Alle geplanten Aufgaben aus dem Sprintlog werden dann im Team abgearbeitet, sodass nach dem Sprint wieder eine lauffähige Version existiert.
- Das Team verteilt die Pakete vor dem Sprint, so weit die Zeit der Einzelnen reicht.
- Klassisch und agil nebeneinander: dasselbe Arbeitspaket kommt auf ein Board und wird dort weiterbearbeitet. Zwei Sichten, ein Element.
- Gebuchte Stunden laufen zurück in den Soll-Ist-Vergleich des Projekts und in die Auslastung des Teams.
Am Ende der Planung weiß jeder, was er tut. Und niemand rechnet nach, ob die Woche überhaupt so viele Stunden hat.
Erstgespräch
Erzählen Sie uns von Ihrem nächsten Release.
Ein Satz zu Ihrem Takt und zu dem, was gerade quer liegt, reicht als Einstieg. Vorbereiten müssen Sie nichts.
Praxistipp
Pro Kunde einen Supportvertrag
Wer ein eigenes Produkt verkauft, hat pro Kunde häufig wiederkehrende und zusätzlich nach Bedarf anfallende Gebühren. Sinnvoll ist es dafür, pro Kunde genau einen Supportvertrag anzulegen, der Lizenzen, Kontingente und Stundensätze für zusätzlichen Support enthält und der sich komplett selber abrechnet. Echte Projekte erhalten einen anderen Auftrag und werden separat abgerechnet.
- Der Auftrag läuft weiter, statt abgeschlossen zu werden: als Position über eine Zeitdauer, im eingestellten Rhythmus, mit automatischer Verlängerung, bis jemand kündigt oder pausiert.
- Support ist bis zum Kontingent gedeckt. Erst was darüber liegt, kommt als Aufwand dazu, auf demselben Beleg.
Lizenz-Stand
Sieben dazu, fünf weg, und die Rechnung stimmt trotzdem.
Rechnen Sie nach Dauer und Anzahl der Lizenzen ab, ist es oft aufwendig, unterjährig den Überblick über die gewünschten Anpassungen zu behalten. teamspace berechnet das automatisch und passt optional auch die Laufzeiten gemäß Ihren Vorgaben an.
- Der Stand kommt aus den Belegen. teamspace zählt die Positionen aus allen Aufträgen eines Kunden zu einer Zahl mit Stichtag zusammen.
- Die Bewegung bleibt sichtbar. Der Verlauf zeigt, wann aufgestockt und wann reduziert wurde.
Steht die nächste wiederkehrende Rechnung an, liegt der Stand schon bereit.
Vergleich
Vier Werkzeuge oder eine Datenbasis.
Board, Excel, Ticketsystem, SharePoint: jedes davon ist in seinem Feld gut. Nur kennt das Entwicklungs-Board den Auftrag nicht und die Ablage das Arbeitspaket nicht. Alles dazwischen macht jemand von Hand.
Funktion
Verschiedene Einzeltools
teamspace
Empfohlen Freie Entwicklerstunden vor der Zusage sichtbar
Auftrag und Arbeitspaket hängen zusammen
manuell
Rechnung aus dem Projekt angestoßen
Lizenz und Wartung rechnen sich selbst ab
manuell
Ticket kennt Wartungsvertrag und Kontingent
Bezahlter Support über den Vertrag abgerechnet
E-Rechnung dort, wo die Stunden gebucht sind
Hosting im ISO-27001-Rechenzentrum in Frankfurt
variiert
Nach der Rechnung
Offene Rechnungen fallen auf, bevor jemand sie sucht.
Wer viele kleine Rechnungen im Monat stellt, kann sie nicht einzeln verfolgen. Diesen Teil übernimmt das System.
- Die Banken-Schnittstelle gleicht die Eingänge täglich ab. Sie prüft nur, sie löst selbst keine Zahlung aus.
- Der Mahnlauf staffelt sich: nach einer Kulanzfrist die Zahlungserinnerung, danach die weiteren Stufen mit eigenen Vorlagen.
- Nicht verrechnete Zeiten und Kosten können Sie gezielt auswerten, damit nichts über Monate liegen bleibt.
Die Banken-Schnittstelle gehört zur Edition enterprise, der Mahnlauf zur Faktura.
Zielgruppe
Welche Softwarehersteller hier am meisten herausholen.
teamspace passt zu Herstellern, die ein eigenes Produkt bauen, es weiterentwickeln und den laufenden Betrieb ihrer Kunden begleiten. In diesen drei Zuschnitten wird das besonders deutlich.
Hersteller einer eigenen Standardsoftware
- Kundenanpassungen und eigener Standard in einem Plan
- Auslieferungstermine als Meilensteine, im eigenen Takt
- Lizenz und Wartung als laufender Vertrag pro Kunde
Anbieter von Software als Abo
- Wiederkehrende Abrechnung im festen Rhythmus
- Zahlungseingang und Mahnlauf laufen automatisch
- Support mit Kontingent, Überlauf nach Aufwand
Entwicklungshäuser mit Kundenprojekten
- Kein Projekt ohne Auftrag, fast kein Auftrag ohne Angebot
- Soll-Ist und Deckungsbeitrag pro Projekt, tagesaktuell
- Externe im selben Ressourcenpool wie das feste Team
Eignung
Für welche Softwarehersteller teamspace passt, und für welche nicht.
Passt weniger gut
- Reine Entwicklungsteams ohne eigenes kaufmännisches Geschäft, die nur ein Board für Aufgaben suchen.
- Hersteller ohne Wartungs-, Lizenz- oder Supportgeschäft, bei denen nach der Auslieferung nichts weiterläuft.
- Selbstbedienungs-Produkte, die ausschließlich per Kreditkarte im Web verkauft werden und keinen Auftrag kennen.
- Warenwirtschaft und Handel mit Lager und Bestand. Geführt wird hier das Release, kein Lager.
Passt gut
- Hersteller eines eigenen Produkts, die bezahlte Kundenanpassungen und die eigene Roadmap in dasselbe Release bringen.
- Häuser, deren Umsatz zu einem guten Teil aus Lizenz, Wartung und Supportverträgen kommt.
- Teams, in denen mehrere Entwickler um dieselben Wochen konkurrieren und trotzdem Termine zugesagt werden.
- Softwarehäuser vom Dutzend Mitarbeitenden bis zu mehreren hundert.
Vertrieb
Aus der Anfrage auf der Website wird eine Vertriebschance.
Wer ein Produkt verkauft, verkauft es oft an viele ähnliche Kunden. Dann zählt weniger das einzelne Gespräch als der Überblick über alle laufenden.
- Aus der Anfrage entsteht die Vertriebschance, samt Kontakt, falls er noch nicht angelegt war.
- Zwei Anfragen aus derselben Firma fallen sofort auf, statt zwei Beratern parallel zu begegnen.
- Der Trichter zeigt, in welcher Phase Gespräche am häufigsten abbrechen und wie viele Angebote zum Abschluss führen.
Angebot, Auftrag, Projekt und die späteren Tickets hängen danach am selben Kunden. Vertriebschancen und Trichter gehören zur Edition enterprise, die Kundenverwaltung selbst ist ab office dabei.
Funktionsumfang
Funktionen für Softwarehersteller im Überblick.
Im Tarif enthalten, ohne Aufpreis pro Modul. Einzelnes gehört zur Edition enterprise: Kapazitätsplanung, Vertriebsforecast, Banken-Schnittstelle und die Übergabe an DATEV.
Produkt und Release
- Meilensteine für Auslieferungstermine, mit Vorwarndatum
- Globale Meilensteine über mehrere Projekte hinweg
- Arbeitspakete mit Soll-Ist und zugeordneten Mitarbeitenden
- Klassisch und agil im selben Projekt, mit Backlog und Sprint
- Meilenstein-Trendanalyse aus den Projektberichten
Auftrag und Abrechnung
- Aus dem Angebot per Klick Auftrag und Projekt
- Bezahlte Anpassung als Festpreis oder nach Aufwand
- Serienverträge für Lizenz- und Wartungsgebühren
- Supportvertrag mit Kontingent, Überlauf nach Aufwand
- E-Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung, ohne zweites Werkzeug
Betrieb und Steuerung
- Tickets aus Mail, Telefon und Web-Formular
- SLA pro Kunde, Restzeit als Ampel, Eskalation vor dem Stichtag
- Kapazitätsplanung über Teams, Abwesenheit schon verrechnet
- Zeitbuchung auf Projekt, Ticket oder Vertrag
- Nachkalkulation: verkauft gegen tatsächlich gebaut
Nächster Schritt
Wir sprechen als Hersteller mit einem Hersteller.
Zeigen Sie uns einen Kundenauftrag, der in Ihr nächstes Release soll. Wir zeigen Ihnen, wie er bei uns durch Angebot, Auftrag, Meilenstein und Rechnung läuft.
Modul-Übersicht
Was an Planung, Bestand und Support grenzt.
Sechs Bereiche, in denen die Arbeit eines Softwareherstellers zusammenläuft, von der Releaseplanung bis zur wiederkehrenden Rechnung.
Projektmanagement
Arbeitspakete am Meilenstein, klassisch und agil im selben Projekt, mit Backlog und Sprint.
Mehr erfahrenKapazitätsplanung
Wie viele Entwicklerstunden bis zum nächsten Auslieferungstermin überhaupt frei sind.
Mehr erfahrenZeiterfassung online
Die gebuchte Stunde landet am Arbeitspaket und zählt im Soll-Ist des Releases mit.
Mehr erfahrenCRM-Software
Der Kunde mit seinem Vertrag, seinem Service-Level und allem, was er an Lizenzen bezieht.
Mehr erfahrenService Desk Software
Anfragen zum ausgelieferten Produkt, mit Restzeit und Buchung auf den Vertrag.
Mehr erfahrenRechnungssoftware
Lizenz und Wartung im festen Takt, offene Posten im Blick, E-Rechnung ohne Zusatztool.
Mehr erfahrenAbgrenzung
Worin sich ein Softwarehaus vom Systemhaus und vom IT-Dienstleister unterscheidet.
Alle drei verkaufen Leistung an Firmenkunden, kaufmännisch liegt die Mitte aber woanders. Ein IT-Systemhaus handelt zusätzlich mit fremder Hardware und fremden Lizenzen, die als eigene Posten neben der eigenen Leistung auf der Rechnung stehen. Ein IT-Dienstleister liefert und betreibt Projekte für einzelne Kunden. Ein Softwarehaus baut ein Produkt, das bei allen Kunden dasselbe ist, und liefert es im eigenen Takt aus. Eine Software für Softwarehersteller muss deshalb den Takt abbilden können, nicht nur das einzelne Projekt.
Der zweite Unterschied liegt im Erlös. Ein Haus mit eigenem Produkt lebt vom Bestand. Lizenzen, Wartung und Supportverträge laufen weiter, auch wenn gerade kein Projekt läuft. Eine passende Software führt diese Verträge als Serienverträge, gleicht die Zahlungseingänge ab und rechnet Support über das Kontingent hinaus nach Aufwand ab.
Daraus folgt der dritte Unterschied, die Reihenfolge der Entscheidung. Wer Kundenprojekte plant, entscheidet pro Projekt. Ein Hersteller entscheidet vor jedem Auslieferungstermin einmal für alle: Welcher bezahlte Kundenwunsch und welcher Punkt der eigenen Roadmap bekommen die knappen Stunden? Diese Entscheidung braucht Auftrag, Arbeitspaket, Termin und freie Stunden in einem Bild. Daran entscheidet sich, ob eine Zusage hält.
Warum teamspace
Was hinter der Software steht.
Selbst ein Hersteller, seit 1999
Wir bauen dieses Produkt seit über 25 Jahren in Darmstadt, eigenfinanziert und ohne Investor. Wer bei uns über die Roadmap entscheidet, kennt Ihre Frage aus dem eigenen Montagmorgen.
Betrieb aus Frankfurt
Ihre Daten liegen in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main und werden ausschließlich in der EU verarbeitet. Zertifiziert ist das Rechenzentrum, nicht teamspace selbst. Diese Grenze halten wir auch in Ausschreibungen sauber.
Ein System statt vier Werkzeugen
Der verkaufte Wunsch, das Arbeitspaket im Release, die gebuchte Stunde und die Rechnung sind derselbe Vorgang aus vier Blickwinkeln. Nichts davon wird exportiert.
Begriffe
Sechs Begriffe aus dem Alltag eines Softwareherstellers.
Worte, die zwischen Verkauf, Entwicklung und Support immer wieder fallen.
- ERP für Softwarehersteller
- Eine Anwendung, die das Produkt und das kaufmännische Geschäft eines Softwareherstellers auf einer Datenbasis führt: Angebot, Auftrag, Arbeitspaket, Auslieferungstermin, Support-Ticket und wiederkehrende Rechnung.
- Release-Fenster
- Die Zeit bis zum nächsten Auslieferungstermin, begrenzt durch die Stunden, die bis dahin frei sind. In teamspace ist das ein Meilenstein mit zugeordneten Mitarbeitenden und Arbeitspaketen. Wie lang das Fenster ist, legen Sie fest: monatlich, sechswöchig, quartalsweise oder halbjährlich.
- Arbeitspaket
- Die kleinste planbare Einheit im Projekt. Sie trägt geplante und gebuchte Zeiten, hängt an einem Meilenstein und kommt für die agile Bearbeitung auf ein Board.
- Serienvertrag
- Der Auftrag, der nie abgeschlossen wird. Er verlängert sich von selbst und stellt seine Rechnung im eingestellten Takt. Für ein Haus mit eigenem Produkt ist er die Form, in der Lizenz und Wartung Umsatz machen.
- Stundenkontingent
- Die Zeit, die im Wartungs- oder Supportvertrag pauschal enthalten ist. Solange sie reicht, ist die Leistung gedeckt. Erst der Überlauf wird nach Aufwand abgerechnet.
- SLA
- Die Reaktionszeit, die Sie einem Kunden im Supportvertrag zugesagt haben. Sie läuft am Ticket als Restzeit mit, damit der Support sieht, was zuerst dran ist.
Weitere Branchen
Lösungen für andere Dienstleister.
teamspace gibt es für mehrere Branchen. Hier sind fünf neben dem Softwarehersteller.
Häufige Fragen zur Software für Softwarehersteller
Was unterscheidet ein Softwarehaus von einem IT-Systemhaus?
Ein Softwarehaus stellt ein eigenes Produkt her und verkauft dessen Lizenzen, Wartung und Weiterentwicklung. Ein IT-Systemhaus handelt zusätzlich mit fremder Hardware und fremden Lizenzen, die als eigene Posten neben der Leistung auf der Rechnung stehen. Support und Wartung betreiben beide. Kaufmännisch liegt die Mitte aber woanders: hier der Takt des eigenen Produkts, dort das Mischgeschäft aus Handel und Leistung. Mehr dazu auf der Übersicht für IT-Systemhäuser.
Wie sehen wir, ob ein Kundenwunsch noch ins nächste Release passt?
Der Auslieferungstermin liegt als Meilenstein im Projekt. Daran hängen die Arbeitspakete und die Mitarbeitenden, die sie bauen. Damit steht die Summe der nötigen Stunden neben den freien Stunden, Urlaub und Abwesenheit sind schon abgezogen. Was nicht mehr hineinpasst, legen Sie sichtbar auf ein späteres Fenster. Die Kapazitätsplanung gehört zur Edition enterprise, mehr dazu unter Kapazitätsplanung.
Passt das auch, wenn wir nicht quartalsweise ausliefern?
Ja. Der Quartals-Rhythmus auf dieser Seite ist unser eigener und steht hier als Beispiel. teamspace gibt keinen Takt vor. Ein Meilenstein ist ein Termin, den Sie setzen und dem Sie Arbeitspakete und Mitarbeitende zuordnen. Ob Sie monatlich ausliefern, alle sechs Wochen, halbjährlich oder laufend, ändert daran nichts: Vor jedem Termin stehen die nötigen Stunden neben den freien. Wer laufend ausliefert, arbeitet meist ganz ohne Auslieferungs-Meilenstein und plant nur über Sprints und Kapazitäten.
Läuft bei uns wirklich alles über den Release-Takt?
Nein, und das sollte es auch nicht. Am Takt hängt nur, was am Produkt selbst gebaut wird. Einführungen und Rollouts laufen als eigene Projekte pro Kunde, mit eigenem Termin und eigenem Team. Lizenzen, Wartung und Support laufen unabhängig davon als laufende Verträge weiter. teamspace hält diese drei Stränge auf einer Datenbasis, statt sie auf drei Werkzeuge zu verteilen. In einen gemeinsamen Rhythmus zwingt es sie nicht.
Können wir klassisch und agil im selben Projekt arbeiten?
Ja. teamspace unterstützt klassisches, agiles und hybrides Vorgehen, eingerichtet wird das pro Projekt. Ein Arbeitspaket kommt auf ein Kanban- oder Scrum-Board und wird dort agil bearbeitet. Es bleibt dasselbe Element in zwei Sichten, gebuchte Zeiten laufen weiter in den Soll-Ist-Vergleich des Projekts. Product-Backlog und Sprint stehen dafür bereit. Mehr im Projektmanagement.
Wie rechnen wir Lizenz- und Wartungsgebühren wiederkehrend ab?
Der Auftrag wird nicht abgeschlossen. Er läuft als Position über eine Zeitdauer weiter und stellt seine Rechnung selbst, im Takt Ihrer Wahl. Für ein Haus mit eigenem Produkt ist das die Umsatzform: Der Bestand trägt, ohne dass jemand jeden Monat daran denkt. Eine Preiserhöhung greift auf Wunsch erst in der nächsten Periode, damit ein laufender Zyklus nicht mitten im Monat kippt. Kündigung und Pause hängen ebenfalls am Vertrag. Mehr unter wiederkehrende Rechnungen.
Wie hängen Supportvertrag und Ticket zusammen?
Der Supportvertrag bringt ein Stundenkontingent mit, und die Tickets buchen ihre Zeit dagegen. Ist das Kontingent aufgebraucht, schaltet teamspace über die Zuordnungsregeln auf Aufwand um. Niemand muss das im Kopf behalten. Am Ticket läuft zusätzlich die Reaktionszeit mit, die Sie diesem Kunden zugesagt haben, damit der Support sieht, was zuerst dran ist. Mehr auf Service Desk Software.
Brauchen wir neben teamspace noch ein Ticket-System wie Zendesk oder Freshdesk?
In der Regel nicht. Der Service Desk in teamspace nimmt Tickets aus Mail, Telefon und Web-Formular auf, führt die zugesagte Reaktionszeit als Restzeit mit und bucht die Zeit direkt auf den Supportvertrag des Kunden. Genau diese Verbindung zum Vertrag fehlt einem separaten Ticket-Tool: Dort steht das Ticket, die Abrechnung liegt woanders. Wollen Sie Ihr bestehendes Werkzeug behalten, bleibt die Grenze sauber, solange die abrechenbare Zeit in teamspace gebucht wird. Mehr auf Service Desk Software.
Entsteht die Rechnung wirklich aus dem Projekt?
Ja. Meldet der Bearbeiter die Fertigstellung oder die Übergabe, stoßen Sie die Rechnung direkt aus dem Projekt an. Die Positionen kommen aus dem Auftrag und den gebuchten Zeiten, nicht aus einer neu zusammengesuchten Liste. Nicht verrechnete Zeiten und Kosten können Sie zusätzlich auswerten, damit nichts über Monate liegen bleibt.
Prüft teamspace, ob unsere Rechnungen bezahlt wurden?
In der Edition enterprise gleicht die Online-Banken-Schnittstelle die Zahlungseingänge täglich ab. Sie prüft nur und löst selbst keine Zahlung aus. Bleibt eine Rechnung offen, startet der gestaffelte Mahnlauf, beginnend mit der Zahlungserinnerung nach einer Kulanzfrist. Mehr zur Rechnungssoftware.
Ersetzt teamspace Jira, Azure DevOps oder GitLab?
Nein, und das ist Absicht. Quelltext, Versionsverwaltung, Pull Requests und die Auslieferungs-Kette bleiben in Ihren Entwicklungswerkzeugen, ob das Jira, Azure DevOps, GitHub oder GitLab ist. teamspace verwaltet die Arbeit rundherum: Auftrag, Arbeitspaket, Termin, gebuchte Zeit, Ticket und Rechnung. Die Verbindung entsteht über das Arbeitspaket, das in beiden Welten dieselbe Aufgabe bezeichnet. Wer heute Aufgaben und Kaufmännisches doppelt pflegt, verlagert mit teamspace den kaufmännischen Teil, nicht die Entwicklung.
Wie gehen viele kleine Lizenzrechnungen in die Buchhaltung?
Genau das ist bei wiederkehrender Abrechnung die Menge, die weh tut. Die Rechnungen entstehen im eingestellten Takt als ZUGFeRD oder XRechnung, ohne dass jemand ein zweites Werkzeug öffnet, und gehen als Stapel weiter. Über die zertifizierte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online laufen Rechnungen und Stornos direkt in die DATEV-Cloud, ohne CSV-Datei dazwischen. Diese Schnittstelle gehört zur Edition enterprise. Für Lexware und Sage gibt es keine direkte Anbindung, dort übernimmt der Standard-Export.
Unsere Kunden fragen nach unserem Betrieb. Was können wir ihnen sagen?
Im Einkauf Ihres Kunden wird nach der Kette hinter Ihrer Verwaltung gefragt, deshalb konkret: teamspace läuft in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, verarbeitet wird ausschließlich in der EU. Zertifiziert ist dabei das Rechenzentrum, nicht teamspace selbst. Diese Grenze sollten Sie in einer Ausschreibung sauber halten. Vertragspartner ist die 5 POINT AG nach deutschem Recht, und freigegebene Belege bleiben im GoBD-Modus revisionssicher erhalten.
Wir sind erst zwölf Leute. Lohnt sich das schon?
Der Maßstab ist bei zwölf Leuten derselbe wie bei zweihundert: Der Nutzen im Arbeitsalltag sollte den Aufwand für Einführung und Betrieb deutlich übersteigen. Deshalb brauchen Sie nicht alles auf einmal. Fangen Sie dort an, wo das Geld liegt: Lizenz- und Wartungsverträge sauber abrechnen und die Stunden am Arbeitspaket haben. Meilensteine mit zugeordneten Kapazitäten lohnen sich, sobald mehr als eine Handvoll Entwickler um dieselben Wochen konkurriert, der Service Desk mit der wachsenden Kundenzahl. Nachrüsten heißt konfigurieren, nicht migrieren. Zwischen den Editionen light, office und enterprise wechseln Sie ohne Datenumzug.
Nutzt die 5 POINT AG teamspace selbst?
Ja, vollständig. Rechnungsstellung, Auftragsabwicklung, die quartalsweise Release- und die zweiwöchige Sprint-Planung, der Support mit Service-Levels, das Personalwesen und der Vertrieb laufen in teamspace. Wie das im Einzelnen aussieht, zeigt der Praxisbericht im Video weiter oben.
Erstgespräch
In 15 Minuten geklärt, ob teamspace zu Ihrem Takt passt.
Wir sprechen über Ihre Auslieferungstermine, Ihre Kundenaufträge und Ihre laufenden Verträge. Sie bekommen eine klare Einschätzung, keine Präsentation.