Reine Rechnungs-App
- Jede Rechnung von Hand zusammenstellen
- Wenig Bezug zu Projekt und Leistung
- Abschläge und Wiederholungen mühsam
- Angebot, Auftrag, Rechnung in getrennten Tools
- Offene Posten in einer Excel-Liste
Faktura-Software führt vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung.
Eine Faktura-Software erstellt und verwaltet Angebote, Aufträge und Rechnungen an einem Ort. In teamspace sammelt der Auftrag die gebuchten Stunden, Pauschalen und fälligen Termine und schlägt die Rechnung vor, von ZUGFeRD bis Mahnstufe. Die Faktura gehört zur office-Edition, ohne Modul-Aufpreis.
Die Belegkette
Jeder Beleg entsteht aus dem vorigen.
Angebot, Auftrag, Rechnung und offener Posten hängen an einem Vorgang. Der Auftrag übernimmt die Positionen des Angebots, die Rechnung die des Auftrags, alle ziehen aus demselben Kunden- und Projektstamm.
- Angebot 01
AN-2026-0042
offen - Auftrag 02
AB-2026-0031
beauftragt - jetzt fällig Rechnung 03
RE-2026-0051
gestellt · fällig - Offener Posten 04
Mahnstufe 1
erinnert - Bezahlt 05
Zahlungseingang
ausgeglichen
Aus denselben Daten
CRM-KontaktGebuchte ZeitProjekt
Eine Kette: jeder Beleg kennt seinen Vorgänger und seinen Nachfolger.
Der Unterschied
Faktura ist ein Prozess, kein einzelnes Dokument.
Faktura in teamspace
- Angebot wird per Klick zu Auftrag und Rechnung
- Stunden und Pauschalen kommen aus dem Projekt
- Abschläge, Teil- und Wiederholungsrechnungen geregelt
- Eine Belegkette aus denselben Kundendaten
- Offene Posten nach Status, mit Mahnwesen
Belegtypen
Jeder Schritt hat seinen Belegtyp.
Eine Faktura kennt mehr als die Rechnung. In teamspace führen Sie die Ausgangsbelege (Angebot, Auftrag, Rechnung) und die Eingangsbelege (Bestellung, Eingangsrechnung) an einer Stelle. Jeder Typ lässt sich einzeln nutzen, alle sammeln sich im Belegüberblick, gefiltert nach Status.
- Aus dem Angebot wird der Auftrag über die Aktion „In Auftrag umwandeln". Die Positionen wandern mit, der Angebotsstatus wechselt auf beauftragt.
- Lieferscheine entstehen bei Hardware oder Lizenz, eine Stornorechnung und die Rechnungskorrektur als eigene Belege.
- Storniert wird vollständig, mit einer GoBD-konformen Historie pro Rechnung, statt eines Teilstornos.
So bleibt nachvollziehbar, welcher Beleg aus welchem entstanden ist, vom ersten Angebot bis zur korrigierten Rechnung.
Abrechnungslogik
Abrechnen, wie der Vertrag es verlangt.
Statt einer starren Vorlage hinterlegen Sie, wie jede Position zu Geld wird und wann der Auftrag sie abrechnet. So stehen Festpreis, Aufwand und Pauschale auch in einem gemischten Vertrag nebeneinander.
Je Position
Drei Abrechnungsarten
- Aufwand nach gebuchten Stunden
- Festpreis, zeitunabhängig
- Zeitdauer für wiederkehrende Posten
Je Auftrag
Fünf Abrechnungsmodi
- Nach Regeln oder manuell
- Über einen Zahlungsplan
- Positionsgenau an einen Projektstatus
Aufteilen
Zahlungsplan in vier Typen
- Abschlag mit festen Beträgen
- Prozent oder einzelne Positionen
- Endrechnung zieht Abschläge ab
„Sowohl im Support als auch in der Projektierung haben Mitarbeiter Einsicht in Aufträge und Rechnungen. Das war vorher nicht möglich."
Wiederkehrend
Wartungen und Abos rechnen sich selbst ab.
Wartungen, Services und Abos abzurechnen heißt sonst, jeden Monat an dieselbe Rechnung zu denken. In teamspace übernimmt das eine Zeitdauer-Position mit festem Rhythmus.
- Monatlich, quartalsweise oder jährlich entsteht die nächste Rechnung automatisch im gebuchten Takt.
- Aus den Vertragsdaten werden Serienverträge: automatische Verlängerung, Pause oder Kündigung sind hinterlegt.
- Preisänderungen greifen wahlweise erst ab der nächsten Periode, nicht rückwirkend.
So läuft die wiederkehrende Abrechnung im Hintergrund, und niemand pflegt eine Wiedervorlage von Hand.
Offene Posten
Offene Posten sehen, freundlich mahnen.
Sobald eine Rechnung raus ist, wird sie zum offenen Posten. teamspace zeigt sie nach Status, von offen über fällig bis überfällig und Handlungsbedarf, mit Farb-Punkten in einer Liste.
- Vier Mahnstufen von der Zahlungserinnerung bis zum Inkasso, je mit eigener Frist, Gebühr, Sachbearbeiter und Text.
- Der Mahnungslauf arbeitet die fälligen Rechnungen automatisch oder nach Freigabe ab, mit zusätzlichen Kulanztagen nach Fälligkeit.
- Verzugszinsen definieren Sie einmal im Mahnwesen, ab der eingestellten Stufe werden sie automatisch aufgeschlagen.
So bleibt der Ton abgestuft und freundlich, und keine Forderung gerät in Vergessenheit.
Nächster Schritt
Zeigen Sie uns, wie Sie heute abrechnen.
Erzählen Sie uns von Ihren Verträgen und Belegen, und wir gehen den Weg vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung in teamspace mit Ihnen durch.
E-Rechnung
E-Rechnung ist eingebaut, kein Zusatztool.
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, der Versand wird in den Folgejahren schrittweise zur Pflicht. teamspace erzeugt ZUGFeRD und XRechnung, sobald die Fakturierung aktiv ist, nach der Norm EN 16931.
- ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML, XRechnung reines XML für öffentliche Auftraggeber. Beide entstehen ohne Umschalten beim Versand.
- Eingehende E-Rechnungen erkennt teamspace am eingebetteten XML und importiert sie per Klick als Eingangsrechnung.
- Die Leitweg-ID für Behörden hinterlegen Sie am Kontakt, sie geht als Buyer Reference in den Beleg.
Die Übermittlung läuft über die üblichen Wege, von zentralen Eingangsplattformen bis zum Peppol-Netzwerk.
An die Buchhaltung
Belege gehen geprüft an die Buchhaltung.
Am Ende der Kette steht die Buchhaltung. teamspace übergibt Rechnungen, Stornos und Eingangsrechnungen über die DATEV-zertifizierte Schnittstelle, in der enterprise-Edition.
- Über DATEV Unternehmen online gehen die Belege als Cloud-API direkt in die Finanzbuchhaltung, pro Mandant ein eigener Buchungsstapel, ohne CSV-Datei.
- Für Lexware, Sage und SAP gibt es keinen eigenen Konnektor; sie übernehmen die Daten über Standard-Exporte oder die REST-API.
- Im GoBD-Modus, den 5 POINT auf Wunsch aktiviert, bleiben Rechnungen und freigegebene Belege zehn Jahre revisionssicher und lassen sich nicht mehr löschen.
Niemand schickt Dateien hin und her, die Buchung liegt beim Steuerberater.
Anwendungsfälle
Der ganze Beleg-Prozess, Bereich für Bereich.
Jeder Schritt der Faktura hat seine eigene Tiefe. Diese Bereiche teilen mit ihr denselben Beleg und denselben Kunden.
Angebote erstellen
Strukturierte Angebote mit Bereichen, Positionen und Abrechnungsart.
Mehr erfahrenAngebote nachfassen
Versendete Angebote im Blick behalten und am Stichtag nachhaken.
Mehr erfahrenAuftragsverwaltung
Aufträge mit Status, Vertragsdaten und Übergabe ans Projekt führen.
Mehr erfahrenAuftragsabrechnung
Festpreis, Aufwand und Pauschale am selben Auftrag abrechnen.
Mehr erfahrenHOAI-Rechner
Honorartafeln, Leistungsphasen und Zuschläge als Belegpositionen.
Mehr erfahrenReisekostenabrechnung
Belege erfassen, prüfen und dem Kunden weiterverrechnen.
Mehr erfahrenMahnungen
Offene Posten nach Status, abgestuftes Mahnwesen mit Zinsen.
Mehr erfahrenProduktmanagement
Artikel, Preislisten und wiederkehrende Leistungen am Auftrag.
Mehr erfahrenE-Rechnung
ZUGFeRD und XRechnung erstellen und empfangen, nach EN 16931.
Mehr erfahrenEingangsrechnungen
Lieferantenrechnungen empfangen, prüfen und dem Projekt zuordnen.
Mehr erfahrenDigitale Belegerfassung
Belege per Foto, Upload oder Mail erfassen und zentral ablegen.
Mehr erfahrenDATEV-Export
Buchungssätze mit Konto, Kostenstelle und Steuerschlüssel an DATEV.
Mehr erfahren
Teil der Rechnungssoftware
Eine Faktura für das ganze Unternehmen.
Vertrieb schreibt Angebote, das Projekt erfasst die Stunden, die Buchhaltung bucht die Rechnung. In teamspace laufen alle drei über dieselbe Faktura, aus einem Kundenstamm. Angebote, Aufträge, Rechnungen und Mahnwesen gehören zur office-Edition, Eingangsrechnungen und die DATEV-Schnittstelle zur enterprise-Edition. Wie alles zusammenhängt, zeigt die Übersicht zur Rechnungssoftware.
Zur RechnungssoftwareWorum es geht
Was Faktura-Software ausmacht.
Eine Faktura-Software bildet den Abrechnungsprozess zwischen erbrachter Leistung und Zahlungseingang ab. Anders als ein reines Rechnungsprogramm steht dabei nicht das einzelne Dokument im Mittelpunkt, sondern die Kette: Angebot, Auftrag, Rechnung, offener Posten. Für projektbasierte Dienstleister kommt die Verbindung zur Leistung dazu, weil gebuchte Stunden und Pauschalen aus dem Projekt in die Rechnung fließen.
Für die Praxis zählen drei Dinge. Erstens die E-Rechnung: Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland ZUGFeRD und XRechnung empfangen können, der Versand wird in den Folgejahren schrittweise zur Pflicht. teamspace erzeugt und liest beide Formate nach EN 16931. Zweitens die Übergabe an die Buchhaltung über die DATEV-zertifizierte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online, als Cloud-API statt CSV. Drittens die revisionssichere Aufbewahrung: Im GoBD-Modus, den 5 POINT auf Wunsch aktiviert, bleiben Rechnungen und freigegebene Belege zehn Jahre erhalten und sind technisch nicht mehr löschbar.
teamspace verarbeitet diese Daten ausschließlich in der EU, in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag als Standard. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft, die teamspace seit 1999 entwickelt. Erfasst wird in der Zeiterfassung, das Projekt entsteht im Projektmanagement, abgerechnet wird in der Rechnungssoftware.
Erstgespräch
Wir schauen uns Ihre Faktura gemeinsam an.
In zwanzig Minuten klären wir, welche Belege Sie führen, welche Abrechnungsregeln gelten und wie die Übergabe an Ihre Buchhaltung aussieht.
Verwandte Module
Woran die Faktura hängt.
Die Faktura zieht aus drei Modulen und gibt an sie zurück.
Zeiterfassung online
Gebuchte Stunden werden zur abrechenbaren Position. Erfassung und Rechnung laufen im selben Login.
- Projektzeit je Phase
- Abrechenbar nach Rubrik
- Grundlage der Rechnung
Projektmanagement
Aus dem Auftrag entsteht das Projekt. Plan, Ist und Marge stehen neben der Abrechnung.
- Auftrag wird Projekt
- Stunden am Arbeitspaket
- Nachkalkulation Plan-Ist
CRM
Kunden und Lieferanten sind Organisationen im CRM. Angebot, Auftrag und Rechnung hängen am selben Stamm.
- Kunde als Organisation
- Beleg am Kontakt
- Preisliste pro Kunde
Häufige Fragen zur Faktura-Software
Was unterscheidet Faktura-Software von einer reinen Rechnungs-App?
Eine Faktura-Software deckt die ganze Belegkette ab: Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Storno und Mahnwesen. Eine reine Rechnungs-App erstellt nur die Rechnung. teamspace führt den ganzen Weg, mit Bezug zu Projekt, Leistung und Kunde.
Was ist der Unterschied zwischen Faktura und Fakturierung?
Die Faktura ist der einzelne Beleg, also die Rechnung, Gutschrift oder Mahnung. Die Fakturierung ist der ganze Prozess darum herum: von der erbrachten Leistung über den Beleg bis zum Zahlungseingang. teamspace bildet die Fakturierung ab, nicht nur die einzelne Faktura.
Rechnet teamspace projekt- und leistungsbezogen ab?
Ja. Jede Position hat eine eigene Abrechnungsart: Aufwand nach gebuchten Stunden, Festpreis oder Zeitdauer für wiederkehrende Posten. Gebuchte Stunden und Pauschalen kommen aus dem Projekt, sodass die Rechnung der erbrachten Leistung entspricht.
Sind Abschlags- und Teilrechnungen möglich?
Ja, über einen Zahlungsplan je Auftrag. Er verteilt die Summe auf Abschläge mit festen Beträgen, Prozentwerte, einzelne Positionen zu bestimmten Daten und eine Endrechnung, die zuletzt die verrechneten Abschläge abzieht.
Erfüllt die Faktura-Software die E-Rechnungs-Pflicht ab 2025?
Ja. ZUGFeRD und XRechnung werden nach der Norm EN 16931 erstellt und empfangen, sobald die Fakturierung aktiv ist, ohne Zusatztool. Für Behörden lässt sich die Leitweg-ID am Kontakt hinterlegen. Mehr auf E-Rechnung.
Wie funktioniert die Übergabe an DATEV?
Über die DATEV-zertifizierte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online (DUO) in der enterprise-Edition. Rechnungen, Stornos, Eingangsrechnungen und Reisekosten gehen als Cloud-API direkt in die Finanzbuchhaltung, pro Mandant ein eigener Buchungsstapel, ohne CSV-Export. Für Lexware, Sage oder SAP gibt es keinen eigenen Konnektor. Mehr auf DATEV-Export.
In welcher Edition ist die Faktura enthalten?
Die Faktura mit Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Mahnwesen gehört zur office-Edition. Eingangsrechnungen, die DATEV-Schnittstelle und die Online-Banken-Schnittstelle sind Teil der enterprise-Edition. Im Erstgespräch klären wir, welche Edition zu Ihrem Beleg-Workflow passt.
Gibt es teamspace als Faktura Software aus der Cloud?
Ja. teamspace ist eine cloudbasierte Faktura Software: Sie läuft im Browser ohne lokale Installation und wird in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main betrieben, mit Datenverarbeitung ausschließlich in der EU. Angebote, Aufträge und Rechnungen stehen damit an jedem Arbeitsplatz bereit, die Belege bleiben zentral und revisionssicher gespeichert.
Welche Faktura Software passt für Dienstleister?
Für projektbasierte Dienstleister zählt bei einer Faktura Software vor allem die durchgehende Belegkette: Aus dem Angebot wird per Klick der Auftrag, aus dem Auftrag die Rechnung, ohne dass jemand Positionen neu erfasst. Weil gebuchte Stunden und Pauschalen aus dem Projekt in den Beleg wandern, entspricht die Rechnung genau der erbrachten Leistung. teamspace führt diese Kette vom ersten Angebot bis zum offenen Posten bereits in der office-Edition.