Rechnungen von Hand in Word oder Excel zu tippen kostet Zeit und produziert Zahlendreher. teamspace setzt sie aus den Kunden-, Projekt- und Zeitdaten zusammen, die schon im System stehen, und stellt sie auf Wunsch im Rechnungslauf automatisch.
Der Empfänger kommt aus dem CRM-Kontakt, die Leistung aus den freigegebenen Zeiten, der Preis aus der Preisliste. Niemand sucht diese Werte zusammen, sie stehen längst im System.
Jede Zeile kommt aus den Daten, die schon im System stehen. Niemand tippt sie ab.
Von Hand oder aus dem System
Worum es geht
Automatisierte Rechnungserstellung heißt: eine Software setzt die Rechnung aus den Kunden-, Projekt- und Zeitdaten zusammen, die schon im System liegen, statt dass jemand sie in Word oder Excel neu schreibt. Das Endergebnis ist dasselbe Dokument, der Weg dorthin ein anderer.
Weil die Daten nur einmal gepflegt werden, fällt das Zusammensuchen aus verschiedenen Quellen weg, und mit ihm die häufigste Fehlerquelle.
Der klassische Weg
Word und Excel sind nicht für Rechnungen gebaut. Eine Rechnung wird neu geschrieben oder aus einer alten Datei kopiert und angepasst. Beides bringt dieselben Risiken mit.
Dazu kostet das Schreiben, Ablegen und Wiederfinden Zeit, die mit jeder Rechnung wächst. Excel-Chaos und Zahlendreher sind dann eher die Regel als die Ausnahme.
Was es bringt
Wenn die Rechnung aus vorhandenen Daten entsteht, ändert sich an drei Stellen spürbar etwas.
„Ich spare viel Zeit beim Rechnungen schreiben."
Der Auftrag
Im Zentrum jeder Abrechnung steht der Auftrag. Aus ihm entsteht das Projekt mit seinen Arbeitspaketen, auf das die Mitarbeiter ihre Zeiten buchen. Was davon auf die Rechnung wandert, entscheidet der Abrechnungsmodus am Auftrag.
Ein Filter zeigt, was reif ist. So sehen Sie, welche Position heute auf die Rechnung gehört, ohne in einzelnen Aufträgen zu suchen.
Aus Zeit wird Position
Dienstleister verkaufen die Arbeit ihrer Leute. Die erfassten Stunden müssen also auf die Rechnung, und zwar richtig zugeordnet. Dafür sorgt die Abrechnungsregel.
Aus der gebuchten Stunde wird so eine Belegposition, ohne dass jemand Zahlen aus der Zeiterfassung in die Rechnung tippt.
Erstgespräch
Welche Rechnungen könnten bei Ihnen von selbst entstehen?
Wir schauen an einem typischen Auftrag, welche Positionen die Automatik füllt und welche Sie bewusst der Hand überlassen.
Rechnungslauf
Sind die Regeln eingerichtet, muss niemand mehr an die einzelne Rechnung denken. Ein Rechnungslauf prüft in festem Rhythmus, welche Aufträge fällig sind, und erzeugt die Rechnungen.
Wer alles aktiviert, hat am Monatsende mit den laufenden Aufträgen wenig zu tun.
Vor dem Versand
Automatik heißt nicht, dass die Rechnung ungesehen rausgeht. teamspace baut Kontrollen vor den Versand, die im händischen Prozess oft fehlen.
So bleibt die Rechnung schnell, ohne dass die Prüfung auf der Strecke bleibt.
Anwendungsfälle
Die automatische Rechnung steckt an vielen Stellen der Faktura. Diese Bereiche vertiefen sie.
Ein Auftrag mischt Festpreis, Aufwand und Pauschale und schlägt die Rechnung in einem Klick vor.
Mehr erfahrenWartung, Lizenzen und Abos laufen als Vertrag, der sich jede Periode selbst abrechnet.
Mehr erfahrenAbschlag, kumulierte und Schlussrechnung zeigen den Stand des ganzen Auftrags.
Mehr erfahrenOffene Forderungen klettern mehrstufig, jede Stufe mit eigener Frist und Gebühr.
Mehr erfahrenZUGFeRD und XRechnung entstehen beim Versand, ohne dass jemand umschaltet.
Mehr erfahrenRechnungen, Stornos und Reisekosten gehen über die zertifizierte Schnittstelle zum Steuerberater.
Mehr erfahrenBis zum Steuerberater
Die fertige Rechnung soll nicht nur beim Kunden landen, sondern auch in der Buchhaltung. teamspace erzeugt die E-Rechnung beim Versand und übergibt die Belege an den Steuerberater.
So endet die automatische Rechnung nicht beim Versand, sondern erst in der fertigen Buchung.
Teil der Rechnungssoftware
Die automatische Rechnung entsteht immer am Auftrag. Dort sammeln sich Positionen, Pauschalen und freigegebene Zeiten, bis er die fertige Rechnung vorschlägt. Angebot, Mahnwesen, E-Rechnung und der DATEV-Buchungsdatenservice laufen im selben System. Wie alles zusammenhängt, zeigt die Übersicht zur Rechnungssoftware.
Zur RechnungssoftwareWorum es geht
Eine Software für automatisierte Rechnungserstellung erzeugt die Rechnung aus den Daten, die im Betrieb ohnehin entstehen: aus dem Kundenkontakt im CRM, aus den gebuchten Projektzeiten und aus den Vertragsdaten des Auftrags. Statt jede Rechnung in Word oder Excel zu schreiben, setzt das System sie nach den hinterlegten Abrechnungsregeln zusammen und stellt sie auf Wunsch im Rechnungslauf selbst.
Im Alltag heißt das weniger Übertragen von Hand und weniger Zahlendreher. Eine Auftragsabrechnung rechnet den einzelnen Auftrag mit seinen gemischten Positionen ab, wiederkehrende Rechnungen laufen als Vertrag weiter, und am Ende geht alles als E-Rechnung raus und per DATEV-Schnittstelle zum Steuerberater.
Wir entwickeln teamspace seit 1999 in Darmstadt. Der Betrieb läuft in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, die Datenverarbeitung ausschließlich in der EU. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft nach deutschem Recht.
Verwandte Module
Die automatische Rechnung zieht aus drei Modulen und gibt an sie zurück.
Freigegebene Stunden sind die Grundlage jeder Aufwands-Position. Buchung und Abrechnung laufen am selben Mitarbeiter.
Aus dem Auftrag entsteht das Projekt mit Phasen und Team. Fortschritt und Pauschalen fließen zurück in die Rechnung.
Kontakt und Preisliste liefern Empfänger und Preise. Was ein Kunde bezieht, bleibt in der Akte sichtbar.
Erstgespräch
In einem kurzen Gespräch zeigen wir an Ihrem Beispiel, wo die Rechnung von selbst entsteht und welche Schritte Sie bewusst behalten.
