Er entsteht zu jeder Rechnung
- Automatisch zu jeder Rechnung, mit der Zeiten verrechnet werden.
- Keine zweite Liste, kein Excel, kein Abtippen.
- Vor dem Versand lässt sich der Nachweis noch bearbeiten.
Tätigkeitsnachweis erstellen: automatisch zu jeder Rechnung.
Der Tätigkeitsnachweis listet die gebuchten Projektzeiten je Mandat: Datum, Tätigkeit, Stunden, Summen. teamspace erstellt ihn zu jeder Rechnung, mit der Zeiten verrechnet werden, als PDF im eigenen Layout. Teil der Zeiterfassung online, ohne Modul-Aufpreis.
Was er abnimmt
Drei Dinge nimmt der Nachweis ab.
Der Tätigkeitsnachweis ist der Leistungsbeleg, den viele Kunden zur Rechnung verlangen. In teamspace entsteht er aus den Stunden, die ohnehin gebucht werden, ohne zweite Tabelle.
Die Tätigkeit kommt aus dem Buchen
- Mitarbeitende beschreiben die Tätigkeit beim Buchen der Stunde.
- Die Beschreibung lässt sich als Pflichtfeld setzen.
- Standardtext und Vorlagen beschleunigen die Routine.
Das PDF trägt Ihr Layout
- Briefkopf und Hausschrift wie auf Ihren Rechnungen.
- Datum, Tätigkeit, Stunden und Summen je Periode.
- Online prüfbar, zur Unterschrift versendbar.
Aus der Rechnung heraus
Zu jeder Rechnung entsteht der Nachweis.
Wer Stunden abrechnet, kennt den zweiten Schritt: den Beleg, der zeigt, dass die abgerechnete Zeit auch erbracht wurde. In teamspace entsteht dieser Tätigkeitsnachweis automatisch, sobald eine Rechnung Zeiten verrechnet.
- Auf den Nachweis kommen die gebuchten Projektzeiten nach den Regeln, die im Auftrag definiert sind.
- Welche Zeiten erscheinen sollen, wählen Sie aus, bevor die Rechnung rausgeht.
- Der fertige Nachweis lässt sich online prüfen und dem Kunden zur Unterschrift senden.
Rechnung und Nachweis stammen aus derselben Datenquelle, den freigegebenen Stunden. Sie bleiben konsistent, auch wenn vor dem Versand noch etwas korrigiert wird. Der Excel-Export und das Zusammensuchen von Hand entfallen.
„Die Zeiterfassung ist wesentlich einfacher und komfortabler als in Excel."
Nachweis oder Stundenzettel
Der Stundenzettel prüft, der Nachweis geht direkt.
teamspace kennt zwei Zeitnachweise aus denselben gebuchten Stunden. Der Tätigkeitsnachweis begleitet die Rechnung ohne Umweg. Der Stundenzettel schiebt einen Prüf- und Freigabeprozess davor.
aus denselben gebuchten Stunden
Σ 11,5 h · Mandat Berger
Tätigkeitsnachweis
ohne Freigabe-
Stunden gebucht
Tätigkeit beim Buchen beschrieben
-
Automatisch zur Rechnung
als PDF-Anlage, vor Versand bearbeitbar
geht mit der Rechnung raus
Stundenzettel
mit Freigabe-Workflow-
Stunden eingereicht
pro Projekt zur Prüfung zusammengestellt
-
Freigabe durch Prüfer Freigabe
Projektleiter oder Kunde, wöchentlich oder zum Projektende
-
Gesperrt und versendet
nach Freigabe sind die Zeiten nicht mehr änderbar
erst nach Freigabe
Beide zeigen dieselben gebuchten Stunden. Der Unterschied ist die Freigabe: Wer sie braucht, nimmt den Stundenzettel.
Beim Buchen erfasst
Die Tätigkeit steht schon beim Buchen.
Die Detailtiefe einer Tätigkeitsbeschreibung hängt vom Mandat ab. Für ein internes Projekt reicht ein Stichwort. Ein Beratungsmandat verlangt mehr: „Strategie-Workshop, Steuerung der Diskussion, 4 Stunden". In teamspace entsteht diese Beschreibung dort, wo die Stunde gebucht wird.
- Pflichtfeld: Ob eine Beschreibung Pflicht ist, legen Sie pro Buchungs-Konfiguration fest.
- Standardtext und ein interner Kommentar lassen sich getrennt führen, der Kommentar erscheint nicht auf dem Nachweis.
- Vorlagen für wiederkehrende Tätigkeiten ersparen das Tippen bei der Routine.
So steht am Periodenende ein lesbarer Nachweis, ohne dass jemand die Beschreibungen nachträglich ergänzen muss. Wer beim Buchen sauber beschreibt, hat den Beleg schon fertig.
Vom Klick zum Versand
Vom Buchen bis zum Versand mit der Rechnung.
- 1
Tätigkeit beim Buchen beschreiben
Mitarbeitende buchen Stunden auf Mandat oder Projekt und beschreiben die Tätigkeit. Vorlagen erleichtern wiederkehrende Aufgaben.
- 2
Zeiten der Rechnung zuordnen
Beim Abrechnen ordnet teamspace die gebuchten Projektzeiten nach den im Auftrag definierten Regeln den Rechnungspositionen zu.
- 3
Nachweis prüfen und anpassen
Der Tätigkeitsnachweis entsteht automatisch zur Rechnung. Vor dem Versand lässt er sich online prüfen und bearbeiten.
- 4
Mit der Rechnung versenden
Nachweis und Rechnung gehen zusammen an den Kunden, auf Wunsch zur Unterschrift. Ein Versand, ein konsistenter Beleg.
Im eigenen Layout
Das PDF trägt Ihren Briefkopf.
Der Tätigkeitsnachweis folgt den Layout-Vorlagen Ihres Unternehmens. Er erscheint in derselben Optik wie Ihre Rechnungen und sonstigen Belege, in der Hausschrift, mit Ihrem Briefkopf.
- Briefkopf mit Firmenlogo, Anschrift und Mitarbeitendendaten.
- Tagesliste mit Datum, Tätigkeit und Stunden, dazu die Summen je Periode.
- Unterschriftsfeld für die Abnahme durch den Kunden, optional.
Vor dem Versand lässt sich der Nachweis online prüfen. Für die Unterschrift verschickt teamspace das PDF direkt zur rechtsgültigen Signatur über die angebundenen Dienste. Der Kunde sieht denselben Beleg, den die Buchhaltung freigegeben hat.
Erstgespräch
Passt das zu Ihren Mandaten und Nachweisen?
In 30 Minuten gehen wir Ihre Mandatsstruktur, die Tätigkeitsvorlagen und das Layout des Nachweises durch. Danach wissen Sie, ob der Nachweis bei Ihnen automatisch zur Rechnung entstehen kann.
Aufbewahrung
Zehn Jahre revisionssicher abgelegt.
Tätigkeitsnachweise sind steuerrechtlich relevante Belege. Im aktivierten GoBD-Modus bewahrt teamspace sie revisionssicher über zehn Jahre auf. Den Modus aktiviert 5 POINT; danach lassen sich freigegebene Belege nicht mehr löschen.
- Der versendete Nachweis bleibt in der Version erhalten, die mit der Rechnung rausging.
- Korrekturen notieren Bearbeiter und Zeitstempel, der alte Wert geht nicht verloren.
- Welcher Nachweis zu welcher Rechnung gehört, ist auch Jahre später bei einer Betriebsprüfung nachvollziehbar.
Eine pauschale Konformität hängt immer auch an den Prozessen im Unternehmen. Was die Software dazu beiträgt, ist konkret: eine lückenlose Spur und gesperrte Perioden nach der Festschreibung.
Worum es geht
Was ein Tätigkeitsnachweis ist und wann er gebraucht wird.
Ein Tätigkeitsnachweis ist eine strukturierte Auflistung der erbrachten Leistungen je Mandant oder Kunde, in der Regel mit Datum, Tätigkeit, Dauer und Summen je Periode. Er begleitet die Honorarrechnung als Anlage und belegt, dass die abgerechneten Stunden tatsächlich erbracht wurden. In Beratungs-, Projekt- und Ingenieur-Mandaten ist er Standard, bei öffentlichen Auftraggebern oft Pflicht.
Vom Arbeitsnachweis und der Arbeitsbescheinigung unterscheidet er sich klar: Diese betreffen das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden. Der Tätigkeitsnachweis dagegen richtet sich an den Kunden und schafft Transparenz über Umfang und Dauer der geleisteten Arbeit. Der Kunde sieht, wofür er zahlt, und muss die Rechnung nicht in gutem Glauben begleichen.
Für den Dienstleister ist der Nachweis zugleich eine Auswertungsquelle. Aus den dokumentierten Stunden entstehen Soll-Ist-Vergleiche und Projektkennzahlen. Was als Pflichtbeleg beginnt, wird so zur Grundlage für präzisere Angebote im nächsten Mandat.
Für wen
Für wen sich der digitale Tätigkeitsnachweis lohnt.
Überall, wo nach Aufwand abgerechnet wird und der Kunde einen Beleg erwartet, spart der automatische Nachweis die lästige Handarbeit am Periodenende.
IT-Dienstleister
Aufwände je Kunde und Servicefall, der Nachweis als Anlage zur Rechnung statt als Excel-Liste.
BranchenseiteUnternehmensberatungen
Beratertage je Mandat mit kurzer Beschreibung, der Tätigkeitsnachweis als Backup zur Honorarrechnung.
BranchenseiteIT-Systemhaus
Wartungs- und Projektstunden am Vertrag, der Leistungsnachweis belegt jeden abgerechneten Aufwand.
BranchenseiteArchitektur- und Ingenieurbüros
Stunden je Leistungsphase, der Nachweis als Anlage zur Honorar- oder Schlussrechnung.
BranchenseiteAgenturen
Projektstunden je Kunde, der Leistungsnachweis dokumentiert, wofür das Budget verbraucht wurde.
Branchenseite
Teil der Zeiterfassung online
Der Tätigkeitsnachweis ist die Beleg-Seite der Zeiterfassung.
Hier kommt die erfasste Zeit beim Kunden an, als Nachweis zur Rechnung. Die Stunden dafür entstehen in der Zeiterfassung, neben Stundenzettel, Reisekosten und Überstunden. Eine Erfassung, ein Beleg, ohne zweites Werkzeug. Wie das ganze Modul zusammenhängt, zeigt die Übersichtsseite.
Zur Zeiterfassung onlineFunktionsumfang
Funktionen rund um den Tätigkeitsnachweis.
Erfassung
- Buchung auf Mandat, Kunde oder Projekt
- Tätigkeitsbeschreibung pro Buchung
- Beschreibung als Pflichtfeld je Buchungs-Konfiguration
- Standardtext und interner Kommentar getrennt
- Vorlagen für wiederkehrende Tätigkeiten
Ausgabe
- Tätigkeitsnachweis automatisch zu jeder Rechnung
- PDF im eigenen Layout mit Briefkopf
- Tagesliste mit Stunden, Tätigkeit und Summen
- Unterschriftsfeld optional
- Online prüfen und zur Unterschrift versenden
Aufbewahrung
- GoBD-Modus aktivierbar, zehn Jahre Aufbewahrung
- Korrekturen mit Bearbeiter und Zeitstempel
- Versendete Version bleibt erhalten
- Zuordnung von Nachweis zu Rechnung nachvollziehbar
- Versand per Mail aus dem System
Im Zusammenhang
Stunden, Nachweis und Honorar in einer Spur.
Der Tätigkeitsnachweis ist kein eigenes Werkzeug, sondern das Bindeglied zwischen erfasster Zeit und gestellter Rechnung. Wer die Projektzeiten sauber bucht, hat den Nachweis am Periodenende ohne Zusatzaufwand.
Braucht ein Projekt eine Freigabe, bevor abgerechnet wird, übernimmt der Stundenzettel die Prüfung: Der Projektleiter oder der Kunde zeichnet die Stunden ab, danach sind sie gesperrt. Der Tätigkeitsnachweis zeigt dieselben Daten, verzichtet aber auf diesen Schritt und begleitet stattdessen die Rechnung.
Aus den freigegebenen Stunden entsteht in der Rechnungssoftware die Honorarposition, daneben der Nachweis als PDF-Anlage. So bleibt die Kette vom Klick beim Buchen bis zum Beleg beim Kunden in einem System, ohne Export und ohne doppelte Pflege.
Verwandte Anwendungsfälle
Aus erfassten Zeiten entsteht mehr als der Nachweis.
Sechs Anwendungsfälle der Zeiterfassung, von der Projektbuchung bis zur Abwesenheit, alle auf derselben gebuchten Stunde.
Projektzeiten buchen
Stunden auf Projekt, Phase und Aufgabe, abrechenbar oder intern unterschieden.
Mehr erfahrenStundenzettel digital
Stunden zur Freigabe einreichen, mit aktivierbarem GoBD-Modus.
Mehr erfahrenReisekostenabrechnung
Verpflegungspauschalen automatisch nach Dauer und Land, Belege inklusive.
Mehr erfahrenÜberstunden erfassen
Soll-Ist live, Zuschläge nach Tarif, Auszahlung oder Freizeitausgleich.
Mehr erfahrenUrlaub und Krankheit verwalten
Abwesenheiten beantragen, genehmigen und im Zeitkonto verrechnen.
Mehr erfahrenZeiten erfassen per Check-in
Kommen und Gehen am Terminal, in der App oder im Browser stempeln.
Mehr erfahrenVerwandte Module
Drei Module greifen direkt auf die Stunde zu.
Der Nachweis ist das Bindeglied zur Rechnung. Daneben tragen dieselben Stunden das Projekt und die Lohnvorbereitung. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Projektmanagement
Gebuchte Stunden landen auf Projekt und Phase und tragen Plan-Ist, Deckungsbeitrag und Auslastung.
- Buchung auf Projekt, Phase und Aufgabe
- Plan-Ist und Deckungsbeitrag tagesaktuell
- Auslastung pro Person und Team
Rechnungssoftware
Freigegebene Stunden werden ohne Export zur Rechnungsgrundlage, mit Stundensätzen, Pauschalen und Reisekosten.
- Teil-, Abschlags- und Schlussrechnung
- ZUGFeRD und XRechnung
- Übergabe an DATEV Unternehmen online
HR-Software
Stunden, Überstunden und Abwesenheiten laufen vorbereitet ins Lohnbüro, ohne Doppelpflege.
- Lohndaten vorbereitet exportieren
- Urlaub und Krankheit im selben System
- Überstundenkonten je Mitarbeitenden
Häufige Fragen zum Tätigkeitsnachweis
Was ist ein Tätigkeitsnachweis und wann wird er gebraucht?
Ein Tätigkeitsnachweis ist eine strukturierte Auflistung der erbrachten Leistungen je Mandant oder Kunde, mit Datum, Tätigkeit, Dauer und Summen. Er begleitet die Honorarrechnung als Anlage und belegt, dass die abgerechneten Stunden erbracht wurden. In Beratungs-, Projekt- und Ingenieur-Mandaten ist er Standard, bei öffentlichen Auftraggebern oft Pflicht.
Wie entsteht der Tätigkeitsnachweis in teamspace?
Automatisch. Sobald eine Rechnung Zeiten verrechnet, erzeugt teamspace den passenden Tätigkeitsnachweis mit den gebuchten Projektzeiten nach den im Auftrag definierten Regeln. Vor dem Versand lässt er sich online prüfen, bearbeiten und dem Kunden zur Unterschrift senden.
Was ist der Unterschied zwischen Tätigkeitsnachweis und Stundenzettel?
Beide zeigen dieselben gebuchten Stunden in derselben Darstellung. Der Tätigkeitsnachweis begleitet die Rechnung direkt. Der Stundenzettel hat zusätzlich einen Prüf- und Freigabeprozess: Stunden werden erst von Projektleiter oder Kunde freigegeben und sind danach gesperrt.
Gibt es eine Vorlage oder ein Muster für den Tätigkeitsnachweis?
Sie brauchen keine eigene Vorlage. teamspace erzeugt den Tätigkeitsnachweis automatisch aus den gebuchten Stunden, im Layout Ihres Unternehmens, mit Datum, Tätigkeit und Summen. Statt ein Muster in Word oder Excel zu pflegen, entsteht der Nachweis fertig formatiert zur Rechnung. Wer eine feste Struktur vorgibt, hinterlegt sie einmal im Layout.
Wie schreibt man einen Tätigkeitsnachweis?
Ein Tätigkeitsnachweis führt je Datum die erbrachte Tätigkeit, ihre Dauer und die Summen auf. In teamspace formulieren Mitarbeitende die Tätigkeit schon beim Buchen der Stunde; am Periodenende setzt das System die Einträge zum fertigen Nachweis zusammen. So muss niemand den Nachweis nachträglich von Hand schreiben.
Wie genau muss eine Tätigkeitsbeschreibung sein?
Das hängt vom Mandat ab. Für interne Aufgaben reicht ein Stichwort, ein Beratungs- oder öffentliches Mandat verlangt mehr. In teamspace lässt sich die Beschreibung pro Buchungs-Konfiguration als Pflichtfeld setzen, Vorlagen und Standardtext erleichtern die Routine.
Wie lange werden Tätigkeitsnachweise aufbewahrt?
Im aktivierten GoBD-Modus bewahrt teamspace die Buchungsdaten und die generierten Nachweise zehn Jahre revisionssicher auf. Die mit der Rechnung versendete Version bleibt erhalten, Korrekturen tragen Bearbeiter und Zeitstempel. Welcher Nachweis zu welcher Rechnung gehört, bleibt nachvollziehbar.
Wo werden die Tätigkeitsnachweise gespeichert?
In zwei georedundanten, ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt am Main, ausschließlich in der EU. teamspace ist Made in Germany und DSGVO-konform. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft mit Sitz in Darmstadt.
Tätigkeitsnachweis in 30 Minuten geprüft.
Wir besprechen Ihre Mandatsstruktur, die Tätigkeitsvorlagen und das Layout des Nachweises. Ein kurzes Gespräch zeigt, ob teamspace zu Ihrer Abrechnung passt.