Eine E-Rechnung-Software erstellt, versendet und empfängt elektronische Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung nach EN 16931. Mit teamspace erstellen Sie die E-Rechnung direkt aus den Stunden und Aufträgen Ihres Teams. Eingehende E-Rechnungen liest das Programm aus und legt sie als Eingangsrechnung an.
E-Rechnungspflicht
Das Wachstumschancengesetz führt die E-Rechnung zwischen Unternehmen in Stufen ein. Ab wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen, hängt vom Umsatz des Vorjahres ab. Ab diesem Stichtag reicht Ihrem Kunden eine PDF nicht mehr für den Vorsteuerabzug.
November 2020
Wer Bundesbehörden beliefert, rechnet seitdem als XRechnung ab. Länder und Kommunen sind nach eigenem Recht gefolgt.
1. Januar 2025
Jedes Unternehmen im Inland muss E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Fragen muss der Absender vorher nicht.
2025 und 2026
Papierrechnungen bleiben erlaubt, PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Kunden. Wer jetzt umstellt, hat dafür noch Zeit.
1. Januar 2027
Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro umgesetzt hat, stellt Rechnungen an Unternehmen nur noch als E-Rechnung aus.
1. Januar 2028
Die Übergangsregeln laufen aus. Jede Rechnung an ein Unternehmen im Inland ist dann eine E-Rechnung.
Ausgenommen sind Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Die Übersicht ersetzt keine Steuerberatung.
Wen die Pflicht ab 2027 trifft, warum eine PDF-Rechnung dann nicht mehr reicht und wie teamspace sie erfüllt, steht im Überblick zur E-Rechnungspflicht.
Zur E-RechnungspflichtPflicht-Check
Zwei Fragen, dann wissen Sie, welcher Stichtag für Sie gilt.
Orientierung anhand der gesetzlichen Stichtage des Wachstumschancengesetzes, keine Rechtsberatung. Kleinbetragsrechnungen unter 250 € bleiben ausgenommen.
So funktioniert’s
per E-Mail ins Postfach
Die Rechnung kommt als Anhang an Ihr Rechnungspostfach. teamspace erkennt ZUGFeRD und XRechnung und markiert den Anhang mit einem Barcode-Symbol.
Belegdaten und Vorschau
Ein Klick legt die Eingangsrechnung an. Lieferant, Beträge, Steuer und Fälligkeit stehen schon drin, die Vorschau zeigt die Rechnung so, wie ein Mensch sie liest.
Prüf-Workflow am Beleg
Hängt ein Prüf-Workflow am Beleg, bekommt die zuständige Person die Rechnung zur Freigabe. Wer wann freigegeben hat, steht in der Historie.
DATEV · GoBD-Modus
Über die DATEV-Schnittstelle geht die Rechnung an Ihre Buchhaltung. Ist der GoBD-Modus aktiv, bleibt der freigegebene Beleg unverändert erhalten.
Eingangsrechnungen und die Schnittstelle zur Buchhaltung gehören zur Edition enterprise.
aus Stunden und Auftrag
Gebuchte Stunden, Pauschalen und Lizenzen landen auf dem Auftrag. Daraus schlägt teamspace die Rechnung mit allen abrechenbaren Positionen vor.
Vorschau vor dem Versand
Beim Erstellen entstehen ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931. Ein Dialog zeigt lesbar an, welche Daten in der Datei stehen.
Prüf-Workflow am Beleg
Ist ein Prüf-Workflow hinterlegt, gibt die zuständige Person die Rechnung frei, bevor sie das Haus verlässt.
E-Mail oder Behördenportal
Unternehmen bekommen die ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail. Behörden erhalten die XRechnung über den Weg, den sie vorgeben.
ZUGFeRD und XRechnung gehören ab der Edition office zur Abrechnung.
Erstgespräch
Im Termin gehen wir Ihre Rechnungsempfänger durch: wer ZUGFeRD bekommt, welche Behörde eine XRechnung erwartet und wie Eingangsrechnungen heute zu Ihnen kommen.
Funktionen
Die E-Rechnung steckt in der Faktura, also dort, wo Ihre Rechnungen ohnehin entstehen. Sie gehört zur Abrechnung, die ab der Edition office enthalten ist.
Ist die E-Rechnung eingeschaltet, erzeugt teamspace zu jeder Rechnung beide Formate nach EN 16931. An der Organisation im CRM steht, welches davon der Kunde bekommt. Umschalten muss bei der einzelnen Rechnung niemand.
Viele Kunden wollen zur Rechnung sehen, welche Stunden dahinterstehen. teamspace bettet Tätigkeitsnachweis und Kostenaufstellung auf Wunsch direkt in die E-Rechnung ein. Auch Kunden, die nur eine einzige Datei annehmen, bekommen so alles.
Die Leitweg-ID ist die Adresse einer Behörde für E-Rechnungen. Sie steht einmal am Kontakt im CRM und geht mit jeder XRechnung mit. Übermittelt wird über den Weg, den die Behörde vorgibt, etwa per Upload oder E-Mail an ein Portal wie ZRE oder OZG-RE.
Die Daten einer E-Rechnung stecken im XML und sind so nicht lesbar. teamspace zeigt sie vor dem Versand als lesbare Rechnung an. Anschrift, Bankverbindung und Leitweg-ID kommen aus den Stammdaten im CRM.
teamspace erkennt ZUGFeRD und XRechnung im Mail-Anhang und legt per Klick die Eingangsrechnung an. Hängt ein Prüf-Workflow daran, gibt die zuständige Person sie frei, bevor sie gebucht wird.
Die GoBD sind die Regeln der Finanzverwaltung für digitale Buchführung. Den GoBD-Modus schaltet 5 POINT auf Wunsch für Ihr System ein. Danach bleiben Rechnungen, Stornos und freigegebene Belege zehn Jahre lang erhalten, Korrekturen entstehen als eigene Belege.
Schnittstellen
Dafür gibt es eine fertige, zertifizierte Schnittstelle. Andere Buchhaltungsprogramme erreichen Sie über Exporte oder die REST-API.
DATEV Unternehmen online
zertifiziertAusgangs- und Eingangsrechnungen gehen über die Schnittstelle direkt in die DATEV-Cloud, ohne CSV-Datei dazwischen. Ihre Steuerberatung bucht mit denselben Daten weiter.
E-Mail-Postfach
E-Rechnungen kommen per Mail an. teamspace liest Postfächer über IMAP oder Microsoft 365 und erkennt ZUGFeRD und XRechnung im Anhang.
Behördenportale ZRE und OZG-RE
Über diese Plattformen nimmt der Bund XRechnungen an, einige Länder nutzen OZG-RE ebenfalls. teamspace erzeugt die Datei, Sie laden sie dort hoch oder schicken sie per E-Mail.
XRechnung an BehördenOnline-Banking
Die Bankenschnittstelle gleicht Zahlungseingänge täglich ab und markiert bezahlte Rechnungen. Zahlungen löst sie nicht aus. Sie gehört zur Edition enterprise.
Lexware, Sage, SAP
Einen fertigen Konnektor gibt es für diese Programme nicht. Der Austausch läuft über Standard-Exporte als CSV oder Excel oder über die REST-API.
Alle IntegrationenKunden
Rund 400 Unternehmen arbeiten mit teamspace, meist Dienstleister mit 5 bis 250 Mitarbeitenden. Eines davon ist die avasis unity GmbH, ein IT-Dienstleister aus Kolbermoor. Wer bis zur Versandpflicht umstellen muss, sieht hier, wie lange ein Wechsel tatsächlich dauert.
„Im Dezember haben wir die Rechnungen für November nur noch aus teamspace herausgenommen.“
Josef Steiner geschäftsführender Gesellschafter, avasis unity GmbH IT-Dienstleister · 7 Mitarbeitende · Kolbermoor Die Prozentwerte sind Einschätzungen von avasis unity aus dem eigenen Betrieb. Wie stark der Effekt ausfällt, hängt von Ausgangslage, Abläufen und Umsetzung ab und ist nicht zugesichert.
Die ganze Geschichte von avasis unity lesen
„Ich spare viel Zeit beim Rechnungen schreiben.“
„Sowohl im Support als auch in der Projektierung haben Mitarbeiter Einsicht in Aufträge und Rechnungen. Das war vorher nicht möglich.“
„Unsere Mitarbeiter schätzen die Simplizität des Systems.“
Ein Ausschnitt aus rund 400 Kunden: IT-Häuser, Beratungen, Ingenieurbüros und Agenturen
Nächster Schritt
Wie sähe das mit Ihren Rechnungen aus?
Bringen Sie eine aktuelle Rechnung mit. Wir zeigen Ihnen, was daraus in teamspace als E-Rechnung wird und welche Angaben dafür noch fehlen.
Für wen
Die Geschäftsführung fragt nach Aufwand und Frist, die Buchhaltung nach dem Posteingang, die Steuerberatung nach den Daten. Wählen Sie Ihre Rolle.
Für die Geschäftsführung ist die E-Rechnung zuerst eine Frist. Die Frage ist, wie viele Leute die Umstellung bindet und ob danach ein weiteres Programm im Haus steht.
Wo es heute hakt
Was teamspace daran ändert
Die E-Rechnung entsteht in der Faktura, aus der Ihre Rechnungen schon kommen. Eingerichtet wird sie einmal, danach läuft sie bei jeder Rechnung mit. Wie ein IT-Dienstleister umgestellt hat, zeigt die Geschichte von avasis unity
Rechnungsausgang September
In der Buchhaltung kommen die E-Rechnungen der Lieferanten an. Seit 2025 muss sie jede davon annehmen und verarbeiten können, auch eine reine XML-Datei.
Wo es heute hakt
Was teamspace daran ändert
teamspace erkennt die E-Rechnung im Anhang, liest die Daten aus und legt die Eingangsrechnung an. Freigegeben wird im Prüf-Workflow, danach geht sie in die Buchung. Mehr dazu unter Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen diese Woche
Die Projektleitung weiß, welche Stunden in einer Rechnung stecken. Sie will, dass der Kunde das auch sieht, ohne einen zweiten Anhang zu suchen.
Wo es heute hakt
Was teamspace daran ändert
Die Rechnung entsteht aus den gebuchten Stunden am Auftrag. Den Tätigkeitsnachweis bettet teamspace auf Wunsch in die E-Rechnung ein, die Leitweg-ID kommt aus dem Kontakt. Mehr dazu unter Auftragsabrechnung , Tätigkeitsnachweis
Auftrag Licht? Ja! AG · jetzt abrechenbar
Für die Steuerberatung zählt, dass Ausgangs- und Eingangsrechnungen vollständig und ohne Nacharbeit ankommen. Je weniger jemand nachfragen muss, desto schneller ist der Monat gebucht.
Wo es heute hakt
Was teamspace daran ändert
Über die zertifizierte Schnittstelle gehen Rechnungen, Korrekturen, Stornos, Eingangsrechnungen und Reisekosten als Buchungsstapel an DATEV Unternehmen online. Mehr dazu unter DATEV-Export
Buchungsstapel September
Die Alternativen
Drei Wege führen zur E-Rechnung. Sie unterscheiden sich weniger im Format als im Aufwand, den jede einzelne Rechnung macht.
Merkmal
PDF und Handarbeit
Zusatzprogramm
teamspace
EmpfohlenSicherheit und Compliance
Bevor eine Rechnungssoftware eingeführt wird, fragen Buchhaltung und IT nach Serverstandort, Datenschutz und Aufbewahrung. Hier stehen die Antworten, die Nachweise schicken wir Ihnen auf Anfrage.
Preise je aktivem Nutzer und Monat bei jährlicher Laufzeit. Monatlich gebucht kommen 20 Prozent dazu, quartalsweise 15 und halbjährlich 10. Hosting und die Einführung mit Datenübernahme und Schulung werden getrennt berechnet.
Für Dienstleister, die Rechnungen aus Projekten und Stunden schreiben und als E-Rechnung verschicken.
Für Häuser, die auch eingehende E-Rechnungen verarbeiten und die Buchhaltung anbinden.
Wissen
Die wichtigsten Begriffe und Regeln auf einen Blick. Die Einzelheiten stehen auf den verlinkten Seiten.
Zuletzt aktualisiert:
Eine E-Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, ist eine Rechnung, deren Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931 vorliegen. Die Buchhaltung des Empfängers kann die Daten direkt übernehmen.
Eine PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, auch wenn sie elektronisch verschickt wird. Ihr fehlt der strukturierte Datensatz.
In Deutschland sind zwei Formate verbreitet. ZUGFeRD ist eine PDF, in der die Rechnungsdaten als XML stecken: Menschen lesen die PDF, Programme das XML. Technisch ist ZUGFeRD mit dem französischen Factur-X identisch.
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne eigene Ansicht. Sie ist das Format, das Behörden verlangen.
Empfangen muss jedes Unternehmen seit Januar 2025, ausstellen je nach Vorjahresumsatz ab 2027 oder 2028. Die Stufen und Ausnahmen stehen in der Zeitleiste oben, Ihren eigenen Stichtag zeigt der Pflicht-Check.
Bund, Länder und Kommunen verlangen E-Rechnungen schon länger, der Bund seit November 2020, die Länder je nach Landesrecht. Üblich ist dort die XRechnung.
Damit die Rechnung bei der richtigen Stelle ankommt, braucht sie die Leitweg-ID der Behörde. Übermittelt wird meist über ein Portal wie ZRE, OZG-RE oder das Portal des Landes.
Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach, über das die Rechnungen ankommen. Verarbeiten heißt dann, die XML-Datei lesbar zu machen und ihre Daten zu übernehmen.
Ohne passende Software sieht man in einer XRechnung nur Code. Programme für Eingangsrechnungen lesen die Felder aus und zeigen die Rechnung als Dokument an.
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung zählt die Datei im Format, in dem sie verschickt oder empfangen wurde, also das XML. Ein Ausdruck genügt dafür nicht.
Die GoBD verlangen außerdem, dass die Datei in dieser Zeit unverändert bleibt.
Die Daten der E-Rechnung kommen aus diesen Modulen: ZeiterfassungProjektmanagementCRM
Erstgespräch
Wir gehen Ihre Rechnungsempfänger, Formate und Eingangsrechnungen einmal gemeinsam durch. Das Gespräch dauert 15 bis 30 Minuten, findet online statt und ist kostenlos und unverbindlich.
