Online Auftragsverwaltung

Online Auftragsverwaltung per Software

Sparen Sie 50 Prozent Ihrer Zeit ein mit der teamspace Software zur Online Auftragsverwaltung. Smarte Prozesse unterstützen Ihr Team bei allen wichtigen Aufgaben:

Die Auftragsverwaltung hilft bei Vertrieb, Buchhaltung und Kundenbetreuung. Den Unterschied werden Sie bei der täglichen Arbeit spüren.

Mehr Übersicht

Verfolgen Sie alle Ihre Angebote, Aufträge und Rechnungen. So verlieren Sie nie den Überblick, welche Angebote beauftragt und welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden.

Weniger Aufwand

Sparen Sie sich Doppelarbeiten, denn die erledigt das System für Sie. Angefangen bei Vorlagen über Artikelkataloge bis hin zu Kundendaten unterstützt Sie teamspace beim Erstellen von Angeboten und Rechnungen.

Weniger Fehler

Keine Tipp- und Übertragungsfehler mehr. teamspace füllt Ihre Belege auf Knopfdruck mit Kundendaten, Artikeln, Preisen und mehr. Dank individuellen Vorlagen stets professionell und ansprechend.

Auftragsdaten verwalten

Sammeln Sie alle Daten zu Ihren Aufträgen in einer zentralen Software.

Kundendaten

Unternehmensdaten, Ansprechpartner, Telefonnummern und mehr speichert teamspace in einer zentralen CRM-Datenbank. Dort können Sie jederzeit darauf zugreifen und die Daten für neue Angebote und Rechnungen übernehmen.

Auftragsdaten

Preise, Artikel, Auftragsdatum und ähnliches finden Sie direkt im zugehörigen Beleg. Den Status Ihrer Aufträge sehen Sie zudem in der Übersicht.

Abrechnungsdaten

Über den Auftrag regeln Sie auch die Abrechnung Ihrer Leistungen. Hinterlegen Sie Zahlungspläne, individuelle Abrechnungsregeln und mehr. Die zugehörigen Rechnungen erstellen Sie auf Knopfdruck.

Angebote verfolgen und in Aufträge verwandeln

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Angebote erstellen Sie mit teamspace im Handumdrehen. Greifen Sie dafür auf Artikelkataloge, Preislisten und Vorlagen zurück. Kundendaten werden automatisch aus der CRM-Datenbank übernommen.

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Verfolgen Sie Ihre Angebote von Tag 1 an. In der Übersicht sehen Sie, welche Angebote offen, welche beauftragt und welche abgelehnt wurden. Offene Angebote können Sie so systematisch nachfassen.

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Wird Ihr Angebot vom Kunden beauftragt, verwandeln Sie es auf Knopfdruck in die passende Auftragsbestätigung. Diese versenden Sie per Mail direkt aus dem System.

Aufträge bearbeiten und Zeiten erfassen

Damit Sie nach Auftragseingang gleich mit der Arbeit starten können, erstellen Sie aus Ihrem Auftrag mit wenigen Klicks ein Projekt. Dabei lassen sich Auftragspositionen auf Wunsch direkt als Arbeitspakete in Ihr Kundenprojekt überführen.

Ideal für Dienstleister: Ihre Mitarbeiter können sofort damit beginnen, Zeiten auf die einzelnen Arbeitspakete zu buchen. Diese lassen sich abrechnen, sobald die zugehörigen Positionen fällig sind.

Aufträge abrechnen

Egal ob Fixpreis, Bezahlung nach Aufwand oder Pauschalen, mit teamspace meistern Sie auch komplexe Abrechnungen ganz einfach. Hinterlegen Sie dafür Preislisten, Stundensätze und Regeln für Pauschalen.

Bei der Abrechnung helfen Ihnen folgende Tools:

Auch ZUGFeRD-konforme Rechnungen lassen sich so erstellen. Den Zahlungsstatus können Sie jederzeit einsehen und auf Knopfdruck Mahnungen erstellen.

Funktionen der Rechnungssoftware im Überblick

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Allgemeines zur Auftragsverwaltung

Was ist eine Auftragsverwaltung?

Die Auftragsverwaltung dient dazu, eingehende Aufträge zu erfassen, zu bearbeiten und abzurechnen.

Eine Software zur Auftragsverwaltung übernimmt dabei meist folgende Aufgaben:

Übersicht mit Aufträgen bereitstellen (offen, in Bearbeitung, abgerechnet).
Auftragsbestätigungen erstellen und versenden.
Kundendaten erfassen und für Belege übernehmen.
Artikel, Preise und Währungen verwalten.
Abrechnungsmodalitäten für die Kunden managen.
Rechnungen erstellen und versenden.

Warum eine Software zur Auftragsverwaltung?

Je nach Auftragslage wird die Verarbeitung mit Excel und Co schnell unübersichtlich. Außerdem verlangt sie viele manuelle Bearbeitungsschritte, die sich mit geeigneter Software automatisch erledigen lassen.

Eine Software zur Auftragsverwaltung hilft an vielen Stellen dabei, Prozesse einfacher und transparenter zu gestalten.

Kundendaten werden zentral gespeichert und gepflegt: So entstehen keine Übertragungsfehler und die Daten sind immer aktuell.
Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen auf Knopfdruck: Belege lassen sich schnell erzeugen und versenden.
DSGVO-konforme Auftragsverarbeitung: Alle für den Auftrag relevanten Daten werden sicher und datenschutzkonform gespeichert und verarbeitet.
Integrierte Abrechnung: Jeder Auftrag lässt sich nach individuell abrechnen und nachverfolgen.
ZUGFeRD-konforme Rechnungen: Erstellen Sie auf Knopfdruck Rechnungen, die mit den Standards „ZUGFeRD“ oder „XRechnung“ kompatibel sind.

Für wen eignet sich eine Software zur Auftragsverwaltung?

Eine Auftragsverwaltungssoftware eignet sich für Selbstständige sowie kleine und mittlere Unternehmen. Große Firmen setzen in der Regel Komplettlösungen ein, die neben der Auftragsverwaltung auch die gesamte Buchhaltung umfasst.

Viele Unternehmen erstellen Belege mit Office-Programmen und übernehmen Kundendaten aus einer separaten Adresskartei. Dieses Vorgehen ist fehleranfällig und sehr aufwendig. Schon bei einer Handvoll Kunden und wenigen Aufträgen pro Monat lohnt sich die Anschaffung einer Softwarelösung zur Auftragsverwaltung Die Zeit, die Unternehmen damit einsparen, ist oft beträchtlich.