Der Stichtag verschiebt sich nicht
Abnahmen, Anpassungen und Layout müssen zum vereinbarten Termin stehen. Ein Einführungsprojekt lässt sich nicht ins nächste Quartal schieben, nur weil die Entwicklung gerade ausgelastet ist.
ERP für Softwarehersteller: Kundenwunsch und Standard in einem Release-Takt.
Ein Softwarehersteller verkauft Lizenzen und damit das Versprechen, dass die Software aktuell bleibt. teamspace führt Kundenauftrag, Release-Planung, Support und wiederkehrende Abrechnung auf einer Basis. So sehen Sie vor der Zusage, wie viele Entwicklerstunden bis zum nächsten Release frei sind.
Drei Baustellen gleichzeitig
Die Einführung drängt auf einen Stichtag, die Lizenzzahl ändert sich laufend, das Release muss getestet sein.
Wer ein eigenes Produkt baut, hält drei Dinge zugleich offen, und jedes folgt einem eigenen Takt. Wie sich das ordnen lässt, beschreiben wir aus erster Hand: Wir stehen selbst darin.
Die Lizenzzahl bewegt sich ständig
Sieben Lizenzen kommen dazu, fünf fallen wieder weg, und die nächste Rechnung muss trotzdem stimmen. Wer den Stand aus einzelnen Belegen zusammensucht, rechnet zu spät ab oder falsch.
Jede Änderung am Standard muss geprüft werden
Was in die Software einfließt, landet bei jedem Kunden. Prüfen lässt sich das nur gebündelt, nicht bei jedem einzelnen Wunsch, und genau daran hängt der Release-Takt.
Zwei Taktgeber
Die Entwicklung folgt dem Release, die Einführung folgt dem Kunden.
Was Projektsoftware unterstellt
- Jeder Kunde bekommt sein eigenes Projekt und seinen eigenen Termin, auch für das Produkt.
- Was verkauft ist, wird gebaut; die Reihenfolge ergibt sich von selbst.
- Der Umsatz entsteht im Projekt und endet mit der Abnahme.
- Support ist eine Nebensache nach dem Go-Live.
Der Alltag mit eigenem Produkt
- Was am Produkt gebaut wird, läuft in den Release-Takt, egal von welchem Kunden es kommt.
- Bezahlte Anpassungswünsche konkurrieren dabei mit der eigenen Roadmap um dieselben Stunden.
- Einführung und Rollout laufen daneben pro Kunde, mit eigenem Termin und eigenem Honorar.
- Lizenz, Wartung und Support laufen unabhängig von beidem weiter und tragen den Umsatz.
Aus dem eigenen Haus
„Ohne teamspace könnten wir unser Geschäft nicht abwickeln. Wir bauen selbst Software und setzen für alle unsere administrativen Prozesse teamspace ein, kein anderes System.“
Thorsten Lenk Gründer und Vorstand der 5 POINT AG
Von der Rechnung über die Release-Planung bis zum Support-Ticket. Wie das im Alltag aussieht, zeigt der Praxisbericht weiter unten auf dieser Seite.
Vom Verkauf bis zur Auslieferung
Verkaufen, einplanen und ausliefern, ohne Bruch dazwischen.
Ein Softwarehersteller hält drei Dinge gleichzeitig in der Hand. In teamspace liegen sie auf einer Datenbasis.
Der Auftrag wird das Arbeitspaket
Ist die Anpassung verkauft, entsteht daraus per Klick der Auftrag und aus ihm das Projekt mit seinen Arbeitspaketen. Was der Kunde bezahlt hat, bleibt am Paket hängen, bis es ausgeliefert ist.
Der Release-Termin ist ein Meilenstein
Jeder Auslieferungs-Termin ist ein Meilenstein, an dem Arbeitspakete und Mitarbeitende hängen. Ob monatlich, alle sechs Wochen oder halbjährlich, entscheidet Ihr Takt.
Der Bestand rechnet sich selbst ab
Lizenz und Wartung laufen als Serienvertrag im eingestellten Rhythmus weiter. Support über das Kontingent hinaus kommt nach Aufwand dazu.
Der Release-Takt
Zwei Quellen, eine Kapazität, ein Fenster nach dem anderen.
Der bezahlte Anpassungswunsch und die eigene Roadmap ziehen an denselben Entwicklerstunden. Gebündelt werden beide, weil jede Änderung am Standard geprüft werden muss, bevor sie zu allen Kunden geht: Ohne feste Fenster ufert das Testen aus. Entscheiden lässt sich nur, was in einem Fenster nebeneinander liegt.
Bezahlter Anpassungswunsch Ein Kunde zahlt für eine Erweiterung und erwartet sie zu einem Termin
Eigene Roadmap Was die Software für alle Kunden aktuell hält, auf eigene Kosten
Q1 v9.2
ausgeliefert Kapazität 700 h
Schnittstelle Kunde Nord 160 h
E-Rechnung Empfang 120 h
Q2 v9.3
ausgeliefert Kapazität 680 h
Rechte-Modell 210 h
Import Altdaten 90 h
Q3 v9.4
in Arbeit Kapazität 720 h
Freeze 24.07., danach nur noch Test
Auswertung Kunde Süd 120 h
Suche im Standard 80 h
Pflichtfeld Steuer 64 h
Q4 v9.5
geplant Kapazität 640 h
Mobiler Zugriff 180 h
Zweite Auswertung Süd 40 h
aus Q3 verschoben
Der Vertrieb sagt keinen Termin zu, den die Entwicklung nicht halten kann: was nicht mehr hineinpasst, steht sichtbar im nächsten Fenster.
Das Beispiel zeigt unseren eigenen Takt mit vier Auslieferungen im Jahr. Ihrer kann monatlich sein, alle sechs Wochen oder halbjährlich: Ein Meilenstein in teamspace ist ein Termin, den Sie setzen, kein vorgegebenes Quartal. Und der Plan bleibt bis zum Freeze beweglich. Gute Vorplanung, nicht in Stein gemeißelt.
Vor der Zusage
Was ins nächste Fenster passt, steht vor dem Verkaufsgespräch fest.
Die teure Zusage ist die, die jemand macht, bevor er die freien Stunden kennt. Im Backlog liegt alles nebeneinander: Was einen zugesagten Termin hat, trägt ein Datum, alles andere eine Priorität. Manches hängt an einem zusammenhängenden Projekt, manches steht als einzelnes Arbeitspaket für sich.
- Das Release ernährt sich aus dem Backlog: das Wichtigste zuerst, so lange, bis die verfügbaren Stunden aufgebraucht sind.
- Verfügbare Stunden bis zum Stichtag: aus den zugeordneten Kapazitäten der Mitarbeitenden, mit Urlaub und Abwesenheit schon abgezogen.
- Die Differenz ist die Antwort: was nicht hineinpasst, wandert sichtbar auf das nächste Fenster, statt still zu verrutschen.
Meldet sich jemand krank oder fällt ein Auftrag aus, wirkt das sofort auf den Plan, nicht erst im nächsten Statusbericht. Bis zum Freeze bleibt die Planung beweglich; erst danach ist das Fenster zu, weil die Testphase beginnt.
„Die Zeiterfassung ist wesentlich einfacher und komfortabler als in Excel."
Was Hersteller gewinnen
Takt, Bestand und Support auf einer Basis.
Der Release-Takt bleibt haltbar, der wiederkehrende Erlös läuft von selbst, und der Support weiß, welche Stunde bezahlt ist.
Takt
Der Termin hält, weil die Stunden gezählt sind.
Arbeitspakete hängen am Release-Meilenstein, die Kapazität der Mitarbeitenden ebenso. Beides steht nebeneinander, bevor jemand etwas zusagt.
- Jeder Auslieferungs-Termin als eigener Meilenstein
- Verfügbare Stunden gegen erforderliche Stunden
- Urlaub und Abwesenheit sind schon abgezogen
Bestand
Der wiederkehrende Erlös läuft ohne Zutun.
Lizenz- und Wartungsgebühren laufen als Serienvertrag im festen Rhythmus, verlängern sich automatisch und rechnen sich selbst ab.
- Serienvertrag mit monatlichem, quartalsweisem oder jährlichem Takt
- Pauschale mit Kontingent, Überlauf nach Aufwand
- Zahlungseingang wird täglich abgeglichen
Support
Jede Support-Stunde kennt ihren Vertrag.
Anfragen aus Mail und Telefon werden zu Tickets, die das zugesagte Service-Level als Restzeit mitführen. Bezahlter Support wird am Ticket gebucht.
- SLA pro Kunde, Restzeit als Ampel
- Zeit am Ticket gebucht und über den Vertrag abgerechnet
- Offene Tickets, Projekte und Angebote am selben Kunden
Zwischen Wunsch und Version
Was verloren geht, wenn Verkauf und Entwicklung getrennte Listen führen.
- Ein Termin ist zugesagt, bevor jemand die freien Entwicklerstunden bis zum Release kennt.
- Kleine Anpassungen werden gebaut, ohne dass ein Auftrag dahintersteht, und tauchen auf keiner Rechnung auf.
- Der Support arbeitet Stunden ab, die im Vertrag längst über das Kontingent hinausgehen.
- Eine Leistung ist erbracht und übergeben, aber die Rechnung wartet noch, weil sie niemand angestoßen hat.
teamspace hält Auftrag, Release-Plan, Ticket und Rechnung auf derselben Basis, sodass eine erbrachte Leistung nicht zwischen zwei Listen liegen bleibt.
Der Weg einer Anpassung
Vom Kundenwunsch bis in die ausgelieferte Version.
Ein durchgängiger Weg, ohne Übertragung zwischen Angebots-Vorlage, Ticket-Tool und Entwicklungsplan.
- 1
Angebot kalkulieren
Hier liegt der eigentliche Aufwand: Umfang, Aufwand und Preis der Anpassung. Alles Weitere entsteht daraus.
- 2
Auftrag und Projekt entstehen daraus
Aus dem angenommenen Angebot wird der Auftrag, aus dem Auftrag das Projekt mit Arbeitspaketen. Ohne Auftrag kein Projekt.
- 3
Im Backlog eingereiht
Mit Datum, wenn ein Termin zugesagt ist, sonst mit Priorität. Das nächste Release zieht sich daraus das Wichtigste, bis die Stunden aufgebraucht sind.
- 4
Im Sprint abgearbeitet
Der Sprint nimmt so viele Pakete auf, wie die verfügbare Zeit der Mitarbeitenden hergibt. Wie lang er ist, entscheiden Sie; bei uns sind es zwei Wochen.
- 5
Freeze, dann Testphase
Ab dem Freeze kommt nichts mehr ins Fenster. Was bis dahin nicht fertig ist, steht im nächsten. Danach wird geprüft, was an alle Kunden geht.
- 6
Fertig gemeldet, Rechnung angestoßen
Der Bearbeiter meldet die Übergabe. Die Rechnung entsteht aus dem Projekt, ohne dass jemand die Positionen neu sucht.
- 7
In den Wartungsvertrag übernommen
Die ausgelieferte Erweiterung läuft im laufenden Auftrag des Kunden weiter, mit Service- und Lizenzdaten am selben Kontakt.
Wie wir unser eigenes Haus damit führen
Wir sind selbst Softwarehersteller und steuern unsere Verwaltung, unsere Planung und unsere Abrechnung in teamspace. In diesem Praxisbericht geht unser Vorstand durch, wie das im Alltag aussieht: vom laufenden Auftrag pro Kunde über unseren quartalsweisen Auslieferungs-Takt bis zum Ticket mit zugesagter Reaktionszeit. Der Takt ist unserer, nicht der von teamspace.
Wie nutzen wir teamspace? Ein Praxisbericht
Rechnungen, Auftragsabwicklung, Release- und Sprint-Planung, Support mit SLA, Personalwesen und Vertrieb: der Rundgang durch die eigenen Prozesse der 5 POINT AG.
Sprint
Der Sprint wird mit der Zeit gefüllt, die wirklich da ist.
Zwischen dem Release-Fenster und dem einzelnen Arbeitstag liegt der Sprint. Er ist nur belastbar, wenn er mit der Zeit gefüllt wird, die das anwesende Team tatsächlich hat.
- Vor dem Sprint ordnet das Team die Pakete zu, so weit die verfügbare Zeit der Einzelnen reicht.
- Klassisch und agil nebeneinander: dasselbe Arbeitspaket lässt sich auf ein Board übertragen und dort weiterbearbeiten, in zwei Sichten auf einem Element.
- Gebuchte Stunden laufen zurück in das Plan-Ist des Projekts und in die Auslastung des Teams.
Am Ende der Planung weiß jeder, was zu tun ist, und niemand rechnet nach, ob die Woche überhaupt so viele Stunden hat.
Erstgespräch
Erzählen Sie uns von Ihrem nächsten Release.
Ein Satz zu Ihrem Takt und zu dem, was gerade quer liegt, genügt als Einstieg. Vorbereiten müssen Sie nichts.
Bestand
Lizenz und Wartung rechnen sich, ohne dass jemand daran denkt.
Ein Haus mit eigenem Produkt hat pro Kunde nicht viele Aufträge, sondern einen, der nie endet. In ihm stehen die Service- und Lizenzdaten, und er stellt seine Rechnung selbst, ohne dass jemand monatlich daran denkt.
- Der Auftrag läuft weiter, statt abgeschlossen zu werden: als Zeitdauer-Position im eingestellten Rhythmus, mit automatischer Verlängerung, bis jemand kündigt oder pausiert.
- Support ist bis zum Kontingent gedeckt, erst was darüber liegt, kommt als Aufwand dazu. Beides auf demselben Beleg.
Verkaufen Sie eine Erweiterung, entsteht dafür ein eigener Auftrag neben dem laufenden. Er wird per Klick zum Projekt und läuft nach der Auslieferung im Bestandsvertrag weiter.
Lizenz-Stand
Sieben dazu, fünf weg, und die Rechnung stimmt trotzdem.
Bei gehandelten Fremdlizenzen ist die Stückzahl eine Einkaufsfrage. Bei der eigenen ist sie die Rechnungsgrundlage. Jede Aufstockung und jede Kündigung beim Kunden verschiebt den Betrag, der in der nächsten Periode fällig wird, und wenn sie untergeht, merkt es niemand.
- Der Stand entsteht aus den Belegen: teamspace führt die Positionen aus allen Aufträgen eines Kunden zu einer Zahl mit Stichtag zusammen.
- Die Bewegung bleibt sichtbar: der Verlauf zeigt, wann aufgestockt und wann reduziert wurde.
So liegt der aktuelle Stand bereit, wenn die nächste wiederkehrende Rechnung ansteht. Ein IT-Systemhaus stellt dieselbe Frage aus der Einkaufsrichtung; für ein Haus mit eigenem Produkt ist sie die Umsatzfrage.
Vergleich
Vier Werkzeuge oder eine Datenbasis.
Ein Entwicklungs-Board kennt den Auftrag nicht, die Buchhaltung kennt das Arbeitspaket nicht. Was dazwischen liegt, macht jemand von Hand.
Funktion
Board, Excel, Ticket-Tool, Buchhaltung
teamspace
Empfohlen Verfügbare Entwicklerstunden bis zum nächsten Release
Auftrag und Arbeitspaket hängen zusammen
manuell
Rechnung aus dem Projekt angestoßen
Lizenz und Wartung als wiederkehrende Rechnung
manuell
Support-Ticket mit zugesagter Restzeit
Bezahlter Support über den Vertrag abgerechnet
ZUGFeRD und XRechnung ohne Zusatztool
Hosting im ISO-27001-Rechenzentrum in Frankfurt
variiert
Nach der Rechnung
Offene Posten fallen auf, ohne dass jemand sie sucht.
Wer viele kleine, wiederkehrende Rechnungen stellt, kann sie nicht einzeln im Blick behalten. Diesen Teil übernimmt das System.
- Täglicher Abgleich der Zahlungseingänge über die Banken-Schnittstelle. Sie prüft Eingänge und löst selbst keine Zahlungen aus.
- Der Mahnlauf staffelt sich: nach einer Kulanzfrist die Zahlungserinnerung, danach die weiteren Stufen mit eigenen Vorlagen.
- Nicht verrechnete Zeiten und Kosten lassen sich gezielt auswerten, damit nichts über Monate liegen bleibt.
Die Banken-Schnittstelle gehört zur Edition enterprise, der Mahnlauf zur Faktura.
Zielgruppe
Welche Softwarehersteller hier am meisten herausholen.
teamspace passt zu Herstellern, die ein eigenes Produkt bauen, es weiterentwickeln und den laufenden Betrieb ihrer Kunden begleiten. Drei Zuschnitte, in denen das besonders deutlich wird.
Hersteller einer eigenen Standardsoftware
- Kundenanpassungen und eigener Standard in einem Release-Plan
- Auslieferungs-Termine als Meilensteine mit Ressourcen, im eigenen Takt
- Lizenz und Wartung als laufender Vertrag pro Kunde
Anbieter von Software als Abo
- Wiederkehrende Abrechnung im festen Rhythmus
- Zahlungseingang und Mahnlauf laufen automatisch
- Support mit Kontingent, Überlauf nach Aufwand
Entwicklungshäuser mit Kundenprojekten
- Kein Projekt ohne Auftrag, fast kein Auftrag ohne Angebot
- Plan-Ist und Deckungsbeitrag pro Projekt, tagesaktuell
- Externe im selben Ressourcenpool wie das feste Team
Vertrieb
Aus der Anfrage auf der Website wird eine Vertriebschance.
Wer ein Produkt verkauft, verkauft es oft an viele ähnliche Kunden. Dann zählt weniger das einzelne Gespräch als der Überblick über alle laufenden Gespräche.
- Aus der Anfrage entsteht die Vertriebschance, mit dem Kontakt dazu, falls er noch nicht angelegt war.
- Doppelte Anfragen aus derselben Firma fallen sofort auf, statt zwei Beratern parallel zu begegnen.
- Der Trichter zeigt die Phase, in der Gespräche am häufigsten abbrechen, und wie viele Angebote zu einem Abschluss führen.
Angebot, Auftrag, Projekt und die späteren Tickets hängen danach am selben Kunden. Vertriebschancen und Trichter gehören zusammen zur Edition enterprise; die Kundenverwaltung selbst ist ab office dabei.
Funktionsumfang
Funktionen für Softwarehersteller im Überblick.
Im Tarif enthalten, ohne Modul-Aufpreis. Einzelnes gehört zur Edition enterprise: Kapazitätsplanung, Vertriebsforecast, Banken-Schnittstelle und die DATEV-Übergabe.
Produkt und Release
- Projekt-Meilensteine für Release-Termine, mit Vorwarndatum
- Globale Meilensteine über mehrere Projekte hinweg
- Arbeitspakete mit Plan-Ist und Ressourcen-Zuordnung
- Klassisch und agil im selben Projekt, mit Backlog und Sprint
- Meilenstein-Trendanalyse aus den Projektberichten
Auftrag und Abrechnung
- Aus dem Angebot per Klick Auftrag und Projekt
- Bezahlte Anpassung als Festpreis oder nach Aufwand
- Serienverträge für Lizenz- und Wartungsgebühren
- Supportvertrag mit Kontingent, Überlauf nach Aufwand
- E-Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung, ohne zweites Werkzeug
Betrieb und Steuerung
- Service-Tickets aus Mail, Telefon und Web-Formular
- SLA pro Kunde, Restzeit als Ampel, Eskalation vor dem Stichtag
- Kapazitätsplanung über Teams, mit Abwesenheit verrechnet
- Zeitbuchung auf Projekt, Ticket oder Vertrag
- Nachkalkulation der Anpassung: verkauft gegen tatsächlich gebaut
Nächster Schritt
Wir sprechen als Hersteller mit einem Hersteller.
Zeigen Sie uns einen Kundenauftrag, der in Ihr nächstes Release soll. Wir zeigen, wie er bei uns durch Angebot, Auftrag, Meilenstein und Rechnung läuft.
Modul-Übersicht
Was an Planung, Bestand und Support grenzt.
Sechs Bereiche, in denen die Arbeit eines Softwareherstellers zusammenläuft, von der Release-Planung bis zur wiederkehrenden Rechnung.
Projektmanagement
Arbeitspakete am Release-Meilenstein, klassisch und agil im selben Projekt, mit Backlog und Sprint.
Mehr erfahrenKapazitätsplanung
Wie viele Entwicklerstunden bis zum nächsten Auslieferungstermin überhaupt zur Verfügung stehen.
Mehr erfahrenZeiterfassung online
Die gebuchte Stunde landet am Arbeitspaket und wird zum Plan-Ist des Releases.
Mehr erfahrenCRM-Software
Der Kunde mit seinem Vertrag, seinem Service-Level und allem, was er an Lizenzen bezieht.
Mehr erfahrenService Desk Software
Anfragen zum ausgelieferten Produkt, mit zugesagter Restzeit und Buchung auf den Vertrag.
Mehr erfahrenRechnungssoftware
Lizenz und Wartung im festen Takt, offene Posten im Blick, E-Rechnung ohne Zusatztool.
Mehr erfahrenWas eine Software für Softwarehersteller können muss
Der Release-Takt und der laufende Vertrag gehören in dasselbe System.
Eine Software für Softwarehersteller führt drei Stränge auf einer Datenbasis. Die Entwicklung am eigenen Produkt hängt am Auslieferungs-Termin. Die Einführung beim einzelnen Kunden hängt an dessen Termin. Lizenz, Wartung und Support laufen unabhängig von beidem weiter. Das unterscheidet ein Softwarehaus vom IT-Systemhaus, das fremde Hardware und Lizenzen handelt, und vom IT-Dienstleister, der Projekte für einzelne Kunden liefert und betreibt.
Der zweite Unterschied liegt im Erlös. Ein Haus mit eigenem Produkt lebt vom Bestand: Lizenzen, Wartung und Supportverträge laufen weiter, unabhängig davon, ob gerade ein Projekt läuft. Eine passende Software führt diese Verträge als Serienverträge, gleicht Zahlungseingänge ab und rechnet Support über das Kontingent hinaus nach Aufwand ab.
Der Unterschied zu gewöhnlicher Projektsoftware liegt im Nadelöhr. Wer Kundenprojekte plant, plant pro Kunde. Ein Softwarehersteller plant gegen eine endliche Entwicklungs-Kapazität, aus der sich alle Kunden gleichzeitig bedienen. Es braucht deshalb eine Sicht, in der Auftrag, Arbeitspaket, Termin und Kapazität dasselbe Bild zeigen. Genau daran entscheidet sich, ob eine Terminzusage hält.
Warum teamspace
Was hinter der Software steht.
Selbst ein Hersteller, seit 1999
Wir bauen dieses Produkt seit über 25 Jahren aus Darmstadt heraus, eigenfinanziert und ohne Investor. Wer bei uns über die Roadmap entscheidet, kennt Ihre Frage aus dem eigenen Montagmorgen.
Betrieb aus Frankfurt
Ihre Daten liegen in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main und werden ausschließlich in der EU verarbeitet. Die Zertifizierung trägt das Rechenzentrum, nicht teamspace; diese Grenze halten wir sauber, auch in Ausschreibungen.
Ein System statt vier Werkzeugen
Der verkaufte Wunsch, das Arbeitspaket im Release, die gebuchte Stunde und die Rechnung sind dasselbe Datum, nur aus vier Blickwinkeln. Nichts davon wird exportiert.
Begriffe
Sechs Begriffe aus dem Alltag eines Softwareherstellers.
Worte, die zwischen Verkauf, Entwicklung und Support immer wieder vorkommen.
- ERP für Softwarehersteller
- Eine Anwendung, die Produktentwicklung und kaufmännisches Geschäft eines Softwareherstellers auf einer Datenbasis führt: Angebot, Auftrag, Arbeitspaket, Release-Meilenstein, Support-Ticket und wiederkehrende Rechnung.
- Release-Fenster
- Der Zeitraum bis zum nächsten Auslieferungstermin, begrenzt durch die Entwicklerstunden, die bis dahin zur Verfügung stehen. In teamspace ist er ein Meilenstein mit zugeordneten Ressourcen und Arbeitspaketen. Wie lang das Fenster ist, legen Sie fest; monatlich, sechswöchig, quartalsweise oder halbjährlich.
- Arbeitspaket
- Die kleinste planbare Einheit im Projekt. Sie trägt Plan- und Ist-Zeiten, hängt an einem Meilenstein und lässt sich für die agile Bearbeitung auf ein Board übertragen.
- Serienvertrag
- Der Auftrag, der nie abgeschlossen wird: Er verlängert sich von selbst und stellt seine Rechnung im eingestellten Takt. Für ein Haus mit eigenem Produkt ist er die Form, in der Lizenz und Wartung Umsatz machen.
- Stundenkontingent
- Die im Wartungs- oder Supportvertrag pauschal enthaltene Zeit. Solange sie reicht, ist die Leistung gedeckt; erst der Überlauf wird nach Aufwand abgerechnet.
- SLA
- Die Reaktionszeit, die im Supportvertrag zum Produkt zugesagt ist. Sie läuft am Ticket als Restzeit mit, damit der Support sieht, was zuerst dran ist, bevor der Stichtag erreicht wird.
Weitere Branchen
Lösungen für andere Dienstleister.
teamspace gibt es für mehrere Branchen. Hier sind fünf neben dem Softwarehersteller.
Eignung
Für welche Softwarehersteller teamspace passt, und für welche nicht.
Passt weniger gut
- Reine Entwicklungsteams ohne kaufmännische Prozesse und ohne eigene Abrechnung.
- Häuser, die eine Entwicklungsumgebung suchen: teamspace verwaltet die Arbeit, nicht den Quelltext.
- Produkte ohne Kundenvertrag, etwa rein werbefinanzierte Angebote ohne Wartung und Support.
- Einzelentwickler ohne Team, Verträge und Support-Anfragen.
Passt gut
- Hersteller einer eigenen Standardsoftware mit festem Release-Takt.
- Häuser, deren Erlös aus Lizenz, Wartung und Supportverträgen kommt.
- Anbieter mit bezahlten Kundenanpassungen neben der eigenen Weiterentwicklung.
- Hersteller mit fünf bis 250 Mitarbeitenden, vom kleinen Team bis zum gewachsenen Haus.
Häufige Fragen zur Software für Softwarehersteller
Was unterscheidet ein Softwarehaus von einem IT-Systemhaus?
Ein Softwarehaus stellt ein eigenes Produkt her und verkauft dessen Lizenzen, Wartung und Weiterentwicklung. Ein IT-Systemhaus handelt zusätzlich mit fremder Hardware und fremden Lizenzen, die als eigene Posten neben der Leistung auf der Rechnung stehen. Beide betreiben Support und Wartung, aber die kaufmännische Mitte ist eine andere: hier der Release-Takt des eigenen Produkts, dort das Mischgeschäft aus Produkt und Leistung. Mehr dazu auf der Übersicht für IT-Systemhäuser.
Wie sehen wir, ob ein Kundenwunsch noch ins nächste Release passt?
Der Release-Termin liegt als Meilenstein im Projekt, und an diesem Meilenstein hängen sowohl die Arbeitspakete als auch die zugeordneten Ressourcen. Damit steht die Summe der erforderlichen Stunden neben den verfügbaren Stunden der Mitarbeitenden, mit Urlaub und Abwesenheit bereits verrechnet. Was nicht mehr hineinpasst, wird sichtbar auf ein späteres Fenster gelegt. Die Kapazitätsplanung gehört zur Edition enterprise, mehr dazu unter Kapazitätsplanung.
Passt das auch, wenn wir nicht quartalsweise ausliefern?
Ja. Der Quartals-Rhythmus auf dieser Seite ist unser eigener und dient als Beispiel, teamspace gibt keinen Takt vor. Ein Meilenstein ist schlicht ein Termin, den Sie setzen und dem Sie Arbeitspakete und Mitarbeitende zuordnen. Ob Sie monatlich ausliefern, alle sechs Wochen, halbjährlich oder laufend, ändert an der Mechanik nichts: Vor jedem Termin steht die Summe der erforderlichen Stunden neben den verfügbaren. Wer laufend ausliefert, arbeitet meist ganz ohne Auslieferungs-Meilenstein und plant nur über Sprints und Kapazitäten.
Läuft bei uns wirklich alles über den Release-Takt?
Nein, und das sollte es auch nicht. An den Release-Takt gebunden ist nur, was am Produkt selbst gebaut wird. Einführungen und Rollouts laufen als eigene Projekte pro Kunde, mit eigenem Termin und eigenem Team. Lizenzen, Wartung und Support laufen unabhängig von beidem als laufende Verträge weiter. teamspace hält diese drei Stränge auf einer Datenbasis, statt sie in drei Werkzeuge zu trennen, aber es zwingt sie nicht in einen gemeinsamen Rhythmus.
Können wir klassisch und agil im selben Projekt arbeiten?
Ja. teamspace unterstützt klassisches, agiles und hybrides Vorgehen, wobei die Arbeitsweise pro Projekt eingerichtet wird. Ein Arbeitspaket lässt sich auf ein Kanban- oder Scrum-Board übertragen und dort agil bearbeiten; es bleibt dasselbe Element in zwei Sichten, sodass gebuchte Zeiten weiterhin ins Plan-Ist des Projekts laufen. Product-Backlog und Sprint stehen dafür zur Verfügung. Mehr im Projektmanagement.
Wie rechnen wir Lizenz- und Wartungsgebühren wiederkehrend ab?
Der Auftrag wird nicht abgeschlossen, sondern läuft als Zeitdauer-Position weiter und stellt seine Rechnung selbst, im Takt Ihrer Wahl. Für ein Haus mit eigenem Produkt ist das die Umsatzform: Der Bestand trägt, ohne dass jemand jeden Monat daran denkt. Eine Preiserhöhung greift auf Wunsch erst in der nächsten Periode, sodass ein laufender Zyklus nicht mitten im Monat kippt; Kündigung und Pausieren hängen ebenfalls am Vertrag. Mehr unter wiederkehrende Rechnungen.
Wie hängen Supportvertrag und Ticket zusammen?
Der Supportvertrag bringt ein Stundenkontingent mit, und die Tickets buchen ihre Zeit dagegen. Ist das Kontingent aufgebraucht, schaltet teamspace über die Zuordnungsregeln auf Aufwand um, statt dass jemand das im Kopf behalten muss. Am Ticket läuft zusätzlich die Reaktionszeit mit, die Sie diesem Kunden zugesagt haben, damit der Support sieht, was zuerst dran ist. Mehr auf Service Desk Software.
Entsteht die Rechnung wirklich aus dem Projekt?
Ja. Wenn der Bearbeiter die Fertigstellung beziehungsweise die Übergabe meldet, lässt sich die Rechnungsstellung direkt aus dem Projekt anstoßen. Die Positionen kommen aus dem Auftrag und den gebuchten Zeiten, nicht aus einer neu zusammengesuchten Liste. Nicht verrechnete Zeiten und Kosten lassen sich zusätzlich auswerten, damit nichts über Monate liegen bleibt.
Prüft teamspace, ob unsere Rechnungen bezahlt wurden?
In der Edition enterprise gleicht die Online-Banken-Schnittstelle die Zahlungseingänge täglich ab. Sie prüft Eingänge und löst selbst keine Zahlungen aus. Bleibt eine Rechnung offen, läuft der gestaffelte Mahnlauf an, beginnend mit der Zahlungserinnerung nach einer Kulanzfrist. Mehr zur Rechnungssoftware.
Ersetzt teamspace unser Entwicklungs-Werkzeug?
Nein, und das ist Absicht. teamspace verwaltet die Arbeit rund um die Entwicklung: Auftrag, Arbeitspaket, Release-Meilenstein, gebuchte Zeit, Ticket und Rechnung. Der Quelltext, die Versionsverwaltung und die Auslieferungs-Kette bleiben in Ihren Entwicklungswerkzeugen. Die Verbindung entsteht über das Arbeitspaket, das in beiden Welten dieselbe Aufgabe bezeichnet.
Wie gehen viele kleine Lizenzrechnungen in die Buchhaltung?
Genau das ist bei wiederkehrender Abrechnung die Menge, die weh tut. Die Rechnungen entstehen im eingestellten Takt als ZUGFeRD oder XRechnung, ohne dass jemand ein zweites Werkzeug öffnet, und gehen als Stapel weiter. Über die zertifizierte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online laufen Rechnungen und Stornos direkt in die DATEV-Cloud, ohne CSV-Datei dazwischen; diese Schnittstelle gehört zur Edition enterprise. Für Lexware und Sage gibt es keine direkte Anbindung, dort übernimmt der Standard-Export.
Unsere Kunden fragen nach unserem Betrieb. Was können wir ihnen sagen?
Als Hersteller werden Sie im Einkauf Ihres Kunden nach der Kette hinter Ihrer Verwaltung gefragt, deshalb konkret: teamspace läuft in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, verarbeitet wird ausschließlich in der EU. Zertifiziert ist dabei das Rechenzentrum, nicht teamspace selbst; diese Grenze sollten Sie in einer Ausschreibung sauber halten. Vertragspartner ist die 5 POINT AG nach deutschem Recht, und freigegebene Belege bleiben im GoBD-Modus revisionssicher erhalten.
Wir sind erst zwölf Leute. Lohnt sich das schon?
Sie brauchen nicht alles auf einmal. Sinnvoll ist der Einstieg dort, wo das Geld liegt: Lizenz- und Wartungsverträge sauber abrechnen und die Stunden am Arbeitspaket haben. Release-Meilensteine mit zugeordneten Kapazitäten lohnen sich, sobald mehr als eine Handvoll Entwickler um dieselben Wochen konkurriert, Service Desk mit dem Wachsen der Kundenzahl. Nachrüsten heißt konfigurieren, nicht migrieren, und die Editionen light, office und enterprise wechseln Sie ohne Datenumzug.
Nutzt die 5 POINT AG teamspace selbst?
Ja, vollständig. Rechnungsstellung, Auftragsabwicklung, die quartalsweise Release- und die zweiwöchige Sprint-Planung, der Support mit Service-Levels, das Personalwesen und der Vertrieb laufen in teamspace. Wie das im Einzelnen aussieht, beschreibt der Praxisbericht im Video weiter oben auf dieser Seite.
Erstgespräch
In 15 Minuten geklärt, ob teamspace zu Ihrem Release-Takt passt.
Wir besprechen Ihre Auslieferungs-Termine, Ihre Kundenaufträge und Ihre laufenden Verträge. Sie hören eine klare Einschätzung, keine Präsentation.