Entsteht aus der fertigen Rechnung
- Die Daten kommen aus erfassten Stunden, Aufträgen und Preislisten.
- ZUGFeRD und XRechnung entstehen beim Versand automatisch.
- Kein Konverter, kein Abtippen, kein Umweg über ein zweites Tool.
E-Rechnung-Software in teamspace: ZUGFeRD und XRechnung ohne Zusatztool.
Sie schreiben die Rechnung wie gewohnt, ZUGFeRD und XRechnung entstehen dabei automatisch. Eingehende E-Rechnungen liest teamspace genauso aus. Das alles steckt in der Faktura, ohne zweites Programm und ohne Konverter.
Überblick
E-Rechnung ohne zweites System.
Wer Rechnungen schon in teamspace stellt, braucht für die E-Rechnung nichts dazuzukaufen. Die drei Punkte, die im Alltag zählen.
Empfangen wie versendet
- Eingehende E-Rechnungen erkennt teamspace am eingebetteten XML.
- Per Klick wird daraus eine Eingangsrechnung mit ausgelesenen Feldern.
- Beide Richtungen laufen in derselben Faktura.
Im Faktura-Umfang enthalten
- ZUGFeRD und XRechnung gehören zur Faktura, ohne Modul-Aufpreis.
- Keine eigene Lizenz für die E-Rechnung.
- Einmal eingestellt, danach so einfach wie eine normale Rechnung.
Zwei Formate, eine Rechnung
Eine Rechnung, beide Pflicht-Formate.
Ist die E-Rechnung aktiv, erzeugt teamspace zu jeder Rechnung beide Formate. Sie wählen nur noch, welches an wen geht.
eine Rechnung
RE-2026-0042 4.760,00 €
Mandat Stadtwerke · Beratung
erstellt wie gewohnt
beim Versand
automatisch ZUGFeRD
B2B-KundePDF mit eingebettetem XML
lesbar und maschinell
XRechnung
Behördereines XML
Leitweg-ID 991-12345-67
EN 16931 eine Norm, beide Formate entstehen mit der Rechnung
Warum jetzt
Seit 2025 zählt die PDF nicht mehr.
Die E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft kommt aus dem Wachstumschancengesetz und gilt in Stufen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, ohne dass der Absender vorher zustimmt. Eine PDF per Mail erfüllt diese Pflicht nicht, weil ihr das strukturierte Format fehlt.
- Ab 2025 gilt die Empfangspflicht für alle.
- Ab 2027 versenden Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
- Ab 2028 versenden alle im B2B-Geschäftsverkehr.
Ein paar Fälle bleiben außen vor: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen an Privatpersonen. An öffentliche Auftraggeber stellen viele Unternehmen ohnehin schon XRechnung. Wer den Empfang früh einrichtet, hat den Versand später nur noch einzuschalten.
Der Vergleich
ZUGFeRD oder XRechnung, je Empfänger.
Beide Formate sind gesetzlich anerkannt und folgen derselben Norm EN 16931. An öffentliche Auftraggeber geht die XRechnung, dort ist sie Pflicht; an Unternehmenskunden meist ZUGFeRD. teamspace erzeugt beide automatisch, Sie wählen nur den Empfänger.
Funktion
ZUGFeRD
XRechnung
Aufbau
PDF mit eingebettetem XML
Reines XML
Für Menschen lesbar
Maschinenlesbar
Pflicht für öffentliche Auftraggeber
Typischer Empfänger
B2B-Kunden
Behörden
Basis-Norm
EN 16931
EN 16931
Übliche Übermittlung
E-Mail, Kundenportal
Behördenportal, Peppol, E-Mail
Nächster Schritt
Welche Empfänger erwarten bei Ihnen welches Format?
Wir gehen Ihren E-Rechnungs-Fall einmal gemeinsam durch: welche Kunden ZUGFeRD bekommen, welche Behörden XRechnung erwarten und was bei Ihnen schon steht.
So entsteht eine E-Rechnung in teamspace.
Vom Auftrag zur versendeten E-Rechnung in fünf Schritten, die meisten laufen von selbst.
- 1
Erfassung
Leistung am Auftrag erfassen
Mitarbeitende buchen Stunden, Pauschalen und Reisekosten am Auftrag. teamspace kennt den Auftraggeber und sein gewünschtes Format.
- 2
Rechnung
Rechnung stellen
teamspace schlägt am Periodenende eine Rechnung mit allen abrechenbaren Positionen vor. Die nötigen Angaben stehen in den Stammdaten: vollständige Adressen mit Land, eine hinterlegte Bankverbindung und für Behörden die Leitweg-ID.
- 3
Format
Beide Formate entstehen automatisch
Ist die E-Rechnung aktiv, erzeugt teamspace zu jeder Rechnung sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung. Welches Format versendet wird, ist pro Auftraggeber hinterlegt.
- 4
Versand
Versenden wie gewohnt
ZUGFeRD geht als PDF per Mail, XRechnung als XML-Anhang. Behörden erreichen Sie über die üblichen Wege wie ein Behördenportal oder das Peppol-Netzwerk.
- 5
Archiv
Nachvollziehbar aufbewahren
Jede Rechnung führt eine GoBD-konforme Historie. Auf Wunsch aktiviert 5 POINT den GoBD-Modus für eine revisionssichere Aufbewahrung über zehn Jahre, auch über die Vertragsdauer hinaus exportierbar.
Empfang
Eingehende E-Rechnungen liest teamspace aus.
E-Rechnungen kommen herein wie jede andere Rechnung, per Mail ans Eingangs-Postfach. Erkennt teamspace im Anhang eine E-Rechnung, ob ZUGFeRD oder XRechnung, markiert es sie mit einem Barcode-Symbol.
- Ein Klick auf den Anhang öffnet die Aktion „Eingangsrechnung erzeugen".
- Im Reiter Belegdaten stehen die ausgelesenen Felder: Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz und Fälligkeit.
- Der Reiter Vorschau zeigt die menschenlesbare Version zur Kontrolle.
Niemand tippt die Werte ab. Aus dem Anhang wird mit einem Klick eine geprüfte Eingangsrechnung, die weiter in den Freigabe- und Buchhaltungs-Weg läuft.
„Unsere Mitarbeiter schätzen die Simplizität des Systems."
Voraussetzungen
Was eine E-Rechnung enthalten muss.
Damit eine E-Rechnung beim Empfänger durchgeht, müssen ein paar Stammdaten vollständig sein. Das wird einmal eingerichtet.
Adressen
Vollständige Anschriften
- Rechnungssteller und Empfänger mit Anschrift und Land
- Gepflegt im CRM, einmal hinterlegt
- Manche Empfänger fordern zusätzlich die Leitweg-ID
Bankdaten
Hinterlegte Bankverbindung
- Mindestens ein Bankkonto am Unternehmen angelegt
- Im CRM-Eintrag des eigenen Unternehmens eingetragen
- Damit der Empfänger weiß, wohin er zahlt
Layout
Ein normgerechtes Layout
- Das Rechnungslayout PDF-A3-kompatibel
- Bruttokalkulation auf Steuerbasisbetrag eingestellt
- Einmal angepasst, dann für jede Rechnung gültig
Einrichten
Pro Kunde steht, welches Format gilt.
Die E-Rechnung wird einmal eingeschaltet, danach läuft sie mit. In der Konfiguration unter Finanzen und Belege aktivieren Sie ZUGFeRD und XRechnung, dann legen Sie fest, für wen das Format gilt.
- Für alle Rechnungen als Standard, oder gezielt nur für bestimmte Kunden und Vorlagen.
- Pro Organisation lässt sich das Format direkt in den Stammdaten festlegen.
- Die Leitweg-ID hinterlegen Sie am CRM-Kontakt der Behörde im Feld Käufer-Kennung.
So bekommt der eine Kunde seine ZUGFeRD-Rechnung und die Behörde ihre XRechnung, ohne dass jemand bei jeder Rechnung umschaltet.
Funktionen rund um die E-Rechnung.
Was teamspace beim Erstellen, Empfangen und Aufbewahren von E-Rechnungen abdeckt.
Erstellen und Versenden
- ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931 erzeugen
- Beide Formate automatisch zu jeder Rechnung
- Leitweg-ID und Käufer-Kennung (Buyer Reference) am Kontakt
- ZUGFeRD als PDF per Mail, XRechnung als XML-Anhang versenden
- Übermittlung über die üblichen Wege wie Behördenportal und Peppol-Netzwerk
- Fertige E-Rechnung extern prüfbar, etwa mit dem ELSTER-Visualisierer
Empfangen und Verarbeiten
- E-Rechnungen per E-Mail empfangen
- ZUGFeRD und XRechnung im Anhang am Barcode erkennen
- Per Klick als Eingangsrechnung mit ausgelesenen Feldern importieren
- Lieferant erkennen und dem Kontakt zuordnen
- Freigabe-Workflow vor der Buchung
- Übergabe an die Finanzbuchhaltung über die DATEV-Schnittstelle (enterprise)
Compliance und Aufbewahrung
- GoBD-Modus auf Wunsch, aktiviert ausschließlich durch 5 POINT
- Im aktivierten Modus revisionssicher und technisch nicht löschbar
- Aufbewahrung über zehn Jahre, jederzeit exportierbar
- GoBD-konforme Historie je Rechnung
- Storno als vollständige Rechnungskorrektur mit Bezug zum Original
Case Study
Ein IT-Dienstleister stellt auf E-Rechnung um.
Veranschaulichendes Praxisbeispiel. Konkrete Werte hängen von Ausgangslage, Branche und Umsetzung ab und werden nicht garantiert. Ein typisches Szenario: Ein IT-Dienstleister mit 22 Mitarbeitenden führt zum Jahreswechsel die E-Rechnung ein, empfangsseitig und für ausgewählte B2B-Kunden.
Ausgangssituation
Bisher gingen nur PDF-Rechnungen per Mail raus. Mit der Empfangspflicht müssen eingehende E-Rechnungen aus mehreren Formaten verarbeitet werden. Parallel verlangen drei Großkunden ZUGFeRD oder XRechnung von ihren Lieferanten.
Lösung
Eingehende E-Rechnungen erkennt teamspace, liest sie aus und leitet sie in die Freigabe. Für die drei Großkunden wird pro Auftraggeber das gewünschte Format hinterlegt. Die Rechnungen entstehen im richtigen Format und gehen per Mail mit XML-Anhang oder über das Behördenportal raus.
0 €
Zusatzkosten für die E-Rechnung in der Faktura
ab 2025
empfangsbereit ohne Übergangsphase
1 System
für Erstellen, Versenden und Empfangen
Anwendungsfälle
Woran die E-Rechnung im Beleg-Prozess hängt.
Die E-Rechnung ist ein Schritt im Faktura-Weg. Diese Bereiche liegen daneben und teilen sich dieselben Daten.
Faktura-Software
Angebote, Aufträge und Ausgangsrechnungen erstellen, versenden und nachverfolgen.
Mehr erfahrenEingangsrechnungen
Lieferantenrechnungen empfangen, prüfen und dem Projekt zuordnen.
Mehr erfahrenAuftragsabrechnung
Festpreis, Aufwand und Pauschale am selben Auftrag abrechnen.
Mehr erfahrenDATEV-Export
Rechnungen und Belege über die zertifizierte Schnittstelle an DATEV Unternehmen online.
Mehr erfahrenDigitale Belegerfassung
Belege per Foto, Upload oder Mail erfassen und zentral ablegen.
Mehr erfahrenMahnungen
Offene Rechnungen mit abgestuftem Mahnwesen nachverfolgen.
Mehr erfahrenE-Rechnung-Software im Vergleich
Worauf es beim E-Rechnung-Software-Vergleich ankommt.
Wer E-Rechnung-Software vergleicht, stößt auf zwei Wege: ein separates E-Rechnungs-Tool, das neben der Buchhaltung läuft und Rechnungsdaten per Import in ZUGFeRD oder XRechnung wandelt, oder eine integrierte Lösung, die das strukturierte Format direkt beim Rechnungsversand erzeugt. Der Unterschied entscheidet sich weniger am Format, das die Norm EN 16931 ohnehin vorgibt, als an der Frage, wie oft jemand Daten von einem System ins andere trägt.
Drei Punkte lohnen im Vergleich den genauen Blick: Entsteht die E-Rechnung aus der fertigen Rechnung oder über einen zusätzlichen Konverter-Schritt? Deckt die Software beide Richtungen ab, also Versand und Empfang? Und fällt für die E-Rechnung ein eigener Modul- oder Lizenz-Aufpreis an? In teamspace entstehen ZUGFeRD und XRechnung ohne zweites Programm, ohne Aufpreis und in beide Richtungen aus derselben Faktura.
Ehrliche Einordnung
Wann die integrierte E-Rechnung passt, wann ein separates Tool reicht.
Ein separates E-Rechnungs-Tool reicht
- Rechnungen entstehen in einem System, das selbst kein E-Rechnungs-Format erzeugt.
- Nur wenige E-Rechnungen im Jahr, ganz überwiegend an Behörden.
- Die Buchhaltung liegt komplett beim Steuerbüro, das Format und Versand übernimmt.
Die integrierte E-Rechnung passt
- Rechnungen entstehen ohnehin in teamspace, aus Aufträgen und erfassten Stunden.
- ZUGFeRD und XRechnung sollen ohne Konverter und ohne Abtippen entstehen.
- Versand und Empfang laufen im selben System, ohne zweite Lizenz.
- B2B- und Behörden-Empfänger stehen gemischt an, je Kunde ein anderes Format.
Teil der Rechnungssoftware
Angebot, Auftrag, Rechnung an einem Ort.
Die E-Rechnung ist der letzte Schritt eines durchgehenden Wegs: aus dem Angebot wird der Auftrag, aus dem Auftrag die Rechnung, und beim Versand entstehen ZUGFeRD und XRechnung. Mahnwesen und DATEV-Übergabe hängen am selben Beleg. Wie alles zusammenspielt, zeigt die Übersicht zur Rechnungssoftware.
Zur RechnungssoftwareWorum es geht
E-Rechnung prüfen und revisionssicher aufbewahren.
Eine E-Rechnung, auch elektronische Rechnung genannt, ist eine Rechnung, deren Inhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, in Deutschland als ZUGFeRD oder XRechnung. Beide folgen der europäischen Norm EN 16931. Eine reine PDF gilt rechtlich nicht als E-Rechnung, weil ihr die strukturierten Daten fehlen. Die passende Software erzeugt dieses Format direkt beim Versand, statt es über ein separates Programm nachzubauen.
Die eigentlichen Werte einer E-Rechnung stecken im XML und sind ohne Hilfsmittel nicht sichtbar. Wer eine fertige Datei kontrollieren will, visualisiert sie, also macht aus den Zahlen im Hintergrund eine lesbare Rechnung. Lehnt ein Empfänger eine Rechnung ab und mahnt ein Feld an, hilft ein externer Prüfdienst, etwa der kostenlose Visualisierer von ELSTER. Die formatspezifischen Details lesen Sie auf den Seiten XRechnung erstellen und ZUGFeRD-Rechnung erstellen.
Aufbewahrt werden E-Rechnungen wie jeder steuerlich relevante Beleg. Aktiviert 5 POINT auf Wunsch den GoBD-Modus, bleiben Rechnungen und Stornos zehn Jahre revisionssicher erhalten und sind technisch nicht mehr löschbar. Die Daten liegen ausschließlich in der EU, in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag als Standard. Vertragspartner ist die 5 POINT AG aus Darmstadt. Erfasst wird in der Zeiterfassung, abgerechnet in der Rechnungssoftware, gebucht über den DATEV-Export.
Verwandte Module
Woran die E-Rechnung hängt.
Die Daten der E-Rechnung kommen aus drei Modulen und fließen in sie zurück.
Zeiterfassung online
Gebuchte Stunden werden zu Rechnungspositionen und landen so in der E-Rechnung. Erfassung und Abrechnung laufen im selben Login.
- Projektzeit und Anwesenheit
- Stunden je Projekt und Phase
- Grundlage der Rechnung
Projektmanagement
Aus dem Auftrag entsteht das Projekt, aus den Leistungen die Rechnung. Plan, Ist und Abrechnung stehen an einer Stelle.
- Auftrag wird Projekt
- Leistungen je Phase
- Basis der Abrechnung
CRM
Kunden und Behörden sind Organisationen im CRM. Dort hängen Adresse, gewünschtes Format und die Leitweg-ID am Kontakt.
- Empfänger als Organisation
- Format am Stamm hinterlegt
- Leitweg-ID am Kontakt
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Was ist eine E-Rechnung-Software?
Eine E-Rechnung-Software erzeugt und empfängt Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, in Deutschland als ZUGFeRD oder XRechnung nach der Norm EN 16931. In teamspace ist dieses E-Rechnung-Programm kein Zusatztool, sondern Teil der Faktura: Sie schreiben die Rechnung wie gewohnt, das strukturierte Format entsteht beim Versand automatisch, und eingehende elektronische Rechnungen liest teamspace am eingebetteten XML aus. Die Daten liegen dabei ausschließlich in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, DSGVO-konform. So deckt eine einzige Software das Erstellen, Versenden und Empfangen ab, ohne zweite Lizenz und ohne Konverter.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, in Deutschland typischerweise ZUGFeRD (Hybrid aus PDF und XML) oder XRechnung (reines XML). Eine PDF-Rechnung per E-Mail gilt rechtlich nicht als E-Rechnung, weil ihr das strukturierte Format fehlt. Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle im B2B-Geschäftsverkehr. An öffentliche Auftraggeber gilt die XRechnung schon länger.
Was unterscheidet ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD (kurz für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Hybridformat: ein PDF mit eingebettetem XML, das Menschen und Maschinen lesen können. XRechnung ist reines XML, nur für Maschinen lesbar, und von öffentlichen Auftraggebern verpflichtend gefordert. Beide folgen der Norm EN 16931. In teamspace entstehen beide Formate automatisch.
Muss ich bei jeder Rechnung das Format auswählen?
Nein. Ist die E-Rechnung aktiv, erzeugt teamspace zu jeder Rechnung sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung. Welches Format ein Empfänger bekommt, hinterlegen Sie einmal pro Kunden-Organisation. Behörden erhalten typischerweise XRechnung, B2B-Kunden ZUGFeRD.
Brauche ich für die E-Rechnung ein Zusatztool?
Mit teamspace nicht. ZUGFeRD und XRechnung gehören zur Faktura, ohne Modul-Aufpreis und ohne eigene Lizenz. Sie brauchen kein zweites System, keinen externen Konverter und keine Drittanbieter-Schnittstelle. Einmal eingestellt, läuft die E-Rechnung so einfach wie eine normale Rechnung.
Wie werden E-Rechnungen versendet?
ZUGFeRD versenden Sie wie gewohnt als PDF per Mail. Für die XRechnung hängen Sie die XML-Datei an. Behörden erreichen die E-Rechnung über die üblichen Wege: per Mail, über ein Behördenportal oder über das Peppol-Netzwerk. teamspace erzeugt die normgerechte Datei; ein eigenes Peppol-Netzwerk betreibt teamspace nicht.
Können wir auch E-Rechnungen empfangen?
Ja. Eingehende E-Rechnungen kommen per Mail herein. teamspace erkennt ZUGFeRD und XRechnung am Anhang, markiert sie mit einem Barcode-Symbol und macht per Klick eine Eingangsrechnung daraus, mit ausgelesenen Feldern. Im Reiter Vorschau sehen Sie die menschenlesbare Version zur Kontrolle.
Wie werden E-Rechnungen aufbewahrt?
Wie jeder steuerlich relevante Beleg. Jede Rechnung führt eine GoBD-konforme Historie. Aktiviert 5 POINT auf Wunsch den GoBD-Modus, bleiben Rechnungen und Stornos zehn Jahre revisionssicher erhalten und sind technisch nicht mehr löschbar. Auf Anforderung der Finanzverwaltung lassen sich alle E-Rechnungen jederzeit exportieren.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen an Privatpersonen (B2C). Für alle anderen inländischen Umsätze zwischen Unternehmen gilt die Pflicht. Die Empfangspflicht besteht seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist; für den Versand greifen die Stufen 2027 und 2028.
Was ist eine Leitweg-ID und brauche ich die?
Die Leitweg-ID adressiert eine E-Rechnung innerhalb der deutschen Verwaltung. Sie wird im Feld Käufer-Kennung (Buyer Reference, BT-10) geführt. Wer an Behörden fakturiert, hinterlegt die Leitweg-ID am CRM-Kontakt des Empfängers; sie ist dort Pflichtangabe in der XRechnung.
Worauf kommt es beim E-Rechnung-Software-Vergleich an?
Im Vergleich von E-Rechnung-Software zählen drei Punkte mehr als die Formatliste: Entsteht die E-Rechnung automatisch aus der fertigen Rechnung oder braucht es einen separaten Konverter-Schritt? Deckt die Software Versand und Empfang ab? Und fällt ein eigener Modul- oder Lizenz-Aufpreis an? In teamspace entstehen ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931 direkt beim Versand, in beide Richtungen und ohne Zusatzlizenz, weil die E-Rechnung Teil der Faktura ist.
Erstgespräch
ZUGFeRD und XRechnung sind Pflicht.
Im 15-Minuten-Termin sehen Sie, welche Formate Ihre Empfänger erwarten, was bei Ihnen schon steht und wo teamspace am schnellsten ansetzt.