Periode 1 1/3
Neu in dieser Periode 20.000 €
kumuliert 20.000 €
bezahlt 15.000 €
Kumulierte Rechnung: jede Abrechnung zeigt den gesamten Projektstand.
Kumulierte Rechnungen rechnen längere Projekte in Schritten ab. Jede Abrechnung enthält die bisher erbrachten Leistungen samt der neu hinzugekommenen, dazu den bereits bezahlten und den noch offenen Betrag.
Schritt für Schritt
Mit jeder Periode wächst die Summe.
Bei einem mehrstufigen Projekt rechnet jede Periode ihren Teil ab. Die kumulierte Sicht zählt sie zusammen, sodass jede Rechnung zeigt, wie weit der Auftrag insgesamt steht.
Auftrag · Bauprojekt Süd
Gesamt 100.000 € Periode 2 2/3
Neu in dieser Periode 30.000 €
kumuliert 50.000 €
bezahlt 20.000 € · offen 30.000 €
Periode 3 3/3
Schlussrechnung 50.000 €
kumuliert 100.000 €
Abschläge verrechnet
Jede Abrechnung zeigt den Stand bis hier: kumuliert, bezahlt und offen. Die Schlussrechnung verrechnet alle Abschläge und weist den Restbetrag aus.
Definition
Was eine kumulierte Rechnung zeigt.
Eine kumulierte Rechnung ist eine Abrechnungsform, die neben der neuen Leistung auch alle bisher abgerechneten Positionen und geleisteten Zahlungen eines Auftrags zeigt. Sie kommt vor allem bei längerfristigen Projekten zum Einsatz. Anders als eine Einzelrechnung stellt sie nicht nur die zuletzt erbrachte Leistung, sondern gibt zugleich den Überblick bis zu diesem Zeitpunkt. Damit ist jederzeit nachvollziehbar, wie viel insgesamt geleistet und abgerechnet wurde.
Ein Bauunternehmen rechnet nach dem ersten Monat 20.000 Euro für erbrachte Arbeiten ab. Nach dem zweiten Monat kommen 30.000 Euro hinzu. In einer kumulierten Abrechnung enthält diese zweite Rechnung neben dem neu zu zahlenden Betrag auch die bisher gestellten Beträge sowie die Zahlungen, die der Kunde bereits geleistet hat.
Wozu
Was eine kumulierte Abrechnung übersichtlich hält.
Drei Dinge gewinnen Auftraggeber und Auftragnehmer, wenn jede Rechnung den ganzen Auftrag zeigt.
Der Gesamtüberblick bleibt sichtbar
- Geplantes Volumen, bereits Abgerechnetes und der Rest stehen nebeneinander.
- Auftraggeber sehen den Projektfortschritt ohne Nachfrage.
- Niemand muss alte Rechnungen zusammensuchen.
Keine Position doppelt oder vergessen
- Jede Leistung ist als neu oder bereits abgerechnet markiert.
- Was schon in Rechnung stand, taucht kein zweites Mal auf.
- Vergessene Leistung kostet keinen Umsatz.
Abschläge sauber verrechnet
- Bezahlte Abschläge stehen im Beleg, nicht in einer Nebenrechnung.
- Der offene Restbetrag ergibt sich von selbst.
- Die Endrechnung zieht alle Abschläge ab.
Aufbau
Wie eine kumulierte Rechnung aufgebaut ist.
Eine kumulierte Rechnung folgt einem klaren Muster, das Auftraggebern und Auftragnehmern den Überblick gibt. Typischerweise enthält sie vier Blöcke:
- Auftragsdaten: Projektnummer, Leistungszeitraum und Ansprechpartner.
- Gesamtkostenübersicht: geplantes Volumen, bisher kumuliert erbrachte Leistungen, bereits abgerechnete und bezahlte Beträge, der neu abzurechnende Betrag und der offene Rest nach Zahlung.
- Leistungsübersicht: die erbrachten Leistungen oder Bauabschnitte mit Mengen, Einheiten und Preisen, jede Position markiert als neu oder bereits berücksichtigt.
- Restbetrag und Ausblick: wie viel vom Volumen noch offen ist, dazu der nächste geplante Abrechnungstermin.
Beispiel
Ein Bauprojekt über 100.000 Euro nach zwei Perioden.
Ein Bauprojekt mit drei Positionen, Gesamtvolumen 100.000 Euro, nach der zweiten Abrechnungsperiode:
| Pos. | Beschreibung | Gesamtwert | Bisher abgerechnet | Neu abzurechnen | Kumuliert | Bereits bezahlt | Noch offen |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fundamentarbeiten | 30.000 € | 15.000 € | 15.000 € | 30.000 € | 15.000 € | 15.000 € |
| 2 | Rohbau | 50.000 € | 0 € | 10.000 € | 10.000 € | 5.000 € | 5.000 € |
| 3 | Planung und Koordination | 20.000 € | 5.000 € | 5.000 € | 10.000 € | 0 € | 10.000 € |
| Summe | Gesamt | 100.000 € | 20.000 € | 30.000 € | 50.000 € | 20.000 € | 30.000 € |
- Gesamtes Projektvolumen: 100.000 €
- Bisher kumuliert erbrachte Leistungen: 50.000 €
- Bereits vom Kunden bezahlt: 20.000 €
- Aktueller Rechnungsbetrag (neu abzurechnen): 30.000 €
„Sowohl im Support als auch in der Projektierung haben Mitarbeiter Einsicht in Aufträge und Rechnungen. Das war vorher nicht möglich."
Rechnungsarten
Abschlag, Teilrechnung und Endrechnung am selben Auftrag.
Der Zahlungsplan eines Auftrags steuert, welcher Teil wann abgerechnet wird.
Während des Projekts
Abschlagsrechnung
Feste Beträge zu vereinbarten Zeitpunkten, bevor die Leistung vollständig erbracht ist.
- Nach festen Beträgen oder als Prozent vom Volumen.
- Mehrere Abschläge pro Auftrag möglich.
Für erbrachte Teile
Teilrechnung
Bereits erbrachte Positionen werden abgerechnet, sobald ihr Teil steht.
- Einzelne Positionen lassen sich an einen Projektstatus koppeln.
- Zu festen Terminen oder nach Fortschritt.
Zum Abschluss
Endrechnung
Der Restbetrag, immer zuletzt: alle Abschläge werden abgezogen und verrechnet.
- Restbetrag aus dem Volumen minus geleistete Abschläge.
- Steht immer am Ende des Zahlungsplans.
Automatisch
Der Auftragsstatus entsteht automatisch.
In teamspace ist der Auftrag die Stelle, an der alles zusammenläuft: die vereinbarten Leistungen, die gestellten Rechnungen und die noch offenen Beträge. So bleibt der aktuelle Stand jederzeit sichtbar, ohne dass ihn jemand nachträgt.
Zu jeder Rechnung kann teamspace eine zusätzliche PDF mit dem Auftragsstatus erzeugen. Sie zeigt den Gesamtwert des Auftrags, die bisher erbrachten Leistungen, die gestellten und bezahlten Rechnungen und die noch offenen Beträge. Die kumulierte Sicht entsteht damit automatisch und konsistent, statt in einer Nebenrechnung gepflegt zu werden.
Geht die Rechnung als E-Rechnung raus, fährt der Auftragsstatus auf Wunsch als Anhang mit, bei ZUGFeRD wie bei XRechnung.
Erstgespräch
Wie rechnen Sie Ihre Projekte heute ab?
In zwanzig Minuten schauen wir Ihre Abschläge und die Schlussrechnung an und wie der Auftragsstatus dabei mitläuft.
Anwendungsfälle
Was an die Abrechnung anschließt.
Kumulierte Rechnungen teilen Auftrag, Belege und Schnittstellen mit diesen Bereichen.
Auftragsabrechnung
Festpreis, Aufwand und Pauschale am selben Auftrag, Rechnung in einem Klick.
Mehr erfahrenWiederkehrende Rechnungen
Wartungen und Abos automatisch in der vereinbarten Periode abrechnen.
Mehr erfahrenHOAI-Rechner
Honorarphasen nach HOAI als Belegpositionen, mit Abschlägen und Schluss.
Mehr erfahrenE-Rechnung
ZUGFeRD und XRechnung an öffentliche und private Auftraggeber.
Mehr erfahrenMahnungen schreiben
Offene Forderungen klettern mehrstufig, jede Stufe mit eigener Frist.
Mehr erfahrenAngebote nachfassen
Versendete Angebote im Blick, mit Wiedervorlage statt Excel-Notiz.
Mehr erfahrenEinsatzbereiche
Wo kumulierte Rechnungen gebraucht werden.
Kumulierte Rechnungen sind dort verbreitet, wo Projekte über längere Zeiträume laufen und in einzelnen Phasen abgerechnet werden. Überall, wo sich ein Vorhaben nicht mit einer einzigen Endrechnung abschließen lässt, sind sie ein hilfreiches Werkzeug.
- Bauwirtschaft: Bauprojekte erstrecken sich über Monate oder Jahre. Kumulierte Rechnungen rechnen nach Baufortschritt ab.
- Ingenieur- und Architekturbüros: Planungs- und Beratungsleistungen entstehen schrittweise; oft mit Honorarphasen nach HOAI.
- IT- und Softwareprojekte: auch komplexe Vorhaben mit mehreren Meilensteinen lassen sich kumuliert abrechnen.
Teil der Rechnungssoftware
Der Auftrag ist die Abrechnungszentrale.
Am Auftrag sammeln sich Leistungen, Abschläge und gestellte Rechnungen, bis die kumulierte Sicht den Stand zeigt. E-Rechnung, Mahnwesen und der DATEV-Buchungsdatenservice laufen im selben System. Wie alles zusammenhängt, zeigt die Übersicht zur Rechnungssoftware.
Zur RechnungssoftwareMit teamspace
Kumulierte Rechnungen ohne Handarbeit stellen.
Kumulierte Rechnungen sind ein bewährtes Mittel, längere Projekte transparent und nachvollziehbar abzurechnen. Sie geben Auftraggebern Klarheit über den Fortschritt und Auftragnehmern Sicherheit bei den Zahlungen. Mit teamspace entstehen sie aus dem Auftrag heraus, nicht in einer separaten Tabelle: Abschlags-, Teil- und Schlussrechnung folgen dem Zahlungsplan, und der Auftragsstatus läuft zu jeder Rechnung mit. So spart das Stellen Zeit, und der Kunde behält über den ganzen Projektverlauf den Überblick.
Weiterlesen: E-Rechnung (ZUGFeRD und XRechnung), Mahnwesen, Auftragsabrechnung, DATEV-Export und Faktura.
Verwandte Module
Woran der Auftrag hängt.
Der Auftrag zieht aus drei Modulen und gibt an sie zurück.
Zeiterfassung online
Die freigegebenen Stunden sind die Grundlage jeder Aufwands-Position. Erfassung und Abrechnung laufen am selben Mitarbeiter, im selben Login.
- Projektzeit und Anwesenheit
- Freigabe vor der Abrechnung
- Stoppuhr, Browser, Web-App
Projektmanagement
Aus dem Auftrag entsteht das Projekt mit Budget, Phasen und Team. Pauschalen und Fortschritt fließen zurück in die Rechnung.
- Projekt aus dem Auftrag
- Plan, Ist und Forecast
- Nachkalkulation am Auftrag
CRM
Organisation, Kontakt und Vorgang liefern Adresse, Ansprechpartner und Layout für den Beleg. Aus dem Vorgang wird das Angebot.
- Stammdaten für den Beleg
- Angebot aus dem Vorgang
- Leitweg-ID am Kontakt
Häufige Fragen zur kumulierten Rechnung
Was ist der Unterschied zwischen einer Abschlagsrechnung und einer kumulierten Rechnung?
Eine Abschlagsrechnung stellt einen festen Betrag für den nächsten Projektabschnitt. Eine kumulierte Rechnung zeigt zusätzlich den ganzen Stand: was insgesamt erbracht, bereits abgerechnet und vom Kunden bezahlt wurde und welcher Rest noch offen ist.
Brauche ich für kumulierte Rechnungen die HOAI?
Nein. Kumulierte Rechnungen passen für jedes mehrstufige Projekt, vom Bau bis zum IT-Vorhaben. Für Architektur- und Ingenieurbüros bildet teamspace zusätzlich die HOAI-Honorarphasen ab, siehe HOAI-Rechner.
Sieht der Auftraggeber den gesamten Projektstand?
Ja. Zu jeder Rechnung kann teamspace eine PDF mit dem Auftragsstatus erzeugen. Sie zeigt den Gesamtwert, die bisher erbrachten Leistungen, die gestellten und bezahlten Rechnungen und den noch offenen Betrag.
Geht der Auftragsstatus auch als E-Rechnung mit?
Ja. Bei einer E-Rechnung fährt der Auftragsstatus auf Wunsch als Anhang mit, sowohl bei ZUGFeRD und XRechnung. An die Buchhaltung gehen die Belege über den DATEV-Export.
Was bedeutet eine kumulierte Rechnung?
Kumuliert bedeutet aufsummiert. Eine kumulierte Rechnung summiert die bisher erbrachten und abgerechneten Leistungen eines Auftrags auf und stellt sie neben den neu abzurechnenden Betrag. Ihre Bedeutung liegt darin, dass jede einzelne Rechnung zugleich den gesamten Projektstand zeigt: die erbrachte Leistung, die bereits bezahlten Beträge und den offenen Rest. Deshalb spricht man auch von einer kumulierenden Rechnung.
Wie sieht ein Muster für eine kumulierte Rechnung aus?
Ein Muster für eine kumulierte Rechnung besteht aus vier Blöcken: den Auftragsdaten, einer Gesamtkostenübersicht (geplantes Volumen, kumuliert erbrachte Leistung, bereits abgerechnet und bezahlt, neu abzurechnen, offener Rest), der Leistungsübersicht mit den einzelnen Positionen und dem Restbetrag samt nächstem Termin. Ein ausgefülltes Beispiel über ein Bauprojekt von 100.000 Euro finden Sie in der Beispieltabelle auf dieser Seite.
Mit welchem Programm erstellt man kumulierte Rechnungen?
In teamspace entsteht die kumulierte Rechnung direkt aus dem Auftrag: Abschlags-, Teil- und Schlussrechnung folgen dem Zahlungsplan, und der Auftragsstatus mit dem kumulierten Stand läuft zu jeder Rechnung automatisch mit. Ein separates Programm oder eine Excel-Nebenrechnung braucht es dafür nicht. Im Erstgespräch zeigen wir das an einem Ihrer Projekte.
Erstgespräch
Schauen wir Ihre Projektabrechnung gemeinsam an.
Wir gehen Ihren Abrechnungs-Rhythmus durch, von den Abschlägen bis zur Schlussrechnung, und zeigen, wie der Auftragsstatus dabei entsteht.