Jede Vertragsform an einem Ort
Aufwand, Festpreis, Pauschale, Wartung und Hardware liegen als Positionen im selben Auftrag, jede mit eigenen Konditionen.
Auftragsverwaltung Software für Dienstleister: vom Angebot zur Schlussrechnung.
Eine Auftragsverwaltung-Software führt den Auftrag von der Annahme bis zur Schlussrechnung. teamspace bündelt Aufwand, Festpreis, Wartung und Hardware in einem Auftrag, führt den Status tagesaktuell und übergibt rechnungsreife Positionen an die Abrechnung.
Im Alltag
Was ein Auftrag zusammenhält.
Im Dienstleister-Geschäft ist ein Auftrag selten ein einzelnes Produkt. Drei Dinge hält teamspace an einer Stelle zusammen.
Jeder Auftrag tagesaktuell im Status
Auftrags-, Liefer-, Rechnungs- und Zahlungsstatus laufen parallel. Der Belegüberblick filtert nach offen, wartend und jetzt abzurechnen.
Vom Auftrag in Rechnung und Projekt
Rechnungsreife Positionen gehen in die Abrechnung. Aus denselben Positionen entsteht das Projekt mit Arbeitspaketen.
Annahme
Aus dem Angebot wird der Auftrag.
Sagt der Kunde zu, wird das Angebot per Aktion in den Auftrag umgewandelt. Die Positionen ziehen mit, der Angebotsstatus wechselt auf beauftragt, die Auftragsbestätigung ist bereit.
- Positionen übernommen, mit Anzahl, Konditionen und Bereichen aus dem Angebot.
- Ohne Angebot geht es auch, dann werden die Positionen direkt im Auftrag angelegt.
- Stammdaten kommen aus dem CRM, Kunde, Ansprechpartner und Layout für den Beleg.
Niemand tippt die Positionen ein zweites Mal ab.
Ablauf
So läuft ein Auftrag durch teamspace.
- 1
Angebot annehmen
Aus dem akzeptierten Angebot entsteht der Auftrag mit Positionen, Konditionen und Bereichen.
- 2
Auftrag aufbauen
Aufwand, Festpreis, Wartung und Hardware liegen als Positionen im Auftrag, jede mit eigener Abrechnungsart.
- 3
Liefern und buchen
Stunden buchen auf die Arbeitspakete, Lieferscheine entstehen, der Status läuft tagesaktuell mit.
- 4
Abrechnen
Rechnungsreife Positionen gehen in die Abrechnung, über Abschläge, Zahlungsplan oder Regeln.
- 5
Abschließen
Schlussrechnung, Zahlungseingang, Nachkalkulation. Im CRM bleibt die volle Auftragshistorie.
Der Auftrags-Detailmanager
Ein Auftrag, viele Vertragsformen in einer Sicht.
Im Detailmanager liegen alle Positionen eines Auftrags nebeneinander, jede mit eigener Abrechnungsart, Lieferstatus und Betrag. Vier Status laufen parallel, die Nachkalkulation vergleicht Auftrag, Projekt-Ist und Rechnung.
PositionenAbrechnungNachkalkulationHistorie
Auftrag 20260042 · Müller GmbH
Auftrag laufend Lieferung in Teilen Rechnung Abschlag Zahlung offen
Konzept & Umsetzung
Konzeptphase Festpreis geliefert 12.000 €
Umsetzung · Seniorsatz Aufwand 64 / 120 h 9.280 €
Wartung & Hardware
Wartungspauschale Zeitdauer monatlich 480 €
Hardware · 4 Lizenzen Lieferposition Lieferschein 3.600 €
Auftrag
25.360 €
beauftragt
Projekt-Ist
22.910 €
Ist gebucht
Rechnung
21.480 €
gestellt
Die Nachkalkulation vergleicht alle drei, bis auf die Position.
Der Vergleich
Schluss mit Excel-Liste und Office-Belegen.
Adresskartei und Office-Belege
- Kundendaten leben in einer separaten Kartei, jeder Beleg wird neu betippt.
- Welche Angebote beauftragt sind, steht in keiner Liste verlässlich.
- Wartungen und Abos werden manuell nachgehalten und vergessen.
- Plan und Ist liegen in getrennten Tabellen, die Marge bleibt im Dunkeln.
Auftragsverwaltung in teamspace
- Stammdaten kommen aus dem CRM, der Beleg füllt sich auf Knopfdruck.
- Der Belegüberblick filtert offen, wartend und jetzt abzurechnen.
- Serienverträge verlängern sich und rechnen sich wiederkehrend ab.
- Die Nachkalkulation stellt Auftrag, Projekt-Ist und Rechnung gegenüber.
Abrechnung
Der Auftrag steuert, wann abgerechnet wird.
Pro Auftrag legt teamspace fest, unter welcher Bedingung eine Position abgerechnet wird. Erst wenn das Kriterium erfüllt ist, erscheint sie als jetzt abzurechnen.
- Fünf Abrechnungsmodi: Regeln, Manuell, Zahlungsplan, Abrechnungsregeln und abgerechnet.
- Zahlungsplan mit Abschlag, Prozent, Position und Endrechnung, die immer zuletzt steht.
- An den Projektfortschritt gekoppelt, auch pro Teilprojekt, oder an einen erreichten Status.
Aus der gleichen Logik entstehen Akontorechnungen, kumulierte Rechnungen und die Schlussrechnung.
„Sowohl im Support als auch in der Projektierung haben Mitarbeiter Einsicht in Aufträge und Rechnungen. Das war vorher nicht möglich."
Wiederkehrend
Wartungen und Abos rechnen sich von selbst.
Wartungen, Lizenzen und Servicekosten laufen über Zeitdauer-Positionen. Der Auftrag wird zum Serienvertrag und stellt seine Rechnung im eingestellten Rhythmus, monatlich, quartalsweise oder jährlich.
- Automatische Verlängerung, solange der Vertrag nicht gekündigt ist.
- Wiederkehrende Positionen lassen sich bündeln: eine Zeitdauer-Position aus einem erledigten Auftrag wandert in einen laufenden Wartungsauftrag. Kein Auftrag bleibt offen, nur weil eine kleine Restposition weiterläuft.
- Der Filter Serienverträge zeigt, was als Nächstes fällig wird.
Auch Preiserhöhungen treffen lange Laufzeiten nicht von Hand. Über Preislisten passt teamspace die Sätze für viele Aufträge oder einen ganzen Artikeltyp auf einmal an. Neue Preise wirken wahlweise erst ab der nächsten Periode, die laufenden Verträge halten ihren Wert.
Produkt-Sicht
Lizenzen über viele Aufträge im Blick.
Lizenzen, Managed Services und Wartungen wachsen über Jahre, verteilt auf viele Angebote und Aufträge. Damit der Zusammenhang nicht verloren geht, hängt jede Belegposition an einem Produkt, gleich aus welchem Beleg sie stammt.
- teamspace zählt selbst: aus den Aufträgen extrahiert, sehen Sie pro Kunde die aktuell laufenden Lizenzen.
- Hoch und runter bleibt nachvollziehbar: wie sich die Lizenzzahl über die Zeit entwickelt hat, steht im Produkt.
- Seit wann und zu welchem Preis ein Kunde ein Produkt bezieht, ist auf einen Blick sichtbar.
Das Produktmanagement führt zusammen, was sonst in einzelnen Aufträgen verstreut bleibt.
In 15 Minuten
Wie ist Ihr Auftrag aufgebaut?
Wir schauen auf Ihren Auftragstyp: welche Vertragsformen zusammenkommen, in welchem Rhythmus abgerechnet wird und wie der Auftrag ins Projekt übergeht.
Ins Projekt
Aus dem Auftrag wird das Projekt.
Direkt aus dem Auftrag entsteht ein Projekt, als Hauptprojekt, Teilprojekt oder Arbeitspaket eines bestehenden Projekts. Die Positionen werden zu Arbeitspaketen, das Team kann sofort Stunden darauf buchen.
- Eine Datenbasis: Auftrag und Projekt teilen die Positionen, Stunden buchen einmal.
- Gebuchte Zeiten finden über die Verknüpfung die richtige Abrechnungsposition.
- Abrechenbar, sobald die zugehörige Position fällig ist.
So beginnt die Arbeit am Tag der Beauftragung, nicht erst nach dem Anlegen eines Projekts.
Belegüberblick
Jeder Auftrag bleibt im Status sichtbar.
In der Auftragsübersicht sortiert eine Zusammenfassung alle Aufträge nach Vertrags- und Abrechnungsdaten. So findet sich schnell, was Aufmerksamkeit braucht, ohne jeden Auftrag einzeln zu öffnen.
- Laufend
Aktive Verträge
weder gekündigt noch beendet
- Jetzt
Jetzt abzurechnen
Positionen sind fällig
- Wartend
Geprüft, gesperrt
abrechenbar, aber noch zurückgehalten
- Serie
Serienverträge
verlängern sich automatisch
Worum es geht
Was eine Auftragsverwaltung ausmacht.
Eine Auftragsverwaltung führt einen Auftrag über seinen ganzen Lebenszyklus: vom angenommenen Angebot über Lieferung und Abrechnung bis zur Schlussrechnung. Positionen, Konditionen, Status und Abrechnung liegen an einer Stelle statt in Kartei, Tabelle und Belegvorlage verstreut. teamspace ist dabei eine webbasierte Auftragsverwaltung: die Auftragsverwaltungssoftware läuft komplett in der Cloud, ohne lokale Installation.
Der Nutzen wird im Alltag spürbar: Kundendaten kommen zentral aus dem CRM, Belege füllen sich auf Knopfdruck, es entstehen keine Übertragungsfehler. Aufträge im Dienstleister-Geschäft tragen oft mehrere Komponenten parallel, Konzept, Umsetzung, Wartung, Hardware. teamspace bündelt sie in einer Auftragslogik und übergibt rechnungsreife Positionen an die Auftragsabrechnung. Erfasst werden die Stunden in der Zeiterfassung, gesteuert wird das Vorhaben im Projektmanagement. Wie die Belege von der Bestätigung über den Lieferschein bis zur Schlussrechnung durchlaufen, zeigt die Auftragsabwicklung.
Auftragsdaten zählen zu den buchhaltungsrelevanten Daten. teamspace storniert eine Rechnung vollständig und bildet Teilkorrekturen über die Rechnungskorrektur als eigenen Beleg ab. Im aktivierten GoBD-Modus, der von 5 POINT gesetzt wird, lassen sich freigegebene Belege nicht mehr löschen, die Aufbewahrung über zehn Jahre erzwingt das System. Der Betrieb läuft in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, die Datenverarbeitung ausschließlich in der EU, ein Audit-Trail dokumentiert jede Auftragsänderung. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, deutsche Aktiengesellschaft nach deutschem Recht.
Funktionsumfang
Die Auftragsverwaltung im Überblick.
Auftrag und Lieferung
- Angebot zu Auftrag in einem Klick
- Aufwand, Festpreis und Zeitdauer pro Position
- Bereiche mit eigener Teilsumme und Präfix
- Lieferscheine und Lieferstatus
- Eigene Sätze, Preislisten und Staffelpreise je Kunde
- Positionen als Referenz in einen anderen Auftrag verschieben
Steuerung und Abrechnung
- Fünf Abrechnungsmodi pro Auftrag
- Zahlungsplan mit Abschlag, Prozent, Position und Endrechnung
- Abrechnung an Projektfortschritt oder Status gekoppelt
- Nachkalkulation: Auftrag, Projekt-Ist und Rechnung
- Übergeordnete Preisanpassung über Preislisten
- Vollständiger Storno und Rechnungskorrektur
Integration
- Übergabe an die Auftragsabrechnung
- Produktmanagement bündelt Positionen über alle Belege
- Projekt aus dem Auftrag, Stunden auf Arbeitspakete
- DATEV-zertifizierte Schnittstelle (Enterprise)
- Standard-Exporte (CSV, Excel) und REST-API
- Audit-Trail über jede Auftragsänderung
Anwendungsfälle
Rund um den Auftrag.
Der Auftrag ist die Mitte. Diese Anwendungsfälle teilen mit ihm dieselben Positionen, Belege und Schnittstellen.
Auftragsabrechnung
Aus rechnungsreifen Positionen wird die Rechnung, über Abschläge, Zahlungsplan oder Regeln.
Mehr erfahrenAngebote erstellen
Strukturierte Angebote aus dem CRM, daraus per Klick der Auftrag.
Mehr erfahrenAngebote nachfassen
Offene Angebote systematisch verfolgen, mit Wiedervorlage am Stichtag.
Mehr erfahrenMahnungen schreiben
Offene Forderungen klettern mehrstufig, jede Stufe mit eigener Frist.
Mehr erfahrenDigitale Belegerfassung
Belege per Foto, zentral abgelegt und dem Auftrag zugeordnet.
Mehr erfahrenDATEV-Export
Rechnungen und Stornos über die zertifizierte Schnittstelle übergeben.
Mehr erfahren
Teil der Rechnungssoftware
Der Auftrag ist die Abrechnungszentrale.
Am Auftrag sammeln sich Stunden, Pauschalen und Reisekosten, bis er die fertige Rechnung vorschlägt. Angebot, Mahnwesen, E-Rechnung und der DATEV-Buchungsdatenservice laufen im selben System. Wie alles zusammenhängt, zeigt die Übersicht zur Rechnungssoftware.
Zur RechnungssoftwareVerwandte Module
Woran der Auftrag hängt.
Ein Auftrag beginnt mit dem Kontakt und endet im Projekt. Drei Module greifen direkt darauf zu.
Zeiterfassung online
Freigegebene Stunden sind die Grundlage jeder Aufwands-Position. Buchung und Abrechnung laufen am selben Mitarbeiter, im selben Login.
- Projektzeit und Anwesenheit
- Freigabe vor der Abrechnung
- Stoppuhr, Browser, Web-App
Projektmanagement
Aus dem Auftrag entsteht das Projekt mit Budget, Phasen und Team. Fortschritt und Pauschalen fließen zurück in die Rechnung.
- Projekt aus dem Auftrag
- Plan, Ist und Forecast
- Nachkalkulation am Auftrag
CRM
Organisation, Kontakt und Vorgang liefern Adresse, Ansprechpartner und Layout für den Beleg. Aus dem Vorgang wird das Angebot.
- Stammdaten für den Beleg
- Angebot aus dem Vorgang
- Volle Auftragshistorie
Erstgespräch
Auftragsstruktur in 15 Minuten umrissen.
Wir reißen gemeinsam auf, wie Ihre Aufträge von der Annahme bis zur Schlussrechnung laufen, und wo teamspace den manuellen Aufwand herausnimmt.
Häufige Fragen zur Auftragsverwaltung Software
Was unterscheidet Auftragsverwaltung von Auftragsabrechnung?
Die Auftragsverwaltung organisiert den Auftrag selbst: Positionen, Konditionen, Lieferung und Status. Die Auftragsabrechnung macht aus den rechnungsreifen Positionen die Rechnung. In teamspace teilen beide dieselben Positionen, der Übergang kommt ohne Doppelerfassung aus.
Können wir Hardware und Lizenzen am Auftrag führen?
Ja. Hardware, Lizenzen und sonstige Lieferpositionen liegen als Positionen am Auftrag, mit Menge und Preis aus Artikel und Preisliste. Lieferschein und Rechnung berücksichtigen sie. Wer Hardware mit Einkaufs- und Verkaufspreis und Marge kalkuliert, nutzt dafür das Produktmanagement.
Wie funktioniert die Statusverfolgung?
Pro Auftrag laufen Auftrags-, Liefer-, Rechnungs- und Zahlungsstatus parallel. Die Auftragsübersicht filtert nach Entwurf, laufenden Verträgen, wartend, jetzt abzurechnen, Standard- und Serienverträgen. So ist auf einen Blick sichtbar, was als Nächstes ansteht.
Lassen sich Wartungsverträge automatisch abrechnen?
Ja. Wartungen und Abos laufen über Zeitdauer-Positionen. Der Auftrag wird zum Serienvertrag, verlängert sich automatisch und stellt seine Rechnung im eingestellten Rhythmus, monatlich, quartalsweise oder jährlich. Preisänderungen wirken auf Wunsch erst ab der nächsten Periode.
Wie behalte ich bei Lizenzen den Überblick über viele Aufträge?
Jede Belegposition lässt sich an ein Produkt hängen, unabhängig vom Belegtyp. Das Produktmanagement führt die Positionen aus allen Angeboten und Aufträgen zusammen und zeigt pro Kunde die aktuell laufenden Lizenzen samt ihrer Entwicklung über die Zeit, seit wann der Vertrag läuft und zu welchem Preis. Mehr im Produktmanagement.
Können wir Aufträge stornieren oder ändern?
teamspace storniert eine Rechnung vollständig, Teilstornos gibt es nicht. Für Korrekturen einzelner Positionen dient die Rechnungskorrektur als eigener Beleg. Jede Änderung steht in der Historie. Im aktivierten GoBD-Modus, der von 5 POINT gesetzt wird, lassen sich freigegebene Belege nicht mehr löschen.
Wie verbindet sich die Auftragsverwaltung mit dem Projektmanagement?
Aus einem Auftrag entsteht per Klick ein Projekt mit Phasen, Aufgaben und Team, die Positionen werden zu Arbeitspaketen. Auftrag und Projekt teilen die Daten: Stunden buchen einmal, die Sicht steht in beiden Modulen. Mehr im Projektmanagement.
Wie läuft die Übergabe an die Buchhaltung?
Über die DATEV-zertifizierte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online gehen Rechnungen, Stornos und Eingangsrechnungen in der Enterprise-Edition als Cloud-API in die Finanzbuchhaltung, kein CSV-Export. Andere Systeme wie Lexware oder Sage übernehmen die Daten über Standard-Exporte (CSV, Excel) oder die REST-API. Mehr auf DATEV-Export.
Läuft die Auftragsverwaltung webbasiert in der Cloud?
Ja. teamspace ist eine webbasierte Auftragsverwaltung, die komplett in der Cloud läuft, ohne lokale Installation. Die Auftragsverwaltungssoftware ist im Browser und als Web-App erreichbar, die Daten liegen in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, die Verarbeitung ausschließlich in der EU.
Was unterscheidet Auftragsverwaltung und Auftragsabwicklung?
Die Auftragsverwaltung ist die Stammsicht auf den Auftrag: Positionen, Vertragsformen, Status und Nachkalkulation über den ganzen Lebenszyklus. Die Auftragsabwicklung beschreibt den Durchlauf der Belege, vom Auftrag über den Lieferschein zur saldierten Schlussrechnung. Beide greifen auf denselben Auftrag zu, ohne Doppelerfassung.