Aus Stunden direkt zur Rechnung
Gebuchte Projektzeiten, Pauschalen und Reisekosten werden in einer Aktion zur Rechnungsbasis. Der hinterlegte Satz greift je Buchung automatisch.
Projektabrechnung Software: aus Stunden wird Rechnung.
Aus erfassten Projektzeiten, Pauschalen und Reisekosten entsteht in einem Klick die Abrechnung an den Kunden. Festpreis und Time-and-Materials laufen im selben Auftrag nebeneinander, ohne dass jemand Werte zwischen Excel-Tabs überträgt.
Funktionsumfang
Was eine gute Projektabrechnung ausmacht
Drei Eigenschaften trennen eine Projektabrechnung von der reinen Rechnungsschreibung.
Festpreis und T&M nebeneinander
Ein Auftrag kann mehrere Abrechnungsmodelle gleichzeitig führen: Festpreis pro Phase, Time-and-Materials für Zusatzleistungen, Pauschale für Wartung.
Anzahlung, Teilrechnung, Wiederkehrend, Storno
Anzahlungen, Teilrechnungen, wiederkehrende Rechnungen für Wartung und Retainer, Stornorechnung mit Verweis auf das Original, alles im Standard ohne Sonderprogrammierung.
Der Rechnungslauf
Aus drei Quellen wird eine Rechnung.
Eine Projektabrechnung verdichtet, was im Projekt schon liegt: bewertete Stunden, Pauschalen und Auslagen. teamspace fügt sie zu einer Abrechnung zusammen, der Tätigkeitsnachweis hängt direkt daran.
Gebuchte Stunden abrechenbar
142 h × 95,00 € 13.490,00 €
Pauschale & Festpreis pro Phase
Phase Konzept 6.500,00 €
Reisekosten & Auslagen verrechenbar
Belege geprüft 144,90 €
Kundenabrechnung ZUGFeRD · XRechnung
RE-2026-0042 · Mandant Berger ein Klick
Beratung
Time-and-Materials
Konzeptphase
Festpreis
Reisekosten
weiterberechnet
Summe netto 20.134,90 €
Tätigkeitsnachweis
aus den Stunden erzeugt
Aus den gebuchten Daten entsteht die Abrechnung in einem Durchlauf, ohne Übertrag in eine zweite Tabelle.
Projektbezug
Jede Stunde weiß, auf welches Projekt sie gehört.
Eine Projektabrechnung Software macht aus erfassten Projektzeiten, Pauschalen und Auslagen die fertige Kundenabrechnung. Was viele Dienstleister heute mit Excel-Tabellen, Stundensatz-Listen und PDF-Vorlagen erledigen, läuft hier in einem durchgehenden Prozess: Stunden werden gebucht, als abrechenbar markiert, mit Sätzen bewertet, um Pauschalen und Reisekosten ergänzt und als E-Rechnung versendet.
Der Unterschied zur reinen Rechnungsschreibung liegt im Projektbezug. Jede Buchung kennt Projekt, Phase und Mandant, weiß, ob sie abrechenbar ist, und welcher Satz greift. Aus dieser Struktur entstehen Rechnung, Tätigkeitsnachweis und Marge im Controlling, ohne dass jemand zwischen Tabs wechselt.
Konditionen
Stundensätze ohne Excel-Pflege.
teamspace führt Sätze nicht in einer einzigen Tabelle, sondern über Artikel und kundenspezifische Preislisten. Pro Bearbeiter und pro Teilprojekt lässt sich ein eigener Satz hinterlegen, Nacht-, Wochenend- und Feiertagszuschläge rechnet das System automatisch auf.
Pro Kunde greift die passende Preisliste, samt eigener Sprache, Währung und Staffelpreisen. Damit entfallen die klassischen Fehlerquellen: der vergessene Sonderpreis für den Großkunden, der falsche Satz nach einer Beförderung, die Korrektur von Hand am Monatsende.
Vom Auftrag zur bezahlten Rechnung
- 1
Auftrag anlegen, Projekt erzeugen
Aus dem Auftrag entsteht per Klick ein Projekt, die Auftragspositionen werden zu Teilprojekten oder Arbeitspaketen. Konditionen, Sätze und Abrechnungsrhythmus liegen damit von Anfang an fest.
- 2
Stunden und Auslagen erfassen
Das Team bucht Zeit auf Projekt, Phase oder Aufgabe. Reisekosten und Material kommen über die installierbare Web-App (PWA) mit Belegfoto dazu.
- 3
Optional: Stunden über den Stundenzettel prüfen
Wer eine Kontrolle einziehen will, lässt die Stunden über den Stundenzettel prüfen und freigeben. Das ist optional; viele Teams rechnen direkt aus den gebuchten, als abrechenbar markierten Zeiten ab. Jede Korrektur bleibt nachvollziehbar.
- 4
Rechnung erzeugen
Aus den gebuchten, abrechenbaren Daten entsteht die Abrechnung mit allen Positionen. teamspace weist darauf hin, sobald ein Auftrag abrechenbare Beträge offen hat.
- 5
Versand, Mahnwesen, Zahlungseingang
ZUGFeRD- oder XRechnung-Versand, Skonto- und Zahlungsregeln, mehrstufiges Mahnwesen, Zahlungsabgleich aus dem Bankkontoauszug.
Abrechnungsmodelle
Festpreis und Time-and-Materials nebeneinander.
Wachsende Beratungs- und IT-Dienstleister bilden in einem Auftrag oft mehrere Modelle parallel ab: einen Festpreis für die Konzeptphase, Time-and-Materials für die Umsetzung, eine Pauschale für die laufende Wartung. teamspace führt diese Modelle gleichzeitig und löst jede Position in der Rechnung richtig auf.
Festpreis-Stunden zeigen sich intern in der Marge, ohne als T&M-Position auf der Rechnung zu erscheinen. Drei Abrechnungsarten pro Position (Aufwand, Festpreis, Zeitdauer) und fünf Abrechnungsmodi pro Auftrag decken die Mischfälle ab, in denen Excel sonst bricht.
Abrechnungsregeln
Regeln bilden jeden Vertrag genau ab.
Der eigentliche Hebel liegt in den Regeln, mit denen teamspace gebuchte Zeiten in Rechnungspositionen übersetzt. Sie reichen von der einfachen Pauschale bis zum mehrstufigen Kontingent, und das System teilt jede Buchung selbst in den richtigen Topf.
- Freikontingente: die ersten Stunden inklusive, alles darüber nach Aufwand. „Zwei Stunden Support gratis, jede weitere zu 150 Euro" ist eine Regel, kein Sonderfall.
- Staffel-Sätze: die erste Einheit zu einem anderen Preis als die folgenden, etwa der erste Workshop-Tag günstiger als der zweite.
- Satz nach Rolle: dieselbe Stunde wird je nach Bearbeiter oder Rolle unterschiedlich bewertet.
- Wiederkehrend: Wartung, Lizenzen und Retainer laufen im festen Rhythmus, das Kontingent setzt sich pro Periode neu.
- Automatisches Splitting: passt eine Buchung nicht ganz ins Kontingent, teilt teamspace sie selbst, dynamisch und nachvollziehbar.
So lässt sich eine Abrechnung so einfach oder so fein steuern, wie der Vertrag es verlangt, ohne Sonderprogrammierung und ohne zweite Tabelle daneben.
„Ich spare viel Zeit beim Rechnungen schreiben."
Rechnungsarten
Teilrechnung und Storno ohne Bastel-Logik.
Fünf Standard-Szenarien deckt das System ohne Sonderlogik ab. Wer Teil-, Storno- und Verrechnungs-Fälle heute in Excel pflegt, weiß, wie schnell sich dabei Inkonsistenzen einschleichen.
- Anzahlung: Rechnung vor Projektstart, später anteilig in der Schlussrechnung verrechnet.
- Teilrechnung: Abrechnung zu Meilensteinen oder Periodengrenzen, mit Verrechnung in der Schlussrechnung.
- Schlussrechnung: aus den gebuchten Stunden, Pauschalen und Auslagen per Knopfdruck, die Marge geht ins Reporting.
- Wiederkehrende Rechnung: Wartungspauschalen und Retainer laufen automatisch im hinterlegten Rhythmus.
- Storno: Stornorechnung mit Verweis auf das Original und eigener, lückenloser Historie pro Rechnung.
Excel-Abrechnung gegen teamspace
Wer mit Excel-Tabellen abrechnet, kennt die Schwächen: Tippfehler, vergessene Stunden, die fehleranfällige Pflege der Sätze.
| Funktion | Excel-Abrechnung | teamspace |
|---|---|---|
| Rechnungsbasis aus Stunden ohne Übertrag | - | ✓ |
| Stundensätze pro Bearbeiter, Teilprojekt, Kunde | manuell | ✓ |
| Festpreis und T&M parallel | schwer | ✓ |
| Zeitkontingente und Staffel-Sätze nach Regeln | - | ✓ |
| Anzahlung, Teil-, Schluss- und Stornorechnung | manuell | ✓ |
| Wiederkehrende Rechnungen (Wartung, Retainer) | manuell | ✓ |
| ZUGFeRD und XRechnung | - | ✓ |
| Tätigkeitsnachweis als Anlage | manuell | ✓ |
| Revisionssichere Aufbewahrung (GoBD-Modus, von uns aktiviert) | fraglich | ✓ |
| Hosting in Frankfurt am Main | variiert | ✓ |
E-Rechnung
ZUGFeRD und XRechnung von Anfang an dabei.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 und 2028 schrittweise auch versenden. teamspace erstellt ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML, Standard im B2B-Geschäft) und XRechnung (reines XML, Pflicht für öffentliche Auftraggeber) ohne Zusatztool.
Eingehende E-Rechnungen erkennt das System im Mail-Anhang und übernimmt sie per Klick. Die Formate folgen der Norm EN 16931, die Aktivierung gilt global oder pro Kunden-Organisation. Mehr Hintergrund auf der Seite zur E-Rechnung.
Erstgespräch
Rechnen wir Ihr Tarifmodell einmal durch.
Bringen Sie ein typisches Mandat mit. Im Termin sehen Sie, wie aus den gebuchten Stunden, Pauschalen und Auslagen die Rechnung entsteht und wo Ihre Abrechnungs-Logik abgebildet ist.
Nachweis
Der Tätigkeitsnachweis hängt an der Rechnung.
Beratungs-, Anwalts- und Steuermandate verlangen oft den Tätigkeitsnachweis als Anlage zur Rechnung: eine strukturierte Liste der Leistungen mit Datum, Stunden und Beschreibung.
teamspace erzeugt diesen Nachweis aus den erfassten Stunden auf Knopfdruck und legt ihn der Rechnung bei. Der Kunde sieht, wofür er zahlt, ohne dass jemand die Liste von Hand zusammenstellt. Mehr dazu auf der Seite zum Tätigkeitsnachweis.
Zahlungseingang
Das Mahnwesen läuft, Zahlungen gleichen sich ab.
Sobald die Rechnung gestellt ist, übernimmt das mehrstufige Mahnwesen den Rest: Zahlungsziele, Mahnstufen mit eigenen Texten, Fristen und Gebühren, Verzugszinsen direkt im Lauf. Ein automatischer Mahnungslauf erfasst fällige Rechnungen im festen Rhythmus.
In der enterprise-Edition wird der Bankkontoauszug elektronisch eingelesen, Zahlungseingänge ordnen sich der richtigen Rechnung zu. Was übrig bleibt, ist eine kurze Liste echter Klärfälle pro Woche statt hunderter offener Posten in einer Tabelle.
Funktionen rund um die Projektabrechnung
Erfassung
- Projektzeiten mit Stundensatz und Status (abrechenbar oder nicht)
- Reisekosten kilometergenau oder pauschal
- Auslagen mit Beleg-Foto
- Pauschalen pro Periode
- Festpreis-Komponenten je Phase
Rechnungsstellung
- Kundenabrechnung in einem Klick
- Anzahlung, Teil-, Schluss- und Stornorechnung
- Wiederkehrende Rechnungen (Wartung, Retainer)
- Zeitkontingente, Freistunden und Staffel-Sätze mit automatischem Splitting
- ZUGFeRD und XRechnung
- Belege je Sprache und Währung (DE/EN)
- Tätigkeitsnachweis als PDF-Anlage
Auswertung
- Marge pro Projekt und Mandant
- Nachkalkulation: Auftrag gegen Projekt-Ist gegen Rechnung
- Forderungsbestand mit Fälligkeit
- Zahlungseingangs-Quote
- DATEV-zertifizierte Schnittstelle (enterprise), Lexware und Sage über Standard-Exporte
Mehr aus dem Projektmanagement
Was an die Projektabrechnung grenzt.
Die Abrechnung ist eine Sicht auf dasselbe Projekt. Diese Bereiche vertiefen einzelne Fragen rund um Zahlen und Steuerung.
Projektcontrolling Software
Plan-Ist, Forecast und Marge tagesaktuell aus den gebuchten Stunden.
Mehr erfahrenEarned-Value-Analyse
Fortschritt und Kosten gemeinsam steuern, mit Plan- und Kostenabweichung.
Mehr erfahrenProjektzeiterfassung Software
Die gebuchte Stunde, aus der Bewertung und Rechnung entstehen.
Mehr erfahrenMultiprojektmanagement
Mehrere Projekte parallel, jedes mit eigener Abrechnung und Marge.
Mehr erfahrenAuftragsabrechnung Software
Vom Angebot über den Auftrag zur Rechnung, mit Zahlungsplan und Regeln.
Mehr erfahrenHOAI-Rechner
Honorarzonen und Leistungsphasen für Architektur- und Ingenieurbüros.
Mehr erfahren
Im Überblick
Die Abrechnung ist eine Sicht des Projektmanagements.
Aus dem Auftrag wird das Projekt, aus dem Projekt die Rechnung. Wie teamspace Projekte plant, steuert und auswertet, von Soll-Ist über Earned Value bis zur Kapazität, zeigt die Übersicht Projektmanagement.
Zum ProjektmanagementDurchgängig
Projektabrechnung als ein durchgehender Prozess.
Der Wert einer Projektabrechnung entsteht nicht an einer Stelle, sondern in der durchgehenden Kette. Eine Stunde wird gebucht, bei Bedarf über den Stundenzettel geprüft, mit dem richtigen Satz bewertet, um Pauschalen und Reisekosten ergänzt, zur Rechnung verdichtet und als ZUGFeRD oder XRechnung versendet. Am Ende gleicht der Bankauszug den Zahlungseingang ab. Auf jedem Schritt liegen dieselben Daten, niemand überträgt etwas in eine zweite Tabelle.
Genau hier trennt sich die Projektabrechnung von einem reinen Rechnungsprogramm. Weil die Rechnung auf die zugrunde liegenden Buchungen verweist, lässt sich später nachkalkulieren: was der Auftrag versprach, was das Projekt verbraucht hat, was am Ende fakturiert wurde. Diese Nachkalkulation pro Auftrag und der laufende Deckungsbeitrag machen sichtbar, welche Mandate tragen und welche knapp werden, solange sich noch etwas steuern lässt.
teamspace wird seit 1999 in Darmstadt entwickelt und in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main betrieben, die Datenverarbeitung bleibt in der EU. Für Dienstleister, die Projekte und Abrechnung bisher in getrennten Werkzeugen führen, ist das der Punkt, an dem beides zusammenfällt.
Verwandte Module
Drei Module hängen an der Abrechnung.
Hinter jeder Kundenabrechnung stehen die gebuchte Stunde, die Faktura und der Kunde mit seinen Konditionen. Diese drei Module greifen direkt ineinander.
Zeiterfassung online
Die gebuchte Stunde ist die Basis der Rechnung und des Soll-Ist-Vergleichs.
- Buchen auf Projekt, Phase oder Ticket
- Abrechenbar oder intern unterschieden
- Prüfung optional über den Stundenzettel
Rechnungssoftware
Die Faktura rund um die Projektabrechnung: Belege, Mahnwesen, Eingangsrechnungen.
- Angebot, Auftrag, Rechnung, Mahnung
- ZUGFeRD und XRechnung
- Übergabe an DATEV Unternehmen online
CRM-Software
Adresse, Ansprechpartner und Konditionen des Mandanten liegen am Kontakt.
- Organisationen, Kontakte, Vorgänge
- Preisliste und Layout pro Kunde
- Gemeinsame Daten, keine Doppelpflege
Erstgespräch
Bringen Sie Ihre Abrechnungs-Logik mit.
Sie zeigen uns Ihre Tarifmodelle und die Schnittstelle zur Buchhaltung, wir richten die Abrechnung daran aus. Am Ende wissen Sie, ob teamspace zu Ihrem Setup passt.
Häufige Fragen zur Projektabrechnung Software
Wie kommen Projektzeiten in die Rechnung?
Gebuchte, als abrechenbar markierte Projektzeiten werden mit den hinterlegten Stundensätzen automatisch zur Rechnungsgrundlage. Pauschalen, Reisekosten und Auslagen kommen als Positionen dazu. Eine Prüfung und Freigabe über den Stundenzettel lässt sich optional vorschalten, ist aber nicht Pflicht. Vor dem Versand lässt sich die Rechnung prüfen, korrigieren und um freie Texte ergänzen.
Können Festpreis und T&M in einem Auftrag parallel laufen?
Ja. Ein Auftrag kann mehrere Abrechnungsmodelle gleichzeitig führen, etwa Festpreis pro Phase, Time-and-Materials für Zusatzleistungen und eine Pauschale für die Wartung. teamspace kennt drei Abrechnungsarten pro Position und löst je Position die richtige Behandlung auf.
Lassen sich Zeitkontingente und Staffel-Sätze abbilden?
Ja, das ist eine Stärke der Abrechnung. Verträge können Freikontingente führen (etwa fünf Stunden Wartung im Monat inklusive, alles darüber nach Aufwand), Staffel-Sätze (die erste Einheit zu einem anderen Preis als die folgenden) und einen Satz, der sich nach Bearbeiter oder Rolle richtet. Passt eine Buchung nicht ganz in ein Kontingent, teilt das System sie automatisch und dynamisch in den richtigen Verrechnungstopf. So bilden Regeln den Vertrag ab, vom einfachen Pauschalfall bis zur mehrstufigen Konstellation.
Welche Rechnungsarten unterstützt die Software?
Anzahlungen vor Projektstart, Teilrechnungen zu Meilensteinen, Schlussrechnungen aus den gebuchten Stunden und Pauschalen, wiederkehrende Rechnungen für Wartung und Retainer sowie Stornorechnungen mit Verweis auf das Original und eigener Historie. Alles ohne manuelle Brückenbuchungen.
Wie werden Stundensätze gepflegt?
Sätze laufen über Artikel und kundenspezifische Preislisten. Pro Bearbeiter und pro Teilprojekt lässt sich ein eigener Satz hinterlegen, Nacht-, Wochenend- und Feiertagszuschläge werden automatisch aufgerechnet. Pro Kunde greift die passende Preisliste mit eigener Sprache, Währung und Staffelpreisen.
Unterstützt die Projektabrechnung Software ZUGFeRD und XRechnung?
Ja, beide Formate sind eingebaut. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 und 2028 schrittweise auch versenden. teamspace erstellt und empfängt ZUGFeRD und XRechnung nach der Norm EN 16931. Mehr dazu auf der Seite zur E-Rechnung.
Können wir Rechnungen auf Deutsch und Englisch ausstellen?
Ja. Über eine zweite Preisliste lassen sich Name, Beschreibung und Währung einer Position in der jeweiligen Sprache hinterlegen. Internationale Mandate aus Frankfurt, London oder Wien lassen sich so aus einem System bedienen, eine Auswertung über denselben Artikel bleibt davon unberührt.
Wo werden die Rechnungsdaten gespeichert?
Alle Daten werden in zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt am Main verarbeitet, ausschließlich in der EU. teamspace wird seit 1999 in Darmstadt entwickelt und in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum betrieben, die Datenhaltung ist DSGVO-konform. Vertragspartner ist die 5 POINT AG mit Sitz in Darmstadt.