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Reisekosten erfasst
Beleg · 320 km · Verpflegung
Reisekostenabrechnung Software für Dienstleister: vom Beleg zur Rechnung.
Eine Reisekostenabrechnung-Software erfasst Reisekosten digital, rechnet die Verpflegungspauschalen nach Bundesreisekostengesetz und übergibt sie an die Buchhaltung. teamspace verrechnet geprüfte Reisekosten zugleich auf der Kundenrechnung, ohne ein zweites Programm.
Vor der Software
Reisekosten, die nie auf der Rechnung ankommen?
- Belege liegen im Schuhkarton, bis die Reise längst abgerechnet ist.
- Weiterverrechenbare Kosten bleiben liegen, weil niemand die offenen Posten sieht.
- Verpflegungspauschalen werden in Excel nachgeschlagen und falsch gerechnet.
- Eigenkosten und Kundenkosten landen im selben Topf.
- Für die Buchhaltung wird am Monatsende alles noch einmal abgetippt.
teamspace führt Reisekosten von der Erfassung bis auf die Rechnung in einem System.
An der Reise
Belege landen unterwegs an der Reise.
Reisekosten entstehen unterwegs, also lassen sie sich unterwegs online erfassen. Mitarbeitende fotografieren den Beleg oder laden ihn hoch und ordnen ihn der Reise zu, im Browser oder über die installierbare Web-App.
- Fahrtkosten rechnet teamspace über die Kilometerpauschale (0,30 €/km) oder einen eigenen Kilometersatz.
- Belege hängen direkt an der Reise, der Schuhkarton entfällt.
- Eine aktive Internetverbindung wird vorausgesetzt, ein Tankbeleg ist in Sekunden erfasst.
Was unterwegs erfasst wird, steht später ohne Abtippen für Prüfung und Abrechnung bereit.
Weiterverrechnung
Geprüfte Reisekosten werden zur Rechnungsposition.
Reisekosten, die der Kunde trägt, lassen sich auf der nächsten Rechnung weiterverrechnen. teamspace sammelt die offenen Posten und macht aus der geprüften Position eine Rechnungsposition, mit dem Beleg als Anlage.
Reisekostenposition
144,90 € geprüft 2/4
Geprüft und freigegeben
im Finanzmodul, Status nachvollziehbar
Kunde offen 3/4
Filter sammelt offene Posten
Mehrfachauswahl pro Kunde
verrechnet 4/4
Position auf der Rechnung
RE-2026-0042 · Beleg als Anlage
Eigenkosten gehen stattdessen an die Mitarbeiterabrechnung. Dieselbe geprüfte Position fließt zugleich in den Deckungsbeitrag des Projekts.
Hinterlegte Sätze
Kilometersatz und Pauschalen sind hinterlegt.
Wer eine Reisekostenabrechnung erstellt, wählt die Position aus, den passenden Satz schlägt das System vor. Kilometersatz, Verpflegungspauschalen und die Auslandstabellen pflegt teamspace zentral.
- 0,30 €
Kilometerpauschale
oder eigener Kilometersatz
- 14 / 28 €
Verpflegung Inland
gestaffelt nach Abwesenheit
- BMF
Verpflegung Ausland
nach länderspezifischer Tabelle
- 10 J.
Aufbewahrung
im aktivierten GoBD-Modus
Abrechnungsarten
Eine Reise oder ein ganzer Monat.
Reisekosten lassen sich einzeln abrechnen oder bündeln. teamspace hält für jeden Rhythmus die passende Form bereit.
je Reise
Reiseabrechnung
Eine dezidierte Reise, von der Abfahrt bis zur Rückkehr.
- Alle Kosten einer Reise zusammengefasst
- Ausdruck als Begleitschreiben
- Standardwerte für Projekt und Kunde
frei wählbar
Sammelabrechnung
Mehrere Kosten über einen frei definierten Zeitraum.
- Kosten für verschiedene Kunden und Projekte
- Alles auf einmal in den Prüfmodus
- Schnellere Erfassung in einem Vorgang
pro Monat
Monatsabschluss
Erstattungen und Zuschläge je Mitarbeiter zum Monatsende.
- Automatisch erstellte Zuschläge
- Geprüfte Positionen bis zum Stichtag
- Übergabe an die Mitarbeiterabrechnung
„Unsere Mitarbeiter schätzen die Simplizität des Systems."
An die Buchhaltung
Reisekosten gehen direkt an DATEV.
Was abgerechnet ist, muss in die Finanzbuchhaltung. In der Enterprise-Edition gehen Reisekosten über den DATEV-zertifizierten Buchungsdatenservice direkt an DATEV Unternehmen online.
- Als Cloud-API, nicht als CSV-Datei, pro DATEV-Mandant ein eigener Buchungsstapel.
- Gemeinsam mit Rechnungen, Stornos und Eingangsrechnungen auf demselben Weg.
- Andere Systeme übernehmen die Daten über Standard-Exporte (CSV, Excel).
Niemand schickt Dateien hin und her, die Buchung landet beim Steuerberater.
Erstgespräch
Kommen Ihre Reisekosten sauber auf die Rechnung?
Im Erstgespräch schauen wir auf Ihre Kostenelemente, die Weiterverrechnung an den Kunden und den Weg in die Buchhaltung.
Worum es geht
Was zu einer Reisekostenabrechnung zählt, Made in Germany.
Eine Reisekostenabrechnung erfasst die Kosten einer Dienstreise und dokumentiert sie für Erstattung und Weiterverrechnung. Dazu zählen Fahrtkosten (Bahn, Mietwagen, Flug oder das Privatfahrzeug über die Kilometerpauschale), Übernachtungskosten, der Verpflegungsmehraufwand als Pauschale nach Abwesenheitsdauer und Reisenebenkosten wie Parken oder Maut. Eine Reisekostenabrechnung-Software führt diese Positionen von der Erfassung bis auf die Rechnung in einem Vorgang zusammen.
Reisekosten berühren buchhaltungsrelevante Daten. teamspace verarbeitet sie ausschließlich in der EU, in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag als Standard. Im aktivierten GoBD-Modus lassen sich freigegebene Belege nicht mehr löschen, die Aufbewahrung über zehn Jahre erzwingt das System.
Erfasst wird in der Zeiterfassung, abgerechnet in der Rechnungssoftware; geprüfte Reisekosten gehen über die DATEV-zertifizierte Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung. Die auf der Reise aufgewendete Reisezeit wird davon getrennt als Arbeitszeit erfasst. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft.
Anwendungsfälle
Rund um die Abrechnung.
Reisekosten sind ein Baustein. Diese Anwendungsfälle nutzen dieselben Belege, Aufträge und Schnittstellen.
Digitale Belegerfassung
Beleg per Foto, zentral abgelegt, der jeweiligen Abrechnung zugeordnet.
Mehr erfahrenAuftragsabrechnung
Aufwand, Festpreis und Zeitdauer am selben Auftrag abrechnen.
Mehr erfahrenEingangsrechnungen
Eingehende Rechnungen am Barcode erkennen und digital verarbeiten.
Mehr erfahrenDATEV-Export
Rechnungen und Reisekosten über die zertifizierte Schnittstelle übergeben.
Mehr erfahrenMahnungen schreiben
Offene Forderungen klettern mehrstufig, jede Stufe mit eigener Frist.
Mehr erfahrenAngebote erstellen
Aus dem Vorgang wird das Angebot, daraus der Auftrag.
Mehr erfahren
Teil der Rechnungssoftware
Reisekosten sind eine Position auf dem Auftrag.
Reisekosten sammeln sich am Auftrag, neben Stunden und Pauschalen, bis er die fertige Rechnung vorschlägt. E-Rechnung, Mahnwesen und der DATEV-Buchungsdatenservice laufen im selben System. Wie alles zusammenhängt, zeigt die Übersicht zur Rechnungssoftware.
Zur RechnungssoftwareVerwandte Module
Woran die Reisekosten hängen.
Reisekosten beginnen in der Zeiterfassung und enden auf der Rechnung. Drei Module greifen direkt darauf zu.
Zeiterfassung online
Die freigegebenen Stunden sind die Grundlage jeder Aufwands-Position. Erfassung und Abrechnung laufen am selben Mitarbeiter, im selben Login.
- Projektzeit und Anwesenheit
- Freigabe vor der Abrechnung
- Stoppuhr, Browser, Web-App
Projektmanagement
Aus dem Auftrag entsteht das Projekt mit Budget, Phasen und Team. Pauschalen und Fortschritt fließen zurück in die Rechnung.
- Projekt aus dem Auftrag
- Plan, Ist und Forecast
- Nachkalkulation am Auftrag
CRM
Organisation, Kontakt und Vorgang liefern Adresse, Ansprechpartner und Layout für den Beleg. Aus dem Vorgang wird das Angebot.
- Stammdaten für den Beleg
- Angebot aus dem Vorgang
- Leitweg-ID am Kontakt
Erstgespräch
Reisekosten-Abrechnung in 15 Minuten umrissen.
Wir prüfen, wie Reisekosten bei Ihnen auf die Rechnung und über DATEV in die Buchhaltung kommen. Ein kurzes Gespräch, ein klares Bild.
Häufige Fragen zur Reisekostenabrechnung Software
Welche Software eignet sich für die Reisekostenabrechnung?
Eine Reisekostenabrechnung Software erfasst Reisekosten online, rechnet Verpflegungspauschalen und Kilometergeld nach den steuerlichen Sätzen des Bundesreisekostengesetzes und übergibt die geprüften Beträge an die Buchhaltung. teamspace erfasst die Belege per App oder im Browser, rechnet die Inland- und Auslandspauschalen automatisch nach Abwesenheitsdauer und verrechnet geprüfte Reisekosten auf Wunsch an Projekt oder Kunde weiter. Über die DATEV-zertifizierte Schnittstelle gehen die Reisekosten in der Enterprise-Edition direkt in die Finanzbuchhaltung. Die Daten liegen in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main und werden ausschließlich in der EU verarbeitet. Für projektbasierte Dienstleister zählt vor allem, dass die Reisekosten im selben System wie Auftrag und Rechnung liegen, nicht in einem getrennten Reisekostenprogramm.
Was ist eine Reisekostenabrechnung-Software?
Eine Reisekostenabrechnung-Software erfasst die Kosten einer Dienstreise digital, berechnet die Verpflegungspauschalen automatisch nach Abwesenheitsdauer und übergibt die geprüften Beträge an die Buchhaltung. teamspace erfasst Fahrtkosten, Übernachtung und Belege per App oder online im Browser, rechnet die Inland- und Auslandspauschalen nach den gesetzlichen Sätzen und verrechnet geprüfte Reisekosten zugleich auf der Kundenrechnung weiter. Anders als ein reines Reisekostenprogramm liegt die Abrechnung im selben System wie Auftrag, Rechnung und DATEV-Übergabe, in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main.
Worauf sollten Dienstleister bei einer Reisekosten-Software achten?
Für projektbasierte Dienstleister zählt vor allem, dass die Reisekosten-Software nicht getrennt neben der Abrechnung steht. Geprüfte Reisekosten sollten sich am Auftrag sammeln und ohne zweites Programm auf die Kundenrechnung wandern. teamspace verbindet Erfassung, Weiterverrechnung und DATEV-Übergabe in einem System, sodass Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen und Belege von der Reise bis auf die Rechnung durchlaufen.
Lassen sich Reisekosten an den Kunden weiterverrechnen?
Ja. Geprüfte Reisekosten landen über den Filter Kunde offen auf der nächsten Rechnung, der Beleg liegt als Anlage bei. Eigenkosten werden stattdessen dem Mitarbeiter über die Mitarbeiterabrechnung erstattet.
Welche Pauschalen werden unterstützt?
Verpflegungspauschalen nach Bundesreisekostengesetz: Inland 14 EUR ab acht Stunden und 28 EUR ab 24 Stunden Abwesenheit, Ausland länderspezifisch nach BMF-Tabelle. Fahrtkosten über die Kilometerpauschale (0,30 EUR/km) oder einen eigenen Satz. teamspace rechnet die Pauschalen automatisch nach Abwesenheitsdauer.
Wie läuft die Prüfung und Freigabe?
Mitarbeitende reichen ihre Kosten ein, danach prüft die zuständige Person im Finanzmodul. Geprüfte Positionen werden zur Abrechnung freigegeben, einzeln oder gesammelt pro Abrechnung. Der Status reicht vom Entwurf bis gebucht und bleibt für alle Beteiligten sichtbar.
Wie ist die Übergabe an die Buchhaltung?
Über die DATEV-zertifizierte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online in der Enterprise-Edition gehen Reisekosten als Cloud-API in die Finanzbuchhaltung, kein CSV-Export. Andere Systeme übernehmen die Daten über Standard-Exporte (CSV, Excel). Mehr auf DATEV-Export.
Funktioniert die Erfassung auch mobil?
Ja. Über die installierbare Web-App auf iOS und Android werden Belege fotografiert oder hochgeladen und der Reise zugeordnet, eine aktive Internetverbindung vorausgesetzt. Den Ablauf zeigt die digitale Belegerfassung.
Lassen sich mehrere Reisen zusammen abrechnen?
Ja. Reisekosten lassen sich einzeln je Reise oder gesammelt über einen frei gewählten Zeitraum abrechnen, etwa monatlich. Der Monatsabschluss bündelt Erstattungen und Zuschläge je Mitarbeiter.