Vorteil 1
Sofort erfasst, nicht gesammelt
Beleg fotografieren, hochladen oder ans Postfach mailen, direkt nach Erhalt. Das Sammeln im Hotelzimmer und das Abtippen am Monatsende entfallen.
Digitale Belegerfassung für Dienstleister, vom Foto bis in die Buchhaltung.
Belege entstehen unterwegs: ein Tankbeleg, eine Hotelrechnung, eine Lizenz per Mail. teamspace nimmt sie per Foto, Upload oder Mail-Postfach auf, liest die Felder aus und ordnet jeden Beleg der richtigen Reise, Auslage oder Position zu, fertig für die Buchhaltung.
Was sich ändert
Kein Beleg geht mehr verloren.
Drei Dinge nehmen der Belegerfassung den Aufwand, vom Erhalt bis zur Buchung.
Vorteil 2
Die Software liest die Felder
Datum, Lieferant, Betrag und Steuersatz erkennt die zuschaltbare Texterkennung selbst. Statt abzutippen prüfen Sie nur noch.
Vorteil 3
Zugeordnet und buchungsfertig
Jeder Beleg hängt an einer Reise, einer Auslage oder einem Projekt, mit Konto und Steuersatz für die Buchhaltung.
Erfassung
Belege kommen auf vier Wegen herein.
Ein Beleg landet dort, wo er gerade entsteht. teamspace nimmt ihn auf vier Wegen an, ohne dass jemand ihn erst in einen Ordner legt.
- Foto in der Web-App, auf iOS und Android als installierbare App auf dem Startbildschirm, ohne Eintrag im App-Store.
- Upload im Browser am Schreibtisch, einzeln oder per Drag and Drop, als JPG, PNG oder PDF.
- Mail-Postfach, an das Lieferanten oder Reisende ihre Belege direkt schicken.
- Eingehende E-Rechnungen erkennt teamspace im Mail-Anhang und übernimmt sie als Eingangsrechnung.
Die Web-App braucht eine Verbindung, einen Offline-Modus hat sie nicht. Wer ohne Empfang unterwegs ist, fotografiert mit der Kamera des Geräts und lädt die Bilder hoch, sobald wieder Netz da ist.
Zuordnung
Ein Beleg, das richtige Ziel.
Pro Beleg schlägt teamspace die Zuordnung vor: eine offene Reise, eine Auslage mit Beleg, eine Material- oder Lizenzposition oder die Kosten eines Projekts. Konto, Kostenstelle und Steuersatz hängen schon daran.
Konto, Kostenstelle und Steuersatz hängen schon am Ziel, bevor der Beleg in der Buchhaltung landet.
Texterkennung
Die Felder liest die Software aus.
Wer mag, schaltet die Texterkennung dazu. Sie liest die wichtigen Felder vom Beleg und füllt sie vor, statt dass jemand sie abtippt.
- Datum, Lieferant, Betrag und Steuersatz stehen nach dem Auslesen im Beleg, bei heutigen Quittungen zuverlässig.
- Jedes Feld bleibt prüfbar, eine Korrektur ist jederzeit möglich, das Foto bleibt das Original daneben.
- Die Erkennung läuft über einen Google-Dienst. Aus Datenschutzgründen ist sie standardmäßig aus und wird erst eingeschaltet, wenn Sie sie ausdrücklich wünschen und schriftlich freigeben.
Ohne Texterkennung tragen Sie die Felder von Hand ein. Der Beleg landet so oder so erfasst im System.
Drei Wege
Erstatten, Projekt belasten, Kunden berechnen.
An jedem Kostenelement hängt ein eigener Workflow, an einer einfachen Quittung ebenso wie an einer Materialposition oder einer Provision, die teamspace selbst erzeugt. Er klärt drei Fragen, jede für sich.
- Erstatten? Bekommt die Mitarbeiterin die Auslage zurück, läuft die Erstattung als eigener, nachvollziehbarer Weg.
- Projekt belasten? Die Kosten gehen auf ein bestimmtes Projekt und erscheinen in dessen Deckungsbeitrag.
- Kunden berechnen? Die Position landet auf der Kundenrechnung, oder sie bleibt intern.
Die drei Wege sind unabhängig voneinander einstellbar und werden auch unabhängig verfolgt. Ein Beleg lässt sich erstatten und einem Projekt belasten, ohne dass er beim Kunden ankommt. Auch eine Eingangsrechnung, die meist als E-Rechnung hereinkommt, wird per Klick zur Kostenrechnung mit demselben Workflow, etwa eine Hotelrechnung mit mehreren Steuersätzen, die erstattet werden soll.
Der Vergleich
Belege sammeln oder gleich erfassen?
Zettel und Mail-Anhänge
- Quittungen liegen in der Aktentasche, bis am Monatsende jemand sie sortiert.
- Beträge werden von Hand in eine Excel-Liste übertragen.
- Welcher Beleg zu welcher Reise gehört, weiß nur der Reisende selbst.
- Für die Buchhaltung wird alles noch einmal kopiert und verschickt.
Erfasst in teamspace
- Der Beleg ist sofort im System, per Foto, Upload oder Mail-Postfach.
- Datum, Lieferant und Betrag liest die Texterkennung aus.
- Jeder Beleg hängt an seiner Reise, Auslage oder Position, mit Konto und Steuersatz.
- Die Übergabe an DATEV läuft als Cloud-API, ohne Datei-Versand.
Erstgespräch
Wie kommen Ihre Belege heute zusammen?
In einer Viertelstunde gehen wir Ihre Eingangswege durch und zeigen, wie aus dem Foto ein zugeordneter, buchungsfertiger Beleg wird.
Status
Erst geprüft, dann verbucht.
Ein Beleg läuft durch drei Zustände, an denen jeder sieht, woran er ist. Solange er Entwurf ist, lässt er sich frei bearbeiten.
- Entwurf, validiert, archiviert. Mit dem Validieren bekommt der Beleg eine feste Belegnummer und lässt sich nicht mehr verändern.
- Ein Freigabe-Workflow schiebt den Beleg vor dem Erstellen an einen Prüfer; der wird benachrichtigt und gibt ihn frei.
- Belege sind ein sensibler Bereich. Wer welche Belege sieht und bearbeitet, steuert teamspace über Belegrechte bis zum einzelnen Beleg, wahlweise uneingeschränkt, gezielt pro Mitarbeitendem oder privat.
So bleibt nachvollziehbar, wer einen Beleg angelegt, geprüft und freigegeben hat, bevor er in die Buchhaltung geht.
„Die Zeiterfassung ist wesentlich einfacher und komfortabler als in Excel."
An die Buchhaltung
Belege landen beim Steuerberater.
teamspace ersetzt keine Buchhaltung, es übergibt an sie. Pro Beleg sind Konto, Kostenstelle und Steuersatz schon gesetzt, sobald er zugeordnet ist.
- Über die DATEV-zertifizierte Schnittstelle gehen Rechnungen, Eingangsrechnungen und Reisekosten in der Enterprise-Edition als Cloud-API direkt an DATEV Unternehmen online, kein CSV-Export. Pro DATEV-Mandant ein eigener Buchungsstapel.
- Für Lexware, Sage und SAP gibt es keinen eigenen Konnektor; sie übernehmen die Daten über Standard-Exporte oder die REST-API.
- Eingangsrechnungen lassen sich einem Projekt zuordnen und fließen in dessen Deckungsbeitrag ein.
Niemand schickt mehr Dateien hin und her, die Buchung liegt beim Steuerberater.
Anwendungsfälle
Was an den Belegen noch hängt.
Erfasste Belege teilen Wege, Aufträge und Schnittstellen mit diesen Bereichen.
Reisekostenabrechnung
Belege einer Reise zuordnen, Pauschalen rechnen, dem Kunden weiterverrechnen.
Mehr erfahrenEingangsrechnungen
Lieferantenrechnungen erfassen, Projekten zuordnen, Zahlung im Blick behalten.
Mehr erfahrenDATEV-Export
Belege, Rechnungen und Reisekosten als Cloud-API an DATEV Unternehmen online.
Mehr erfahrenAuftragsabrechnung
Material und Reisekosten am Auftrag sammeln und in einem Klick abrechnen.
Mehr erfahrenProjektabrechnung
Kosten und Belege am Projekt führen, mit Honorar und Stunden abrechnen.
Mehr erfahrenMahnungen schreiben
Offene Forderungen klettern mehrstufig, jede Stufe mit eigener Frist.
Mehr erfahren
Teil der Rechnungssoftware
Belege sind die Eingangsseite der Faktura.
Was als Foto oder PDF hereinkommt, wird zur Reisekostenposition, zur Auslage oder zur Eingangsrechnung am Projekt, und von dort aus zur Rechnung oder in die Buchhaltung. Wie Angebot, Auftrag, Rechnung und Beleg zusammenhängen, zeigt die Übersicht zur Rechnungssoftware.
Zur RechnungssoftwareWorum es geht
Vom Papier-Beleg zum geprüften Datensatz.
Die digitale Belegerfassung nimmt einen Beleg als Foto, Datei oder Mail auf, liest seine Daten aus und legt ihn so ab, dass er zugeordnet, prüfbar und für die Buchhaltung bereit ist. Aus dem Papier in der Aktentasche wird ein Datensatz, der weiß, wohin er gehört.
Belege berühren buchhaltungsrelevante Daten. teamspace verarbeitet sie ausschließlich in der EU, in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag als Standard. Der GoBD-Modus lässt sich auf Wunsch aktivieren; dann liegen Beleg-Original und Daten revisionssicher über zehn Jahre und sind technisch nicht mehr löschbar. Das Papier-Original lässt sich nach ordnungsgemäßer Erfassung im Regelfall vernichten, wenn dafür eine Verfahrensdokumentation im Unternehmen vorliegt.
Erfasst wird unterwegs in der Web-App, weiterverarbeitet in der Rechnungssoftware, ausgewertet am Projekt im Projektmanagement. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft, die teamspace seit 1999 in Darmstadt entwickelt.
Verwandte Module
Woran die Belegerfassung hängt.
Belege entstehen, verarbeiten und werten sich über drei Module hinweg aus.
Zeiterfassung online
Reisetag und Belege entstehen am selben Ort wie die gebuchte Stunde, in der Web-App für unterwegs.
- Foto per installierbarer Web-App
- Reise, Stunde und Beleg an einem Login
- Reisekosten direkt am Beleg
Projektmanagement
Eingangsrechnungen und Materialkosten landen am Projekt und fließen in dessen Deckungsbeitrag.
- Belege am Projekt
- Deckungsbeitrag pro Projekt
- Kosten neben Honorar
CRM
Lieferant und Kunde kommen aus dem CRM, mit Adresse, Konditionen und Ansprechpartner.
- Lieferant und Kunde im Stamm
- Auslage am Kunden
- Beleg am richtigen Kontakt
Erstgespräch
Wir gehen Ihren Beleg-Weg gemeinsam durch.
Zeigen Sie uns, wie Belege heute bei Ihnen ankommen. In einem kurzen Gespräch sehen Sie, wie aus dem Foto ein zugeordneter Beleg und die Übergabe an die Buchhaltung wird.
Häufige Fragen zur digitalen Belegerfassung
Wie genau ist die Texterkennung?
Bei heutigen Quittungen liest die optionale Texterkennung Datum, Lieferant, Betrag und Steuersatz zuverlässig aus. Bei alten oder schwer lesbaren Belegen kann eine manuelle Nachbearbeitung nötig sein; jedes Feld bleibt prüfbar und lässt sich korrigieren, solange der Beleg im Entwurf ist.
Muss ich die Texterkennung nutzen?
Nein. Die Texterkennung läuft über einen Google-Dienst und ist aus Datenschutzgründen standardmäßig deaktiviert. Sie wird erst eingeschaltet, wenn Sie sie ausdrücklich wünschen und schriftlich freigeben. Ohne sie tragen Sie die Felder von Hand ein, der Beleg liegt trotzdem digital erfasst im System.
Wie wird ein Beleg einer Reise oder einem Projekt zugeordnet?
Pro Beleg schlägt teamspace eine Zuordnung vor: eine offene Reise, eine Auslage mit Beleg, eine Material- oder Lizenzposition oder die Kosten eines Projekts. Konto, Kostenstelle und Steuersatz werden dabei gesetzt. Mehr dazu auf der Reisekostenabrechnung.
Wie sind die Aufbewahrungspflichten geregelt?
Im aktivierten GoBD-Modus liegen Beleg-Original und Daten revisionssicher über zehn Jahre und sind technisch nicht mehr löschbar. Das Papier-Original lässt sich nach ordnungsgemäßer Erfassung im Regelfall vernichten, wenn dafür eine Verfahrensdokumentation im Unternehmen vorliegt.
Was ist der Unterschied zwischen einem Kostenelement und einer Eingangsrechnung?
Ein Kostenelement ist ein einzelner Kostenposten mit einem Betrag und einem Steuersatz, etwa eine Quittung, eine Materialposition oder eine Provision, die teamspace selbst erzeugt. An ihm hängt der Workflow, ob die Kosten erstattet werden, ein Projekt belasten und einem Kunden berechnet werden, jeder Weg unabhängig. Eine Eingangsrechnung kommt meist als E-Rechnung herein und kann mehrere Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen enthalten. Soll auch an ihr dieser Workflow hängen, etwa bei einer Hotelrechnung, die ein Mitarbeitender erstattet bekommt, wandeln Sie sie per Klick in eine Kostenrechnung.
Wer darf welche Belege sehen?
Belege sind ein sensibler Finanzbereich. Ein Basisrecht entscheidet, ob jemand Belege überhaupt einsehen oder erstellen darf, einschränkbar etwa nur auf Angebote. Über Belegrechte lässt sich der Zugriff bis zum einzelnen Beleg regeln: uneingeschränkt, gezielt pro Mitarbeitendem oder privat.
Können Reisende auch ohne Internet Belege erfassen?
Die Web-App braucht eine aktive Verbindung, einen Offline-Modus hat sie nicht. Wer unterwegs ohne Empfang ist, fotografiert mit der Kamera des Geräts und lädt die Bilder hoch, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Wie läuft die Übergabe an die Buchhaltung?
Über die DATEV-zertifizierte Schnittstelle gehen Rechnungen, Eingangsrechnungen und Reisekosten in der Enterprise-Edition als Cloud-API direkt an DATEV Unternehmen online, kein CSV-Export, pro DATEV-Mandant ein eigener Buchungsstapel. Für Lexware, Sage oder SAP gibt es keinen eigenen Konnektor; der Austausch läuft über Standard-Exporte oder die REST-API.