Projektplan Vorlage für Excel, mit Gantt-Diagramm

Der Projektplan ordnet jeder Arbeit im Projekt einen Zeitraum und eine verantwortliche Person zu. Je nach Quelle heißt er auch Terminplan, Ablaufplan oder Projektablaufplan. Das Projektmanagementhandbuch des Landes Berlin fasst beides als Ablauf- und Terminplan zusammen: die Reihenfolge der Arbeiten und ihre Termine.

Streng genommen umfasst die Projektplanung mehr als Termine, nämlich auch Struktur, Kosten und Ressourcen. Im Alltag meint „Projektplan“ aber fast immer den Terminplan, und wer für die Projektplanung Vorlagen sucht, braucht meist genau ihn. Diese Vorlage bildet ihn als Balkenplan nach Kalenderwochen ab, mit einem Balken je Vorgang.

Jede Zeile braucht eine klare Bezeichnung, eine verantwortliche Person, einen Start und ein Ende. Fortschritt und Status kommen dazu, sobald das Projekt läuft.

Das Projektmanagementhandbuch des Landes Berlin empfiehlt für den Terminplan einen Balkenplan nach Kalenderwochen und rät, auch die laufenden Aufgaben des Projektmanagements aufzunehmen. Deshalb steht im Beispiel ganz oben die Zeile „Projektsteuerung und Statusberichte“, die das ganze Projekt begleitet.

Eine Phase ist ein Abschnitt des Projekts, etwa Konzept oder Umsetzung. Sie fasst mehrere Aufgaben zusammen. Eine Aufgabe ist konkrete Arbeit mit Dauer. Ein Meilenstein hat keine Dauer: Er markiert ein Ereignis, an dem etwas entschieden oder abgeschlossen ist, zum Beispiel „Design freigegeben“.

Gute Meilensteine sind prüfbar. „Design fertig“ ist es nicht, „Design vom Kunden schriftlich freigegeben“ schon.

Der Projektstrukturplan beantwortet die Frage was: Er zerlegt das Projekt in Teilprojekte und Arbeitspakete, ohne Termine. Der Projektplan beantwortet wann und wer. Die übliche Reihenfolge ist erst die Struktur, dann der Plan. Wer beide Vorlagen nutzt, übernimmt die Arbeitspakete samt Nummer in den Projektplan. Wie Struktur und Zeitplan in einer Software zusammenhängen, zeigt die Seite zum Projektstrukturplan in teamspace.

Der häufigste: Der Plan entsteht einmal zum Projektstart und wird danach nicht mehr angefasst. Nach vier Wochen glaubt ihm niemand mehr. Ebenfalls häufig sind fehlende Puffer vor festen Terminen, Aufgaben ohne verantwortliche Person und Aufgaben, die vom Kunden abhängen, aber nicht im Plan stehen. Im Beispiel ist „Texte und Bilder liefern“ deshalb eine eigene Zeile mit der Weber GmbH als Verantwortlicher.

So grob wie möglich, so fein wie nötig. Eine Aufgabe sollte kurz genug sein, dass ein Verzug auffällt, bevor er groß wird. Bei Projekten über einige Monate sind ein bis drei Wochen pro Aufgabe ein guter Richtwert. Was kürzer ist, gehört eher in eine Aufgabenliste als in den Projektplan.