Kapazität
Verfügbarkeit, Arbeitszeit, Urlaub und Abwesenheiten in einer Sicht. Die Grundlage jeder Einsatzplanung.
Mitarbeiterprozess: Wie steuern wir Kapazität, Kompetenz und Motivation?
Mitarbeiter tragen die Wertschöpfung und binden den größten Teil der Kosten. teamspace verbindet Verfügbarkeit, Skills, Auslastung und Vergütung, damit die richtigen Menschen mit den passenden Kompetenzen am richtigen Projekt arbeiten.
Der Schmerz
Wo im Mitarbeiterprozess Steuerung verloren geht
- Die Auslastung schwankt unkontrolliert und wird erst zum Quartalsende sichtbar.
- Skills stecken in den Köpfen einzelner, beim Staffing rät man.
- Verfügbarkeit lebt in einer Urlaubsliste, getrennt vom Vertrag.
- Provisionsmodelle erzeugen Frust, weil niemand die Berechnung nachvollzieht.
- Stunden, Zuschläge und Spesen werden für den Lohn von Hand zusammengesucht.
- Fluktuation kostet jedes Jahr still ein Vielfaches einer Neueinstellung.
Das meiste davon kostet keinen neuen Mitarbeiter, nur einen besseren Ablauf.
Drei Dimensionen
Drei Hebel entscheiden über Produktivität und Bindung
Kompetenz
Skills, Zertifikate, Sprachen und Werkzeuge. Macht Staffing nach Kompetenz möglich, nicht nach Bauchgefühl.
Motivation
Vergütung, Provisionen, Zielvereinbarungen und Gespräche. Verbindet Beitrag und Belohnung nachvollziehbar.
Der Ablauf
Sechs Schritte vom Stammdatensatz bis zur Lohnübergabe
Stammdaten, Stunden und Vergütung gehören zu verschiedenen Modulen. Im Mitarbeiterprozess greifen sie ineinander, ohne dass jemand Daten doppelt pflegt.
- 1
Stammdaten und Skills
Vertrag, Wochenarbeitszeit, Skills und Zertifikate werden in der Personalakte zentral gepflegt. Hier beginnt jede Planung.
- 2
Verfügbarkeit
Aus Vertrag, genehmigtem Urlaub, Krankheit und Sonderzeiten rechnet teamspace die verfügbare Kapazität pro Person, tagesaktuell.
- 3
Einsatz und Staffing
Die Kapazitätsplanung filtert nach Skill und freier Kapazität. Der Planende ordnet zu, Konflikte werden sichtbar.
- 4
Erfassung und Freigabe
Mitarbeiter buchen Zeit, Zuschläge und Spesen, Vorgesetzte geben frei. Bei Abwesenheit übernimmt die Vertretung.
- 5
Auslastung und Auswertung
Gebuchte Stunden fließen sofort in die Auslastung. Über- und Unterlast werden über Wochen sichtbar, nicht erst zum Quartalsende.
- 6
Lohn und Entwicklung
Geprüfte Stunden, Zuschläge und Provisionen gehen gebündelt in die Lohnvorbereitung. Ziele und Gespräche bleiben dokumentiert.
Der Einsatzplan
Auslastung und Überlast stehen je Person im Plan.
Das ist der Einsatzplan aus der Kapazitätsplanung: pro Person und Woche die verfügbare Kapazität, die geplante Arbeit und die Auslastung. Wo mehr verplant ist als verfügbar, steht die Überlast als Problem, früh genug zum Gegensteuern.
Einsatzplan (16.02.2026 - 05.04.2026)
Mitarbeiter KW 8KW 9KW 10KW 11KW 12KW 13KW 14 Auslastung
BB Barbara Beratung Beratung
24h00
3 Tage 16h00
40h00
40h00
40h00
40h00
32h00
0,00 % 0h00 / 232h00
FF Finn Finanzen Finanzen
24h00
40h00
40h00 Implementierung -1h36
40h00 Implementierung
40h00
3 Tage 40h00
8h00
35,17 % 81h36 / 232h00 -1h36
PP Pia Personal Personal
24h00
40h00
40h00
40h00
1 Tag
5 Tage
32h00
0,00 % 0h00 / 208h00
VV Viktor Vertrieb Vertrieb
24h00
40h00
5 Tage
48h00 Support Kunden -8h00
40h00
40h00
32h00
22,22 % 48h00 / 216h00 -8h00
VV Volker Vorstand Vorstand
24h00
40h00
40h00
40h00
40h00
40h00
32h00
0,00 % 0h00 / 256h00
verfügbar geplante Arbeit Überlast Urlaub
Verfügbarkeit aus Vertrag und Urlaub, geplante Arbeit dagegengerechnet. Auslastung und Überlast stehen je Person im Plan, nicht erst im Quartalsbericht.
Kompetenz
Skills werden zum Filter, nicht zur Karteileiche.
Bei zehn Leuten kennt jeder die Stärken der anderen, bei hundert nicht mehr. teamspace hält Fach-, Sprach- und Sozialkompetenzen je Person auf einer mehrstufigen Skala fest, mit Zertifikaten als Anhang in der Personalakte.
- Im Einsatzplan filterbar: Wer kann React und ist in KW 22 frei? Das Profil beantwortet die Frage, die Zuordnung treffen Sie.
- Lücken werden sichtbar: welche Kompetenz knapp ist, lange bevor der Auftrag kommt.
- Bei Ausfall schneller Ersatz: wer dieselbe Kompetenz mitbringt, steht in einer Liste statt in den Köpfen einzelner.
Verfügbarkeit
Verfügbarkeit rechnet sich aus dem Vertrag.
Wer wann wie viel arbeiten kann, steht nicht in einer Urlaubsliste, sondern fällt aus den Daten heraus. teamspace zieht von der vertraglichen Wochenarbeitszeit genehmigten Urlaub, Krankheit, Feiertage und Sonderzeiten ab. Was bleibt, ist die verfügbare Kapazität.
- Genehmigter Urlaub senkt sofort die Kapazität: der Antrag kippt auf genehmigt, der Einsatzplan rechnet neu.
- Feiertage je Bundesland sind hinterlegt, halbe Tage zählen halb.
- Vertretung greift bei Abwesenheit: ist der Prüfer selbst im Urlaub, genehmigt seine Vertretung.
Auslastung
Engpässe und Leerläufe früh erkennen.
Die wichtigste Steuerungsgröße im Dienstleistungsgeschäft ist die Auslastung: fakturierbare Stunden im Verhältnis zur verfügbaren Zeit. teamspace misst sie live aus den gebuchten Stunden und trägt geplante Einsätze über die kommenden Wochen vor.
- Über Wochen statt rückwirkend: wer demnächst überlastet ist und wo Leerlauf entsteht, steht im Einsatzplan, nicht erst in der Quartalsauswertung.
- Geplante Einsätze und Abwesenheiten stehen nebeneinander, sodass sich Akquise oder Recruiting früh anstoßen lässt.
- Schwellen selbst gesetzt: teamspace warnt bei Leerlauf und drohender Überlast, die Grenzen legen Sie fest.
Der Unterschied
Mitarbeiterprozess klassisch und mit teamspace
Funktion
HR plus Excel
teamspace Mitarbeiterprozess
Empfohlen Verfügbarkeit
Urlaubsliste in Excel, getrennt vom Vertrag
aus Vertrag, Urlaub, Krankheit und Sonderzeit, tagesaktuell
Skills
im Lebenslauf, nicht durchsuchbar
strukturiert erfasst, im Einsatzplan filterbar
Auslastung
manuell, oft Wochen alt
live aus gebuchten Stunden, über Wochen vorausgeplant
Provision
Excel-Berechnung am Quartalsende
je Rechnung, Fixbetrag oder Anteil am Rohertrag
Lohnvorbereitung
Stunden exportieren, von Hand ergänzen
Stunden, Zuschläge und Spesen geprüft und freigegeben
Lohnübergabe
Daten per Mail ans Lohnbüro
geprüfter Datenexport ans Lohnbüro oder den Steuerberater
Personalakte
Papier oder Netzlaufwerk
digital und rollenbasiert, ein Zugriff je Rolle
Provision und Lohn
Provision je Rechnung, Lohn ohne Quartals-Excel.
Vergütung verbindet Beitrag und Belohnung, wenn sie nachvollziehbar bleibt. In teamspace wird die Provisionsregel je Mitarbeiter hinterlegt, als Fixbetrag pro Rechnung oder als Anteil am Rohertrag. Die Beträge entstehen je Rechnung automatisch und stehen als Vorschlag zur Auszahlung bereit.
- Je Rechnung statt am Quartalsende: jede gestellte Rechnung erzeugt den Provisionsbetrag, der Mitarbeiter sieht ihn in seiner Abrechnung.
- Stunden, Zuschläge, Spesen und Provisionen laufen geprüft und freigegeben in der Mitarbeiter-Abrechnung zusammen.
- Datenexport ans Lohnbüro: die geprüften Daten gehen an den Steuerberater oder das Lohnbüro, die eigentliche Lohnabrechnung läuft dort.
Steuerung
Die Kennzahlen, die den Mitarbeiterprozess steuern
Auslastung
Fakturierbare Stunden geteilt durch verfügbare Stunden. Branchenüblich liegt der gesunde Bereich zwischen 70 und 85 Prozent. Die wichtigste Steuerungsgröße im Dienstleistungsgeschäft.
Umsatz pro Mitarbeiter
Gesamtumsatz geteilt durch Mitarbeiterzahl. Ein Maß für Produktivität und Skalierbarkeit, je nach Geschäftsmodell sehr unterschiedlich.
Realisierungsrate
Abrechenbare Stunden geteilt durch geleistete Stunden. Sinkt sie, entstehen versteckte Projektverluste.
Auslastungsvorschau
Wie ausgelastet sind wir in den nächsten Wochen? Basis sind geplante Einsätze und bekannte Abwesenheiten.
Skill-Abdeckung
Welche Kompetenzen haben wir, welche fehlen? Macht Lücken sichtbar, lange vor dem Auftrag.
Fluktuation
Anteil ausgeschiedener Mitarbeiter pro Jahr. Wirkt direkt auf Wissen, Kapazität und Folgekosten.
Reife ehrlich einschätzen
Vier Fragen zeigen, wo Ihr Mitarbeiterprozess steht.
Reife zeigt sich nicht im HR-System, sondern in vier Fragen. Wer auf zwei oder mehr mit eher nein antwortet, liegt meist auf Level 1 oder 2.
-
Verfügbarkeit
Ist die verfügbare Kapazität pro Person tagesaktuell aus dem System ablesbar, oder steht sie in einer Liste?
-
Skills
Sind Kompetenzen strukturiert erfasst und im Einsatzplan filterbar, oder leben sie in Lebensläufen?
-
Auslastung
Wird die Auslastung vorausschauend gesteuert, oder erst im Nachhinein berichtet?
-
Vergütung
Sind Provision und Lohnvorbereitung im Datenstamm verankert, oder im Quartals-Excel?
Reifegrad
Vom Staffing nach Zuruf zur gesteuerten Auslastung
Level 0: ungeplant
Kapazität, Urlaub und Skills sind weder dokumentiert noch geplant. Staffing nach Zuruf.
Level 1: manuell
Excel-Listen für Urlaub, Verfügbarkeit und Skills. Auslastung wird im Nachhinein berechnet.
Level 2: strukturiert
HR- und Zeiterfassungssystem im Einsatz. Skills sind dokumentiert, aber selten für die Planung genutzt.
Level 3: assistiert
Kapazitätsplanung mit Projektplan und Zeiterfassung verbunden. Auslastung wird laufend gemessen.
Level 4: weitgehend automatisiert
Auslastung über Wochen vorausgeplant, Skill-Filter im Einsatzplan, Provisionsberechnung und Lohnvorbereitung digital.
Level 5: vollständig automatisiert
Live-Steuerung der Auslastung, Skill-Lücken sichtbar, Vergütungsmodelle und Karrierepfade integriert.
Standortbestimmung
Wo steht Ihr Mitarbeiterprozess heute?
Im kurzen Erstgespräch ordnen wir Ihren Ablauf einem Reifegrad zu und zeigen den größten konkreten Hebel, von der Verfügbarkeit bis zur Lohnübergabe.
Diese Bausteine tragen den Mitarbeiterprozess
Sechs Module bilden den Mitarbeiterprozess. Eines pflegt die Stammdaten, das nächste plant den Einsatz, ein weiteres bereitet den Lohn vor.
Digitale Personalakte
Dokumente, Verträge, Zertifikate und Gespräche, rollenbasiert zugänglich.
Mehr erfahrenKapazitätsplanung
Einsatz über alle Projekte mit Auslastung, Skill-Filter und Konflikten.
Mehr erfahrenVorbereitende Lohnbuchhaltung
Stunden, Zuschläge, Spesen und Provisionen geprüft, freigegeben und exportiert.
Mehr erfahrenZeiterfassung
Arbeits- und Projektzeit mit Freigabe und Auswertung, im Sinne der Aufzeichnungspflicht.
Mehr erfahrenDas Zielbild
Mitarbeiterführung mit Datenbasis.
Der Mitarbeiterprozess ist die durchgängige Steuerung von Kapazität, Kompetenz und Motivation: von der verfügbaren Stunde über den passenden Skill bis zur nachvollziehbaren Vergütung. Ein hochreifer Mitarbeiterprozess verbindet dabei weiche und harte Steuerung. Verfügbarkeit und Skills sind strukturiert vorhanden, die Auslastung wird vorausschauend gesteuert, Vergütung ist transparent und je Rechnung berechenbar, die Lohnvorbereitung läuft digital. Mitarbeiter erleben Transparenz, die Geschäftsführung erhält Steuerbarkeit.
Der Weg dahin verlangt keine größere Mannschaft, sondern einen Ablauf, in dem Verfügbarkeit, Stunden und Vergütung aus denselben Daten kommen. Aus HR-Verwaltung wird so gelebte Steuerung von Kapazität, Kompetenz und Motivation.
teamspace entwickeln wir seit 1999 in Darmstadt, gehostet in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, die Datenverarbeitung bleibt in der EU.
Häufige Fragen zum Mitarbeiterprozess
Welche Auslastung ist realistisch und gesund?
Das hängt von der Branche ab. Beratungen liegen oft zwischen 70 und 85 Prozent, Agenturen zwischen 65 und 80 Prozent, Engineering-Häuser zwischen 75 und 85 Prozent. Werte dauerhaft über 90 Prozent klingen attraktiv, führen aber zu Überlastung, Qualitätsproblemen und Fluktuation.
Wie unterscheidet sich die Auslastungsvorschau von der heutigen Auslastung?
Die heutige Auslastung ist die Vergangenheit, gemessen aus gebuchten Stunden. Die Vorschau schaut voraus: Sie trägt geplante Einsätze und bekannte Abwesenheiten über die kommenden Wochen vor. So lässt sich Akquise oder Recruiting starten, bevor Engpass oder Leerlauf entstehen.
Warum Skills systematisch erfassen, wenn jeder seine Stärken kennt?
Weil das bei zehn Personen stimmt, bei hundert nicht mehr. Strukturierte Skills machen Staffing nach Kompetenz möglich, decken Lücken auf und unterstützen Karrierepfade. Vor allem aber ist bei Ausfällen der Ersatz schneller gefunden, weil das Profil filterbar im Einsatzplan steht.
Wie integrieren sich Mitarbeiterprozess und Lohnbuchhaltung?
Stunden, Zuschläge, Reisekosten und Provisionen werden in teamspace erfasst, geprüft und freigegeben. Daraus entsteht ein geprüfter Datenexport ans Lohnbüro oder den Steuerberater. Die eigentliche Lohnabrechnung erfolgt im Lohnsystem, die Datenbasis kommt aus teamspace. Eine eigene Lohnabrechnung enthält teamspace nicht.
Wie gehen wir mit Provisions- und Bonusmodellen um?
Die Provisionsregel wird je Mitarbeiter hinterlegt, als Fixbetrag pro Rechnung oder als Anteil am Rohertrag. Der Betrag entsteht je Rechnung automatisch und steht als Vorschlag zur Auszahlung bereit, der Mitarbeiter sieht ihn in seiner Abrechnung. Boni an Zielvereinbarungen werden ebenfalls dokumentiert.
Wie hilft der Mitarbeiterprozess gegen Fluktuation?
Indirekt, aber wirksam. Klare Vergütung, transparente Auslastung, dokumentierte Skills und sichtbare Entwicklungspfade nehmen das Gefühl, in einer Blackbox zu arbeiten. Außerdem werden Überlastung und chronische Schieflagen früh sichtbar, sodass Gegenmaßnahmen vor der Kündigung möglich sind.
Weitere Prozesse
Der Mitarbeiterprozess ist einer von sieben Kernprozessen. Hier die anderen sechs:
Vertriebsprozess
Wie gewinnen wir kontinuierlich die richtigen Aufträge?
Projektabwicklungsprozess
Wie liefern wir Projekte zuverlässig und profitabel?
Abrechnungsprozess
Wie verwandeln wir Leistung schnell in Umsatz?
Kostensteuerungsprozess
Wie behalten wir Kosten und Liquidität im Griff?
Kundenbetreuungsprozess
Wie betreuen wir Kunden schnell und wertorientiert?
Unternehmenssteuerung
Wie führen wir das Unternehmen auf Basis aktueller Daten?
Wie gut ist Ihr Mitarbeiterprozess heute aufgestellt?
Im 15- bis 30-minütigen Erstgespräch ordnen wir Ihren Mitarbeiterprozess einem Reifegrad zu und finden den größten Hebel für Auslastung und Mitarbeiterbindung.